CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 1 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPQ – CONTRATO COLECTIVO ELABORADO Fecha: ………………. Ing. César Jiménez Coord. de Planificación y Desarrollo Ing. Sergio Naranjo Esp. de Planificación y Procesos REVISADO Fecha: ……………… APROBADO Fecha: ……………… Lic. René Clavijo Coordinador de Talento Humano Lic. Diana Chicaiza Trabajo Social Ing. Nelson Cárdenas Gerente Administrativo Financiero CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 2 DE 21 PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito Contenido Tabla de Contenido Objetivo ..................................................................................................................................... 3 Alcance ...................................................................................................................................... 3 Marco legal ................................................................................................................................ 3 Definiciones .............................................................................................................................. 5 Políticas ..................................................................................................................................... 7 Descripción del Procedimiento ............................................................................................... 15 Diagrama de Flujo del Procedimiento ..................................................................................... 20 Anexos..................................................................................................................................... 21 Anexos 1: Formulario de Solicitud para Acogerse a la Renuncia o Separación Voluntaria ... 21 Cuadro de Modificaciones No. Revisión Tipo de Modificación Revisado Aprobado Fecha Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 3 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito Objetivo Determinar un procedimiento sistemático y consistente que permita realizar el proceso de separación voluntaria de personal de la EPMTPQ alineado a las condiciones del contrato colectivo y a la legislación vigente. Alcance Desde: La presentación de la solicitud de retiro voluntario de un empleado activo de la EPMTPQ. Hasta: La entrega del acta de finiquito al finalizar el trámite en las oficinas del MRL. Marco legal LEY ORGANICA DE EMPRESAS PÚBLICAS. Art. 23.- Retiro voluntario.- Los servidores u obreros de las empresas públicas que terminen la relación laboral por retiro voluntario, recibirán el pago de un monto de siete salarios básicos unificados del trabajador privado por cada año de servicio y hasta un máximo de 210 salarios mínimos básicos unificados del trabajador privado. El Reglamento General de esta Ley establecerá los requisitos para los programas de retiro voluntario. MANDATO CONSTITUYENTE No. 2. Art. 2. Ámbito de aplicación.- El presente Mandato será de aplicación inmediata y obligatoria en las siguientes entidades: a) Las instituciones, organismos, entidades dependientes, autónomas y programas especiales, adscritos, desconcentrados y descentralizados, que son o forman parte de las Funciones Ejecutiva, Legislativa y Judicial. d) Las entidades que integran el régimen seccional autónomo, sus empresas, fundaciones, sociedades o entidades dependientes, autónomas, desconcentradas, descentralizadas o adscritas a ellos, y cuyo presupuesto se financie con el cincuenta por ciento (50%) o más, con recursos provenientes del Estado. Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO 4 DE 21 Empresa de Pasajeros de Quito MANDATO CONSTITUYENTE No. 2. Art. 8. Liquidaciones e Indemnizaciones.- El monto de la indemnización, por supresión de partidas, renuncia voluntaria o retiro voluntario para acogerse a la jubilación de los funcionarios, servidores públicos y personal docente del servicio público, con excepción del perteneciente a las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional, será de hasta siete (7) salarios mínimos básicos unificados del trabajador privado por cada año de servicio y hasta un monto máximo de doscientos diez (210) salarios mínimos básicos unificados del trabajador privado en total. Para el efecto, las instituciones del sector público establecerán, planificadamente, el número máximo de renuncias a ser tramitadas y financiadas en cada año debiendo, para ello realizar las programaciones presupuestarias correspondientes, en coordinación con el Ministerio de Finanzas, de ser el caso. Las