¿CÓMO PUBLICAR LOS NÚMEROS ANTERIORES ?

Programa Editorial- Universidad del Valle
¿CÓMO
PUBLICAR LOS
NÚMEROS
ANTERIORES ?
Realizado por : Katherine Bolaño Mostacilla
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Introducción
En este documento encontrarán los pasos detallados para la publicación de números
anteriores de la revista, utilizando la plataforma Open Journal Systems (OJS), como
herramienta de gestión editorial de las revistas de la Universidad del Valle. Este proceso es
importante para la divulgación científica, ya que de esta manera se tendrán disponibles los
números publicados en línea, para el acceso a la comunidad.
Cabe resaltar que dicho proceso es facultad de los editores, ya que ellos son los que pueden
crear números y publicarlos, además agregar artículos que ya hayan pasado el proceso
editorial y añadirlos en números anteriores. El proceso de publicar los artículos anteriores
se hace a través por el Plugin de QuickSubmit, ya que este plugin permite enviar
rápidamente presentaciones a la cola de edición o directamente a un número.
¿CÓMO PUBLICAR LOS NÚMEROS ANTERIORES?
Para publicar números anteriores en la revista, deberá seguir los siguientes pasos:
1. Ingrese el nombre de usuario y contraseña como administradores en el campo
señalado. Recuerde que los editores son los que tiene la facultad de crear los
números.
Figura 1. Registro.
2. Después se abrirá esta pestaña donde seleccionamos la opción GESTOR DE
REVISTAS.
.
Figura 2. Seleccionando el rol Gestor de revista.
3. Dar click en “PERSONAS ASOCIADAS A ESTA REVISTA”
.
Figura 3. Personas asociadas a la revista.
4. Se abrirá una ventana donde dice (1)“EDITORES”, haga click ahí y le aparecerá
una lista de los nombres de los editores, seleccione su nombre
IDENTIFÍQUESE COMO”. Ver Figuras 4 y 5.
(2) “
Figura 4. Filtrando los editores de la revista.
Figura 5. Identificándonos como editores.
5. En la ventana que se abrirá, que es la ventana del editor, haga click en “CREAR
NÚMERO”. Recuerde el número que va a crear en revista.
Figura 6. Crear número.
6. Se abrirá una ventana donde en el encabezado dice: “CREAR NÚMERO”.
Empezaremos con la parte de IDENTIFICACIÓN
1. Seleccione en Número: -Números futuros”Seleccione el Idioma de formulario
2. Indique el número que crear.á.
3. El año de dicho número
4. Marque con un (✓) número y año.
Figura 7. Diligenciando el formulario para crear un número.
7. En la sección de CUBIERTA, la cual se encuentra abajo de la página de
Identificación, seleccione los documentos empezando
 Marcar con un (✓) la opción: Crear una portada para este número...
 En la opción: "Imagen de cubierta", seleccione el archivo que utilizará como
cubierta: Haga clic en "seleccionar archivo". Se abrirá una ventana donde
seleccionará la imagen y después haga clic en "abrir". Tenga en cuenta que el
nombre de la imagen debe aparecer en la casilla de al lado.
Figura 8. Creación de la cubierta para el número.
8. En visualización seleccione a consideración las opciones.
9. Es importante que para todos los procesos en el sistema, haga siempre clic en
GUARDAR, para que así la información diligenciada no se pierda.
NÚMEROS FUTUROS
Se abrirá esta ventana donde aparecerá el número que acabamos de crear. Haga clic en el
número.
Figura 9. Números futuros.

Esta ventana le aparecerá después de seleccionar el volumen creado, en esta sección
debemos empezar a editar y subir la tabla de contenidos, que son los artículos
pertenecientes a este numero
Para empezar a subir el contenido de la revista, vayamos al área personal, la cual se
encuentra en la parte superior.
Figura 10. Cambiar de usuario.


