Integracion de Junta de Mejoramiento

GOBIERNO DEL ESTADO DE
NUEVO LEÓN
REVISIÓN No.:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CÓDIGO:
Integración de una Junta de Mejoramiento
Moral, Cívico y Material
P-SG-JMMC-01
VIGENTE A PARTIR DEL:
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Documento Nuevo
01
Documento Vigente
Documento en Cambios
CONTROL DE MODIFICACIONES Y REVISIONES
No.
Pág.
Decía
Dice
1
1
Directora
Lic. Ana María Cueva
Villarreal
Coordinadora
C. Anna María Cueva
Villarreal
2,5,6,7,8,9,1
0,11 y 12
Dirección de Juntas de
Mejoramiento Moral,
Cívico y Material
2
Dirección
Coordinación de
Juntas de
Mejoramiento Moral,
Cívico y Material
Coordinación
4y5
La Directora
7y8
El C.
El (la)
Coordinador(a)
El (la) C.
7y8
Director(a)
Coordinador(a)
8
7,8 y 10
11
3
5,6 y 7
Lic. José Natividad
González Parás
200___
Nombre Dirección
Lic. Rodrigo Medina
de la Cruz
20_____
Nombre Firma
Dirección
Se agrega dos
columnas
Motivo del
Cambio
Cambio de
Estructura
Cambio de Titulo y
Nombre
Cambio de
Estructura
Cambio de
Estructura
Cambio de
Estructura
Cambio de
Estructura
Cambio de
Estructura
Cambio de
Administración
Cambio de año
Cambio de formato
Se modifica el
Diagrama de Flujo
Se recorren los
puntos por
modificación del
diagrama
Firmas de
Solicitud y de
Autorización
Fecha
11-Jun-10
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OBJETIVO
Coordinar y organizar a los vecinos así como su canalización hacia las diferentes dependencias del
Estado para el desempeño de sus funciones.
ALCANCE
Este procedimiento tiene como alcance la Coordinación de Jefes de Región, las áreas Jurídica y Contable
de la Coordinación de Juntas de Mejoramiento Moral, Cívico y Material, así como a vecinos de la colonia
en la que se va integrar una Junta de Mejoras.
DEFINICIONES
JMMCM:
Quórum:
Hoja de escrutinio y
cómputo:
Escrutinio:
Juntas de Mejoramiento Moral, Cívico y Material.
Número mínimo de individuos necesario para que un cuerpo deliberante tome
ciertos acuerdos. Para éste procedimiento, el 20% de asistencia de la
comunidad es el número mínimo requerido para la integración de una Junta de
Mejoramiento Moral, Cívico y Material.
Es el formato en el cual se lleva el control de los votos emitidos por la
comunidad para la integración de una Junta de Mejoramiento Moral, Cívico y
Material.
Es el reconocimiento y cómputo de los votos en las elecciones o en otro acto
análogo.
Proveedor(es)
(Int. /Ext.)
Presidencias
Municipales,
Entrada(s)
Petición de la Presidencia
Municipal o comunidad
hacia la Coordinación con
la finalidad de integrar o
reestructurar una mesa
directiva
Vecinos de una
colonia o
comunidad
PROCESOS INTERRELACIONADOS
- Supervisar Recursos Humanos y Materiales
Integración de una Junta de
Mejoramiento Moral, Cívico y Material
ENFOQUE DE PROCESO
Salida(s)
Acta firmada con sus sellos
correspondientes así como
nombramientos y
credenciales de los
interesados, otorgándoles
personalidad jurídica con
reconocimiento por el
Estado y los Municipios
Cliente(s)
(Int. /Ext.)
Presidencias
Municipales
Vecinos de una
colonia o
comunidad
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- Diseñar y Supervisar Eventos Especiales
AN
E
XO
AN
EX
O
DIAGRAMA DE FLUJO
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1.0 Solicitar integración de una Mesa Directiva
Esto se genera por medio de los vecinos debido a la necesidad de una organización, así como un
organismo regulador, con el fin de contar con fondos para cualquier bien comunitario y tener una
representatividad legal ante las autoridades.
