1. INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Popayán, para dar cumplimiento al Plan General de Auditorías de la vigencia 2013, suscribió el Memorando de Encargo No. 07 de junio 17 de 2013, para efectuar la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Sociedad SETP. Movilidad Futura SAS. Vigencias 2010, 2011 y 2012. El insumo principal para la ejecución de la Auditoría de las vigencias 2010, 2011 y 2012, fue la información solicitada mediante oficio No. DC-00001271 de junio 19 de 2013 y la reportada en el aplicativo SIA para la rendición de cuentas de los sujetos de control de la Contraloria Municipal de Popayán para la vigencia 2012. En el presente informe definitivo contiene el dictámen integral de la Gestion Fiscal, Evaluación de Cumplimiento, Gestion y Resultados y el concepto sobre Fenecimiento o no de la Cuenta, de las vigencias 2010, 2011 y 2012. Para la realización de este trabajo, se aplicaron los métodos de evaluación implementados por la Contraloría Municipal de Popayán a través del proceso MECI y las normas de auditoria generalmente aceptadas. 1 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia 2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERÍODO La Sociedad Sistema Estratégico de Transporte Público Movilidad Futura SAS, fue creada como Sociedad Simplificada por acciones con NIT 900.323.358-2 integrada por recursos públicos de la Nación y del Municipio de Popayán. En la vigencia 2010, contó con una estructura administrativa de un cargo de planta (gerente) y cuatro (4) profesionales de apoyo, bajo la forma de contratistas. En la vigencia 2011, dispuso de una estructura administrativa de un cargo de planta (gerente) y diez (10) profesionales contratistas. En el año 2012, su estructura administrativa fue de dos (2) cargos de planta (Gerente y Secretario General) y diecinueve (19) profesionales contratistas de apoyo. De acuerdo a lo estipulado en el Documento CONPES 3602 de 2009, para el Plan de Transporte Público de la ciudad de Popayán, las obras de infraestructura se programaron para el primer semestre de 2010 y de acuerdo a la evaluación, éstas se iniciaron en el año 2013. Los Estudios y Diseños del SETP, se realizaron a través de Convenio con la Universidad del Cauca, para los tramos 1, 2, 3, 4 y 5, los cuales presentaron demoras en su entrega por deficiencias en los estudios previos, en los cuales no se especificó de manera precisa los productos entregables, situación que debió ajustarse en la medida de su avance. Durante las vigencias 2010, 2011 y 2012, no se realizaron obras públicas del SETP, la firma de los contratos para los tramos 1,2 y 2 A, se realizó a finales del mes de diciembre de 2012. La ejecución de obras del SETP Movilidad Futura SAS, se vieron afectadas por el cambio de redes de Acueducto y Alcantarillado de las vías a intervenir, por hallazgo histórico de alcantarillado y por una serie de dificultades principalmente de redes de acueducto y alcantarillado no inventariadas y por otra serie de aspectos relacionados con servicios públicos, que no se contemplaron en la planeación inicial. El avance de obra pública a 31 de agosto de 2013 para el proyecto del SETP, Contrato Nro.01 de 2012 con el CONSORCIO VIAS POPAYAN, para rehabilitación 2 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia vial y espacio público del tramo No. 1 y 2, presenta un atrazo del 53% respecto a un programado del 59%. A 31 de agosto de 2013, el contrato de obra pública número 2 de 2012 con AGREMEZCLAS, para reahabilitación vial y espacio público para el tramo 2 A se presenta un atrazo del 12% respecto al 35% programado. La Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, durante las vigencias analizadas 2010, 2011 y 2012, no se implementó los procedimientos contemplados en el Proceso MECI-CALIDAD. El proceso contable del año 2011, debió subsanarse y ponerse al dìa, teniendo en cuenta que en el año 2010, no se contó con una contabilidad conforme lo ordena el Manual Financiero para los Sistemas Estratégicos de Transporte Público, para el año 2012 se mejoró el proceso contable y se presentan deficiencias en el proceso presupuestal. Durante las vigencias analizadas no se contó con un Manual de Contratación e interventoria, se presentaron deficiencias en la etapa precontractual, contractual y poscontractual. Respecto al Plan de Manejo ambiental del SETP, en el inicio de las obras públicas presenta deficiencias, las cuales se puntualizan en los informes preliminares de los años 2010, 2011 y 2012. 3 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia 3. DICTAMEN INTEGRAL Popayán, Octubre 21 de 2013 Doctor VICTOR ALFONSO ROSERO BUSTAMANTE Gerente Sociedad SETP Movilidad Futura S.A.S Popayán La Contraloría Municipal de Popayán, para dar cumplimiento al Plan General de Auditorías de la vigencia 2013, suscribió el Memorando de Encargo No. 07 del 17 de junio de 2013, para efectuar Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Sociedad SETP. Movilidad Futura SAS. Vigencia 2010, 2011 y 2012. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Popayán. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación El insumo principal para la ejecución de la Auditoría, fue la información solicitada mediante oficio No. DC-00001271 del 19 de junio de 2013 y la reportada en el aplicativo SIA para la rendición de cuentas de los sujetos de control de la Contraloria Municipal de Popayán. El objetivo general es emitir un dictamen integral de la Gestión Fiscal, la cual incluye; Evaluación de Cumplimiento, Gestión y Resultados y el Fenecimiento o no de la Cuenta. Estados Contables Dictámen Negativo 2010 Opinión sobre los Estados Contables 2010: En nuestra opinión, los Estados Contables a 31 de diciembre de 2010, no fueron tomados fielmente de los libros oficiales al no existir estos documentos, fueron generados, en forma posterior, 4 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia como consecuencia de un desatrace contable, lo que permite expresar una opinión negativa respecto a estos documentos y al proceso contable 2010. Dictámen Negativo 2011 Opinión sobre los Estados Contables 2011: En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos anteriores los Estados Financieros de la Sociedad Movilidad Futura S.A.S., a 31 de diciembre de 2011 no fueron tomados de los libros oficiales al no existir estos documentos, los cuales fueron generados en forma posterior, como consecuencia de la actualización realizada por la Contadora contratista; por lo tanto, la información no es razonable ni confiable, lo que permite expresar una opinión negativa respecto a estos documentos y al proceso contable del año 2011, agregando que en esta vigencia no existió Control Interno ni Revisor Fiscal en la Sociedad. Dictámen con salvedades 2012 Opinión sobre los Estados Contables 2012: En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de la Sociedad Movilidad Futura SAS, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritos por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Concepto sobre la Gestión y Resultados 2010 La calificación definitiva de la gestión del año fue de 55% con resultado desfavorable. No se cumplió con los cronogramas propuestos en el documento CONPES 3602 de 2009. Concepto sobre la Gestión y Resultados 2011 La calificación definitiva de la gestión del año 2011, fue de 61% con resultado Favorable con observaciones. El resultado se ve reflejado por metas e indicadores que no se cumplieron y que se plantearon para cumplir en la vigencia 2011. Concepto sobre la Gestión y Resultados 2012 La calificación definitiva de la gestión del año 2012, fue de 67% con resultado Favorable con observaciones. En el Plan de Acción de esta vigencia, se planetaron metas e indicadores que no se cumplieron y no se realizó ajuste por lo tanto impacta en los resultados. 5 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia Gestión Contractual 2010 El resultado de la evaluación de la gestión contractual, fue desfavorable con un cumplimiento del 56%. Gestión Contractual 2011 Una vez aplicado el formato de calificación de la gestión contractual, el resultado fue favorable con observaciones con el 71% de cumplimiento. Gestión Contractual 2012 Una vez aplicado el formato de calificación de la gestión contractual, el resultado fue favorable con observaciones con el 78% de cumplimiento. Gestión Presupuestal 2010 El resultado de la evaluación de la gestión presupuestal fue desfavorable, con un cumplimiento de 50%, en los aspectos evaluados. Gestión Presupuestal 2011 La evaluación de la gestión presupuestal está en un rango de desfavorable con 51% de cumplimiento, en los aspectos evaluados. Gestión Presupuestal 2012 La evaluación de la gestión presupuestal está en un rango de desfavorable con 62% de cumplimiento, en los aspectos evaluados. Gestión sobre la administración del talento humano 2010 El resultado de la evaluación de la gestión de Talento Humano fue favorable con Observación, con un logro del 73%. Gestión sobre la administración del talento humano 2011 El resultado promedio de la Gestión de Administración de Talento Humano corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 86%, 6 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia Gestión sobre la administración del talento humano 2012 El resultado promedio de la Gestión de Administración de Talento Humano corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 96% Gestión del Cumplimiento del Plan de Mejoramiento Teniendo en cuenta que es la primera auditoría que se realiza por parte de la Contraloría Municipal de Popayán a la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS. no estaban obligados a presentar Plan de Mejoramiento en las 3 vigencias 2010, 2011 y 2012. Gestión del proceso MECI-CALIDAD La Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, durante las vigencias analizadas 2010, 2011 y 2012, no se implementó los procedimientos contemplados en el Proceso MECI-CALIDAD. Evaluación de la Gestión Ambiental La gestión ambiental desarrollada por la Sociedad Movilidad Futura SAS, se enfocó en el proceso de Formulación del Plan de Manejo Ambiental a través del Convenio interadministrativo con la Universidad del Cauca. En cumplimiento del PIPMA se han desarrollado parte de las metas establecidas en los programas principalmente en lo concerniente a reuniones de socialización con comunidad y comerciantes del sector, instalación de PAC o puntos de atención al ciudadano, instalación de campamento para almacenamiento de materiales, instalación de baterías sanitarias portátiles, manejo y mantenimiento de sumideros. En las obras públicas del SETP no se han ejecutado los programas de manejo de escombros, los cuales durante el mes de julio fueron dispuestos en una escombrera sin autorización por parte de la CRC, los tramos no cumplen totalmente con la instalación de señales preventivas exigidas en el PIPMA, no hay una eficiente implementación del PMT, ni cumplimiento con el Programa de Seguridad industrial, Plan de Contingencia, medidas de aseo de las obras, ni manejo de aguas superficiales. 