SUJETOS DE CONTROL CONTRALORIA MUNICIPAL DE POPAYAN

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1. INTRODUCCIÓN
La Contraloría Municipal de Popayán, para dar cumplimiento al Plan General de
Auditorías de la vigencia 2013, suscribió el Memorando de Encargo No. 07 de
junio 17 de 2013, para efectuar la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
Modalidad Regular a la Sociedad SETP. Movilidad Futura SAS. Vigencias 2010,
2011 y 2012.
El insumo principal para la ejecución de la Auditoría de las vigencias 2010, 2011 y
2012, fue la información solicitada mediante oficio No. DC-00001271 de junio 19
de 2013 y la reportada en el aplicativo SIA para la rendición de cuentas de los
sujetos de control de la Contraloria Municipal de Popayán para la vigencia 2012.
En el presente informe definitivo contiene el dictámen integral de la Gestion Fiscal,
Evaluación de Cumplimiento, Gestion y Resultados y el concepto sobre
Fenecimiento o no de la Cuenta, de las vigencias 2010, 2011 y 2012.
Para la realización de este trabajo, se aplicaron los métodos de evaluación
implementados por la Contraloría Municipal de Popayán a través del proceso
MECI y las normas de auditoria generalmente aceptadas.
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2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERÍODO
La Sociedad Sistema Estratégico de Transporte Público Movilidad Futura SAS,
fue creada como Sociedad Simplificada por acciones con NIT 900.323.358-2
integrada por recursos públicos de la Nación y del Municipio de Popayán.
En la vigencia 2010, contó con una estructura administrativa de un cargo de planta
(gerente) y cuatro (4) profesionales de apoyo, bajo la forma de contratistas.
En la vigencia 2011, dispuso de una estructura administrativa de un cargo de
planta (gerente) y diez (10) profesionales contratistas.
En el año 2012, su estructura administrativa fue de dos (2) cargos de planta
(Gerente y Secretario General) y diecinueve (19) profesionales contratistas de
apoyo.
De acuerdo a lo estipulado en el Documento CONPES 3602 de 2009, para el
Plan de Transporte Público de la ciudad de Popayán, las obras de infraestructura
se programaron para el primer semestre de 2010 y de acuerdo a la evaluación,
éstas se iniciaron en el año 2013.
Los Estudios y Diseños del SETP, se realizaron a través de Convenio con la
Universidad del Cauca, para los tramos 1, 2, 3, 4 y 5, los cuales presentaron
demoras en su entrega por deficiencias en los estudios previos, en los cuales no
se especificó de manera precisa los productos entregables, situación que debió
ajustarse en la medida de su avance.
Durante las vigencias 2010, 2011 y 2012, no se realizaron obras públicas del
SETP, la firma de los contratos para los tramos 1,2 y 2 A, se realizó a finales del
mes de diciembre de 2012.
La ejecución de obras del SETP Movilidad Futura SAS, se vieron afectadas por el
cambio de redes de Acueducto y Alcantarillado de las vías a intervenir, por
hallazgo histórico de alcantarillado y por una serie de dificultades principalmente
de redes de acueducto y alcantarillado no inventariadas y por otra serie de
aspectos relacionados con servicios públicos, que no se contemplaron en la
planeación inicial.
El avance de obra pública a 31 de agosto de 2013 para el proyecto del SETP,
Contrato Nro.01 de 2012 con el CONSORCIO VIAS POPAYAN, para rehabilitación
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vial y espacio público del tramo No. 1 y 2, presenta un atrazo del 53% respecto a
un programado del 59%.
A 31 de agosto de 2013, el contrato de obra pública número 2 de 2012 con
AGREMEZCLAS, para reahabilitación vial y espacio público para el tramo 2 A se
presenta un atrazo del 12% respecto al 35% programado.
La Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, durante las vigencias analizadas 2010,
2011 y 2012, no se implementó los procedimientos contemplados en el Proceso
MECI-CALIDAD.
El proceso contable del año 2011, debió subsanarse y ponerse al dìa, teniendo en
cuenta que en el año 2010, no se contó con una contabilidad conforme lo ordena
el Manual Financiero para los Sistemas Estratégicos de Transporte Público, para
el año 2012 se mejoró el proceso contable y se presentan deficiencias en el
proceso presupuestal.
Durante las vigencias analizadas no se contó con un Manual de Contratación e
interventoria, se presentaron deficiencias en la etapa precontractual, contractual y
poscontractual.
Respecto al Plan de Manejo ambiental del SETP, en el inicio de las obras públicas
presenta deficiencias, las cuales se puntualizan en los informes preliminares de
los años 2010, 2011 y 2012.
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3. DICTAMEN INTEGRAL
Popayán, Octubre
21 de 2013
Doctor
VICTOR ALFONSO ROSERO BUSTAMANTE
Gerente Sociedad SETP Movilidad Futura S.A.S
Popayán
La Contraloría Municipal de Popayán, para dar cumplimiento al Plan General de
Auditorías de la vigencia 2013, suscribió el Memorando de Encargo No. 07 del 17
de junio de 2013, para efectuar Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
Modalidad Regular a la Sociedad SETP. Movilidad Futura SAS. Vigencia 2010,
2011 y 2012.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Popayán.
Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos
estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación
El insumo principal para la ejecución de la Auditoría, fue la información solicitada
mediante oficio No. DC-00001271 del 19 de junio de 2013 y la reportada en el
aplicativo SIA para la rendición de cuentas de los sujetos de control de la
Contraloria Municipal de Popayán.
El objetivo general es emitir un dictamen integral de la Gestión Fiscal, la cual
incluye; Evaluación de Cumplimiento, Gestión y Resultados y el Fenecimiento o no
de la Cuenta.
