MS.NI.SLA.03.03.03 L..

LEGALIZACIÓN DE LIBROS
MS.NI.LI.03.03.03
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL INTRAINSTITUCIONAL
ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO
PREPARADO POR:
EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA
CONTINUA
LIC. BERNARDITA IROLA BONILA
LIC. IRMA DELGADO UMAÑA
LIC. DORIS CONTRERAS PIZARRO
VALIDADO POR :
EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
LIC. BERNARDITA IROLA BONILA
LIC. IRMA DELGADO UMAÑA
LIC. DORIS CONTRERAS PIZARRO
REVISADO POR:
APROBADO POR:
VERSIÓN Nº:
FECHA DE EMISIÓN:
15/09/07
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA
NIVEL INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCCIONES Y RUTINAS
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LEGALIZACIÓN DE LIBROS
CÓDIGO:
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1. Introducción
La Ley General de Control Interno establece en el artículo N°-22, inciso e), que
compete a la Auditoría Interna autorizar, mediante razón de apertura, los libros de
contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia
institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el
fortalecimiento del sistema de control interno.asesorar, en materia de su competencia,
al jerarca del cual depende.
La Contraloría General de la República indica, en el Manual de Normas para la
legalización de libros, que el proceso de legalización de los libros de los entes y
órganos que conforman la Hacienda Pública, cumple con el propósito de garantizar
razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros que la
incorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en
duda su autenticidad y, por tanto, la información que contienen.
El presente procedimiento se elaboró con el objetivo de contar con un instrumento de
control en materia de legalización de libros, que permita determinar el número y la
dependencia a las cuales se les ha practicado dicha acción, con el propósito de
fortalecer el sistema de control interno y cumplir con la normativa vigente.
2. Objetivo
Legalizar los libros contables y libros de actas de las Dependencias del Ministerio de
Salud, de acuerdo a la normativa emitida por la Contraloría General de la República,
con el propósito de fortalecer el sistema de control interno y cumplir con la normativa
vigente.
3. Alcance
Unidades organizativas del Ministerio de Salud de Costa Rica que manejan libros
contables y de actas.
4. Definiciones
Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los
siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de
Procedimientos del Ministerio de Salud.


Área de Dirección
Legalización

Indicadores
5. Referencias
 Ley General de Control Interno Nº 8292.
 Manual sobre Normas Técnicas que deben observar las unidades de Auditoría
Interna Públicas en la Legalización de Libros.
 Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General
de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización.
 Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.
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Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público.
Toda la reglamentación vigente y vinculante.
6. Responsable
La Dirección General de Auditoria es la responsable de la ejecución de este
procedimiento.
La Asistente Administrativa es responsable de recibir, registrar y analizar las
solicitudes, así como de verificar que se cumplan los requisitos que establecen las
normas. El área de Gestión Administrativa Financiera es la responsable de revisar los
libros de cierre y de preparar un Oficio de Legalización e Informe Final con los
comentaros o hallazgos encontrados. El área de Dirección es responsable de revisar
los diferentes Informes y firmar el Oficio de Legalización. La Jefatura de la
Dependencia solicitante es responsable de realizar las correcciones a la solicitud para
cumplir con los requisitos, recibir libros legalizados e incorporar las recomendaciones.
7.
Procedimiento
7.1.
Recibir Solicitud de Libros
La legalización de libros se llevará a cabo por solicitud escrita a la Dirección de
Auditoría Interna, de las instancias responsables de llevarlos.
La Asistente Administrativa recibe la solicitud por cualquiera de los siguientes
conceptos: apertura de un libro nuevo, reposición de libro, cambio de libro o por la
consecutividad en los libros.
En todos los casos, debe realizar una verificación de los requisitos, de acuerdo a las
normas se deben presentar, tal como solicitud de legalización con su respectivo libro
nuevo, en caso de consecutividad del libro, revisa que los folios estén completos y en
buen estado, en los casos de reposición (robo, extravío o incendio), solicitar la
certificación proveniente de la instancia correspondiente.
Cuando los libros se presentan en hojas sueltas, se revisa que estén foliadas y que
tengan impreso el logotipo o nombre de la Dirección.
Concluida esta fase preliminar, la asistente administrativa comunicará al Área de
Dirección, en el caso que presente alguna inconsistencia, el área de Dirección
procede a devolver mediante nota la solicitud de trámite.
Si todo está bien, el área de Dirección autorizará el trámite de apertura de los libros
sean de contabilidad, de actas, entre otros de los órganos sujetos a su jurisdicción
institucional.
7.2.
Realizar la apertura de Libros Nuevos
Cuando se reciben los libros para legalizar se deberá verificar que estén en buen
estado, no estén iniciados, los folios estén numerados en forma consecutiva. Esta
apertura de libros de legalización se presenta por las siguientes razones:

