SEPTIMA UNIDAD CONTROL DE INVENTARIOS Introducción

UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE CENTRO UNIVERSITARIOS
CENTRO UNIVERSITARIO SANTA CRUZ DEL QUICHÉ
CURSO ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
2015
M.A. Licda. Claudia Isolina Ordoñez Gálvez
SEPTIMA UNIDAD
CONTROL DE INVENTARIOS
Introducción
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o
servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del período contable un
estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas
1
9.1
Control de Inventarios
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el
corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales
y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:
-Inventario (inicial)
-Compras
-Devoluciones en compra
-Gastos de compras
-Ventas
-Devoluciones en ventas
-Mercancías en tránsito
-Mercancías en consignación
-Inventario (final)
-El Inventario
Inicial:
representa
el
valor
de
las
existencias
de
mercancías en la fecha que comenzó el período contable.
-Compras: se incluyen las mercancías compradas durante el período
contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman
parte del objeto para el cual fue creada la empresa.
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-Devoluciones en compra: se refiere a la cuenta que es creada con el fin
de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por
cualquier circunstancia.
-Ventas: esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas
por la Empresa y que fueron compradas con éste fin.
-Devoluciones en Venta: está creada para reflejar las devoluciones
realizadas por los clientes a la empresa.
-Mercancías en Tránsito: en algunas oportunidades, especialmente si la
empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han
efectuado
ciertos
desembolsos
o
adquirido
compromisos
de
pago
(documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por
razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido
recibidas en el almacén.
-Mercancía en Consignación: no es más que la cuenta que reflejará las
mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación",
sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan
vendido.
-El Inventario Actual (Final): se realiza al finalizar el período contable y
corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración.
Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas
del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese
período.
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9.2
Modelos de Control de Inventarios
Se exponen a continuación algunos sistemas de control de inventarios,
basados en la visión tradicional. Estos sistemas tratan de conseguir un nivel
de almacén que minimice los costes totales relacionados con el inventario,
manteniendo a la vez bajo control la posibilidad de que el cliente o el
proceso receptor, en su caso, queden desabastecidos.
Existen dos sistemas básicos de control de inventarios:
• Los sistemas continuos, o de volumen de pedido constante.
• Los sistemas periódicos, o de periodo constante de pedido.
-Los sistemas continuo o de volumen de pedido constante (también
llamados sistemas Q): se caracterizan porque en ellos todos los pedidos
tienen el mismo tamaño y se realizan cuando se comprueba que es
necesario, en función del nivel de existencias y de la demanda prevista.
-Los sistemas periódicos o de período constante (sistemas P):
establece un período constante entre cada par de pedidos. Estos se
efectúan cuando ha transcurrido ese período, y su tamaño es variable
dependiendo del nivel del inventario y de la demanda prevista.
En la práctica se utilizan los dos tipos de sistemas. El sistema P, por
requerir mayores inventarios, se aplica en los almacenes de productos de
poco valor. Por el contrario, el sistema Q se utiliza mucho para artículos
caros en los que lo que se gana al tener un menor nivel de almacén
compensa los costes derivados de un mayor control.
Por otro lado, cabe otra clasificación de los distintos sistemas de control de
inventario en función de la información existente:
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• Modelos deterministas: en los que la demanda se supone conocida con
certeza.
• Modelos probabilísticos o aleatorios: en los que la demanda sólo se
conoce en términos de probabilidades.
9.3
Gestión y Optimización de Inventarios
Es el proceso que sustentan el suministro, el almacenamiento y la
accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos,
al mínimo tiempo y que se minimizan los costes de inventario.
En la práctica, el control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos
la gestión del inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación
de artículos, pero también la optimización del suministro
-Gestión del Inventario: en su forma moderna, la gestión del inventario
es casi indistinguible del software de gestión del inventario que la
administra.
De
hecho,
el
software
se
encarga
de
preservar
una
representación electrónica del inventario que se utiliza constantemente para
resolver cuestiones de rutina que de otro modo requerirían una inspección
física exhaustiva del inventario mismo. Ej.: ¿cuántas unidades quedan del
producto X?
Para poder tener registros electrónicos precisos del inventario, todas las
operaciones de inventario deben quedar registradas en el software. En la
práctica, el ingreso datos se acelera significativamente con el uso de
códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia). En los
entornos más modernos, las operaciones físicas realizadas en el inventario
mismo
están robotizadas; en
este
caso, el
inventario
se
gestiona
verdaderamente en forma digital en todas sus instancias.
5
A diferencia del sistema de contabilidad, que se concentra en proporcionar
un reflejo financiero preciso de los activos administrados por la compañía,
el sistema de gestión del inventario está orientado a la acción para ayudar a
la empresa a gestionar su inventario.
El primer objetivo del sistema es la productividad, es decir, realizar todas
las operaciones de inventario en la menor cantidad de tiempo y empleando
el menor esfuerzo.
El segundo objetivo del sistema es proporcionar una precisión sostenible de
la representación electrónica del inventario físico.