autoridades velarán por el derecho de la estabilidad de los trabajadores. Salvo en el caso de despido intempestivo, las indemnizaciones por supresión o terminación de relaciones laborales del personal de las instituciones contempladas en el artículo 2 de este Mandato, acordadas en contratos colectivos, actas transaccionales, actas de finiquito y cualquier otro acuerdo bajo cualquier denominación, que estipule pago de indemnizaciones, bonificaciones o contribuciones por terminación de cualquier tipo de relación individual de trabajo, será de siete (7) salarios mínimos básicos unificados del trabajador privado por cada año de servicio y hasta un monto máximo de doscientos diez (210) salarios mínimos básicos unificados del trabajador privado en total. Todos los funcionarios, servidores públicos, personal docente y trabadores del sector público que se acojan a los beneficios de las indemnizaciones o bonificaciones indicadas en el presente artículo, no podrán reingresar al sector público, a excepción de las dignidades de elección popular o aquellos de libre nombramiento. Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 5 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito REVISIÓN DEL CONTRATO COLECTIVO INDEFINIDO A CELEBRARSE ENTRE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO Y EL COMITÉ DE EMPRESA. Art. 12.- El trabajador que se retire o separe voluntariamente de la Empresa, tendrá derecho a que esta le reconozca y pague 7 salarios básicos mensuales unificados del Trabajador privado, por cada año de servicio en la Empresa, conforme a las siguientes regulaciones: a) El número de renuncias por cada año de vigencia del presente Contrato Colectivo, no excederá de 15 trabajadores b) Se aceptarán las renuncias de los trabajadores conforme a las siguientes prioridades: 1. Problemas crónicos de salud del trabajador, según certificado médico otorgado por el IESS. 2. Personal que afronte Calamidad Doméstica, debidamente comprobada ante la comisión conformada por la o el Trabajador Social de la EPMTPQ y el o la Secretaria de Asistencia Social del Comité de Empresa. Las prioridades establecidas y regulaciones que anteceden no se aplicaran al o los trabajadores que se acojan a la jubilación, quienes igualmente tendrán derecho a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 8 del mandato Constituyente No. 2. Definiciones Comité de Empresa.- En toda empresa que cuente con treinta trabajadores o más, podrá organizarse un comité de empresa, observándose las normas siguientes: o 1a. Para que se considere constituido el comité de empresa es necesario que participen en la junta constituyente el número de trabajadores señalado en el artículo 459 del Código de Trabajo; Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: o 6 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito 2a. Los estatutos del comité serán sometidos a la aprobación del Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos, y posteriormente registrados en la Dirección General del Trabajo; o 3a. La directiva del comité se integrará por representantes de las diversas ramas de trabajo que existan en la empresa; o 4a. Los miembros de la directiva han de ser afiliados a la asociación de su correspondiente rama de trabajo, ecuatorianos y mayores de edad; y, o 5a. Son aplicables al comité de empresa las prescripciones de los artículos 454 y 463, excepto la contenida en el numeral 5o. del artículo 454, del Código de Trabajo. Contrato colectivo.- Contrato o pacto colectivo es el convenio celebrado entre uno o más empleadores o asociaciones empleadoras y una o más asociaciones de trabajadores legalmente constituidas, con el objeto de establecer las condiciones o bases conforme a las cuales han de celebrarse en lo sucesivo, entre el mismo empleador y los trabajadores representados por la asociación contratante, los contratos individuales de trabajo determinados en el pacto. Indemnización.- Compensación económica. Liquidación de haberes.- Valores pendientes de pago que se han generado y determinado por los beneficios legales, sociales u organizacionales, que se remiten a la prestación de un servicio o al cumplimiento de obligaciones inherentes a un cargo o puesto de trabajo, que se presentan en la relación entre trabajador y empleado. Renuncia.- La renuncia es un acto jurídico unilateral del trabajador, por medio del cual manifiesta su voluntad de poner término al contrato de trabajo. Renuncia o separación voluntaria.