Estados Contables
Dictámen Negativo 2010
Opinión sobre los Estados Contables 2010: En nuestra opinión, los Estados
Contables a 31 de diciembre de 2010, no fueron tomados fielmente de los libros
oficiales al no existir estos documentos, fueron generados, en forma posterior,
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como consecuencia de un desatrace contable, lo que permite expresar una
opinión negativa respecto a estos documentos y al proceso contable 2010.
Dictámen Negativo 2011
Opinión sobre los Estados Contables 2011: En nuestra opinión, por lo expresado
en los párrafos anteriores los Estados Financieros de la Sociedad Movilidad Futura
S.A.S., a 31 de diciembre de 2011 no fueron tomados de los libros oficiales al no
existir estos documentos, los cuales fueron generados en forma posterior, como
consecuencia de la actualización realizada por la Contadora contratista; por lo
tanto, la información no es razonable ni confiable, lo que permite expresar una
opinión negativa respecto a estos documentos y al proceso contable del año
2011, agregando que en esta vigencia no existió Control Interno ni Revisor Fiscal
en la Sociedad.
Dictámen con salvedades 2012
Opinión sobre los Estados Contables 2012: En nuestra opinión, excepto por lo
expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de la Sociedad
Movilidad Futura SAS, presentan razonablemente la situación financiera, en sus
aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2012 y los
resultados del ejercicio económico terminado en la misma fecha, con los principios
y normas prescritos por las autoridades competentes y los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Concepto sobre la Gestión y Resultados 2010
La calificación definitiva de la gestión del año fue de 55% con resultado
desfavorable. No se cumplió con los cronogramas propuestos en el documento
CONPES 3602 de 2009.
Concepto sobre la Gestión y Resultados 2011
La calificación definitiva de la gestión del año 2011, fue de 61% con resultado
Favorable con observaciones. El resultado se ve reflejado por metas e
indicadores que no se cumplieron y que se plantearon para cumplir en la vigencia
2011.
Concepto sobre la Gestión y Resultados 2012
La calificación definitiva de la gestión del año 2012, fue de 67% con resultado
Favorable con observaciones. En el Plan de Acción de esta vigencia, se
planetaron metas e indicadores que no se cumplieron y no se realizó ajuste por lo
tanto impacta en los resultados.
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Gestión Contractual 2010
El resultado de la evaluación de la gestión contractual, fue desfavorable con un
cumplimiento del 56%.
Gestión Contractual 2011
Una vez aplicado el formato de calificación de la gestión contractual, el resultado
fue favorable con observaciones con el 71% de cumplimiento.
Gestión Contractual 2012
Una vez aplicado el formato de calificación de la gestión contractual, el resultado
fue favorable con observaciones con el 78% de cumplimiento.
Gestión Presupuestal 2010
El resultado de la evaluación de la gestión presupuestal fue desfavorable, con un
cumplimiento de 50%, en los aspectos evaluados.
Gestión Presupuestal 2011
La evaluación de la gestión presupuestal está en un rango de desfavorable con
51% de cumplimiento, en los aspectos evaluados.
Gestión Presupuestal 2012
La evaluación de la gestión presupuestal está en un rango de desfavorable con
62% de cumplimiento, en los aspectos evaluados.
Gestión sobre la administración del talento humano 2010
El resultado de la evaluación de la gestión de Talento Humano fue favorable con
Observación, con un logro del 73%.
Gestión sobre la administración del talento humano 2011
El resultado promedio de la Gestión de Administración de Talento Humano
corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 86%,
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Gestión sobre la administración del talento humano 2012
El resultado promedio de la Gestión de Administración de Talento Humano
corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 96%
Gestión del Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Teniendo en cuenta que es la primera auditoría que se realiza por parte de la
Contraloría Municipal de Popayán a la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS. no
estaban obligados a presentar Plan de Mejoramiento en las 3 vigencias 2010,
2011 y 2012.
Gestión del proceso MECI-CALIDAD
La Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, durante las vigencias analizadas 2010,
2011 y 2012, no se implementó los procedimientos contemplados en el Proceso
MECI-CALIDAD.
Evaluación de la Gestión Ambiental
La gestión ambiental desarrollada por la Sociedad Movilidad Futura SAS, se
enfocó en el proceso de Formulación del Plan de Manejo Ambiental a través del
Convenio interadministrativo con la Universidad del Cauca.
En cumplimiento del PIPMA se han desarrollado parte de las metas establecidas
en los programas principalmente en lo concerniente a reuniones de socialización
con comunidad y comerciantes del sector, instalación de PAC o puntos de
atención al ciudadano, instalación de campamento para almacenamiento de
materiales, instalación de baterías sanitarias portátiles, manejo y mantenimiento
de sumideros.
En las obras públicas del SETP no se han ejecutado los programas de manejo de
escombros, los cuales durante el mes de julio fueron dispuestos en una
escombrera sin autorización por parte de la CRC, los tramos no cumplen
totalmente con la instalación de señales preventivas exigidas en el PIPMA, no hay
una eficiente implementación del PMT, ni cumplimiento con el Programa de
Seguridad industrial, Plan de Contingencia, medidas de aseo de las obras, ni
manejo de aguas superficiales.
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No Fenecimiento de la Cuenta 2010
Con base en el concepto de Gestión que dio como resultado desfavorable y con
dictamen negativo a los Estados Financieros 2010, NO SE FENECE LA CUENTA.
No Fenecimiento de la Cuenta 2011
Con base en el concepto de Gestión que dio como resultado Favorable con
observaciones y el dictamen Negativo, los Estados Financieros 2011, NO SE
FENECE LA CUENTA.