7 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia No Fenecimiento de la Cuenta 2010 Con base en el concepto de Gestión que dio como resultado desfavorable y con dictamen negativo a los Estados Financieros 2010, NO SE FENECE LA CUENTA. No Fenecimiento de la Cuenta 2011 Con base en el concepto de Gestión que dio como resultado Favorable con observaciones y el dictamen Negativo, los Estados Financieros 2011, NO SE FENECE LA CUENTA. Fenecimiento de la Cuenta 2012 Con base en el concepto de Gestión que dio como resultado Favorable con observaciones y el dictamen con Salvedades, los Estados Financieros 2011, SE FENECE LA CUENTA. Relación de Hallazgos 2010 En la vigencia 2010, se establecieron siete (7) hallazgos de los cuales uno (1) es únicamente administrativo, uno (1) administrativo con incidencia disciplinaria, Uno (1) con incidencia fiscal, tres (3) administrativos con incidencia fiscal y disciplinaria, uno (1) administrativo con incidencia disciplinaria y penal. El total de los hallazgos fiscales es por valor de $90.647.000. Relación de Hallazgos 2011 En la vigencia 2011, se establecieron doce (12) hallazgos, de los cuales cinco (5) son únicamente administrativos, uno (1) administrativo con incidencia disciplinaria, seis (6) administrativos con incidencia fiscal y disciplinaria. El total de los hallazgos fiscales es por valor de $108.940.000 Relación de Hallazgos 2012 En la vigencia 2011, se establecieron once (11) hallazgos, de los cuales ocho (8) son únicamente administrativos, dos (2) administrativos con incidencia disciplinaria, uno (1) administrativo con incidencia fiscal por valor de $47.370.000. Plan de Mejoramiento La entidad debe elaborar el plan de mejoramiento, con las acciones de mejora que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados en 8 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia los informes preliminares 2010, 2011 y 2012, a los cuales se les debe hacer atenta lectura para lograr un conocimiento puntual de todo lo observado en las diferentes áreas de la Sociedad, y así plantear acciones de mejorara con indicadores y cronogramas. El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría Municipal de Popayán, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la lo estipulado en la Resolución Orgánica N° 09 de 2010 de la Contraloría Municipal de Popayán en su artículo 21. EDIER ORLANDO BOLAÑOS HOYOS Contralor Municipal de Popayán 9 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia 4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA Las observaciones planteadas en el presente informe, corresponden a presuntos incumplimientos determinados en cada proceso, sobre los cuales la administración de la Sociedad tiene la oportunidad de desvirtuar y/o aclarar en respuesta al informe preliminar de la auditoria. Resultados por líneas de auditoria, solicitadas en el Memorando de Encargo No. 007 de junio 17 de 2013: 4.1 EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES 4.1.1 Dictamen a los Estados Financieros del SETP. Movilidad Futura SAS a diciembre 31 de 2010 con opinión Negativa o Adversa. De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 47 de la ley 42 de 1993, la Contraloría Municipal de Popayán practicó auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la Sociedad SETP. Movilidad Futura SAS, por el período comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de diciembre de 2010, se comprobó que las operaciones financieras y económicas se no se realizaron conforme a las normas legales y a los procedimientos aplicables. El contenido de la información que aparece en los Estados Contables examinados Balance General, Estado de Cambios en el patrimonio, Estado del Flujo de Efectivo, es responsabilidad de la parte administrativa de la Sociedad Movilidad Futura S.A.S. los cuales han sido elaborados en forma manual en aplicativo EXCEL. El alcance de la auditoria especial se extendió a la verificación del cumplimiento de las normas, principios y procedimientos que la contabilidad púbica contempla; así mismo el examen de la consistencia y razonabilidad de las cifras contenidas en los estados contables, que se dió a través de los ciclos operacionales, ingresos operacionales y adquisiciones y pagos. Las inconsistencias que presentan los Estados Contables afectan la información financiera, toda vez que se constituyen en una violación a los Principios de Contabilidad Pública de Registro y Revelación, además que se vulnera la norma técnica de Contabilidad Pública relativa al reconocimiento y revelación además de la norma técnica relativa a los soportes, comprobantes y Libros de Contabilidad 10 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia Es notoria la falta de utilización de un Software Contable, al tratarse de una Sociedad que en la vigencia 2010 inicia sus actividades, se observa una presunta falta de planeación y previsión, los registros contables se elaboraron en forma manual y no en aplicativo contable que permita generar los informes conforme a la mecánica moderna contable vigente. No se encuentran procesados e impresos los libros oficiales con las formalidades tales como el Libro Mayor, Libro Diario, Libro Inventarios y Balances. La Contabilidad de la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, debió aperturarse desde el inicio de sus operaciones, al recibir el 13 de mayo de 2010 la consignación Nro. 57783712 en Banco Popular en la Cuenta Corriente Nro. 110290-17623-9 denominada Movilidad Futura SAS- Secretaria de Transito Popayan, recursos del Municipio por valor de $1.000.000 iniciando el movimiento bancario, valor que correspondía a UNA (1) acción de las 210 acciones de valor nominal de $1.000.000 que el Municipio aportaría a la Sociedad Movilidad Futura en armonía con el Capital autorizado por valor de $210.000.000 y el cual se cristaliza en noviembre 4 de 2010 con el depósito de $209.000.000 realizado a la Cuenta de ahorros del Banco Popalar 220-290-27477-8. Movilidad Futura en desarrrollo de la auditoria, presenta a la Contraloría Municipal de Popayán un cuaderno empastado con el rotulo Ordenes de Pago donde se encuentran soportes relativos a Egresos de los meses de noviembre y diciembre de 2010, de manera especial de los contratos de prestación de servicios y convenio con la Universidad del Cauca. No se evidencian registros contables ni menos Libros Oficiales de los meses de mayo, junio, julio, agosto, septiembre y octubre de 2010. El 15 de julio de 2011 se suscribe Contrato de Prestación de Servicios No. 008 de 2011 con una profesional en Contaduría, quien efectúa el desatrace o incorporación del movimiento contable de los meses de noviembre y diciembre de 2010 y de enero a julio de 2011, mediante Notas de contabilidad, registrando el valor de capital pagado por el Municipio a la sociedad es decir $210.000.000 y el primer desembolso de Cofinanciación a cargo del Municipio. La precitada Contratista coloca al servicio de la sociedad el aplicativo DELTA de su propiedad, donde registra las operaciones y de esta manera genera la Iinformación oficial de la empresa. El Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado Flujo de Efectivo examinados, no están firmados por el Contador en ejercicio en la vigencia 2010. 