herramienta de gestion costes abc - optimuscost

Entidad declarada de interés Público. Inscrita en el Registro de Fundaciones (BOJA 26 de Junio de 1990, BOE 4 de Agosto de 1990) - C.I.F.: G - 41389248
I nno va ció n y T ec nolo g ía
MANUAL DE USO
HERRAMIENTA DE GESTION COSTES
ABC - OPTIMUSCOST
0. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1
1. DEFINICIÓN DE LOS OBJETOS DE COSTE.............................................................. 1
2. ASIGNACIÓN DE COSTES INDIRECTOS .................................................................. 2
3. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................................. 4
4. ASIGNACIÓN DE TIEMPOS A ACTIVIDADES ........................................................... 5
5. DEFINICIÓN DE INDUCTORES PRIMARIOS ............................................................. 5
6. ASIGNACIÓN DE INDUCTORES PRIMARIOS ........................................................... 5
7. REPARTO COSTES A ACTIVIDADES ........................................................................ 6
8. COSTE DE LAS ACTIVIDADES .................................................................................. 7
9. REPARTO ACTIVIDADES DE APOYO ....................................................................... 8
10. COSTE DE LAS ACTIVIDADES PRIMARIAS ........................................................... 8
11. DEFINICIÓN DE INDUCTORES SECUNDARIOS ..................................................... 9
12. ASIGNACIÓN DE INDUCTORES SECUNDARIOS ................................................... 9
13. REPARTO COSTES DE ACTIVIDADES A PRODUCTOS ...................................... 10
14. COSTE TOTALES INDIRECTOS DE LOS PRODUCTOS ....................................... 10
15. ASIGNACIÓN COSTE DIRECTO UNITARIO .......................................................... 11
16. COSTE UNITARIO Y MARGEN DE BENEFICIO DE PRODUCTOS ....................... 11
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
0. INTRODUCCIÓN
La herramienta OPTIMUS-COST es un software de gestión de costes desarrollado por
IAT y basado en la metodología ABC.
Mediante esta herramienta la empresa podrá analizar la rentabilidad de sus productos
al conocer sus costes reales e identificar qué productos fabricar y a qué precio
venderlos.
La información obtenida con OPTIMUS-COST permite identificar áreas de mejora
donde reducir costes para hacer más rentables los productos.
Esta herramienta está estructurada en 3 grandes bloques:
•
•
•
ORGANIZACIÓN y DEFINICIÓN: Este bloque estará formado por datos de entrada
de la empresa, los cuales se organizarán según ciertos criterios consensuados
entre IAT y la empresa.
ASIGNACIÓN Y REPARTO: En este bloque se definirán los criterios de asignación
y reparto de los costes de los recursos a las actividades, y de las actividades a los
productos o servicios. Se introducirán datos de entrada y se obtendrán datos de
salida.
CÁLCULO DE RESULTADOS: Mediante este bloque se obtendrán los siguientes
datos de salida:
o Costes de las actividades de la empresa
o Costes totales de los productos
o Coste unitarios y margen de beneficio de los productos
Cada bloque está formado por varias pantallas, a las cuales se les ha asignado una
numeración según el orden que sigue la metodología.
1. DEFINICIÓN DE LOS OBJETOS DE COSTE
Iniciamos la metodología en el bloque ORGANIZACIÓN y DEFINICIÓN. Será
necesario abrir las siguientes pantallas para introducir los siguientes datos de
entrada:
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
 Familia: Nombre y descripción.
 Producto: familia a la que pertenece, nombre, precio de venta, producción
(unidades/mes), unidad de producción (piezas, kg, etc.).
 Materia prima: concepto (nombre y unidad), importe unitario (€/pieza, €/kg.,
etc.).
 Departamento (opcional): código (a elegir por la empresa), nombre.
 Personas: nombre, departamento al que pertenece (opcional), código (a definir
por la empresa).
 Tipos de coste: código (lo asigna el programa), nombre, descripción
(opcional). Por defecto aparece “Costes de personal”.
2. ASIGNACIÓN DE COSTES INDIRECTOS
En primer lugar se identifican los costes indirectos de la empresa: aquellos costes que
no son inequívocamente identificables con el producto final.
Por defecto aparece definido el Tipo de coste “Costes de Personal”. Para este tipo de
coste hay que introducir los siguientes datos de entrada por persona (aquellas
personas que se consideren como costes indirectos):