Fenecimiento de la Cuenta 2012
Con base en el concepto de Gestión que dio como resultado Favorable con
observaciones y el dictamen con Salvedades, los Estados Financieros 2011, SE
FENECE LA CUENTA.
Relación de Hallazgos 2010
En la vigencia 2010, se establecieron siete (7) hallazgos de los cuales uno (1) es
únicamente administrativo, uno (1) administrativo con incidencia disciplinaria, Uno
(1) con incidencia fiscal, tres (3) administrativos con incidencia fiscal y disciplinaria,
uno (1) administrativo con incidencia disciplinaria y penal. El total de los
hallazgos fiscales es por valor de $90.647.000.
Relación de Hallazgos 2011
En la vigencia 2011, se establecieron doce (12) hallazgos, de los cuales cinco (5)
son únicamente administrativos, uno (1) administrativo con incidencia disciplinaria,
seis (6) administrativos con incidencia fiscal y disciplinaria. El total de los hallazgos
fiscales es por valor de $108.940.000
Relación de Hallazgos 2012
En la vigencia 2011, se establecieron once (11) hallazgos, de los cuales ocho (8)
son únicamente administrativos, dos (2) administrativos con
incidencia
disciplinaria, uno (1) administrativo con incidencia fiscal por valor de $47.370.000.
Plan de Mejoramiento
La entidad debe elaborar el plan de mejoramiento, con las acciones de mejora
que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados en
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los informes preliminares 2010, 2011 y 2012, a los cuales se les debe hacer atenta
lectura para lograr un conocimiento puntual de todo lo observado en las diferentes
áreas de la Sociedad, y así plantear acciones de mejorara con indicadores y
cronogramas.
El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría Municipal de
Popayán, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de
acuerdo con la lo estipulado en la Resolución Orgánica N° 09 de 2010 de la
Contraloría Municipal de Popayán en su artículo 21.
EDIER ORLANDO BOLAÑOS HOYOS
Contralor Municipal de Popayán
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4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Las observaciones planteadas en el presente informe, corresponden a presuntos
incumplimientos determinados en cada proceso, sobre los cuales la administración
de la Sociedad tiene la oportunidad de desvirtuar y/o aclarar en respuesta al
informe preliminar de la auditoria.
Resultados por líneas de auditoria, solicitadas en el Memorando de Encargo No.
007 de junio 17 de 2013:
4.1 EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
4.1.1 Dictamen a los Estados Financieros del SETP. Movilidad Futura SAS a
diciembre 31 de 2010 con opinión Negativa o Adversa.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política de
Colombia y el artículo 47 de la ley 42 de 1993, la Contraloría Municipal de
Popayán practicó auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular
a la Sociedad SETP. Movilidad Futura SAS, por el período comprendido entre el 1
de Enero y el 31 de diciembre de 2010, se comprobó que las operaciones
financieras y económicas se no se realizaron conforme a las normas legales y a
los procedimientos aplicables.
El contenido de la información que aparece en los Estados Contables examinados
Balance General, Estado de Cambios en el patrimonio, Estado del Flujo de
Efectivo, es responsabilidad de la parte administrativa de la Sociedad Movilidad
Futura S.A.S. los cuales han sido elaborados en forma manual en aplicativo
EXCEL.
El alcance de la auditoria especial se extendió a la verificación del cumplimiento
de las normas, principios y procedimientos que la contabilidad púbica contempla;
así mismo el examen de la consistencia y razonabilidad de las cifras contenidas en
los estados contables, que se dió a través de los ciclos operacionales, ingresos
operacionales y adquisiciones y pagos.
Las inconsistencias que presentan los Estados Contables afectan la información
financiera, toda vez que se constituyen en una violación a los Principios de
Contabilidad Pública de Registro y Revelación, además que se vulnera la norma
técnica de Contabilidad Pública relativa al reconocimiento y revelación además de
la norma técnica relativa a los soportes, comprobantes y Libros de Contabilidad
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Es notoria la falta de utilización de un Software Contable, al tratarse de una
Sociedad que en la vigencia 2010 inicia sus actividades, se observa una
presunta falta de planeación y previsión, los registros contables se elaboraron en
forma manual y no en aplicativo contable que permita generar los informes
conforme a la mecánica moderna contable vigente.
No se encuentran procesados e impresos los libros oficiales con las formalidades
tales como el Libro Mayor, Libro Diario, Libro Inventarios y Balances.
La Contabilidad de la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, debió aperturarse
desde el inicio de sus operaciones, al recibir el 13 de mayo de 2010 la
consignación Nro. 57783712 en Banco Popular en la Cuenta Corriente Nro. 110290-17623-9 denominada Movilidad Futura SAS- Secretaria de Transito Popayan,
recursos del Municipio por valor de $1.000.000 iniciando el movimiento bancario,
valor que correspondía a UNA (1) acción de las 210 acciones de valor nominal de
$1.000.000 que el Municipio aportaría a la Sociedad Movilidad Futura en armonía
con el Capital autorizado por valor de $210.000.000 y el cual se cristaliza en
noviembre 4 de 2010 con el depósito de $209.000.000 realizado a la Cuenta de
ahorros del Banco Popalar 220-290-27477-8.
Movilidad Futura en desarrrollo de la auditoria, presenta a la Contraloría Municipal
de Popayán un cuaderno empastado con el rotulo Ordenes de Pago donde se
encuentran soportes relativos a Egresos de los meses de noviembre y diciembre
de 2010, de manera especial de los contratos de prestación de servicios y
convenio con la Universidad del Cauca. No se evidencian registros contables ni
menos Libros Oficiales de los meses de mayo, junio, julio, agosto, septiembre y
octubre de 2010.