Es importante tener en cuenta que utilizaremos un plugin de publicación rápida. Por
esta razón volvemos al área personal y cambiamos al rol de administrador. Para eso
seleccionamos la opción "cambiar de usuario". Ver Figura 10.
Se abrirá la ventana GESTIÓN DE LA REVISTA donde aparecerán las páginas
de los procesos que como administrador puede realizar, como vamos a subir los
archivos/artículos al número que creamos, vamos a la opción "Importar /exportar
información"
Figura 11. Importar/exportar información.

Seleccionaremos el plugin para subir los archivos. Seleccionamos el Plugin
QuickSubmit: Plugin de envío en un paso, este plugin permite enviar
rápidamente presentaciones a la cola de edición o directamente a un número.
Figura 12. Plugin de envío en un paso.

Para esta nueva ventana, Plugin de QuickSubmit, debemos realizar varios
pasos:
1. Seleccione idioma de formulario, es decir, el idioma en el cual se
diligenciará la información.
2. Añadir al número que acabamos de crear.
3. Seleccionamos la opción "Artículos".
4. Haga clic en seleccionar el artículo y después haga clic en "abrir".
Después que le aparezca en la casilla el nombre del artículo haga clic en
SUBIR. (Los artículos deben estar en formato PDF)
5. Rellene las casillas con los datos del autor. Sí el artículo está elaborado
por más autores haga clic en "añadir autor" y repita este proceso.
Figura 13. Diligenciando el formulario.

En la sección de título y resumen, rellene con la información del artículo. En
indexación escriba las palabras claves e idioma del artículo.

Haga clic en GUARDAR Y CONTINUAR.
ATENCIÓN: SÍ el artículo está en dos idiomas, no haga clic en GUARDAR Y
CONTINUAR ni en GRABAR Y CREAR OTRO. Diríjase a la parte superior, donde
le cambiaremos el idioma de formulario que es el anterior paso.

La opción GRABAR Y CREAR OTRO es para agregar otro artículo.
Figura 14. Grabar y continuar.

Repetir dicho proceso para subir los artículos que corresponden a este número.
Después de subidos los archivos, vamos a la parte superior y damos clic en
"volúmenes en línea". Hay que tener en cuenta que al entrar a esta ventana
no encontraremos el volumen creado ni los archivos. Estos no aparecen
visibles ya que NO se ha publicado el número.

Para seguir el proceso, vamos para el área personal. Donde nos aparecerá esta
ventana, en el ítem de MANUALES, haga clic en (1) Gestor de revistas ,
después en las opciones de gestión, seleccionamos en USUARIOS/AS, la opción
(2) Personas asociadas a la revista y en la próxima ventana que se abrirá,
seleccionamos (3)Editores/as
Figura 15. Usuarios.

En la sección de EDITORES, encontraremos la lista de las personas que pertenecen
a esta, busque el nombre y haga clic para señalar la opción "IDENTIFÍQUESE
COMO…" Después de esto, nos encotramos en el Home de Editor/a, donde le
daremos click en Números futuros.
Figura 16. Números futuros.
Encontraremos después la lista de los números en lista que tenemos y el que acabamos de
crear, con los artículos que subimos. Hacemos clic en el número creado y nos aparecerá la
siguiente ventada, donde aparecerán las caracteristicas de los artículos subidos. Demos clic
en Previsualizar el número
Figura 17. Previsualizar el número.

Abramos esta opción de previsualizar en otra ventana, donde aparecerá el resumen
del volumen. Ahora volvemos al paso donde está el editor del volumen.
Figura 18. Previsualizar el número.

Así que volvemos a esta sección, damos clic en GUARDAR y PUBLICAR
NÚMERO. Aparecerá un mensaje donde le daremos Aceptar.
Figura 19. Publicar el número.
Por último le damos clic a la opción volúmenes en Línea y nos aparecerá nuestro
número publicado.
Figura 20. Volúmenes en línea.