2.0 Elaborar convocatoria
El Departamento Jurídico recibe las solicitudes para la integración o reestructuración de una mesa
directiva y es su responsabilidad, en común acuerdo con el Jefe de región, agendar fecha, hora y día
que de más facilidad para la participación de los vecinos.
3.0 Verificar convocatoria
El Área Jurídica y el Jefe de Región, realizan una verificación de datos de las convocatorias con el fin
de evitar errores ortográficos.
3.1 Corregir error
Si se detectan errores en las convocatorias, el Jefe de Región en coordinación con el Área
jurídica los corrige.
4.0 Recopilar firmas en convocatorias
Cuando no existen errores en las convocatorias elaboradas o después de haber corregido los
detectados en las mismas, es función del Jefe de región recopilar las firmas correspondientes.
5.0 Firmar convocatorias (Coordinador(a))
El (la) Coordinador(a) de Juntas de Mejoramiento Moral Cívico y Material, firma la convocatoria
6.0 Firmar convocatorias (Presidente Mpal.)
Posteriormente El Presidente Municipal o la persona designada en su caso, para cumplir con el
Artículo 4 de la Ley de Juntas de Mejoramiento Moral Cívico y Material, firma la convocatoria
7.0 Publicar convocatorias
Una vez firmadas las convocatorias, es responsabilidad del Jefe de región la publicación de las
mismas y se debe hacer en los accesos principales de las Presidencias Municipales, posteriormente
en la comunidad, en los lugares más concurridos que pueden ser: tiendas, escuelas o mercados.
8.0 Solicitar actas
Ya publicadas las convocatorias, de común acuerdo con el municipio, el Jefe de región solicita
mediante un memorando al Departamento jurídico las actas correspondientes, así como la lista de
asistencia y lista de escrutinio.
9.0 Elaborar actas
El Área Jurídica recibe la solicitud de actas (memorando) y procede a la elaboración de las mismas,
turnándolas al Jefe de Región una vez terminadas y verifica si es la 1ª convocatoria.
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10.0 Volantear y perifonear el evento
Si es la primer convocatoria y ya elaboradas las actas, el Jefe de región volantea y perifonea el
evento; el cual consiste en invitar a los vecinos de la comunidad mediante un volante donde se
especifica el motivo de la reunión, así como los datos para dicho fin y se refuerza con el perifoneo
que consiste en invitar verbalmente a los vecinos de la comunidad y dar conocimiento del evento.
11.0 Verificar si se cumple con el quórum
Antes de realizar la asamblea, el Jefe de región verifica si la gente reunida corresponde al quórum
(asistencia) establecido. Es importante señalar, que solo se instalará una mesa directiva, siempre y
cuando se cumpla con el requisito que marca la ley; que exista quórum (asistencia) del 20 % de los
residentes de la colonia. En el caso de no cumplirse éste requisito, no es posible la integración de la
Mesa directiva.
11.1 Realizar la segunda convocatoria
No habiendo el quórum legal para realizar la integración de la Junta de mejora en la primera
convocatoria, se acuerda con los vecinos realizar una segunda reunión, llevando a cabo
nuevamente el proceso de solicitud y elaboración de las actas para la segunda convocatoria (ir
al punto 8.0). La nueva elaboración de actas es debido a que éstas están fechadas y no es
posible utilizarlas para la segunda convocatoria.
12.0 Realizar asamblea
Si el quórum reunido es igual o mayor al 20% del total de los vecinos de la comunidad, y con los
documentos necesarios para dicha reunión, en especial las actas con su fecha y hora establecida; el
Jefe de región y el representante del Municipio, quienes darán fe o validez a las personas elegidas
como integrantes de la mesa directiva, realizan la asamblea en la fecha y hora establecida.
Los integrantes de la Mesa directiva serán representantes de su comunidad ante el Estado y su
Municipio.
13.0 Verificar si hay personas interesadas para integrar Junta
Una vez iniciada la asamblea, el Jefe de región verifica si dentro de la concurrencia, existen personas
interesadas para integrar la Junta de Mejoras.
