CUESTIONARIO DE ORGANIGRAMA - Gestion de recursos humanos

CUESTIONARIO DE ORGANIGRAMA
1 ¿Cuál es el concepto de organigrama?
Es la representación gráfica formal de la estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas y las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran.
2 ¿Cuál es la finalidad de un organigrama?
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información
Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una
dependencia o entidad.
Facilitar al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones
de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
3 ¿Cuáles son lo requisitos fundamentales de un organigrama
PRECISION, VIGENCIA y UNIFORMIDAD.
4 ¿Describe brevemente los requisitos fundamentales de un organigrama?
PRECISION.- En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben
aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones
de dependencia entre ellos.
VIGENCIA.- Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente
actualizados, por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de
actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
UNIFORMIDAD.Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier
dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente homogeneizar el empleo de las líneas y
figuras utilizadas en el diseño
5 ¿Menciona alguna de las limitaciones de los organigramas?
Si bien es cierto que uno de los elementos más importantes de la organización lo constituyen sus
recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el
intentar la representación gráfica de dichas relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a que los
organigramas se tornaran complejos, de aquí que una de las limitaciones de éstos es que
expresan únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las dependencias o
entidades.
Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho
menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que componen la
dependencia.
Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar
información incompleta en cuanto a la realidad virtual, por lo que resulta conveniente señalar que,
si lo que se quiere realizar es un análisis minucioso debe recurrirse siempre al auxilio de
información en instrumentos complementarios.
6 ¿Menciona y describe brevemente como se clasifican los organigramas?
POR SU CONTENIDO
Éste primer grupo a su vez de subdivide en organigramas estructurales, funcionales y de
integración de puestos, plazas y unidades.
ESTRUCTURALES
Tienen por objeto la representación gráfica de los órganos (unidades administrativas) que
integran una dependencia o entidad, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia. Su
importancia radica en que sirven de base para el diseño de otras gráficas. Éste tipo de
organigramas debe aparecer como parte integrante de los manuales generales de organización de
las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.
POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN Éste segundo grupo, se subdivide en organigramas generales
y específicos.
POR SU REPRESENTACIÓN Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y
circulares
7 ¿Cuáles son los cinco pasos básicos a seguir en el procedimiento para la elaborar un
organigramas? Realiza una breve descripción de cada uno de ellos.
Autorización y apoyo de los niveles superiores.
Acopio de la información.
Clasificación y registro de la información.
Análisis de la información.
Diseño del organigrama.
8 ¿Qué se recomienda tomar en cuenta para el diseño del organigrama?
El tamaño de la empresa, el giro de la empresa, si es una o mas sucursales, su ubicación
geográfica, el tipo de sistemas de comunicación que se utilizan, la cantidad de departamentos que
la componen, y los puestos que hay que cubrir, de igual modo el sentido en el que se transmitirá la
información ya sea horizontal o verticalmente.
9 ¿Cómo debe ser la realización y actualización de un organigrama?
Se debe realizar de forma que refleje la situación actual de la empresa y debe actualizarse de
forma constante.
10 ¿Qué nos facilitara la divulgación del organigrama?
Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el personal de la
dependencia o entidad, y para aquellas personas o instituciones con los que se guarda alguna
relación. Ahí también, las unidades de orientación e información y quejas (módulo de información
al público) deben contar con ésta información, lo cual facilitará la identificación y ubicación de las
unidades a que debe acudir el público.
Oficialía Mayor de Gobierno, por medio de la dirección general de organización y sistemas
deberá realizar un registro de las personas o unidades administrativas a quienes se entregarán los
organigramas y de los lugares donde están colocados, para facilitar su reposición en caso de que
se efectúen cambios de dicho documento.
11 ¿Cómo se debe dar la divulgación de un organigrama?
12 ¿Qué términos debe incluir el glosario de un organigrama y describe brevemente cada
uno de ellos?
1.- ORGANIZACIÓN: Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo
administrativo y las relaciones que guarden estas unidades entre sí. Así como la forma en que
están repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el
organigrama es el retrato o la representación gráfica de la organización.
Por lo tanto, la organización supone:
a) un estructura, y
b) un conjunto de actividades o funciones asignadas a los órganos.
2.- ESTUCTURA ORGÁNICA: es la organización formal en la que se establecen los niveles
jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir
entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos.
Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma
de decisiones.
3.- ÓRGANO: es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de
una o varias funciones, o parte de ellas, en determinado nivel jerárquico.
4.- PUESTO: un puesto es una unidad de trabajo específica e impersonal constituida por
un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que
debe asumir el titular, en determinadas condiciones de trabajo. (Son puestos el de secretario,
director, jefe de departamento, secretaria, jefe de área. etc.)
5.- PLAZA: es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo,
asignadas de manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripción.
(puede existir, por ejemplo, 10 plazas del “puesto” de jefe de oficina, 5 plazas del “puesto” de jefes
de departamento, 3 plazas del “puesto” de director, etc.).
6.- NIVEL JERÁRQUICO: un nivel jerárquico comprende todos los órganos que tienen
autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de función que tengan
encomendada. (por ejemplo, el nivel de secretario comprende a todos los secretarios, el nivel de
subsecretario comprende atodos los subsecretarios, y así sucesivamente)
7.- AUTORIDAD DE LÍNEA: se genera la realización de subordinación, que existe entre
jefes y subalternos directos.
8.- AUTORIDAD FUNCIONAL: se genera en la relación de mando especializado que es la
que existe entre un órgano especializado y en determinada función y los subordinados de otros
jefes de línea.
9.- RELACIÓN DE ASESORÍA: es conocida también como de “staff “ y existe entre los
órganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones no
requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de
línea a quien aconseja.
10.- ÓRGANO DESCONCENTRADO: éste tipo de órgano posee una facultad de decisión,
pero sigue sujeto a la planeación y control que de sus actividades realice el órgano superior.
Entre sus características principales tenemos:
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son creados por una ley o reglamento.
Depende siempre del ejecutivo, de una secretaría o dirección.
Su competencia deriva de las facultades del órgano superior.
Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque también puede tener presupuesto
propio.
Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del órgano del cuál dependen.
No puede tratarse de un órgano superior, siempre depende de otro.
11.- ÓRGANO DESCENTRALIZADO: es creado invariablemente por un acto legislativo.
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Tiene régimen jurídico propio.
Tiene personalidad jurídica propia, que les otorga ese acto legislativo.
Tiene órganos de dirección, administración y representación.
Cuenta con una estructura administrativa interna.
Cuenta con patrimonio propio.
Objeto propio.
Régimen fiscal.
13 ¿Cuáles son los tipos de organizaciones que existen?
Organización Formal u Organización Informal
14 ¿Qué es una organización formal?
La organización formal tiene una estructura bien definida que puede ser descrita en términos de
relaciones de autoridad, poder, subordinación y responsabilidad. La estructura también puede
definir los canales atreves de los cuales fluyen las comunicaciones. Los cargos son claramente
especificados para cada miembro y hay una jerarquía de objetivos. Estatuas, prestigio,
remuneración, etc., son bien ordenados y controlados. Son durables y planeados, y en virtud del
énfasis dado al orden son relativamente inflexibles. La participación de sus miembros es
consciente y dentro de un tiempo especifico generalmente abierto.
15 ¿Qué es una organización informal?
Es débilmente organizada, flexible, mal definido y espontáneo. La participación de sus miembros
puede ser consciente o inconsciente y, muchas veces, es difícil determinar el tiempo exacto en
que una persona bien a ser miembro de la organización.
16 ¿Departamento de apoyo y asesoría?