11 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia Cabe resaltar que la Sociedad, en la vigencia 2010 no conto con una estructura, ni un esquema contable acorde con la Sociedad y con la perspectiva de su objeto social, al consentir su inicio y posterior operatividad sin disponer de un Software Contable. En nuestra opinión, los Estados Contables a 31 de diciembre de 2010, no fueron tomados fielmente de los libros oficiales al no existir estos documentos, fueron generados, en forma posterior, como consecuencia de un desatrace contable, lo que permite expresar una opinión negativa respecto a estos documentos y al proceso contable 2010. 4.1.2 Dictamen a los Estados Financieros del SETP. Movilidad Futura SAS a diciembre 31 de 2011 con opinión Negativa o Adversa De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 47 de la ley 42 de 1993, la Contraloría Municipal de Popayán practicó auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, por el período comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de diciembre de 2011, se comprobó que las operaciones financieras y económicas no se realizaron conforme a las normas legales y a los procedimientos aplicables. El contenido de la información que aparece en los Estados Contables examinados Balance General, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado del Flujo de Efectivo, es responsabilidad de la Administración de la Sociedad Movilidad Futura S.A.S. los cuales han sido elaborados en aplicativo DELTA. El alcance de la auditoria se extendió a la verificación del cumplimiento de las normas, principios y procedimientos que la contabilidad pública contempla; así mismo el examen de la consistencia y razonabilidad de las cifras contenidas en los estados contables, que se dió a través de los ciclos operacionales, ingresos operacionales, adquisiciones y pagos. No se encuentran procesados e impresos los Libros Oficiales con las formalidades de ley tales como el Libro Mayor, Libro Diario, Libro Inventarios y Balances, durante la vigencia 2011. La sociedad dispone de 4 cuentas Bancarias. Las Conciliaciones Bancarias se encuentran elaboradas, con su respectivo extracto Bancario y Libro Auxiliar. 12 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia Movilidad Futura SAS presenta un folio emanado del Departamento de Registro Público de la Cámara de Comercio con fecha diciembre 19 de 2011 que indica el registro de un libro destinado a registro de accionistas. Por otra parte, no se prsentò la no legalización de Caja Menor al cierre de la vigencia, asì mismo, no se suministrò a la CMP el acto administrativo de delegación para su manejo, ni el soporte que demuestre la constitución de la póliza de amparo respectiva. En esta vigencia se dio inicio al proceso contable, es decir se aperturò a partir de julio 15 de 2011, cuando se suscribe contrato de Prestación de Servicios con una profesional Contadora Pública quien digita o contabiliza los movimientos contables de los meses de noviembre y diciembre de 2010 mediante Notas de contabilidad, en el Software Delta, continuando la digitación de los registros contables de enero a junio de 2011 y seguidamente el proceso de registro por el semestre de Julio a Diciembre de 2011. La Declaración de Renta y Complementarios vigencia 2011 fue presentada manualmente en abril 20 de 2012, presuntamente con base en los Estados Financieros a Diciembre 31 de 2011, en el formulario DIAN 01102001969619. En octubre 18 de 2012 Movilidad diligencia el Formulario DIAN 1102603776333 donde plasma corrección en los renglones 34,35,36, 38,39 y 41 es decir, en Cuentas por Cobrar, Acciones y Aportes; Inventarios; Otros Activos, total Patrimonio Bruto y Patrimonio Liquido. En 2012 no se realizó Asamblea General, los Estados Contables de la vigencia 2011, no fueron aprobados. Además de corregir los renglones precitados le correspondió pagar sanción por valor de $261.000 por omisión en la firma del Revisor Fiscal. En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos anteriores los Estados Financieros de la Sociedad Movilidad Futura S.A.S., a 31 de diciembre de 2011 no fueron tomados de los libros oficiales al no existir estos documentos, los cuales fueron generados en forma posterior, como consecuencia de la actualización realizada por la Contadora contratista; por lo tanto, la información no es razonable ni confiable, lo que permite expresar una opinión negativa respecto a estos documentos y al proceso contable del año 2011, agregando que en esta vigencia no existió Control Interno ni Revisor Fiscal en la Sociedad. 