Agenda de auditorias ambientales - Ministerio de Educación Nacional
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PLAN DE AUDITORIA EN SITIO EMPRESA: Ministerio de Educación Nacional Dirección: Calle 43 No. 57 – 42, Bogotá, Colombia Representante: Nohemy Arias Otero Cargo: Secretaria General Página 1 de 3 Tel: Correo electrónico 2222800 Ext.4006 [email protected] Alcance: Diseño y prestación de servicios en Definición de políticas y normatividad, Desarrollo de proyectos, Asistencia técnica, Distribución y seguimiento de recursos financieros, Suministro y divulgación de información, para el fortalecimiento de la Educación en Colombia. También el servicio de Atención de trámites de aseguramiento de calidad para la Educación Superior. CRITERIOS DE ISO 14001:2004 AUDITORIA Tipo de auditoria: PRE - AUDITORIA X OTORGAMIENTO SEGUIMIENTO EXTRAORDINARIA AMPLIACIÓN RENOVACION Reunión de Apertura: 2009/12/14 Hora: 08:00 h Reunión de Cierre: 2009/12/17 Hora: 10:00 h Con un cordial saludo, me dirijo a usted para remitir la propuesta del plan de la Auditoria que se realizará al Sistema de Gestión de su organización. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán cada entrevista y devolverlo a mi correo electrónico. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes de las áreas que serán auditadas. Para el balance diario de información del equipo auditor le agradezco disponer de una oficina o sala, así como también de acceso la documentación del sistema de gestión. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer un proyector para computador (sólo para auditorías de certificación inicial). En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas el día de esta visita y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor e Icontec. El idioma de la auditoria y su informe será el español. [email protected] Auditor Héctor Manuel García Agudelo Correo electrónico Líder: (HMG) [email protected] Auditor: N/A Auditor N/A Experto N/A técnico: Fecha: 2009/12/07 FECHA HORA 07:30 h PROCESO / ACTIVIDAD / AUDITOR REQUISITO POR AUDITAR Reunión de apertura HMG 08:00 h Planificación HMG 09:30 h Aspectos Ambientales y Programas (4.3.1) HMG 12:30 h Receso 2009/12/14 F02P-SG-02 Version 00 CARGO Y NOMBRE Equipo Directivo Secretaria General Nohemy Arias, Subdirectora Desarrollo Organizacional Jacqueline Triana, Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Jefe Oficina Control Interno - Alejandra Vargas, Gestora Ambiental - Carolina Vargas, Profesional Desarrollo Organizacional - Diego Ossa Gestora Ambiental - Carolina Vargas, Profesional Desarrollo Organizacional - Diego Ossa Aprobado 2006-12-28 PLAN DE AUDITORIA EN SITIO FECHA 2009/12/15 HORA PROCESO / ACTIVIDAD / AUDITOR REQUISITO POR AUDITAR CARGO Y NOMBRE Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Gestora Ambiental - Carolina Vargas Subdirectora Desarrollo Organizacional Jacqueline Triana, Jefe Atención al Ciudadano - Julia Ines Bocanegra, Jefe Oficina de Comunicaciones - Carol Ramirez, Gestora Ambiental - Carolina Vargas Secretaria General Nohemy Arias, Subdirectora Desarrollo Organizacional Jacqueline Triana, Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Jefe Oficina Control Interno - Alejandra Vargas. Profesional Especializado Contratación y Gestión Administrativa – Lilian Rocio Mendoza, Gestora Ambiental - Carolina Vargas, Profesional Desarrollo Organizacional - Diego Ossa Subdirector Talento Humano - Alvaro Fernando Guzman, Gestora Ambiental Carolina Vargas Subdirectora Desarrollo Organizacional Jacqueline Triana, Subdirector Talento Humano - Álvaro Fernando Guzman, Gestora Ambiental - Carolina Vargas 13:30 h Requisitos Legales y cumplimiento (4.3.2 - 4.5.2) HMG 15:30 h Comunicaciones (4.4.3.) HMG 18:00 h Reunión de retroalimentación HMG 07:30 h Vista a la sede (4.4.6.) HMG 09:00 h Preparación y respuesta a emergencias (4.4.7) HMG 10:30 h Gestión Talento Humano (4.4.1 – 4.4.2) HMG 12:30 h Receso 13:30 h Compras y contratación (4.4.6.) HMG 15:30 h Programas Ambientales ( 4.3.3) HMG 18:00 h Reunión de retroalimentación HMG 08:00 h No conformidad, Acción Preventiva y Correctiva, Auditoria Interna( 4.5.1 4.5.3 - 4.5.5) HMG Jefe Oficina Control Interno - Alejandra Vargas, Gestora Ambiental - Carolina Vargas 12:00 h Receso Secretaria General Nohemy Arias, Subdirectora Desarrollo Organizacional Jacqueline Triana, Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Jefe Oficina Control Interno - Alejandra Vargas. 2009/12/16 F02P-SG-02 Version 00 Página 2 de 3 13:30 h Revisión por la gerencia ( 4.6) HMG 15:00 h Preparación reunión de cierre HMG Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Gestora Ambiental - Carolina Vargas Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Gestora Ambiental - Carolina Vargas, Profesional Desarrollo Organizacional - Diego Ossa Secretaria General Nohemy Arias, Subdirectora Desarrollo Organizacional Jacqueline Triana, Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Jefe Oficina Control Interno - Alejandra Vargas. Aprobado 2006-12-28 PLAN DE AUDITORIA EN SITIO FECHA HORA 17:00 h PROCESO / ACTIVIDAD / AUDITOR REQUISITO POR AUDITAR Reunión de cierre HMG Página 3 de 3 CARGO Y NOMBRE Secretaria General Nohemy Arias, Subdirectora Desarrollo Organizacional Jacqueline Triana, Talento Humano - Álvaro Fernando Guzman, Subdirectora Contratación y Gestión Administrativa - Piedad Nieto, Jefe Oficina Control Interno - Alejandra Vargas, Representantes de Educación PBM y de ES, Gestora Ambiental - Carolina Vargas, Profesional Desarrollo Organizacional - Diego Ossa Observaciones: La metodología de la auditoria será mediante el uso de la técnica PHVA. En la reunión de apertura se precisarán los horarios detalladamente. La duración de las entrevistas puede variar dependiendo del tema y hallazgos de la auditoria. Durante toda la auditoria se verificara comunicación interna y control de documentos y registros. F02P-SG-02 Version 00 Aprobado 2006-12-28