CIRCULAR EXTERNA No

TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS DINEROS RECIBIDOS POR UN AGENTE
COMERCIAL, DERIVADOS DEL CONTRATO
1. El Código de Comercio al legislar sobre Contratos y Obligaciones Mercantiles,
consagró el convenio identificado como "Agencia comercial" según la cual, un
comerciante asume en forma independiente y de manera estable el encargo de
promover o explotar negocios en un determinado ramo como representante o agente
de un empresario o como fabricante o distribuidor de uno o varios productos del
mismo. Igualmente, en los artículos 1317 y siguientes establecieron las reglas mínimas
que rigen este tipo de contratos.
2. El artículo 1324 de la citada obra Mercantil determinó en la celebración de dichos
contratos, el reconocimiento de una prestación a cargo del empresario y a favor del
agente, equivalente a la doceava parte del promedio de la comisión, regalía o utilidad.
3. El artículo 96 del Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamentó la contabilidad y
se expidieron los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados
establece que en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación
los ingresos y gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado
registro de las operaciones, en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el
período correspondiente para efectos de obtener el resultado neto del ejercicio. Esta
norma es concordante con lo previsto en el artículo 450 del Código de Comercio.
Igualmente el artículo 52 del citado decreto consagra que se deben contabilizar
provisiones para cubrir pasivos estimados cuando sea necesario de acuerdo con las
normas técnicas.
También debe tenerse en cuenta que cuando existen dificultades para medir de
manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por
registrar la alternativa que tenga menos probabilidad de sobrestimar los activos y los
ingresos o de subestimar los pasivos y los costos, tal y como lo prevé la norma básica
de la prudencia contenida en el artículo 17 del Decreto 2649 referido.
4. De conformidad con lo indicado en los puntos anteriores, el empresario debe
constituir una provisión por el sistema de causación para atender oportunamente el
pago de la prestación ; este pago se realizaría al terminar el contrato tal y como lo
establece la legislación mercantil. Sin embargo, si las partes pactan un pago de la
prestación en forma periódica, los registros antes anotados (provisión y desembolso)
se deben efectuar simultáneamente por los montos correspondientes, como si se
tratara de liquidaciones parciales de dicha prestación.
5. No ocurre lo mismo con la indemnización de que trata el inciso segundo del artículo
1324 citado, toda vez que su reconocimiento está sujeto a la ocurrencia de un hecho
en particular y en las circunstancias previstas en la legislación comercial.
Expuesto lo anterior, este despacho concluye que el empresario debe estimar y causar
periódicamente el valor de la prestación a que tiene derecho el agente comercial
conforme a lo previsto en las cláusulas convenidas y a las operaciones contractuales
desarrolladas. Ahora bien, si en el contrato se pacta que tal reconocimiento se pagará
junto con la comisión, regalía o utilidad, es claro que dicho valor representa una
liquidación parcial de la prestación, motivo por el cual debe efectuar la provisión
previamente constituida o directamente los resultados del ejercicio.
A su turno el agente que recibe el pago de la prestación deberá reconocer como
ingreso por tratarse de un valor ya devengado.
Cabe anotar que la indemnización a que se refiere el inciso segundo del artículo 1324
del Estatuto Mercantil se determina al finalizar el contrato, en el evento en que se den
las causales de finalización previstas en la ley y en el mismo para originar dicha
indemnización, motivo por el cual, en ese momento se realizarán las apropiaciones y
demás registros pertinentes.
(Oficio 340-616 del 13 enero 1998)