13 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia 4.1.6 Dictamen a los Estados Financieros del SETP “Movilidad Futura SAS” a diciembre 31 de 2012, opinión con salvedades. De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 47 de la ley 42 de 1993, la Contraloría Municipal de Popayán practicó auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la Sociedad SETP “Movilidad Futura SAS”, por el período comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de diciembre de 2012, se comprobó que las operaciones financieras y económicas no se realizaron conforme a las normas legales y a los procedimientos aplicables. El contenido de la información que aparece en los Estados Contables examinados; Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado del Flujo de Efectivo, es responsabilidad de la parte administrativa de la Sociedad “Movilidad Futura S.A.S.”, los cuales han sido generados con base en la información procesada en el software contable aplicativo DELTA de propiedad de la contadora contratista, sin licencia de funcionamiento, se menciona que el área contable y financiera procesa informaciones en Excel que no son razonables ni confiables al no existir un programa contable acorde a las necesidades y que brinde seguridad sobre la información procesada desde el inicio de cada vigencia hasta su final, incluyendo el tema presupuestal de CDP Y RP. El área contable colocó a disposición del equipo auditor, la evidencia de haber reportado la información financiera, económica, social y ambiental de manera trimestral de acuerdo con las fechas establecidas en la Resolución 375 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, habiendo efectuado, previamente, un registro de cancelación de la Caja Menor con el fin de saldarla, creando una cuenta Deudores que presenta error en la identificación del tercero y causando el gasto contra el Pasivo respectivo. Esta operación se origina en la no legalización y presunto incumplimiento de la normatividad que regula el manejo del fondo fijo de Caja Menor 2012. El efecto de este registro era lograr saldar la cuenta de Caja Menor para conseguir que el Validador pudiese ejecutar su proceso y aceptar la información contable del último trimestre de 2012. Los Libros de Contabilidad, Libro Mayor, Diario, Inventarios y Balances se encuentran en forma impresa, complementan el ciclo contable y evidencian que se ha llevado en forma normal y ajustada a la normatividad y deben integrar el archivo financiero de la Entidad, además sirven para acreditar la organización contable y su manejo y las cifras insertas, en ellos permiten o coadyuvan la verificación o control a la expedición de los Estados Contables de la vigencia respectiva. 14 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia No existe asignación de las funciones de Control Interno que efectué revisión, evaluación de los procesos contables, presupuestales y de tesorería desde el inicio de la vigencia, en su ejecución, conclusión y demás actividades administrativas y técnicas de la Sociedad. La Sociedad dispone de 4 cuentas Bancarias. Las Conciliaciones Bancarias se encuentran elaboradas, con su respectivo extracto Bancario y Libro Auxiliar. La Declaración de Renta y Complementarios vigencia 2012 fue presentada oportunamente. Observando la Declaración frente al Estado de Resultados 2012, se tiene: Concepto Ingresos 2012 Saldo estado de resultados a diciembre 31 de 2012 $201,239,893.75 Saldo declaración renta 2012 Excedente del ejercicio 2012 $195,879,000.00 $5,360,893.75 Movilidad Futura SAS, es una sociedad simplificada por acciones del orden municipal, actuando como único socio el Municipio de Popayán, en este orden de ideas la normatividad tributaria, formato DIAN 1732 le permite conforme la sustentación del área contable, reportar como ingresos totales 2012, el valor disminuido en la proporción que representa la utilidad, para que de esta manera, en la declaración tributaria, la renta liquida gravable sea cero de lo contrario, sin utilizar el 1732, la renta liquida seria el mismo valor de la utilidad y tendría que pagar impuestos, situación presuntamente improcedente al tratarse de una sociedad simplificada por acciones. El comportamiento de la Cuenta Otros Deudores 1470.90 que refleja el valor de Deudas a favor del Ente Gestor Movilidad Futura y a cargo de terceros por valor de $31.430.097.70, correspondientes al Gravamen al Movimiento Financiero, Retención en la Fuente y Estampillas Adulto Mayor y pagos al Seguro Social pendientes de cobrar desde la vigencia 2011. La estructura contable y financiera de la Sociedad presenta mejoramiento respecto a las dos vigencias anteriores, excepto la no legalización de la Caja Menor al final 15 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia de la vigencia por cuantía de $17.000.000 que origina el registro contable en la cuenta Deudores. En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de la Sociedad Movilidad Futura SAS, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritos por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. 4.2 EVALUACION DE CUMPLIMIENTO Resultados 2010, 2011 y 2012 Durante las vigencias analizadas, la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, presenta incumplimientos en las normas de Control Interno, principalmente en lo contemplado en la Ley 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005; incumplimientos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 principalmente en los principios de eficiencia, eficacia, efectividad, economía y en los procesos precontractual, contractual y poscontractual, respecto a las normas contables, se presentan incumplimientos del Manual Financiero para SETP en Colombia. 