- La renuncia o separación voluntaria se define como la decisión tomada por un colaborador de la EPMTPQ, de acogerse al Artículo 12 Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 7 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito de la Revisión del Contrato Colectivo celebrado entre la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito y el Comité de Empresa de la Empresa Pública Metropolitana de Transporte de Pasajeros de Quito, en vigencia desde el 07 de Diciembre de 2011 (enunciado en su totalidad en el marco legal del presente procedimiento). Salario mínimo básico.- Es la remuneración establecida legalmente, para cada periodo laboral (hora, día o mes), que los empleadores deben pagar a sus trabajadorespor sus labores. El Estado establecerá el sueldo y salario mínimos en las diferentes ramas del trabajo, y tenderá al establecimiento del salario familiar. Salario.- Remuneración o ganancia sea cual fuere su denominación o método de cálculo, debida por un empleador a un trabajador en virtud de un contrato de trabajo, escrito o verbal, por el trabajo que este último haya efectuado o deba efectuar o por servicios que haya prestado o deba prestar. Sindicato.- Es la asociación profesional que puede, indistintamente, estar integrada por obreros o por patronos, o por obreros y patronos conjuntamente. Políticas P1. Las renuncias de los trabajadores se receptarán de acuerdo a las siguientes prioridades: o Problemas crónicos de salud del trabajador, según certificado médico otorgado por el IESS. o Personal que afronte Calamidad Doméstica, siempre y cuando ésta le impida desarrollar su actividad laboral permanentemente. Se definirá como calamidad doméstica a las siguientes causas: Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 8 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito Fallecimiento de cónyuge o conviviente legalmente reconocido, familiares hasta el primer grado de consanguinidad Calamidad doméstica Enfermedades graves (crónicas o catastróficas), tratamientos médicos de cónyuge o conviviente legalmente reconocido, familiares hasta el primer grado de consanguinidad P2. Todos los documentos que pretendan justificar la solicitud deben ser analizados ante la comisión conformada por la Trabajadora Social de la EPMTPQ y la Secretaria de Asistencia Social del Comité de Empresa. P3. El número de renuncias voluntarias aceptadas por cada año de vigencia del Contrato Colectivo, no debe superar por ningún motivo, los 15 trabajadores, en toda la EPMTPQ. P4. Las áreas y funcionarios involucrados en el proceso de renuncia o separación voluntaria de un empleado de la EPMTPQ, cumplirán con las responsabilidades que se detallan a continuación: o El Trabajador o Empleado activo solicitante, debe: Elaborar y entregar su solicitud de acogerse a la renuncia o separación voluntaria a Trabajo Social, dentro de los primeros 10 días de cada mes. Sustentar su solicitud entregando documentos habilitantes o que justifiquen la razón de su decisión (los documentos tienen que apegarse a las causas o motivos detallados en la Política P1), todos estos documentos deben ser originales y entregarse adjuntos a la solicitud. En caso de que la solicitud presentada se sustente en una enfermedad de consideración, si ésta se clasifica como afección crónica de salud (afecta al Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO 9 DE 21 Empresa de Pasajeros de Quito trabajador directamente) o calamidad doméstica (afecta a un familiar de acuerdo al cuadro detallado en la Política P1), el certificado médico debe cumplir con las siguientes características El certificado médico emitido debe presentar los siguientes datos: - - Datos generales de la persona examinada: o Nombre completo o Número de cédula o Fecha de emisión del certificado o Sello con el código profesional del médico o Firma del médico Para sustentar el certificado médico, el colaborador solicitante debe acompañar este con la copia de la epicrisis o historia clínica. o Adicional a los documentos que justifican la solicitud, el colaborador solicitante debe adjuntar el certificado emitido por el MRL de no tener impedimento para ejercer cargo público. o Entregar un informe que permita determinar el avance o estado del trabajo que a él se le ha encomendado o sea responsable, de acuerdo al cargo o puesto de trabajo que hasta la fecha de la presentación de la solicitud ha ocupado (en caso de que la solicitud haya calificado para poder continuar con el proceso). o Entregar los bienes muebles, equipos electrónicos y/o de computación, equipo de protección personal, equipo de protección colectivo, herramientas y equipos de mantenimiento, o cualquier