Por la apertura de libros nuevos
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Por la reposición de libros
Por Cambio de Libro
Por la consecutividad en los libros
La apertura de los libros la realizará la asistente administrativa y se ejecutará mediante
la aplicación del sello de la Auditoría Interna en cada folio que conforma el libro y de
un sello que contendrá al menos la siguiente información:
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
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Número de asiento
Número de tomo
Tipo de libro
Nombre del órgano solicitante
Número de Folios que contiene el Libro
Fecha del Asiento
Firma de la Directora o Subdirector (a)
Una vez concluido este proceso, lo traslada al área de Dirección para su revisión y
firma, así como para la emisión de la nota de remisión del libro debidamente
legalizado, en esta nota se debe indicar si existe un libro anterior que se cerró , así
como las debilidades encontradas en la revisión realizada con las respectivas
recomendaciones.
7.3.
Registrar apertura en los Libros Nuevos
Una vez consignada la razón de apertura, la asistente administrativa, registrará en el
control individual (apertura y cierre) manual y computadorizado de legalización por tipo
de libro, según corresponda. Este registro deberá contener al menos la siguiente
información:









7.4.
Fecha
Número
Tipo de solicitud ( apertura de este caso )
Órgano solicitante
Número de Tomo
Fecha de Recibo
Número y Fecha del Asiento ( que corresponde a la de la apertura en este
caso )
Número y Fecha del Acta de Destrucción
Este libro deberá llevarse actualizado
Entregar al Solicitante
La asistente administrativa solicitará cédula de identidad de la persona autorizada a
realizar el retiro del libro legalizado, en el caso que se autorice a otra persona, deberá
aportar una nota de autorización del responsable.
Una vez que se haya cumplido con el proceso anterior, el área de Dirección autorizará
a la asistente administrativa la entrega de los libros y esta solicitará a la persona quién
hace el retiro, la firma en el libro control comentado en el punto 7.3 del presente
manual.
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7.5.
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Realizar la Reposición de Libros
La reposición de libros se presenta por dos situaciones:
 Por Robo o Extravío
 Por Incendio
Para realizar la apertura de libros que se reponen en caso de robo o extravío, se debe
solicitar una denuncia ante el Juzgado Contravencional Primero Circuito Judicial, y
que se hayan realizado dos publicaciones en La Gaceta y una en uno de los diarios de
mayor circulación nacional.
Para la apertura de libros que se reponen en caso de pérdida por incendio, se debe
solicitar una certificación del Instituto Nacional de Seguros y que se hayan realizado
dos publicaciones en La Gaceta y una en uno de los diarios de mayor circulación
nacional.
7.6.
Revisar Requisitos para Reposición de Libros
Como se indicó en punto N°-7.1, la asistente administrativa, debe revisar que la unidad
solicitante que requiera de una reposición de libros, presente de previo al trámite de
apertura la documentación mencionada en el punto No. 7.5, a fin de verificar que ha
habido una gestión administrativa tendiente a esclarecer el robo o extravío, o la
ocurrencia del siniestro, que brinde la certeza razonable de que la solicitud para
legalizar nuevos libros obedece verdaderamente a un hecho excepcional.
Constatados los requisitos para reposición, se procede a realizar el paso de los puntos
7.2, 7.3 y 7.4, de este manual.
7.7.
Por Cambio de Tipo de Libro
El cambio de tipo de libro se hará solamente una vez y se considera como una nueva
legalización. Siendo así, el cambio puede hacerse si el libro no se ha iniciado, o si se
ha iniciado con información que corresponde plenamente al tipo de libro para el que se
solicita el cambio.
Cuando se realice el cambio de tipo de libro, se hará la aclaración abajo del sello de
apertura inicial y se estampará un nuevo sello de apertura.
7.8.
Realizar la Revisión por Cambio de Tipo de Libro
Esta revisión consiste en anular el asiento en el registro de control general establecido
por el área de Dirección, con la debida nota sobre el cambio, e indicándose el asiento
donde se anotará la nueva información. Igualmente, el registro de control individual
comentado en el punto N°-7.3 , de este manual, debe anularse haciendo la indicación
del cambio, y proceder a confeccionar el nuevo documento.
Constatados los requisitos para reposición, se procede a realizar el paso de los puntos
7.2, 7.3 y 7.4, de este manual.
7.9.
Por Continuidad en los Libros
Es requisito indispensable para la apertura de estos libros, que si exista un tomo
anterior y se efectúe primero su razón de cierre, para garantizar la consecutividad
cronológica de los hechos registrados y mantener un control adecuado sobre los
libros.
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7.10.
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Realizar la revisión del Libro de cierre
El área de Dirección trasladara al área de gestión financiera y administrativa el libro
para que se designe un auditor, para que revise en forma más exhaustiva del
contenido de los libros, en la que se emitirá una nota de lo analizado, la cual se
enviará al área de Dirección para que proceda a efectuar las gestiones
correspondientes, ante los solicitantes. Esto aunado a la revisión previa que hace la
asistente administrativa; que consiste en verificar que todos los folios se presenten en
buen estado y tengan numeración consecutiva, así como impreso el nombre o logotipo
institucional, si se trata de hojas sueltas o fórmulas continuas y que se haya efectuado
la razón del cierre del tomo anterior.
En el caso de que la revisión no cumpla con los aspectos comentados anteriormente
se procede al siguiente paso.
7.11.
Solicitar justificación
Si la revisión no es satisfactoria, deberá informar al área de Dirección, para que sea
la jefatura quién designe a un funcionario o sea ésta quién prepare un borrador de
oficio de devolución, con indicación de las razones por las cuales no es posible
efectuar la legalización.
Si la justificación es satisfactoria, se procede al sellado del libro de cierre.
7.12.
Realizar el Sellado de Cierre
El cierre de los libros lo realizará la asistente administrativa y se ejecutará después de
verificar que el tomo se encuentre debidamente encuadernado, que no se hayan
arrancado hojas o alterado de cualquier forma la encuadernación o foliación, que los
folios inutilizados o anulados figuren en el lugar que les corresponde con las
aclaraciones del caso, que las transcripciones sean nítidas, sin renglones en blanco
que hagan dudar de su legitimidad, que las actas estén en orden consecutivo interno y
en relación con el libro anterior, debidamente suscritas por los funcionarios
competentes.
Mediante el cumplimiento de estos requisitos se mantendrá la consecutividad de los
tomos y la labor de archivo será más eficiente y eficaz, todo lo cual tiende a fortalecer
el control documental. En consecuencia, el cierre queda sujeto a la adecuada
encuadernación, entendiéndose por esta a la acción y efecto de unir las hojas
mediante cosido o pegado y con sus respectivas cubiertas.
Constatados los requisitos por continuidad de libros, se procede a realizar el paso de
los puntos 7.2, 7.3 y 7.4, de este manual.
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LEGALIZACIÓN DE LIBROS
Indicadores del Desempeño
Indicadores de Impacto