-Optimización del Inventario: el inventario representa una anticipación
de la demanda futura, y una compensación financiera entre costes en
conflicto. Si se tiene un inventario demasiado grande, los costes de
almacenamiento se disparan; si se cuenta con un inventario demasiado
pequeño, se incurre inevitablemente en situaciones de faltas de existencias.
A diferencia de la gestión del inventario, la optimización del inventario se
concentra en tomar las mejores decisiones que gobiernan el inventario,
como:
-Decidir cuándo y cuánto ordenar.
-Decidir dónde almacenar un artículo en las instalaciones.
-Decidir qué artículo debe ser contado y cuándo.
Una vez que se toma una decisión, esta se aplica en el sistema de gestión
del inventario; no obstante, el sistema de gestión no necesariamente está a
cargo de tomar tales decisiones o incluso de elaborar sugerencias para que
un operador las valide manualmente.
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El desafío primario del problema de la optimización del inventario es la
incertidumbre asociada a la demanda futura. De hecho, dado que la
demanda futura es desconocida, la mayoría de las técnicas de optimización
del inventario se valen de la estadística para pronosticar la demanda. Las
decisiones optimizadas se computan como las que minimizan los costes
futuros esperados.
A veces, problemas combinados pueden complicar aún más la optimización.
Por ejemplo, un minorista podría querer enviar órdenes de reabastecimiento
que aprovechen todo el peso y el espacio disponibles en el camión que
realiza la entrega para minimizar de este modo los costes de envío. En la
práctica, esto significa elegir la combinación adecuada de artículos pesados
y artículos voluminosos.
9.4
Método de Valuación de Inventarios
Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes
métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método
Peps, Método Ueps, siendo estos los más utilizados y más desarrollados.
9.4.1 Método de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS): Este
método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
Ejemplo: con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad,
calcule el valor de los inventarios:
-El 2 de enero de 2015 había en existencia 1.000 unidades, cuyo
costo unitario era de Q10.00.
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-El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q12.00.
-El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Q20.00.
-El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Q15.00.
-El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q18.00.
-El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Q22.oo.
Solución:
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la
siguiente manera:
ENTRADAS
FECHA
CONCEPTO
CANTIDAD
01-ene Saldo Inicial
03-ene Compra
04-ene Venta
15-ene Compra
28-ene Compra
31-ene Ventas
500
SALIDAD
VALOR VALOR
VALOR
VALOR
CANTIDAD
VALOR TOTAL CANTIDAD
VALOR TOTAL
UNITARO TOTAL
UNITARO
UNITARO
12.00 6,000.00
1000
100
600
500
SALDO
10.00 10,000.00
12.00 1,200.00
15.00 9,000.00
18.00 9,000.00
400
600
200
12.00
15.00
18.00
10,000.00
500 12.00
6,000.00
400 12.00
4,800.00
600 15.00
500 18.00
9,000.00
9,000.00
300 18.00
5,400.00
4,800.00
9,000.00
3,600.00
31-ene Saldo Final
Costo de Ventas
1000 10.00
28,600.00
El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de
1.000 unidades a Q10.00 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de
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500 unidades a Q12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna
de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una
venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del
inventario, que fueron 1.000 unidades a Q10.00 cada una. Como estas
unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de
enero, a un costo de Q12.00 cada una, completándose el total de unidades
vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de
Q12.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a
un costo de Q18.00 para un total de Q5.400.00. El costo de ventas es la
sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a Q 28.600.00.
9.4.2 Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS): en este
método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil
cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es
muy común en los países con tendencias inflacionarias.
Ejemplo: con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad,
calcule el valor de los inventarios:
-El 2 de enero de 2015 había en existencia 1.000 unidades, cuyo
costo unitario era de Q10.00.
-El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q12.00.
-El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Q20.00.
-El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Q15.00.
-El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q18.00.
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-El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Q22.oo.
Solución:
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la
siguiente manera:
ENTRADAS
FECHA
CONCEPTO
CANTIDAD
01-ene Saldo Inicial
03-ene Compra
04-ene Venta
15-ene Compra
28-ene Compra
31-ene Ventas
500
VALOR
UNITARO
SALIDAD
VALOR
VALOR
VALOR
CANTIDAD
VALOR TOTAL CANTIDAD
VALOR TOTAL
TOTAL
UNITARO
UNITARO
1000 10.00
12.00 6,000.00
500
600
600
500
SALDO
12.00
10.00
6,000.00
6,000.00
15.00 9,000.00
18.00 9,000.00
500
600
100
18.00
15.00
10.00
500
12.00
6,000.00
400
10.00
4,000.00
600
500
15.00
18.00
9,000.00
9,000.00
300 10.00
3,000.00
9,000.00
9,000.00
1,000.00
31-ene Saldo Final
Costo de Ventas
10,000.00
31,000.00
El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de
1.000 unidades a Q10.00 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de
500 unidades a Q12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna
de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una
venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la
primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a Q12.00 cada una.
Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el
inventario inicial, a un costo de Q10.00 cada una, completándose el total de
10
unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que
es de Q10.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a
un costo de Q10.00 para un total de Q3.000.00. El costo de ventas es la
sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 31,000.00.
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