otro bien que se le haya entregado al trabajador solicitante y figure en los registros de la EPMTPQ Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO 10 DE 21 Empresa de Pasajeros de Quito como custodio (en caso de que la solicitud haya calificado para poder continuar con el proceso). o Entregar credencial de la empresa para registro de asistencia en la EPMTPQ (en caso de que la solicitud haya calificado para poder continuar con el proceso). o El Jefe Inmediato, debe: Solicitar a Control de Bienes un detalle completo de todos los bienes muebles que se hayan entregado al colaborador y que se encuentren bajo su custodia (en caso de que la solicitud haya calificado para poder continuar con el proceso). o El Coordinador de Talento Humano, debe: Solicitar al Especialista de Talento Humano, encargado de nómina, todos los datos de carácter laboral del colaborador solicitante, esta información debe considerar: - Fecha de ingreso a la empresa - Cargo o cargos en los cuales se ha desempeñado el colaborador - Méritos y deméritos que se hayan registrado en la hoja de vida del colaborador - Planillas de Pago de Aportes Mensuales IESS - Reporte de Pago de Préstamos Hipotecarios a nombre del colaborador solicitante - Reporte de Pago de Préstamos Quirografarios a nombre del colaborador solicitante Solicitar a la encargada o encargado de Trabajo Social de la EPMTPQ, realice la investigación del caso con la finalidad de corroborar Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 11 DE 21 PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito la información entregada por el colaborador solicitante (la justificación entregada por el colaborador debe alinearse con las causas admitidas y detalladas en la Política P1). Solicitar información al médico de la empresa, un informe detallado del estado de salud del colaborador solicitante, en el mismo se incluirá el seguimiento dado a enfermedades comunes y ocupacionales, exámenes médicos pre-ocupacionales, exámenes médicos periódicos y exámenes médicos post-ocupacionales (éste último, en caso de que la solicitud haya calificado para poder continuar con el proceso). Solicitar a la Coordinación Financiera un detalle de valores adeudados por el colaborador a la EPMTPQ. Solicitar a la Asesoría Jurídica la elaboración de actas de finiquito, cálculo de la indemnización correspondiente y elaboración de convenios de pago en caso de que el colaborador cuente con valores pendientes de pago. Consolidar la información entregada por las partes intervinientes en el proceso. Convocar a la reunión mensual de la Comisión integrada por Trabajo Social y la Secretaria de Asistencia Social del Comité de Empresa, en dicha convocatoria designará la persona quien lidere la Comisión. Elaborar un informe que indique la viabilidad de la aceptación de la solicitud de renuncia o separación voluntaria, mismo será dirigido a la Gerencia General, donde se dará el visto bueno para continuar con los cálculos para realizar el pago de la indemnización. Trabajo Social de la empresa, debe: Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 12 DE 21 PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito Realizar la investigación necesaria de las causas a las que el colaborador se refiere para sustentar su solicitud de separación o renuncia voluntaria. Requerir al colaborador solicitante, todos los documentos que validen su solicitud, en caso de no presentarlos no se podrá seguir con el proceso de evaluación de la solicitud. Presentar un informe confirmando o negando la razón de acogerse a la renuncia o separación voluntaria, el mismo que debe ir dirigido al Coordinador de Talento Humano. Llevará un registro de todas las solicitudes presentadas por el personal de la EPMTPQ, que permita controlar el número de solicitudes aceptadas, en el año, y el presupuesto asignado para el efecto. Custodiar todos los documentos que se han generado en cada proceso iniciado, en análisis y finalizado, para el efecto debe generar un expediente por caso. o El Médico de la empresa, debe: Presentar un certificado médico que informe las condiciones de salud en las que se encuentra el colaborador solicitante. Remitir un informe de las lesiones o enfermedades recurrentes que se hayan presentado en el desarrollo de las funciones del colaborador solicitante. P5. El análisis de los casos presentados se realizará de acuerdo ala siguiente asignación de tiempos: Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO 13 DE 21 ACTIVIDAD Entrega de Solicitud Verificación de datos de los casos presentados Análisis de casos