% de solicitantes satisfechos con la legalización de Libros: Se valora el
porcentaje de los solicitantes que se han presentado a la auditoría interna.

Días promedio en la tramitación de Libros legalizados:
utilizados en cuánto del tiempo de entrega de los libros.
Se valora los días
Indicadores de Gestión

Libros Legalizados por la Auditoría Interna: Número de libros legalizados, con
relación al número de instituciones y Unidades que le corresponde atender la
auditoría interna.

Costo Promedio de la legalización de libros con las Acciones de Auditoría: Se
estima el costo de la legalización de libros con todas las acciones que debe
realizar la auditoría interna.
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Diagrama
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1
FIN
Diagrama de Flujo
Proceso de Nivel 2: Legalización de Libros
Código:
MS.NI.LI.03.03.03
Unidad organizativa:
Versión
2
Fuente:
Dirección General de Auditoría
Elaborado por:
Fecha
elaboración:
Hoja 2 de 2
Unidad Organizativa
Actividades
Código
Dirección General de
Auditoría
Descripción
Área de Gestión
Financiera
Flujo
Información
Detalle Flujo de
Información
¿Los requisitos se cumplen
de manera satisfactoria?
Informar al solicitante de
requisitos faltantes
7.9
Por continuidad en los Libros
Trasladar al área de gestión
financiera y administrativa el
libro
7.10
Realizar la revisión del Libro
de cierre
Enviar nota de análisis a la
Dirección
¿La revisión cumple con los
aspectos requeridos?
7.11
Solicitar justificación
7.12
Realizar el sellado de cierre
¿Los requisitos se cumplen
de manera satisfactoria?
Informar al solicitante de
requisitos faltantes
Libros legalizados según
solicitud
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