El 15 de julio de 2011 se suscribe Contrato de Prestación de Servicios No. 008 de
2011 con una profesional en Contaduría, quien efectúa el desatrace o
incorporación del movimiento contable de los meses de noviembre y diciembre de
2010 y de enero a julio de 2011, mediante Notas de contabilidad, registrando el
valor de capital pagado por el Municipio a la sociedad es decir $210.000.000 y el
primer desembolso de Cofinanciación a cargo del Municipio.
La precitada Contratista coloca al servicio de la sociedad el aplicativo DELTA de
su propiedad, donde registra las operaciones y de esta manera genera la
Iinformación oficial de la empresa.
El Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado Flujo de Efectivo examinados,
no están firmados por el Contador en ejercicio en la vigencia 2010.
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Cabe resaltar que la Sociedad, en la vigencia 2010 no conto con una estructura, ni
un esquema contable acorde con la Sociedad y con la perspectiva de su objeto
social, al consentir su inicio y posterior operatividad sin disponer de un Software
Contable.
En nuestra opinión, los Estados Contables a 31 de diciembre de 2010, no fueron
tomados fielmente de los libros oficiales al no existir estos documentos, fueron
generados, en forma posterior, como consecuencia de un desatrace contable, lo
que permite expresar una opinión negativa respecto a estos documentos y al
proceso contable 2010.
4.1.2 Dictamen a los Estados Financieros del SETP. Movilidad Futura SAS a
diciembre 31 de 2011 con opinión Negativa o Adversa
De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política de
Colombia y el artículo 47 de la ley 42 de 1993, la Contraloría Municipal de
Popayán practicó auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular
a la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, por el período comprendido entre el 1
de Enero y el 31 de diciembre de 2011, se comprobó que las operaciones
financieras y económicas no se realizaron conforme a las normas legales y a los
procedimientos aplicables.
El contenido de la información que aparece en los Estados Contables examinados
Balance General, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado del Flujo de
Efectivo, es responsabilidad de la Administración de la Sociedad Movilidad Futura
S.A.S. los cuales han sido elaborados en aplicativo DELTA.
El alcance de la auditoria se extendió a la verificación del cumplimiento de las
normas, principios y procedimientos que la contabilidad pública contempla; así
mismo el examen de la consistencia y razonabilidad de las cifras contenidas en los
estados contables, que se dió a través de los ciclos operacionales, ingresos
operacionales, adquisiciones y pagos.
No se encuentran procesados e impresos los Libros Oficiales con las formalidades
de ley tales como el Libro Mayor, Libro Diario, Libro Inventarios y Balances,
durante la vigencia 2011.
La sociedad dispone de 4 cuentas Bancarias. Las Conciliaciones Bancarias se
encuentran elaboradas, con su respectivo extracto Bancario y Libro Auxiliar.
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Movilidad Futura SAS presenta un folio emanado del Departamento de Registro
Público de la Cámara de Comercio con fecha diciembre 19 de 2011 que indica el
registro de un libro destinado a registro de accionistas.
Por otra parte, no se prsentò la no legalización de Caja Menor al cierre de la
vigencia, asì mismo, no se suministrò a la CMP el acto administrativo de
delegación para su manejo, ni el soporte que demuestre la constitución de la
póliza de amparo respectiva.
En esta vigencia se dio inicio al proceso contable, es decir se aperturò a partir de
julio 15 de 2011, cuando se suscribe contrato de Prestación de Servicios con una
profesional Contadora Pública quien
digita o contabiliza los movimientos
contables de los meses de noviembre y diciembre de 2010 mediante Notas de
contabilidad, en el Software Delta, continuando la digitación de los registros
contables de enero a junio de 2011 y seguidamente el proceso de registro por el
semestre de Julio a Diciembre de 2011.
La Declaración de Renta y Complementarios vigencia 2011 fue presentada
manualmente en abril 20 de 2012, presuntamente con base en los Estados
Financieros a Diciembre 31 de 2011, en el formulario DIAN 01102001969619. En
octubre 18 de 2012 Movilidad diligencia el Formulario DIAN 1102603776333
donde plasma corrección en los renglones 34,35,36, 38,39 y 41 es decir, en
Cuentas por Cobrar, Acciones y Aportes; Inventarios; Otros Activos, total
Patrimonio Bruto y Patrimonio Liquido. En 2012 no se realizó Asamblea General,
los Estados Contables de la vigencia 2011, no fueron aprobados.
Además de corregir los renglones precitados le correspondió pagar sanción por
valor de $261.000 por omisión en la firma del Revisor Fiscal.
En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos anteriores los Estados
Financieros de la Sociedad Movilidad Futura S.A.S., a 31 de diciembre de 2011 no
fueron tomados de los libros oficiales al no existir estos documentos, los cuales
fueron generados en forma posterior, como consecuencia de la actualización
realizada por la Contadora contratista; por lo tanto, la información no es razonable
ni confiable, lo que permite expresar una opinión negativa respecto a estos
documentos y al proceso contable del año 2011, agregando que en esta vigencia
no existió Control Interno ni Revisor Fiscal en la Sociedad.
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4.1.6 Dictamen a los Estados Financieros del SETP “Movilidad Futura SAS” a
diciembre 31 de 2012, opinión con salvedades.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política de
Colombia y el artículo 47 de la ley 42 de 1993, la Contraloría Municipal de
Popayán practicó auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular
a la Sociedad SETP “Movilidad Futura SAS”, por el período comprendido entre el 1
de Enero y el 31 de diciembre de 2012, se comprobó que las operaciones
financieras y económicas no se realizaron conforme a las normas legales y a los
procedimientos aplicables.
