20152506 Evolucionando el desempeño a través del

Evolucionando el
desempeño a través
del Análisis de Datos
(Data Analytics)
Desayuno Técnico .
25 junio de 2015
Xavier Vilchis Bellizzia
Evolucionando el desempeño a través del Análisis de Datos (Data Analytics)
El término de análisis de datos es tan vasto como la tecnología misma.
Con el creciente volumen de datos recabados de nuestros diferentes ciclos operativos
(Comercial, Abastecimiento, Productivo/Operativo, Financiero, Recursos Humanos, etc.) y hoy
resguardada en nuestros ERP´s y diferentes medios externos, es complejo el poner en
contexto y obtener valor de toda esta información, para planear y tomar decisiones a futuro.
Una vez superada la era de la integración y captación de operaciones mediante los ERP´s,
nuestro reto ahora, está en saber hacer uso adecuado y prospectivo del poder de la
información.
La historia ya no es lo importante,
el mañana es lo que demanda hoy
nuestra atención
Contenido
1. ¿Qué es “Data Analytics”?
2. La tendencia “Encuesta global KPMG 2014”
3. La aplicación en los procesos y ciclos de la empresa
4. Conclusiones
1.0
Subtítulo en Arial
Bold 30pt, espacio entre
líneas está establecido a 1.08
¿Qué es
Data Analytics?
Este texto tiene la intención de mostrar
la ubicación y el tamaño del texto real
utilizado en esta área. Asegúrese de
que está utilizando el tamaño, colores y
ubicación correcta.
¿Qué es Data Analytics?
•
Es la ciencia de examinar datos individuales con el propósito de obtener información
para generar conclusiones
•
Actualmente es utilizada en múltiples industrias para efectos de habilitar a las
organizaciones a una mejor toma de decisiones
•
Se distingue del data mining por el enfoque alcance y propósito
•
Se basa en tecnología avanzada y métodos estadísticos para recolectar e integrar datos
convirtiéndolos en información valiosa para las empresas de una manera ágil,
transformándola en una ventaja competitiva
¿El pez gordo se come al chico?
El pez ágil se come el mercado del lento
Esta agilidad nos la brinda el adecuado y
Esta agilidad nos laoportuno
brinda el adecuado y
oportuno
“Análisis
de Datos (D&A)”
“Análisis de Datos (D&A)”
¿Qué es Data Analytics?
•
Hoy en día el objetivo, no es contar con datos correctos, sino el generar información
valiosa con los mismos, para crear ventaja competitiva
Los datos se encuentran en múltiples fuentes, pero
¿Realmente se sabe qué hacer con
ellos en adición a sólo cumplir
ciertos requerimientos de registro?
¿Qué es Data Analytics?
•
Hoy en día el objetivo, no es contar con datos correctos, sino el generar información
valiosa con los mismos, para crear ventaja competitiva
Los datos se encuentran en múltiples fuentes, pero
¿Realmente se sabe qué hacer con ellos en adición a
sólo cumplir ciertos requerimientos de registro?
¿Qué es Data Analytics?
•
Hoy en día el objetivo, no es contar con datos correctos, sino el generar información
valiosa con los mismos, para crear ventaja competitiva
Los datos se encuentran en múltiples fuentes, pero
¿Realmente se sabe qué hacer con ellos en adición a
sólo cumplir ciertos requerimientos de registro?
¿Qué es Data Analytics?
•
Hoy en día el objetivo, no es contar con datos correctos, sino el generar información
valiosa con los mismos, para crear ventaja competitiva
Los datos se encuentran en múltiples fuentes, pero
¿Realmente se sabe qué hacer con ellos en adición a
sólo cumplir ciertos requerimientos de registro?
¿Qué es Data Analytics?
•
La realidad es que convertir Teras y Teras de datos en información práctica y
accionable no esta tan a la mano como debiese
Sin embargo, algunas de las innovaciones más importantes se han dado mediante
la combinación de información interna y externa así como la combinación de
información estructurada y no estructurada
¿Qué es Data Analytics?
1.0
Subtítulo en Arial
Bold 30pt, espacio entre
líneas está establecido a 1.08
La tendencia
“Encuesta global
KPMG 2014”
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ubicación correcta.
No es sorpresa para ninguno de nosotros imaginarnos una
TIPICA REUNION FAMILIAR EN EL HOGAR
No es sorpresa para ninguno de nosotros imaginarnos una
TIPICA REUNION FAMILIAR EN EL HOGAR
Hola Papá: ¿Dónde estas?
Hola hijo; estoy en la cocina viendo los estados financieros de la empresa, así como
siguiendo el hashtag del último discurso de OBAMA.