4.3 EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS Una vez evaluados los aspectos de la Gestión Misional, Contractual, Presupuestal Y Financiero, Talento Humano, Mejoramiento Institucional Y Sistema De Control Interno, de las tres vigencias 2010, 2011 y 2012 los resultados son los siguientes: Resultados de la Gestión y Resultados 2010: Tomando como herramienta principal el Documento CONPES 3602 de 2009, el estudio conceptual y los compromisos para la vigencia 2010, se realiza la evaluación de la gestión, indicando que en este periodo la calificación fue de 55% con resultado desfavorable, de acuerdo al análisis en el año 2010, la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, no cumplió con los cronogramas propuestos en el documento CONPES 3602 de 2009. Resultados de la Evalución de la Gestión y Resultados 2011: La calificación definitiva de la gestión del año 2011, fue de 61% con resultado Favorable con observaciones, el resulado mas favorable fue la Gestión de Talento Humano, porque los profesionales anexan todos los documentos de sus 16 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia estudios y experiencia, cumplen con los requisitos para ejercer los objetos contratuales, se mejoró el proceso de archivo de las historias laborales. Respecto al deficiencias. cumplimiento de las obligaciones contractuales presentan La Gestión Misional en relación con el Plan estratégico tiene un nivel de cumplimiento del 60%; la gestión financiera mejoró en el año 2011 con respecto al año 2010 como resultado de la actualización de la información contable. En cuanto al mejoramiento institucional y el sistema de control interno, no se evidenció mejoras en sus procesos administrativos. Resultados de la Evalución de la Gestión y Resultados 2012: La calificación definitiva de la gestión del año 2012, fue de 64% con resultado Favorable con observaciones, el resultado más favorable fue la Gestión de Talento Humano con el 94%, le sigue la gestión contractual con un nivel de cumplimiento del 78%, la gestión presupuestal y financiera y control interno con un nivel de cumplimiento del 50%. Concluyendo que los procesos se han mejorado en el año 2012 con relación a los años 2010 y 2011. 4.3.1. Gestión contractual 2010 Para la vigencia 2010, la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, realizó cuatro (4) contratos de prestación de servicios por valor de $141.000.000 y un (1) Convenio Interadministrativo, por valor de $1.654.620.000. La gestión contractual del año 2011 obtuvo una calidicación de desfavorable con el 56% de cumplimiento. 2011 Para la vigencia de 2011, la Sociedad SETP Movilidad Futura S.A.S, celebró trece (13) contratos de prestación de servicios por un valor de $296.300.000, 2 contratos de suministros por valor de $61.623.725 y 1 Convenio Interadministrativo por valor de $785.660.000) y 2 convocatorias públicas declaradas desiertas. La gestión contractual del año 2011 obtuvo una calidicación de favorable con observaciones con el 71% de cumplimiento. 17 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia 2012 Para la vigencia 2012, celebró 36 contratos, cuyo valor total asciende a la suma de $14.263.274.039, Prestación de Servicios por valor de $803.120.000, Obra Pública $13.457.618.039, Suministro $22.536.000. De los 36 contratos celebrados, la muestra correspondió a 13, de los cuales 11 son de prestación de servicios y 2 son de obra pública; de los cuales cumplieron con el objeto contractual 11, los 2 contratos de obra pública que se encuentran en ejecución, presentan incumplimientos. Una vez aplicado el formato de calificación de la gestión contractual, el resultado fue favorable con observaciones con el 78% de cumplimiento. En la vigencia 2012, se observa una mejora en cuanto al cumplimiento del objeto contractual, sin embargo se continúa con deficiencias en la etapa de planeación en lo referente a los estudios previos al contemplar la necesidad de contratar, en cuanto al valor asignado a los contratos de prestación de servicos se observa una diferencia considerable con respecto a los valores asignados a contratistas profesionales y especializados de la administración municipal, se continúan aplicando obligaciones generales que no determinan un producto en especial y por su parte los contratistas cumplen con otras actividades no contempladas en las clausulas de los contratos. Igualmente durante las 3 vigencias analizadas (2010, 2011 y 2012), no se realizó una supervisión adecuada de los contratos. 4.3.2 Gestión Presupuestal 2010 Una vez evaluados los aspectos de Programación y aprobación, Cummplimiento normativo, Cumplimiento de la ejecución de Ingresos, cumplimiento de la ejecución de Gastos, la evaluación de la gestión presupuestal y Calidad en los registros y la información presupuestal, el resultado fue desfavorable con 50% de cumplimiento. El presupuesto aprobado para la vigencia 2010 fue por valor de $2.221.400.000 El Manejo de recursos de Movilidad Futura, inicia el 13 de mayo de 2010, mediante consignación Nro. 57783712 en Banco Popular en la Cuenta Corriente Nro. 110-290-17623-9, recursos del Municipio por $1.000.000. Este 18 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia valor corresponde a una (1) Acción de las 210 acciones de valor nominal de $1.000.000 que el Municipio aportaría a la Entidad Movilidad Futura en armonía con el Capital Autorizado por $210.000.000. En noviembre 4 de 2010 se apertura Cuenta de Ahorros en el Banco Popular con un valor de $2.371.000.000 que comprende la suma de $2.162.600.000 por concepto del primer desembolso del municipio de Popayán para el desarrollo del proyecto SETP y la suma de $209.000.000 por el capital autorizado, suscrito y pagado. La ejecución de Gatos fue por valor de $568.696.939.44 o sea una ejecución del 25,60% sobre lo aprobado. Los Gastos de Inversion se presupuestaron en $2.011.400.000 y se ejecutaron $565.451.790 es decir el 28.11%. 2011 Una vez evaluados los aspectos de Programación y aprobación, Cummplimiento normativo, Cumplimiento de la ejecución de Ingresos, cumplimiento de la ejecución de Gastos, la evaluación de la gestión presupuestal y Calidad en los registros y la información presupuestal, el resultado fue desfavorable con 51% de cumplimiento. El presupuesto aprobado para la vigencia 2011 fue de $24.330.260.413, se obtuvieron ingresos por valor de $3.464.600.504,00 como aportes del Municipio de Popayán, recaudó el 14,24% del total del presupuesto, dejando de recaudar el 85.76%. La ejecución de gastos fue por valor de $1.328.745.997, se constituyen Reservas de Apropiación $359.367.000. 