El contenido de la información que aparece en
los Estados Contables
examinados; Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el
Patrimonio, Estado del Flujo de Efectivo, es responsabilidad de la parte
administrativa de la Sociedad “Movilidad Futura S.A.S.”, los cuales han sido
generados con base en la información procesada en el software contable
aplicativo DELTA de propiedad de la contadora contratista, sin licencia de
funcionamiento, se menciona que el área contable y financiera
procesa
informaciones en Excel que no son razonables ni confiables al no existir un
programa contable acorde a las necesidades y que brinde seguridad sobre la
información procesada desde el inicio de cada vigencia hasta su final, incluyendo
el tema presupuestal de CDP Y RP.
El área contable colocó a disposición del equipo auditor, la evidencia de haber
reportado la información financiera, económica, social y ambiental de manera
trimestral de acuerdo con las fechas establecidas en la Resolución 375 de 2007 de
la Contaduría General de la Nación, habiendo efectuado, previamente, un registro
de cancelación de la Caja Menor con el fin de saldarla, creando una cuenta
Deudores que presenta error en la identificación del tercero y causando el gasto
contra el Pasivo respectivo. Esta operación se origina en la no legalización y
presunto incumplimiento de la normatividad que regula el manejo del fondo fijo de
Caja Menor 2012. El efecto de este registro era lograr saldar la cuenta de Caja
Menor para conseguir que el Validador pudiese ejecutar su proceso y aceptar la
información contable del último trimestre de 2012.
Los Libros de Contabilidad, Libro Mayor, Diario, Inventarios y Balances se
encuentran en forma impresa, complementan el ciclo contable y evidencian que
se ha llevado en forma normal y ajustada a la normatividad y deben integrar el
archivo financiero de la Entidad, además sirven para acreditar la organización
contable y su manejo y las cifras insertas, en ellos permiten o coadyuvan la
verificación o control a la expedición de los Estados Contables de la vigencia
respectiva.
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No existe asignación de las funciones de Control Interno que efectué revisión,
evaluación de los procesos contables, presupuestales y de tesorería desde el
inicio de la vigencia, en su ejecución, conclusión y demás actividades
administrativas y técnicas de la Sociedad.
La Sociedad dispone de 4 cuentas Bancarias. Las Conciliaciones Bancarias se
encuentran elaboradas, con su respectivo extracto Bancario y Libro Auxiliar.
La Declaración de Renta y Complementarios vigencia 2012 fue presentada
oportunamente.
Observando la Declaración frente al Estado de Resultados 2012, se tiene:
Concepto
Ingresos 2012
Saldo estado de resultados
a diciembre 31 de 2012
$201,239,893.75
Saldo declaración renta
2012
Excedente del ejercicio
2012
$195,879,000.00
$5,360,893.75
Movilidad Futura SAS, es una sociedad simplificada por acciones del orden
municipal, actuando como único socio el Municipio de Popayán, en este orden de
ideas la normatividad tributaria, formato DIAN 1732 le permite conforme la
sustentación del área contable, reportar como ingresos totales 2012, el valor
disminuido en la proporción que representa la utilidad, para que de esta manera,
en la declaración tributaria, la renta liquida gravable sea cero de lo contrario, sin
utilizar el 1732, la renta liquida seria el mismo valor de la utilidad y tendría que
pagar impuestos, situación presuntamente improcedente al tratarse de una
sociedad simplificada por acciones.
El comportamiento de la Cuenta Otros Deudores 1470.90 que refleja el valor de
Deudas a favor del Ente Gestor Movilidad Futura y a cargo de terceros por valor
de $31.430.097.70, correspondientes al Gravamen al Movimiento Financiero,
Retención en la Fuente y Estampillas Adulto Mayor y pagos al Seguro Social
pendientes de cobrar desde la vigencia 2011.
La estructura contable y financiera de la Sociedad presenta mejoramiento respecto
a las dos vigencias anteriores, excepto la no legalización de la Caja Menor al final
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de la vigencia por cuantía de $17.000.000 que origina el registro contable en la
cuenta Deudores.
En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los
Estados Financieros de la Sociedad Movilidad Futura SAS, presentan
razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el
año terminado el 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico
terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritos por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados
en Colombia.
4.2 EVALUACION DE CUMPLIMIENTO
Resultados 2010, 2011 y 2012
Durante las vigencias analizadas, la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS,
presenta incumplimientos en las normas de Control Interno, principalmente en lo
contemplado en la Ley 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005; incumplimientos en la
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 principalmente en los principios de eficiencia,
eficacia, efectividad, economía y en los procesos precontractual, contractual y
poscontractual, respecto a las normas contables, se presentan incumplimientos
del Manual Financiero para SETP en Colombia.
4.3 EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS
Una vez evaluados los aspectos de la Gestión Misional, Contractual, Presupuestal
Y Financiero, Talento Humano, Mejoramiento Institucional Y Sistema De Control
Interno, de las tres vigencias 2010, 2011 y 2012 los resultados son los siguientes:
Resultados de la Gestión y Resultados 2010:
Tomando como herramienta principal el Documento CONPES 3602 de 2009, el
estudio conceptual y los compromisos para la vigencia 2010, se realiza la
evaluación de la gestión, indicando que en este periodo la calificación fue de
55% con resultado desfavorable, de acuerdo al análisis en el año 2010, la
Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, no cumplió con los cronogramas
propuestos en el documento CONPES 3602 de 2009.