Qué bueno que estás conectado Pa.
En estos días “hijo mío” ¿quién puede vivir desconectado?
Bueno,me
meescribió
escribiómimihermano,
hermano,que
queesta
estaencerrado
encerradoenensusurecamara,
recamara,que
quesisilele
Bueno,
puedesponer
ponersaldo
saldoa asusuteléfono,
teléfono,porque
porqueseseleleacabo
acabosubiendo
subiendofotos
fotosa asusupágina del
puedes
página
del face y actualizando
su CV en
LinkedIn.
Mamá
no quiso
ayudarlo,
face
y actualizando
su CV en LinkedIn.
Mama
no quiso
ayudarlo,
porque
esta
porque esta
haciendode
laslos
compras
del en
14 AMAZON
de febreroyen
AMAZON
haciendo
las compras
regalosde
dellos
14regalos
de febrero
haciendo
el
y haciendo
el súper con
aplicación
de pedido a domicilio.
súper
con la aplicación
delapedido
a domicilio.
Claro que lo ayudo hijo, sólo aplico las pólizas de gastos de mi viaje y cierro el curso
que estoy tomando en línea. ¿Tú qué haces?
No es sorpresa para ninguno de nosotros imaginarnos una
TIPICA REUNION FAMILIAR EN EL HOGAR
Estaba acabando la tarea con mis compañeros del virtual classroom de Argentina,
Alemania y Chicago, ahora estoy viendo videos en YouTube. No hay nada en la tele,
solo novelas aburridas.
¿Sabes algo de tu hermana?
Sí, está en el whats en el grupo de sus amigas, viendo la cartelera del cine y
cambiando sus puntos rewards para la función que irán a ver al rato.
Gracias hijo, que bueno que estamos todos reunidos en familia y actualizados del mundo
exterior tan complejo de esta época.
Más allá de los datos – Generando acciones con base en el análisis de datos
•
Aplicación a nivel global
•
Se entrevistaron a 144 CFOs
y CIOs
Más allá de los datos – Generando acciones con base en el análisis de datos
99% de los encuestados confirmó que D&A sera algo importante para su recimiento,
pero el 69% confirm que es muy importante
¿Qué acciones han tomado para incorporar D&A en la estrategia del negocio?
¿En dónde se ha enfocado el uso de D&A?
Del 67% orientado a la mejora
operacional se ha aplicado en:
¿Retos?, ¿Inversión?, ¿Beneficios?
• 86% invertirá
• 42% invertirá
más del 10%
Herramientas
Herramientas
de análisis
Herramientas
de
visualización
1.0
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líneas está establecido a 1.08
La aplicación en los
procesos y ciclos
de la empresa
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Aplicabilidad
•
Creación de casos de negocios robustos basados en datos actuales y proyectados
•
Análisis de tendencia e identificación de irregularidades e incluso detección de fraudes
•
Calidad de información e integración de sistemas eliminando procesos de conciliación
y depuración, optimizando y estandarizando el uso de los sistemas
•
Benchmark de información clave
•
Eficiencia en la cadena de suministro y adecuado manejo de niveles de inventarios y
producción
•
Eficiencia en el manejo de Capital de Trabajo
•
Soporte de la Administración basada en riesgos (ERM) a través del concepto de
Auditoría Continua / Monitoreo Continua.(CA/CM) por sus siglas en inglés
Estrategia
Diseño de consultas
Definición de
Definicion
de indicadores
indicadores
objetivo
objetivo
Reglas
de
negocio
SQL
Comercial
Abasto
Finanzas
Descarga de datos
relevantes
Maestros
Transaccional
Configuración
Ejecución de
consultas y análisis
Interpretación y
presentación de resultados
Estrategia
•
•
•
Análisis realizados de forma recurrente (mensual, trimestral, etc.)
Aplicables para definición de estrategia o auditoría continua vía procesos de monitoreo
Información oportuna sobre desviaciones para definir y tomar medidas de corrección
puntuales
•
Ejecución por evento para determinar áreas críticas
Semestral
Abastecimiento
Anual
Producción
Finanzas
Mensual
Comercial
RRHH
Trimestral
Appendix 1
Example indicators in Order to Cash process
•
Mandatory field settings for customer master
data
•
•
•
•
Delivery tolerance settings in the customer
master
Incomplete orders (Based on sales order
header status incompletion indicator), incl.