presentados Presentación de informe PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO DÍAS 10 8 RESPONSABLE Colaborador Trabajo Social 3 Trabajo Social y (laborables) Secretaria de Asistencia Social del Comité de Empresa 2 Trabajo Social (laborables) Empresa de Pasajeros de Quito OBSERVACIÓN Solicitar formulario en Trabajo Social Gestión de campo, visitas externas (domicilio o instituciones) Elaboración de informe de aceptación / negación de casos analizados Presentación de informe al Coordinador de Talento Humano Consolidación de 3 Coordinación Talento Elaborar informe para información (laborables) Humano Gerencia General con documentación presentada por los colaboradores *Nota: El cronograma se aplicará desde el primer día de cada mes P6. En caso de que una solicitud presentada se haya rechazado, el colaborador no podrá volver a presentar otra en el mismo año. P7. Un colaborador podrá presentar una solicitud de acogerse a la renuncia o separación voluntaria por 2 ocasiones, como máximo en todo el período en el que se encuentre laborando en la EPMTPQ. P8. Por mes se receptarán un máximo de 5 solicitudes de renuncia o separación voluntaria, de las cuales se calificarán para continuar con el proceso en un máximo de 2, las restantes, en caso de considerarse viable su calificación, se mantendrán vigentes y se comparará su prioridad con las nuevas solicitudes presentadas en el mes. P9.El personal de la EPMTPQ que solicite acogerse a la renuncia voluntaria debe contar con al menos 5 años de servicio en la empresa, a menos, que el caso justificado y analizado por Trabajo Social y la Secretaria de Asistencia Social del Comité de Empresa se clasifique para atención urgente. Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 14 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito P10. El colaborador de la EPMTPQ, que haya sido autorizado por la empresa para acogerse a la renuncia o separación voluntaria, por ningún motivo podrá dejar sus funciones sin realizarse los exámenes post-ocupacionales, el cumplimiento de esta actividad será la condicionante para que la Coordinación de Talento Humano pueda tomar una cita en el MRL y realizar la firma del Acta de Finiquito. P11. La indemnización se calculará de acuerdo al tiempo de servicio en la empresa y se recibirá el pago de un monto de siete salarios básicos unificados del trabajador privado por cada año de servicio y hasta un máximo de 210 salarios mínimos básicos unificados del trabajador privado. P12. Todo el proceso de renuncia o separación voluntaria, referente al presente procedimiento, debe registrarse en la hoja de salida del personal de la EPMTPQ, y sin excepción alguna, todos los colaboradores que se hayan acogido al Artículo 12 del Contrato Colectivo, deben cumplir con los requisitos de salida que se encuentren vigentes. Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 15 DE 21 PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito Descripción del Procedimiento Actividad Descripción 1. Elaborar presentar solicitud renuncia separación voluntaria y 2. Entregar documentación que justifique su solicitud 3. Solicitar información colaborador 4. Recopilar información registrada en el archivo personal del colaborador 5. Levantar información económica nómina de o del de El colaborador que desee acogerse a la renuncia o separación voluntaria debe solicitar en Trabajo Social el formato de solicitud o renuncia El colaborador debe presentar toda la documentación que sustente la justificación para acogerse a la renuncia o separación voluntaria El Coordinador de Talento Humano debe delegar el cumplimiento de las actividades que permitan obtener juicios de valor para el análisis de cada una de las solicitudes que ingresen El Coordinador de Talento Humano debe obtener la información de valor del colaborador solicitante correspondiente al puesto o cargo que ocupa, sanciones o reconocimientos a los que se haya hecho merecedor en el desarrollo normal de sus labores El Coordinador de Talento Humano apoyado en el Especialista de TH que administra la nómina, debe levantar toda la información de los descuentos aplicados al colaborador solicitante, procurando determinar cuáles son los valores que adeuda a la EPMTPQ Referencias Habilitantes Responsable Colaborador solicitante Política P3, P5, P6 y P7 Colaborador solicitante Política P1, P3 y P5 Coordinador de Talento Humano Política P1, P3 y P5 Coordinador de Talento Humano Política P3 y P5 Coordinador de Talento Humano Política P3 y P5 Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 16 DE 21 