Salario anual
Seguridad social anual
Otros gastos (opcional)
Duración de la jornada (horas)
Días laborables al año
Se obtendrán los siguientes datos de salida:
 Coste/hora
 Coste mensual
Para introducir el resto de costes indirectos hay 2 opciones:
1. Introducción manual: para cada tipo de coste definido en el paso 1 hay que
asignarles los recursos económicos o cuentas contables que le correspondan.
La siguiente tabla muestra los tipos de coste y recursos más comunes:
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
TIPOS DE COSTE
Inmovilizado
Suministros
Servicios externos
Materiales auxiliares
RECURSOS o CUENTAS CONTABLES
Amortización de edificios, maquinaria, etc.
Agua, electricidad, gas, teléfono, Internet, etc.
Mantenimiento, seguridad, seguros, asesorías, consultorías, etc.
Consumibles, materia prima considerada como coste indirecto,
etc.
Ventas y distribución comisiones, publicidad, descuentos, embalaje, transporte, etc.
Impuestos
IBI, IAE, etc.
Gastos financieros
Financiación de cobros, financiación de pagos, etc.
2. Importación de datos de un documento Excel: Para importar datos se utiliza
la opción Importar Cuentas contables existente en el menú Herramientas:
Aparecerá la siguiente ventana:
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
Llegado a este punto sólo es necesario seleccionar el archivo Excel y completar el
resto de campos.
El archivo que vayamos a importar tiene que cumplir una serie de requisitos:
- Archivo Excel
- Los datos en este archivo deben estar estructurados en 3 columnas:
A: Código: no tiene que coincidir con los códigos correspondientes a las
cuentas contables, pero sí deben:
• Comenzar por 6.
• Todos los recursos de una misma categoría de coste deben
tener los 2 primeros dígitos del Código iguales. Por ejemplo, si a
la categoría de coste "Servicios externos" le asignamos el
Código 61, los recursos de esta categoría se codificarán:
610. Mantenimiento informático
611. PRL
612. Asesoría
....etc.
B: Cuenta: nombre del recurso.
C: Importe: Solo se importarán importes económicos de códigos con 3
dígitos como mínimo.
Si la empresa nos facilita las cuentas contables éstas se podrían importar tal cual,
siempre que los datos estén organizados en las 3 columnas indicadas.
3. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
En el bloque ORGANIZACIÓN y DEFINICIÓN, se definirán las actividades y grupos de
actividades a las que pertenecen. Se introducirán los siguientes datos de entrada:
 Grupos de Actividades: nombre y clase (primaria o apoyo).
 Actividades: nombre y grupo de actividad al que pertenece.
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
4. ASIGNACIÓN DE TIEMPOS A ACTIVIDADES
Para cada actividad se introducirán los siguientes datos de entrada:





Actividad: se selecciona a través del menú desplegable.
Persona que la realiza: se selecciona a través del menú desplegable.
Descripción (opcional).
Duración (horas): en función de la periodicidad.
Periodicidad: se selecciona a través del menú desplegable.
Se obtendrán los siguientes datos de salida:
 Duración mensual
5. DEFINICIÓN DE INDUCTORES PRIMARIOS
Para cada una de los Tipos de coste definidos se tienen que determinar cuáles serán
los inductores de costes que servirán para repartir los costes entre la actividades. Para
la elección de estos inductores de costes hay que tener en cuenta la relación causaefecto entre las actividades y los costes. Los datos de entrada son:
 Nombre del inductor.
 Descripción (opcional).
 Tipo de coste al que pertenece: se selecciona a través del menú desplegable .
6. ASIGNACIÓN DE INDUCTORES PRIMARIOS
Una vez definidos los inductores hay que asignarlos a cada recurso o cuenta contable.
Los datos de entrada para cada recurso son:
 Inductor asociado: se selecciona a través del menú desplegable.
 Unidades/Inductor: nº de unidades de inductor que consume el recurso.
Se obtendrán los siguientes datos de salida:
 Coste/unidad: coste del recurso por unidad de inductor.
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
7. REPARTO COSTES A ACTIVIDADES
Habrá una pantalla de reparto de costes para cada Tipo de coste definido. Todas
serán iguales salvo la de Reparto de costes de personal.
7.1.- Reparto costes de personal:
Pantalla que recoge toda la información relativa al reparto de los recursos humanos
entre las diferentes actividades realizadas en la empresa. El reparto de personal
relaciona el número de horas invertidas por cada trabajador con el coste total que
supone para la empresa la realización de esa actividad por ese determinado
empleado. Estos datos los recopila automáticamente a través del paso 4 Asignación
de tiempos a Actividades.
Datos de entrada:
 % Coincidencia
Datos de salida:











Actividad (descripción)
Recurso de personal (persona asociada a la actividad)
Nº de unidades de inductor
Inductor de coste (descripción)
Coste de recursos de personal (€)
Total de costes del recurso de personal (€)
Importe mensual del recurso de personal (€)
Indicador de aceptación (OK si desviación menor que % coincidencia)
Coste total por actividad (€)
Porcentaje de reparto de la actividad (%)
Coste total de las actividades (€)
7.2.- Reparto de los Tipos de coste
Existirán tantas pantallas como Tipos de coste se hayan definido.
Cada pantalla recogerá toda la información relativa al reparto de los recursos
consumidos entre las diferentes actividades realizadas en la empresa. Se relacionará
a través de los inductores de coste con las diferentes actividades.
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
Datos de entrada:
 Nº de unidades de inductor que consume cada actividad de cada recurso
 % Coincidencia
Datos de salida:











Actividad (descripción)
Recurso o cuenta contable
Inductor de coste (descripción)
Coste del recurso o cuenta contable (€)
Total de costes del recurso (€)
Importe mensual del recurso (€)
Indicador de aceptación (OK si desviación menor que % coincidencia)
Coste total por actividad (€)
Porcentaje de reparto de la actividad (%)
Coste total de las actividades (€)
Reparto coste por actividad entre el Tipo de coste
8. COSTE DE LAS ACTIVIDADES
Una vez realizado el reparto de costes a las actividades se obtiene el Coste de las
actividades. Se obtiene una Matriz global que relaciona todos los recursos consumidos
con las actividades desempeñadas en la empresa.
Esta pantalla se encuentra en el bloque CÁLCULO DE RESULTADOS, por lo que no
tendrá datos de entrada, solo datos de salida:






Actividad (descripción)
Recurso o Cuenta contable (descripción)
Tipo de coste (descripción)
Coste de Recurso o Cuenta contable por actividad(€)
Total de costes por Recurso o Cuenta contable (€)
Coste total por actividad (€)
Estos datos también se pueden expresar en forma de gráfica en la pantalla “Gráfica
Actividades”.
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
9. REPARTO ACTIVIDADES DE APOYO
Mediante esta pantalla se repartirán los costes de las actividades de apoyo entre los
diferentes grupos de actividades primarias.
Datos de entrada:
 Reparto costes de actividades de apoyo a grupos actividades primarias
(%)
Datos de salida:
 Reparto de coste total de grupo actividad primaria (€)
10. COSTE DE LAS ACTIVIDADES PRIMARIAS
Una vez realizado el reparto de costes de las actividades de apoyo se obtiene el Coste
total de las actividades primarias, el cual será su coste inicial más el que le ha sido
repartido por las actividades de apoyo. Para calcularlo se utiliza la opción “Calcular
costes reparto secundario automáticamente” de la botonera inferior.
Datos de entrada:
 Grupo de actividad primaria (descripción)
 Reparto de costes de actividades primarias a grupo actividades primarias
(%)
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
Datos de salida:
 Actividad primaria (descripción)
 Coste de actividad primaria (€)
 Reparto de coste total de grupo actividad primaria (€)
11. DEFINICIÓN DE INDUCTORES SECUNDARIOS
Para cada una de los actividades primarias se tienen que determinar cuáles serán los
inductores secundarios que servirán para repartir los costes de dichas actividades
entre los productos. Para la elección de estos inductores de costes hay que tener en
cuenta la relación causa-efecto entre las actividades y los productos. Los datos de
entrada son:
 Nombre del inductor
 Descripción (opcional)
12. ASIGNACIÓN DE INDUCTORES SECUNDARIOS
Una vez definidos los inductores hay que asignarlos a cada actividad primaria. Los
datos de entrada para cada actividad primaria son:
 Inductor asociado: se selecciona a través del menú desplegable
 Unidades totales inductor: nº de unidades de inductor que consume la
actividad primaria
Se obtendrán los siguientes datos de salida:
Coste/unidad inductor: coste de la actividad por unidad de inductor.
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
13. REPARTO COSTES DE ACTIVIDADES A PRODUCTOS
Pantalla que relaciona, a través de los inductores de coste secundarios, los productos
y los recursos consumidos por estos de las actividades primarias.
Datos de entrada:
 Nº unidades de inductor de coste secundario por cada producto
 % Coincidencia
Datos de salida:
 Inductor secundario restante: nº de unidades de inductor que quedan por
repartir
 Coste de actividad primaria por producto (€)
 Total de costes de la actividad primaria (€)
 Importe mensual de la actividad primaria (€)
 Indicador de aceptación (OK si desviación menor que % coincidencia)
 Coste total por producto (€)
14. COSTE TOTALES INDIRECTOS DE LOS PRODUCTOS
Matriz global que relaciona todos los recursos consumidos por los productos en
función de las actividades realizadas en la empresa.
Datos de salida:
 Coste de actividad primaria por producto (€)
 Coste de actividad repartido a los productos en estudio (€)
 Total de costes de la actividad primaria (€)
 Reparto de coste por producto (€)
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
15. ASIGNACIÓN COSTE DIRECTO UNITARIO
Los costes directos de los productos se asignan en 2 pantallas:
15.1- Costes de personal. Hay que introducir el siguiente dato de entrada por
producto:

Coste RRHH: coste de la mano de obra que opera directamente en la
obtención de una unidad de producto (es posible que la empresa no disponga
de esta información, en ese caso los costes de personal se tratan como costes
indirectos y no hay que introducir ningún dato de entrada en este apartado).
15.2- Costes de Materias Primas. Hay que introducir los siguientes datos de entrada
por producto:


Materias Primas: se selecciona a través del menú desplegable.
Unidades de materia prima: se introducen las unidades necesarias para
fabricar una unidad de producto (es posible que la empresa no disponga de
esta información, en ese caso los costes de materias primas se tratan como
costes indirectos y no hay que introducir ningún dato de entrada en este
apartado).
Datos de salida:

Coste de materias primas por producto (€).
16. COSTE UNITARIO Y MARGEN DE BENEFICIO DE PRODUCTOS
Para cada producto se obtienen los siguientes datos de salida:






Precio de venta (€)
Costes directos Materias primas (€)
Costes directos Personal (€)
Costes indirectos (€)
Coste total (€)
Margen sobre venta (%)
MANUAL OPTIMUSCOST
Innovación y Tecnología
Estos datos también se pueden expresar en forma de gráfica en la pantalla “Gráfica
Productos”.