processing time of incomplete orders
•
Used payment terms in customer master and
sales orders and billing documents
Number of times minimum order quantity
is not met
•
Customized settings for SD doc types
Used payment methods in customer master
•
Incomplete Sales orders
•
Sales orders and scheduling
agreements blocked for billing
•
Billing due list (Sales orders
delivered but not yet invoiced)
•
Manual created invoices (non
sales document related)
•
Open customer invoices
Typical KPI
Measures
• Trade Debtors
Customer
master data
Contract
& pricing
Sales
order
Credit
Mgmt
Delivery
&
shipping
Billing
Returns
and
credit
notes
Customer
payment
balance
• Trade Debtors DSO
• Overdue Debtors
balance
• Invoice Accuracy
•
•
•
•
•
• % No touch Orders
Actual quantity vs. contract
quantity
Number of customers without the
rebate indicator set
Use of pricing procedures with
allowed manual adjustment of
condition types
Material sales conditions with
zero or negative prices
Comparison between sales price
and net price
• On time billing
•
Deliveries for which no goods issue
was posted
Changes to customer credit settings
•
Manual delivery blocks
•
Customers with high or strange
credit limit
•
Difference between Planned
Delivery Date and Actual Delivery
Date
Invoices created in SD
but not processed in FI
•
After due date paid
customer invoices
•
Delivery due list
•
•
Open sales deliveries
Open AR items (not
cleared AR items)
•
Customers without credit limit
•
•
•
Country credit exposure
•
Credit memos (billing documents)
Appendix 1
Example indicators in Procure to Pay process
•
Open purchase orders
•
•
Identify purchase orders that were
created on or after the date the invoice
was received
Goods receipt without a purchase
order
•
Analyze if the delivery completed
indicator is set for purchase orders
•
•
Purchase orders without referencing a
contract/preceding document
•
High-value purchase orders without
using contracts (>500.000 dollar)
•
Manually overwritten prices in POs vs
conditions
•
Tolerance limits
•
Manual vendor payments
•
Outstanding parked invoices
•
Actual used payment terms
•
Blocked purchase invoices
•
Possible duplicate vendor payments
Number of goods receipts on PO
•
Manual vendor invoices
•
•
Tolerance limits PO quantity and GR
quantity
•
Invoices without reference to
a purchase order
Actual used "unwanted" payment
methods
•
•
Number of service receipts
•
Invoice amount greater than
goods receipt amount
Days Payable Outstanding
(internal/external)
•
Payments earlier than the agreed
payment terms
Typical KPI
Measures
Supplier
master
data
Purchase
contract
Purchase
order
Goods
receipt
Stock
movement
Invoice
receipt
Credit
note
Vendor
payment
• Trade Creditor balance
• Trade Creditor DPO
• Overdue Vendor
payments
• Invoice Accuracy
•
Mandatory field settings for vendor
master data
•
Changes to vendor master data
•
Incomplete vendor master data
•
Sensitive fields for vendor master data
(Bank account analysis)
•
•
•
•
Inactive vendors
• % No touch Orders
•
•
•
Possible duplicate vendor master data
Used payment terms in vendor master
data
Number of one-time vendors
•
Number of contracts with a
validity date more than 1 month
before the agreement date
Number of contracts with a
validity period of more than 4
years
Purchase contract compliance:
Deviations in payment terms
contract vs order
Purchase contract compliance:
Deviations in preferred vendors
• On time billing
•
Stock-relevant materials with zero
stock
•
Missing material valuation classes
•
Slow moving or dead stock
•
Purchase on slow moving/dead stock
•
Days inventory outstanding
•
Manual posting to inventory accounts
•
•
•
Overview of received credit notes per
month
•
Credit notes with low/strange values
•
Number of credit notes per vendor
•
Return rates and costs (link to vendor
complaints)
Posted scrapped materials
•
Credit note / invoice ratio per company
List of inventory differences
•
Credit note / invoice ratio per vendor
Appendix 1
Internal Control
Purchase to Pay
Order to Cash
Finance to Report
•
Detect GL accounts allowed for
manual postings
Detect invoices in SD but not
processed in FI
•
Changes to GL account settings
•
Sales orders delivered but not yet
invoiced
•
Display all changes to asset
master data
Display use of invoice verification
tolerance limits
•
Display customers with exceeded
credit limits
•
Display all open posting periods
•
Display all changes to vendor
master data
•
Detect incomplete foreign trade
data for customers
•
Display all open items per GL
account
•
Display outstanding parked
invoices
•
Detect customers without credit
limit
•
Detect all FI postings not
processed
•
Detect goods receipt without a
purchase order
•
Detect deliveries without goods
issue
•
Detect unposted assets
•
Display actual usage of 2-way