Resultados de la Evalución de la Gestión y Resultados 2011:
La calificación definitiva de la gestión del año 2011, fue de 61% con resultado
Favorable con observaciones, el resulado mas favorable fue la Gestión de
Talento Humano, porque los profesionales anexan todos los documentos de sus
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estudios y experiencia, cumplen con los requisitos para ejercer los objetos
contratuales, se mejoró el proceso de archivo de las historias laborales.
Respecto al
deficiencias.
cumplimiento
de
las
obligaciones
contractuales
presentan
La Gestión Misional en relación con el Plan estratégico tiene un nivel de
cumplimiento del 60%; la gestión financiera mejoró en el año 2011 con respecto al
año 2010 como resultado de la actualización de la información contable.
En cuanto al mejoramiento institucional y el sistema de control interno, no se
evidenció mejoras en sus procesos administrativos.
Resultados de la Evalución de la Gestión y Resultados 2012:
La calificación definitiva de la gestión del año 2012, fue de 64% con resultado
Favorable con observaciones, el resultado más favorable fue la Gestión de
Talento Humano con el 94%, le sigue la gestión contractual con un nivel de
cumplimiento del 78%, la gestión presupuestal y financiera y control interno con un
nivel de cumplimiento del 50%. Concluyendo que los procesos se han mejorado
en el año 2012 con relación a los años 2010 y 2011.
4.3.1. Gestión contractual
2010
Para la vigencia 2010, la Sociedad SETP Movilidad Futura SAS, realizó cuatro (4)
contratos de prestación de servicios por valor de $141.000.000 y un (1) Convenio
Interadministrativo, por valor de $1.654.620.000.
La gestión contractual del año 2011 obtuvo una calidicación de desfavorable con
el 56% de cumplimiento.
2011
Para la vigencia de 2011, la Sociedad SETP Movilidad Futura S.A.S, celebró
trece (13) contratos de prestación de servicios por un valor de $296.300.000, 2
contratos de suministros por valor de $61.623.725 y 1 Convenio Interadministrativo
por valor de $785.660.000) y 2 convocatorias públicas declaradas desiertas.
La gestión contractual del año 2011 obtuvo una calidicación de favorable con
observaciones con el 71% de cumplimiento.
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2012
Para la vigencia 2012, celebró 36 contratos, cuyo valor total asciende a la suma
de $14.263.274.039, Prestación de Servicios por valor de $803.120.000, Obra
Pública $13.457.618.039, Suministro $22.536.000.
De los 36 contratos celebrados, la muestra correspondió a 13, de los cuales 11
son de prestación de servicios y 2 son de obra pública; de los cuales cumplieron
con el objeto contractual 11, los 2 contratos de obra pública que se encuentran en
ejecución, presentan incumplimientos.
Una vez aplicado el formato de calificación de la gestión contractual, el resultado
fue favorable con observaciones con el 78% de cumplimiento.
En la vigencia 2012, se observa una mejora en cuanto al cumplimiento del objeto
contractual, sin embargo se continúa con deficiencias en la etapa de planeación
en lo referente a los estudios previos al contemplar la necesidad de contratar, en
cuanto al valor asignado a los contratos de prestación de servicos se observa una
diferencia considerable con respecto a los valores asignados a contratistas
profesionales y especializados de la administración municipal, se continúan
aplicando obligaciones generales que no determinan un producto en especial y por
su parte los contratistas cumplen con otras actividades no contempladas en las
clausulas de los contratos.
Igualmente durante las 3 vigencias analizadas (2010, 2011 y 2012), no se realizó
una supervisión adecuada de los contratos.
4.3.2 Gestión Presupuestal
2010
Una vez evaluados los aspectos de Programación y aprobación, Cummplimiento
normativo, Cumplimiento de la ejecución de Ingresos, cumplimiento de la
ejecución de Gastos, la evaluación de la gestión presupuestal y Calidad en los
registros y la información presupuestal, el resultado fue desfavorable con 50% de
cumplimiento.
El presupuesto aprobado para la vigencia 2010 fue por valor de $2.221.400.000
El Manejo de recursos de Movilidad Futura, inicia el 13 de mayo de 2010,
mediante consignación Nro. 57783712 en Banco Popular en la Cuenta
Corriente Nro. 110-290-17623-9, recursos del Municipio por $1.000.000. Este
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valor corresponde a una (1) Acción de las 210 acciones de valor nominal de
$1.000.000 que el Municipio aportaría a la Entidad Movilidad Futura en armonía
con el Capital Autorizado por $210.000.000.
En noviembre 4 de 2010 se apertura Cuenta de Ahorros en el Banco Popular
con un valor de $2.371.000.000 que comprende la suma de $2.162.600.000 por
concepto del primer desembolso del municipio de Popayán para el desarrollo del
proyecto SETP y la suma de $209.000.000 por el capital autorizado, suscrito y
pagado.
La ejecución de Gatos fue por valor de $568.696.939.44 o sea una ejecución del
25,60% sobre lo aprobado.
Los Gastos de Inversion se presupuestaron en $2.011.400.000 y se ejecutaron
$565.451.790 es decir el 28.11%.
2011
Una vez evaluados los aspectos de Programación y aprobación, Cummplimiento
normativo, Cumplimiento de la ejecución de Ingresos, cumplimiento de la
ejecución de Gastos, la evaluación de la gestión presupuestal y Calidad en los
registros y la información presupuestal, el resultado fue desfavorable con 51% de
cumplimiento.
El presupuesto aprobado para la vigencia 2011 fue de $24.330.260.413, se
obtuvieron ingresos por valor de $3.464.600.504,00 como aportes del Municipio de
Popayán, recaudó el 14,24% del total del presupuesto, dejando de recaudar el
85.76%. La ejecución de gastos fue por valor de $1.328.745.997, se constituyen
Reservas de Apropiación $359.367.000.