6. Iniciar la investigación de la solicitud 7. Realizar visitas domiciliarias o a instituciones externas 8. Elaborar informe de investigación adjuntando la documentación que valide la gestión 9. PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Recabar información de historia clínica del colaborador Emitir informe y/o certificado médico que indique el estado 10. de salud o presencia de enfermedades recurrentes Consolidar 11. información de la investigación PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Trabajo Social debe coordinar todas las acciones que permitan verificar la veracidad de la documentación que haya entregado el colaborador solicitante, misma que puede ser coordinada con la Secretaria de Asistencia Social del Comité de Empresa Trabajo Social debe realizar trabajo de campo y garantizar que la justificación presentada por el colaborador solicitante se enmarque en los hechos relatados en su solicitud Trabajo social debe presentar un informe de investigación de cada uno de los casos presentados, en el que se determine el apego a las prioridades detalladas en el Contrato Colectivo El Dpto. Médico representado por el Médico de la Empresa, debe analizar las novedades encontradas en la salud del colaborador que permitan entregar un juicio de valor para la calificación de la solicitud El Dpto. Médico representado por el Médico de la Empresa, debe elaborar un informe detallado indicando el estado de salud de cada colaborador que presente la solicitud, considerando la presencia de enfermedades recurrentes y el seguimiento que se ha realizado por la empresa. El Coordinador debe solicitar la presentación de la información levantada por los distintos actores del proceso para generar un expediente por cada caso presentado. Empresa de Pasajeros de Quito Trabajo Social Política P3, P5, P6 y P7 Trabajo Social Política P3 y P5 Trabajo Social Política P3 y P5 Dpto. Médico Política P3 y P5 Dpto. Médico Política P3 y P5 Coordinador de Talento Humano Política P3 y P5 Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 17 DE 21 Realizar análisis 12. de los casos presentados Decisión: 13. ¿Califica para el proceso? No califica: 14. Archivar expediente el Califica: Realizar informe 15. dirigido a Gerencia General Realizar cálculo de valores 16. pendientes de pago e indemnización 17. Elaborar acta de finiquito Revisar acta de finiquito y 18. valores correspondientes a indemnización PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Se deben reunir Trabajo Social (Norte, Sur, Ecovía, CSO y SW) y la Secretaria de Asistencia Social del Comité de Empresa para calificar los casos que se hayan presentado Del análisis que se realice con las partes involucradas se debe determinar los casos que califican para continuar con el proceso (máximo 2 por mes), los demás se dispondrán como rechazados o se mantendrán en vigencia para la siguiente calificación Los casos que hayan sido rechazados se deben archivar y registrar dentro del proceso, para realizar un seguimiento de la gestión anual Se debe realizar un informe dirigido a Gerencia General indicando las características de los casos que han sido calificados para continuar con el proceso Se debe realizar el cálculo de los valores pendientes de pago del período en vigencia (último mes que el o los colaboradores se encuentren ejerciendo sus funciones) y la indemnización acorde a lo establecido en el Contrato Colectivo Después de calcular los valores correspondientes a la liquidación de haberes, se debe elaborar el acta de finiquito del o de los trabajadores a los que se haya calificado su solicitud Todos los documentos que sustentan el o los procesos, se deben enviar a Gerencia General para su revisión Empresa de Pasajeros de Quito Trabajo Social y Secretaria de Asistencia Social del comité de Empresa Política P3, P5, P6 y P7 Trabajo Social y Secretaria de Asistencia Social del comité de Empresa Política P1, P3, P5, P8 y P9. Contrato Colectivo Trabajo Social Política P3 y P5 Coordinador de Talento Humano Política P3 y P5 Asesoría Jurídica Política P3, P5 y P11 Asesoría Jurídica Política P3 y P5 Gerencia General Política P3 y P5 Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 18 DE 21 Autorizar pago de 19. indemnización según acta de finiquito 20. PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Acudir al chequeo médico Realizar exámenes post21. ocupacionales y emitir informe Procesar el pago 22. de la indemnización Coordinar cita en el Ministerio de 23. Relaciones Laborales PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Después de