2012 Una vez evaluados los aspectos de Programación y aprobación, Cumplimiento normativo, Cumplimiento de la ejecución de Ingresos, cumplimiento de la ejecución de Gastos, la evaluación de la gestión presupuestal y Calidad en los registros y la información presupuestal, el resultado fue desfavorable con 62% de cumplimiento. El presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2012, fue por valor de $56.945.341.145, el recuado fue por valor de 28.574.052.415 o sea el $50.18%. La ejecución total de gastos fue por valor de $14.569.999.056 en la vigencia 2012. 19 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia 4.3.3 Gestión de Administración de Talento Humano 2010 El resultado de la evaluación resultante promedio de la Administración de Talento Humano corresponde a un rango de Favorable con Observación, con un logro del 73%. La Sociedad inicia con una deficiencia en su estructura de personal, al establecer únicamente el cargo de gerente, el cual fue ocupado por encargo por los Secretarios de Infraestrucutra y Transito respectivamente, esa situación no permitió cumplir a cabalidad las competencias y funciones establecidas para la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS.en ese momento. El personal de apoyo se contrata a finales del año 2010 con cuatro (4) contratos de prestación de servicios profesionales (2 abogados, 1 contador y 1 Ingeniero civil) a unos costos elevados respecto de las funciones a desarrollar. 2011 Como se puede observar el resultado promedio de la Gestión de Administración de Talento Humano corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 86%, principalmente porque los perfiles profesionales están acorde a lo solicitado, cumplen con los requisitos, se cuenta con los expedientes de las historias laborales archivados adecuadamente, los descuentos se realizaron acorde a las normas, se presenta deficiencia en el archivo de soportes de los informes en cumplimiento de los objetos contractuales. En la vigencia 2011, el costo de un servidor público de planta (gerente) fue por valor de $84,306,250 y el valor total de la contratación de prestación de servicios de los diez (10) profesionales de apoyo fue de $291.100.000. Los valores asignados por pagos mensuales, para los contratistas profesionales oscilan entre $6.000.000 y 3.500.000. 2012 El resultado promedio de la Gestión de Administración de Talento Humano corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 96%, principalmente porque los perfiles profesionales están acorde a solicitado, cumplen con los requisitos, se cuenta con los expedientes de las historias laborales archivados adecuadamente, los descuentos se realizaron acorde a las normas, se presenta deficiencia en el archivo de soportes de los informes en cumplimiento de los objetos contractuales. 20 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia Durante la vigencia 2012, el costo de los dos (2) servidores públicos de planta (gerente y Secretario General) fue por valor de $86.806.250 y el valor total de la contratación de prestación de servicios fue de $803.120.000 correspondiente a veintitrés (23) profesionales contratados. Los valores asignados por pagos mensuales, para los contratistas profesionales oscilan entre $6.000.000 y 3.500.000. 4.3.4. Cumplimiento planes de mejoramiento. Durante las vigencias 2010, 2011 y 2012 y teniendo en cuenta que es la primera auditoria realizada al SETP Movilidad Futura, no se contó con los planes de mejoramiento, sin embargo la evaluación se hace sobre la mejora contínua a nivel institucional. 4.3.5. Evaluación del Sistema de Control Interno 2010 De acuerdo a los analisis realizados a todos los procesos para la vigencia 2010, el sistema de control interno, en su etapa inicial de la sociedad, se califica como no confiable y operativamente deficiente. No se tuvieron en cuenta los controles adecuados en el proceso de planeación del SETP, presentandose atrasos considerables en los cronogramas determinados en el documento CONPES 3602 de 2009, porque los tramos del proyecto de movilidad futura que se tenian proyectado iniciar en el año 2010, solo inició en el año 2013 sin avances importantes, paralelo a ello los tramos intervenidos presentan redes obsoletas de acueducto y alcantarillado; obras que debia ejecutar la empresa de Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A.E.S.P. y que no contaban con los recursos en ese momento; no se contó con un Manual de Contratación e Interventoria, los contratos se elaboraron de conformidad con la ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007, los objetos contractuales y los estudios previos no coinciden con los soportes aportados; en la parte ambiental el proceso contable no fue debidamente planeado y estructurado para que sirva como una herramienta de inicio de operaciones, simplemente se llevo una contabilidad elemental con registros que no responden a las normas de contabilidad pública y no se implemento iniciando actividades un sofwar contable, el movimiento del 2010 es elaborado en hojas separadas de excel, se encuentra desorden en el archivo de documentos contables, las ordenes de pago sin soporte y los comprobantes de egreso archivados en carpetas diferentes, no se tiene procedimiento que indique cuales son los soportes de los Egresos; en el 21 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia componenete ambiental se adelanto la formulacion del plan de manejo ambiental y no se ejecutó porque no se habian iniciado obras. 