2012
Una vez evaluados los aspectos de Programación y aprobación, Cumplimiento
normativo, Cumplimiento de la ejecución de Ingresos, cumplimiento de la
ejecución de Gastos, la evaluación de la gestión presupuestal y Calidad en los
registros y la información presupuestal, el resultado fue desfavorable con 62% de
cumplimiento.
El presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2012, fue por valor de
$56.945.341.145, el recuado fue por valor de 28.574.052.415 o sea el $50.18%.
La ejecución total de gastos fue por valor de $14.569.999.056 en la vigencia 2012.
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4.3.3 Gestión de Administración de Talento Humano
2010
El resultado de la evaluación resultante promedio de la Administración de Talento
Humano corresponde a un rango de Favorable con Observación, con un logro del
73%.
La Sociedad inicia con una deficiencia en su estructura de personal, al establecer
únicamente el cargo de gerente, el cual fue ocupado por encargo por los
Secretarios de Infraestrucutra y Transito respectivamente, esa situación no
permitió cumplir a cabalidad las competencias y funciones establecidas para la
Sociedad SETP Movilidad Futura SAS.en ese momento. El personal de apoyo se
contrata a finales del año 2010 con cuatro (4) contratos de prestación de servicios
profesionales (2 abogados, 1 contador y 1 Ingeniero civil) a unos costos elevados
respecto de las funciones a desarrollar.
2011
Como se puede observar el resultado promedio de la Gestión de Administración
de Talento Humano corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 86%,
principalmente porque los perfiles profesionales están acorde a lo solicitado,
cumplen con los requisitos, se cuenta con los expedientes de las historias
laborales archivados adecuadamente, los descuentos se realizaron acorde a las
normas, se presenta deficiencia en el archivo de soportes de los informes en
cumplimiento de los objetos contractuales.
En la vigencia 2011, el costo de un servidor público de planta (gerente) fue por valor de
$84,306,250 y el valor total de la contratación de prestación de servicios de los
diez (10) profesionales de apoyo fue de $291.100.000.
Los valores asignados por pagos mensuales, para los contratistas profesionales
oscilan entre $6.000.000 y 3.500.000.
2012
El resultado promedio de la Gestión de Administración de Talento Humano
corresponde a un rango de Favorable, con un logro del 96%, principalmente
porque los perfiles profesionales están acorde a solicitado, cumplen con los
requisitos, se cuenta con los expedientes de las historias laborales archivados
adecuadamente, los descuentos se realizaron acorde a las normas, se presenta
deficiencia en el archivo de soportes de los informes en cumplimiento de los
objetos contractuales.
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Durante la vigencia 2012, el costo de los dos (2) servidores públicos de planta (gerente y
Secretario General) fue por valor de $86.806.250 y el valor total de la contratación de
prestación de servicios fue de $803.120.000 correspondiente a veintitrés (23)
profesionales contratados.
Los valores asignados por pagos mensuales, para los contratistas profesionales
oscilan entre $6.000.000 y 3.500.000.
4.3.4. Cumplimiento planes de mejoramiento.
Durante las vigencias 2010, 2011 y 2012 y teniendo en cuenta que es la primera
auditoria realizada al SETP Movilidad Futura, no se contó con los planes de
mejoramiento, sin embargo la evaluación se hace sobre la mejora contínua a nivel
institucional.
4.3.5. Evaluación del Sistema de Control Interno
2010
De acuerdo a los analisis realizados a todos los procesos para la vigencia 2010,
el sistema de control interno, en su etapa inicial de la sociedad, se califica como
no confiable y operativamente deficiente.
No se tuvieron en cuenta los controles adecuados en el proceso de planeación del
SETP, presentandose atrasos considerables en los cronogramas determinados en
el documento CONPES 3602 de 2009, porque los tramos del proyecto de
movilidad futura que se tenian proyectado iniciar en el año 2010, solo inició en el
año 2013 sin avances importantes, paralelo a ello los tramos intervenidos
presentan redes obsoletas de acueducto y alcantarillado; obras que debia ejecutar
la empresa de Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A.E.S.P. y que no
contaban con los recursos en ese momento; no se contó con un Manual de
Contratación e Interventoria, los contratos se elaboraron de conformidad con la ley
80 de 1993 y ley 1150 de 2007, los objetos contractuales y los estudios previos
no coinciden con los soportes aportados; en la parte ambiental el proceso
contable no fue debidamente planeado y estructurado para que sirva como una
herramienta de inicio de operaciones, simplemente se llevo una contabilidad
elemental con registros que no responden a las normas de contabilidad pública y
no se implemento iniciando actividades un sofwar contable, el movimiento del
2010 es elaborado en hojas separadas de excel, se encuentra desorden en el
archivo de documentos contables, las ordenes de pago sin soporte y los
comprobantes de egreso archivados en carpetas diferentes, no se tiene
procedimiento que indique cuales son los soportes de los Egresos; en el
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componenete ambiental se adelanto la formulacion del plan de manejo ambiental y
no se ejecutó porque no se habian iniciado obras.
2011
El sistema de Control Interno de la vigencia 2011 se califica con deficiencias,
sustentado en los resultados de los procesos evaluados de: Gestión Presupuestal
y Financiero, Gestión Contractual, Gestión y Resultados y de acuerdo con la
información reportada por la Sociedad, los cuales reportan serias observaciones.