realizar la revisión correspondiente de la documentación el Gerente General será el único autorizador para la realización del pago de la liquidación según acta o actas de finiquito Se debe o deben acercar al Dpto. Médico de la empresa para realizarse los exámenes post-ocupacionales, necesarios para determinar el estado de salud al final de su gestión, del o de los colaboradores a los cuales se ha calificado su caso para continuar con el proceso El o los colaboradores que hayan continuado con el proceso deben realizarse los exámenes post-ocupacionales, este requisito será la única condición para que el Coordinador de Talento Humano proceda a tomar una cita en el MRL Después de que la Gerencia General haya dado el visto bueno y el colaborador se haya realizado los exámenes postocupacionales se debe realizar el proceso que permita disponer de los fondos monetarios de acuerdo al acta de finiquito elaborada por la Asesoría Jurídica Después de que el proceso haya cumplido con los requisitos previos, se debe coordinar la fecha y hora en la cual se debe acudir a la ratificación de valores y firma del acta de finiquito de cada caso Empresa de Pasajeros de Quito Gerencia General Política P3 y P5 Colaborador solicitante Política P3 y P5 Dpto. Médico Política P3, P5 y P10 Coordinación Financiera Política P3 y P5 Coordinador Talento Humano Política P3 y P5 Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 25. 19 DE 21 Acudir a la cita en el MRL Firma de acta de 26. finiquito en el MRL 27. 28. Archivar expediente PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO El colaborador que haya culminado con el proceso debe acercarse en la fecha y hora indicadas puntualmente, en caso de no hacerlo se puede perder el turno y se deberá coordinar otra cita El Coordinador de Talento Humano y el colaborador solicitante, se deben acercar con todos los documentos que se hayan generado en el proceso y aquellos que lo faculten para recibir la liquidación Trabajo Social debe archivar todos los documentos avalados por las partes actuantes en un expediente que será custodiado por la Coordinación de Talento Humano, el registro sirve para determinar el número de casos que se hayan acogido a la renuncia o separación voluntaria (máximo 15 por período de vigencia del contrato) Empresa de Pasajeros de Quito Colaborador Solicitante Política P3 y P5 Colaborador Solicitante y Coordinador de Talento Humano Política P3 y P5 Trabajo Social Política P2, P3 y P5 FIN Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO 20 DE 21 Empresa de Pasajeros de Quito Diagrama de Flujo del Procedimiento Procedimiento para la Renuncia o Separación Voluntaria de Personal de la EPMTPQ Colaborador solicitante Coordinador de Talento Humano Trabajo Social Dpto. Médico Iniciar la investigación de la solicitud Recabar información de historia clínica del colaborador Asesoría Jurídica Gerencia General INICIO Elaborar y presentar solicitud de renuncia o separación voluntaria Entregar documentación que justifique su solicitud Solicitar información del colaborador Recopilar información registrada en el archivo personal del colaborador Realizar visitas domiciliarias o instituciones externas Levantar información económica de nómina Elaborar informe de investigación adjuntando la documentación que valide la gestión Consolidar información de la investigación Emitir informe o certificado médico que indique el estado de salud o presencia de enfermedades recurrentes Realizar análisis de los casos presentados ¿Califica para el proceso? SI NO Realizar informe dirigido a Gerencia General Archivar expediente 1 Realizar cálculo de valores pendientes de pago e indemnización Elaborar acta de finiquito Acudir al chequeo médico Coordinación Financiera Coordinar cita en el Ministerio de Relaciones Laborales Acudir a la cita en el MRL Revisar informe, acta de finiquito y valores correspondientes a indemnización Autorizar pago de indemnización según acta de finiquito Realizar exámenes postocupacionales y emitir informe Procesar el pago Trabajo Social Archivar expediente Firma Acta de Finiquito en MRL 1 FIN Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______ CÓDIGO: P-GTH-01 VERSIÓN: 1.0 FECHA: Febrero 2012 PÁGINA: 21 DE 21 PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO PARA RENUNCIA O SEPARACIÓN VOLUNTARIA DEL PERSONAL DE LA EPMTPQ – CONTRATO COLECTIVO Empresa de Pasajeros de Quito Anexos Anexos 1: Formulario de Solicitud para Acogerse a la Renuncia o Separación Voluntaria Elaborado por CJ / SN _______ Revisado por RC / DC _______ Aprobado por NC _______