Aún cuando exista el quórum suficiente, pero no haya personas interesadas para integrar la Junta de
mejoras y sea la 2da convocatoria, no se integra la Junta de mejoras. En el caso de que sea la
primera convocatoria, se realiza una segunda reunión (ir al punto 9.1)
14.0 Recopilar firmas en el acta
Si dentro del quórum existen personas interesadas en integrar la Junta de mejoras, se realiza la
votación, en forma económica, para elegir la mesa directiva, una vez integrada, el Jefe de región
plasma las designaciones en una acta y solicita a el (la) Coordinador(a) de Juntas de Mejoramiento
Moral, Cívico y Material su firma y el sello oficial en dicha acta. Posteriormente recaba la firma del
alcalde y sello oficial del municipio, quedando así el documento completo, dejando un original para la
Presidencia, uno para la Coordinación de Juntas de Mejoramiento y otro para la mesa directiva, con
fines de dar constancia de la personalidad jurídica y administrativa de la nueva Junta de Mejoras.
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15.0 Entregar nombramientos y credenciales
Después de recopilar las firmas y sellos correspondientes en el acta, y en base a los datos
proporcionados por los integrantes de la nueva mesa directiva y confiando en la veracidad de la
información personal proporcionada por los mismos y a sabiendas que ninguna persona con
antecedentes penales puede pertenecer a una junta de mejoras; el Jefe de región, expide un oficio
con el nombramiento al cargo que se le otorgo así como una credencial que lo acredita como
miembro de la mesa directiva, ambos documentos con .firma y sello de la Coordinación de Juntas de
mejoramiento Moral, Cívico y Material.
16.0 Capacitar a integrantes de la mesa directiva
Ya constituidos como mesa directiva, se les proporciona una serie de capacitaciones consistentes en
contable, jurídica y trabajo en equipo.
Contable.- Esta capacitación esta a cargo del Departamento contable y consiste en proporcionar a los
integrantes los conocimientos necesarios para el manejo del libro de tesorería, así como manejar los
fondos de la comunidad con transparencia para confiabilidad de los vecinos.
Jurídica.- Esta capacitación está a cargo del Departamento Jurídico y consiste en dar a conocer a los
integrantes las herramientas jurídicas necesarias para definir las limitantes y alcances de la mesa
directiva.
Trabajo en equipo.- Esta capacitación está a cargo del Jefe de región y consiste en concientizar a los
integrantes de la Mesa directiva de que existen diferentes cualidades y aptitudes en cada uno de ellos
y que se aproveche en encauzarlas para lograr un objetivo común.
17.0 Coordinar y dar seguimiento a las mesas directivas
La coordinación y seguimiento del funcionamiento de las Mesas Directivas esta a cargo de la
Coordinación de Juntas de mejoramiento Moral, Cívico y Material con la finalidad de tener un
acercamiento continuo con las mismas y proporcionarles el apoyo necesario para que logren los
proyectos que se tengan contemplados siempre y cuando sea dentro de un marco de legalidad y en
coordinación con su autoridad municipal.
18.0 Supervisar la Coordinación y el seguimiento a las mesas directivas
Finalmente, la Dirección de Participación Ciudadana supervisa, coordina y coadyuva al seguimiento
que la Coordinación de juntas de Mejoramiento Moral, Cívico y Material, da a las Mesas Directivas,
con la finalidad de tener un acercamiento continuo con las mismas y proporcionarles el apoyo
necesario para que logren los proyectos que se tengan contemplados siempre y cuando sea dentro
de un marco de legalidad y en coordinación con su autoridad municipal.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Convocatoria
Hoja de escrutinio y cómputo
Lista de asistencia
Acta de la Mesa directiva
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CONTROL DE REGISTROS
Registro
Almacenaje
Recuperación
Retención mínima
Convocatoria
Expediente
Indefinidamente
Lista de asistencia
Expediente
Hoja de escrutinio y
cómputo
Expediente
Departamento contable,
jurídico y operativo
Departamento contable,
jurídico y operativo
Departamento contable,
jurídico y operativo
Indefinidamente
Indefinidamente
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Acta
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SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO
COORDINACIÓN DE JUNTAS DE MEJORAMIENTO MORAL, CÍVICO Y MATERIAL
En el Municipio de __________, Nuevo León siendo las ______ horas del día ______ de _________ de 20__ (Dos mil ___),
reunidos en la Ave. ______________________ del Municipio de __________, Nuevo León. Los vecinos de este lugar se
constituyeron en REUNIÓN EXTRAORDINARIA de acuerdo a la CONVOCATORIA expedida por la Presidencia Municipal de
________, Nuevo León y el Gobierno del Estado de Nuevo León, a través de la Coordinación de las Juntas de Mejoramiento Moral,
Cívico y Material en el Estado, de fecha ___ (___) de _____________ de 20____ (Dos mil _____); con el fin de integrar la Mesa
Directiva de la Junta de Mejoramiento Moral, Cívico y Material de la Colonia ______________ del Municipio de __________, Nuevo
León. Fundado en los Artículos 4º, 5º, 6º, 8º, 11º, 14º y 17º, de la Ley que Crea las Juntas de Mejoramiento Moral, Cívico y
Material en el Estado.