2011 El sistema de Control Interno de la vigencia 2011 se califica con deficiencias, sustentado en los resultados de los procesos evaluados de: Gestión Presupuestal y Financiero, Gestión Contractual, Gestión y Resultados y de acuerdo con la información reportada por la Sociedad, los cuales reportan serias observaciones. Se continùo en la vigencia 2011 sin contar con los procesos y procedimientos, no se estableció controles y autocontroles, no se contó con los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad y su evaluación, el mapa de riesgos elaborado no se actualizó, igualmente no se realizó seguimientos, no se contó con políticas de talento humano, ausencia de los mecanismos de autoevaluación, los procesos de comunicación pública no se definieron y los procesos de normas de archivo aunque mejoraron respecto al año 2010 continuaron con deficiencias, respecto al mejoramiento continuo en esta vigencia fue lento y sin toma de decisiones oportunas. 2012 El sistema de Control Interno de la vigencia 2012 se califica con deficiencias, sustentado en los resultados de los procesos evaluados de: Gestión Presupuestal y Financiero, Gestión Contractual, Gestión y Resultados y de acuerdo con la información reportada por la Sociedad, los cuales reportan observaciones. Se observa una mejoría en el proceso contractual, en la gestión misional y Gestión de Talento Humano, sin embargo se continúa sin contar con los procesos y procedimientos, no se estableció controles y autocontroles, no se contó con los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad y su evaluación, el mapa de riesgos elaborado no se actualizó, igualmente no se realizó seguimientos, no se contó con políticas de talento humano, ausencia de los mecanismos de autoevaluación, los procesos de comunicación pública no se definieron y los procesos de normas de archivo aunque mejoraron respecto al año 2010 y 211 continuaron con deficiencias. 22 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia 4.3.6 Evaluación Gestión ambiental: 2010 y 2011 La gestión ambiental desarrollada por la Sociedad Movilidad Futura SAS en estas vigencias, se enfocó en el proceso de Formulación del Plan de Manejo Ambiental a través del Convenio Interadministrativo con la Universidad del Cauca. Los programas propuestos dentro del Plan de Manejo Ambiental contemplan indicadores de cumplimiento para su evaluación los cuales deberán ser calculados en el momento de inicio con la ejecución de las obras. El Plan de Manejo Ambiental de la Fase I sector 1, 2 y 3 entregado por la Universidad del Cauca a partir del 16 de mayo del año 2011 no cumplió con los lineamientos ambientales para el diseño, construcción y seguimiento de proyectos de sistemas de transporte masivo en Colombia motivo por el cual tuvo que ser corregido en un periodo que 16 meses generando más retrasos en la ejecución y avance del proyecto SETP, no entregó como parte de la línea base del Plan de Manejo Ambiental, el Inventario Forestal del Área de influencia del proyecto el cual debía estar incluido de acuerdo a los lineamientos ambientales entregados por el ministerio de Ambiente, Vivienda y desarrollo Territorial. Se evidencian deficiencias en el proceso precontractual en donde no existieron estudios previos que especificaran al detalle los requerimientos en el componente de gestión ambiental del proyecto y deficiencias en el proceso de seguimiento y auditoría ambiental por parte de la sociedad Futura SAS frente al convenio No. No. 2.3.32.6/150 del 17/12/2010 suscrito con la Universidad del Cauca. Para el segundo semestre del año 2011 la Sociedad Movilidad Futura SAS contrató un profesional ambiental como apoyo a la gestión social y ambiental el cual realizó el apoyo en la corrección de los PMA elaborados por la Universidad del Cauca y actividades de apoyo en la elaboración de los inventarios forestales dentro de tramos comprendidos en el sector 1,2 y 3 del SETP. 2012 Teniendo en cuenta que los PMA presentados inicialmente por la Universidad del Cauca requirieron ajustes, la Sociedad realizó la contratación de dos profesionales que debieron prestar el apoyo necesario en la realización de ajustes a los PMA de cada sector y la elaboración de los Inventarios Forestales de los sectores 1,2 y 3 situación que se evidencia con los contratos No. 9 de 2011, 4 , 10 y 22 de 2012, generando duplicidad de esfuerzos. 23 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia Respecto al convenio se evidencia una deficiencia en el proceso inicial de seguimiento y control al cumplimiento de las metas en la elaboración de los PMA ya que los documentos formulados y entregados por la UNICAUCA solo fueron revisados y solicitado el ajuste 17 meses después de firmado el Convenio, el 30 de mayo de 2012 a través de oficio No. 000217. No se encontró evidencia en el estudio de cumplimiento de actividades de mitigación, compensación y prevención de los impactos ambientales así como cumplimiento de programas y proyectos propuestos en el Plan de Manejo Ambiental ya que a pesar de que se firmaron los contratos de obra No. 1 y 2 para los tramos 1, 2 y 2A no se dió inicio a la ejecución de obras de estos contratos durante la vigencia. Los contratos cuentan con actas de inicio del No1: 12 de febrero de 2013 y No. 2 del 11 de febrero de 2013. Dentro del Plan de Manejo Ambiental se incluyó un Plan de Seguimiento Ambiental de acuerdo a los lineamientos ambientales para proyectos de transporte masivo el cual en la etapa de ejecución de las obras se desarrollara a través de la interventoría ambiental y auditorías ambientales soportadas con informes mensuales y 25 formatos de seguimiento de la gestión ambiental realizada por el contratista de la obra. Equipo auditor: Jose Italo Caicedo Varona Profesional Universitario 04 Lorenzo Antonio Abogado contratista Noguera Carlos Andres Perez Chicanga Ingeniero civil contratista Claudia Magaly Hurtado Hurtado Abogada contratista Claudia Patricia Daza Sanchez Ecologa contratista Liliana Keline Bambague Administrador Financiero Maria Graciela Burbano Meneses Profesional Universitaria 04 Lider equipo auditor 24 Edificio El CAM, 2do. Patio Tels: 8241010 – 8242390 Fax 8240414 Email: cmunpopayá[email protected] Popayán – Colombia