match invoices
•
Display all changes to customer
bank account data
•
Manual customer payments
•
Detect incomplete foreign trade
data for vendors
•
Overview of created credit notes
•
Manual vendor payments
•
Display incomplete vendor master
data
•
Detect incomplete customer
master data
•
Reconciliation FI-MM
•
Possible duplicate vendor invoices
•
Detect blocked sales orders
•
Display actual usage of 3-way
match invoices
•
•
Detect parked or held incoming
logistic invoices
•
Appendix 1
Process Performance
Purchase to Pay
Order to Cash
Finance to Report
•
Number of back order blocks on sales
orders
•
Useful life analysis fixed assets
Invoices without reference to a
purchase order
•
Number of price blocks on sales orders
•
Correctness material valuation
•
Purchase orders without ref. to a
requisition
•
Number of credit blocks on sales orders
•
Inactive G/L accounts
•
Differences between PO quantity and
PR qty
•
Number of delivery blocks on sales
orders
•
Low value analysis fixed assets
•
POs created on or after invoice receipt
•
Number of billing blocks on sales orders
•
Cash-on-hand analysis
•
Open purchase orders
•
Number of changes in sales orders
•
Number of changes to postings
•
Incorrect moving avg. price / standard
price
•
Comparison on planned vs. actual
delivery date
•
Number of reversed entries
•
Purchase order contract ratio
•
Comparison on planned vs. actual GI
date
•
Number of recurring entries
•
Manual created requisitions w/o
release strategy
•
Sales orders with manually overwritten
conditions
•
Distribution of postings over the
month
•
PO with manually overwritten
purchase prices
•
Number of sales orders with a lead time
of less than 4 days
•
Postings after closing
•
Purchase orders without reference to
a contract
•
Number of invoices without ref. to a sales
order
•
Useful life analysis fixed assets
•
GRs more than 7 days after delivery
date
•
Electronic sales ratio
•
Correctness material valuation
•
Invoice block ratio
•
Appendix 1
Working Capital
Purchase to Pay
•
•
•
Days Payable Outstanding
Order to Cash
Days Sales Outstanding
DPO per country
•
•
•
•
Early/late payments
•
Early/late payments
•
Used payment terms
•
Used payment terms
•
VAT reclaim analysis
•
Frequency of invoicing
•
•
•
•
Contract compliance
Credit memo / invoice ratio
Vendor return orders
•
•
•
•
•
One-time vendor payments
•
Frequency of dunning
•
•
•
Vendor consignment orders
•
•
•
Used payment methods
DPO per vendor
Orders per user
Invoices per user
Early payment rebates
Frequency of invoicing
DSO per customer
DSO per country
Customer consignment orders
Orders per user
Invoices per user
Contract compliance
Order cancellations
Inventory Management
•
•
•
•
Days Inventory Outstanding
•
Material movement analysis – finished
products
•
Safety stock analysis – minimum stock
levels
•
•
•
•
•
Safety stock analysis – delivery reliability
•
•
•
Dead stock analysis
DIO per plant
DIO per customer
Material movement analysis – raw
materials
Vendor delivery quantity reliability
Vendor delivery time reliability
Quality lead time analysis – raw materials
Quality lead time analysis – finished
products
Days Inventory Outstanding
DIO per plant
1.0
Subtítulo en Arial
Bold 30pt, espacio entre
líneas está establecido a 1.08
Conclusiones
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Conclusiones
•
¿Qué es lo que detiene a las empresas y empresarios para integrar los conceptos de
D&A en su estrategia y operación para apoyar el crecimiento de sus negocios?
•
Aun existen muchas preguntas que están en camino de irse resolviendo e
implantando:
o Como el análisis predictivo impactará el proceso de toma de decisiones?
o Que tecnología se utilizará para combinar los datos de las redes sociales a la
operación de las organizaciones?
Lo que es claro, es que D&A definirá la
Esta agilidad
la brinda
el adecuado
y
forma denos
hacer
negocios
en el futuro
oportuno
cercano.
“Análisis de Datos (D&A)”
Xavier Vilchis Bellizzia
Management Consulting Services
+52 (81) 8122 1800 x 1898
[email protected]
www.kpmg.com.mx
Esta presentación ha sido realizada por KPMG Cárdenas Dosal, S.C. la Firma mexicana miembro de la red de firmas independientes
de KPMG afiliadas a KPMG International Cooperative (“KPMG International”), una entidad suiza, y está en todos los aspectos sujeta a
la negociación, acuerdo y firma de una carta convenio o un contrato específicos. KPMG International no provee servicios a clientes.
Ninguna firma miembro tiene autoridad para obligar o comprometer a KPMG International ni a ninguna otra firma miembro frente a
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“D.R.” © 2015 KPMG Cárdenas Dosal, S.C. la Firma mexicana miembro de la red de firmas miembro de KPMG afiliadas a KPMG
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