Se continùo en la vigencia 2011 sin contar con los procesos y procedimientos, no
se estableció controles y autocontroles, no se contó con los indicadores de
eficiencia, eficacia y efectividad y su evaluación, el mapa de riesgos elaborado no
se actualizó, igualmente no se realizó seguimientos, no se contó con políticas de
talento humano, ausencia de los mecanismos de autoevaluación, los procesos de
comunicación pública no se definieron y los procesos de normas de archivo
aunque mejoraron respecto al año 2010 continuaron con deficiencias, respecto al
mejoramiento continuo en esta vigencia fue lento y sin toma de decisiones
oportunas.
2012
El sistema de Control Interno de la vigencia 2012 se califica con deficiencias,
sustentado en los resultados de los procesos evaluados de: Gestión Presupuestal
y Financiero, Gestión Contractual, Gestión y Resultados y de acuerdo con la
información reportada por la Sociedad, los cuales reportan observaciones.
Se observa una mejoría en el proceso contractual, en la gestión misional y Gestión
de Talento Humano, sin embargo se continúa sin contar con los procesos y
procedimientos, no se estableció controles y autocontroles, no se contó con los
indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad y su evaluación, el mapa de
riesgos elaborado no se actualizó, igualmente no se realizó seguimientos, no se
contó con políticas de talento humano, ausencia de los mecanismos de
autoevaluación, los procesos de comunicación pública no se definieron y los
procesos de normas de archivo aunque mejoraron respecto al año 2010 y 211
continuaron con deficiencias.
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4.3.6 Evaluación Gestión ambiental:
2010 y 2011
La gestión ambiental desarrollada por la Sociedad Movilidad Futura SAS en estas
vigencias, se enfocó en el proceso de Formulación del Plan de Manejo Ambiental
a través del Convenio Interadministrativo con la Universidad del Cauca.
Los programas propuestos dentro del Plan de Manejo Ambiental contemplan
indicadores de cumplimiento para su evaluación los cuales deberán ser calculados
en el momento de inicio con la ejecución de las obras.
El Plan de Manejo Ambiental de la Fase I sector 1, 2 y 3 entregado por la
Universidad del Cauca a partir del 16 de mayo del año 2011 no cumplió con los
lineamientos ambientales para el diseño, construcción y seguimiento de proyectos
de sistemas de transporte masivo en Colombia motivo por el cual tuvo que ser
corregido en un periodo que 16 meses generando más retrasos en la ejecución y
avance del proyecto SETP, no entregó como parte de la línea base del Plan de
Manejo Ambiental, el Inventario Forestal del Área de influencia del proyecto el cual
debía estar incluido de acuerdo a los lineamientos ambientales entregados por el
ministerio de Ambiente, Vivienda y desarrollo Territorial.
Se evidencian deficiencias en el proceso precontractual en donde no existieron
estudios previos que especificaran al detalle los requerimientos en el componente
de gestión ambiental del proyecto y deficiencias en el proceso de seguimiento y
auditoría ambiental por parte de la sociedad Futura SAS frente al convenio No.
No. 2.3.32.6/150 del 17/12/2010 suscrito con la Universidad del Cauca.
Para el segundo semestre del año 2011 la Sociedad Movilidad Futura SAS
contrató un profesional ambiental como apoyo a la gestión social y ambiental el
cual realizó el apoyo en la corrección de los PMA elaborados por la Universidad
del Cauca y actividades de apoyo en la elaboración de los inventarios forestales
dentro de tramos comprendidos en el sector 1,2 y 3 del SETP.
2012
Teniendo en cuenta que los PMA presentados inicialmente por la Universidad del
Cauca requirieron ajustes,
la Sociedad realizó la contratación de dos
profesionales que debieron prestar el apoyo necesario en la realización de ajustes
a los PMA de cada sector y la elaboración de los Inventarios Forestales de los
sectores 1,2 y 3 situación que se evidencia con los contratos No. 9 de 2011, 4 , 10
y 22 de 2012, generando duplicidad de esfuerzos.
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Respecto al convenio se evidencia una deficiencia en el proceso inicial de
seguimiento y control al cumplimiento de las metas en la elaboración de los PMA
ya que los documentos formulados y entregados por la UNICAUCA solo fueron
revisados y solicitado el ajuste 17 meses después de firmado el Convenio, el 30
de mayo de 2012 a través de oficio No. 000217.
No se encontró evidencia en el estudio de cumplimiento de actividades de
mitigación, compensación y prevención de los impactos ambientales así como
cumplimiento de programas y proyectos propuestos en el Plan de Manejo
Ambiental ya que a pesar de que se firmaron los contratos de obra No. 1 y 2 para
los tramos 1, 2 y 2A no se dió inicio a la ejecución de obras de estos contratos
durante la vigencia. Los contratos cuentan con actas de inicio del No1: 12 de
febrero de 2013 y No. 2 del 11 de febrero de 2013.
Dentro del Plan de Manejo Ambiental se incluyó un Plan de Seguimiento
Ambiental de acuerdo a los lineamientos ambientales para proyectos de transporte
masivo el cual en la etapa de ejecución de las obras se desarrollara a través de la
interventoría ambiental y auditorías ambientales soportadas con informes
mensuales y 25 formatos de seguimiento de la gestión ambiental realizada por el
contratista de la obra.
Equipo auditor:
Jose Italo Caicedo Varona
Profesional Universitario 04
Lorenzo
Antonio
Abogado contratista
Noguera
Carlos Andres Perez Chicanga
Ingeniero civil contratista
Claudia Magaly Hurtado Hurtado
Abogada contratista
Claudia Patricia Daza Sanchez
Ecologa contratista
Liliana Keline Bambague
Administrador Financiero
Maria Graciela Burbano Meneses
Profesional Universitaria 04
Lider equipo auditor
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