pliego de condiciones técnicas que ha de regir en la contratación de

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EN LA
CONTRATACIÓN DE ESPACIOS E INSTALACIONES PARA LA CELEBRACION
DE LA CONFERENCIA EUROPEA “ECRI2010”
1. Objeto
El presente pliego tiene por objeto establecer las condiciones que han de regir en la
contratación de los espacios e instalaciones adecuadas para organizar y acoger la
Conferencia ECRI 2010
Las Conferencias de ECRI, son el encuentro internacional que constituyen el mayor
foro especializado en Grandes Infraestructuras científicas europeas y que reúne con
carácter bianual a las máximas autoridades e instituciones garantes de Europa y a
expertos en la materia de todos los continentes. Este evento reúne en torno a 500
personas, entre participantes en las mesas redondas, foros y debates, y asistentes
de diversas entidades, tanto públicas como privadas.
2.Objetivo
El objetivo es contratar los espacios e instalaciones necesarias con capacidad
suficiente y disposición de servicios técnicos/logísticos de alto nivel, ubicados en la
ciudad de Barcelona próximos a las instalaciones del BSC-CNS
3. Características y objetivos específicos del contrato
Características:
Ubicación:
-
Barcelona; se requiere proximidad a las instalaciones del BSC-CNS. Dentro
de las actividades del evento se contempla una visita al Superordenador
MareNostrum ubicado en las instalaciones del BSC-CNS.
Fechas:
-
22 de Marzo de 2010 a 24 de Marzo de 20010. Imprescindible poder ofrecer
exclusividad de uso de toda la sede durante estos días.
Características generales:
-
Salas amplias de congresos con accesibilidad a hotel con un mínimo de 400
habitaciones en un mismo complejo
Hoteles cercanos a la sede para acoger al resto de delegados
Se valorará la pertenencia a Asociaciones e Instituciones oficiales del sector
como garantía de calidad del servicio.
La empresa adjudicataria deberá tener experiencia reciente en acoger
eventos similares
1
Necesidades de espacios:
-
1 auditorio con capacidad para 1000 delegados
1 sala plenaria con capacidad para 600 delegados en formato escuela, con
cableado eléctrico suficiente para todos los puestos
1 zona de exposición superior a los 1500m2 brutos
1 Área entrega documentación
1 Guardarropía
1 sala de prensa
1 sala VIP
4 despachos para pequeñas reuniones
1 auditorio con capacidad para 250 delegados
1 despacho para la Organización
WiFi de capacidad suficiente para atender las necesidades de la conferencia
4. Medidas de seguimiento y control.
El seguimiento y control de los trabajos que se vayan realizando, se llevará a
cabo por el OPC seleccionado para la Conferencia, que designará un responsable,
al que se encomendarán las tareas de supervisión de los trabajos y de interlocución
con la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria, a su vez, conocerá a fondo las necesidades y metas de la
Conferencia, lo que le permitirá asesorar, en las reuniones que mantenga con la
misma, sobre el desarrollo del trabajo.
5. Revisión de precios y subcontratación
Dadas las características de la presente contratación no se admite revisión de
precios ni subcontratación.
6. Duración del contrato
La duración del contrato comprenderá desde la firma del mismo hasta la
finalización del evento de referencia.
7. Cláusula de propiedad y confidencialidad
Los datos e informaciones que se manejen, serán propiedad de la
Organización de la Conferencia y no podrán ser difundidos, ni reproducidos, total o
parcialmente, por medio alguno sin la autorización expresa de ésta.
El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta
confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del
cumplimiento del contrato, especialmente de carácter personal, que no podrá copiar
o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni
siquiera a efectos de conservación.
2