Estando presentes para ello El (La)C. ___________________________, Coordinador (a)
de Juntas de Mejoramiento Moral, Cívico y Material en el Estado, en representación del
Ejecutivo, C. Lic. Rodrigo Medina de la Cruz, Gobernador Constitucional del Estado y el C.
__________________________, Presidente Municipal de ________, Nuevo León; se declara
abierta la REUNION EXTRAORDINARIA bajo el siguiente:
ORDEN DEL DÍA
I.II.III.IV.V.VI.VII.VIII.-
Registro de Habitantes de la colonia.
Explicación del objeto de la REUNION y las finalidades que persiguen las
Juntas de Mejoramiento Moral, Cívico y Material.
Registro de personas propuestas a INTEGRAR la Mesa Directiva.
Propuesta de dos habitantes para que funjan como escrutadores.
Se someterá a votación abierta y en forma económica las
propuestas
a INTEGRAR la Mesa Directiva.
Lectura de los resultados obtenidos y los nombres, dirección y cargo que
ocupará cada habitante.
Firma del Acta donde se hace constar el desarrollo de la votación y el
resultado de la misma.
Clausura.
Dentro del primer punto del orden del día se contó con la presencia de (
presentes en la reunión.
) vecinos, residentes de lugar
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Se nombraron los escrutadores para la reunión entre los mismos vecinos presentes y eligieron
a:
1.2.Se dio una breve explicación de las finalidades de las Juntas de Mejoramiento Moral, Cívico y
Material, de las facultades y obligaciones de los directivos.
Se propusieron los candidatos a ocupar los cargos de directivos y se realizó la votación abierta y
en forma económica.
Como resultado de la Elección el C. Representante de la Coordinación, hizo formal declaratoria
de la Mesa Directiva, la cual queda integrada de la siguiente manera.
PRESIDENTE
SECRETARIO
TESORERO
No. Votos (
No. Votos (
No. Votos (
)
)
)
PRIMER VOCAL
Presidente Suplente
No. Votos (
)
SEGUNDO VOCAL
Tesorero Suplente
No. Votos (
)
TERCER VOCAL
Síndico de Hacienda
No. Votos (
)
Asimismo el (la) C. ___________________________, Coordinador (a) de las Juntas de Mejoramiento
Moral, Cívico y Material en el Estado, y el C.______________________________, Presidente Municipal
de ________, Nuevo León, hicieron formal declaratoria de la Mesa Directiva de la Junta de Mejoramiento
Moral, Cívico y Material de la Colonia ____________________, del Municipio de ________, Nuevo León,
se declararon clausurados los trabajos de esta REUNIÓN EXTRAORDINARIA. Acto seguido se levanta la
presente Acta por triplicado, destinándose el original a la Coordinación de las Juntas de Mejoramiento
Moral, Cívico y Material del Estado, una copia a la Presidencia Municipal de ________, Nuevo León y otra
al Archivo de la Junta de Mejoramiento Moral, Cívico y Material de la Colonia __________________, del
citado Municipio, siendo las __________Horas del día ____ de ______________ de 20___.
_________________________________
PRESIDENTE MUNICIPAL DE
_____________ NUEVO LEON
___________________________________
COORDINACIÓN DE JUNTAS DE JUNTAS DE
MEJORAMIENTO MORAL, CÍVICO Y MATERIAL
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___________________________________
REPRESENTANTE DE LA COORDINACIÓN DE
JUNTAS DE MEJORAMIENTO MORAL,
CÍVICO Y MATERIAL
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10 de 12
___________________________________
REPRESENTANTE DEL C. PRESIDENTE
MUNICIPAL DE _________ DE NUEVO LEÓN
__________________________________
ESCRUTADOR
________________________________
ESCRUTADOR
___________________________________
PRESIDENTE
_________________________________
SECRETARIO
___________________________________
TESORERO
_________________________________
1o. VOCAL
PRESIDENTE SUPLENTE
___________________________________
2o. VOCAL
TESORERO SUPLENTE
_______________________________
3o. VOCAL
SÍNDICO DE HACIENDA
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EL GOBIERNO DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN
Y
LA PRESIDENCIA MUNICIPAL DE _____________________, NUEVO LEÓN
CONVOCATORIA
Con fundamento en los Artículos 1, 2, 3, 4, 5, 6, y 7 de la Ley que Crea las Juntas de Mejoramiento
Moral, Cívico y Material en el Estado de Nuevo León, se convoca a los habitantes de la Colonia ________________,
perteneciente a esta Municipalidad, a una REUNION EXTRAORDINARIA con el objeto de INTEGRAR la Mesa
Directiva de la Junta de Mejoramiento Moral, Cívico y Material de la Colonia _______________ Municipio de
_____________, Nuevo León,
que se llevará a cabo en Primera Convocatoria el día
______
de
________________de 20____, a las __:00 horas en la Ave. ______ de la citada colonia.
Si hubieren transcurrido 15 minutos de la hora señalada y no se reúne el quórum de por lo menos el
20% del total de los domicilios comprendidos en la colonia, se procederá a la Segunda Convocatoria para el día
____ de _____________ del 20____, a las _____ horas, con el mismo orden del día, con el quórum existente; y los
acuerdos que se adopten serán válidos para los ausentes y disidentes.
ORDEN
DEL
DIA
Primero: Registro de habitantes de la colonia.
Segundo:
Explicación del objeto de la REUNION y las finalidades que persiguen las Juntas de
Mejoramiento Moral, Cívico y Material.
Tercero:
Cuarto:
Quinto:
Sexto:
Séptimo:
Octavo:
Registro de personas propuestas a INTEGRAR la mesa directiva.
Propuesta de dos habitantes para que funjan como escrutadores.
Se someterá a votación abierta y en forma económica las propuestas a INTEGRAR la
Mesa Directiva.
Lectura de los resultados obtenidos y los nombres, dirección y cargo que ocupará cada
habitante.
Firma del Acta donde se hace constar el desarrollo de la votación y el resultado de la
misma.
Clausura.
“SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN”
Monterrey, Nuevo León a ___ de ___________ de 20___
________________________________
MUNICIPAL________________
DE NUEVO LEÓN
_________________________________
COORDINACIÓN DE JUNTAS DE MEJORAMIENTO
MORAL, CIVICO Y MATERIAL EN EL ESTADO
PRESIDENTE
GOBIERNO DEL ESTADO DE
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GOBIERNO DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN
SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO
COORDINACIÓN DE JUNTAS DE MEJORAMIENTO MORAL CÍVICO Y MATERIAL
LISTA DE ACREDITACIÓN DE VECINOS A LA REUNION EXTRAORDINARIA EFECTUADA EL DIA ____ DE
_____________ A LAS ______ HORAS EN LA AVE. _________. DE LA CITADA COLONIA CON LA FINALIDAD DE
INTEGRAR LA MESA DIRECTIVA DE LA JUNTA DE MEJORAS DE LA COLONIA ___________________________
DEL MUNICIPIO DE ___________, NUEVO LEON.
NOMBRE
FIRMA
DIRECCIÓN
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