contratación administrativa

contratación
administrativa
Aunque forma parte de la gestión financiera, por la importancia que tiene en
la ejecución del presupuesto de gastos, la contratación administrativa merece
que se le dedique su propio apartado.
No obstante, al ser la contratación administrativa un procedimiento utilizado
por las Administraciones Públicas para hacer efectiva la ejecución de gran parte
de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su ámbito de
aplicación es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el
estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos
de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan más
relevantes para la producción de una exposición.
Además, y dado que es habitual la preparación simultánea de varias exposiciones
que generan numerosos contratos, se verán dos herramientas que permitirán
organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el
calendario de contratación, y la ficha de seguimiento de expedientes.
Una vez finalizada la exposición, será importante realizar una memoria
económica que refleje los gastos realizados a través tanto de los expedientes
de contratación como de las demás formas de gasto.
También será importante el correcto archivado de todos los expedientes de
gasto, no sólo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la
memoria histórica de la exposición, sino también porque son documentos
susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un último
control interno en su auditoria anual.
regulación de los contratos
clasificación de los contratos
expedientes de contratación
seguimiento de expedientes
calendario de contratación
memoria económica y archivo
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regulación de los contratos
La contratación administrativa se regula en:
 Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
 Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real
Decreto 1098/2001.
Su ámbito de aplicación, como indica su título, se extiende a todas las
Administraciones Públicas y su contenido es aplicable a la realización de un
gran número de actividades.
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clasificación de los contratos
Explicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente
entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificación de los
diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:
 Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administración se
dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):
Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,
se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:
 La ejecución de obras.
Por ejemplo la construcción de una carretera.
 La gestión de servicios públicos.
Por ejemplo la concesión de un servicio de cafetería en un edificio
público.
 La realización de suministros.
Por ejemplo la fabricación de vitrinas para una exposición.
 Los trabajos de consultoría y asistencia.
Por ejemplo la contratación de los trabajos del comisariado de una
exposición.
 La realización de servicios.
Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposición.
Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres
últimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la producción
de una exposición.
Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados
anteriores.
 Por el procedimiento de adjudicación. Regulado en el art. 73 de la Ley de
Contratos, los contratos podrán adjudicarse por procedimiento:
 Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una
proposición.
 Restringido, en el que solo podrán presentar proposición los
empresarios seleccionados por la Administración, previa solicitud de
los mismos.
 Negociado, en el que el contrato se adjudicará al empresario
justificadamente elegido por la Administración, previa consulta
y negociación con uno o varios empresarios. En este caso sólo
podrán presentar proposiciones los empresarios invitados por la
Administración. No es un procedimiento habitual de contratación y su
utilización esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.
 Por la forma de adjudicación. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos,
las formas de adjudicación de un contrato son:
 El concurso, en el que la adjudicación recaerá en el licitador que en
su conjunto haga la proposición más ventajosa, teniendo en cuenta
no sólo su oferta económica sino todos los criterios que se hayan
establecido en el pliego de cláusulas administrativas particulares.
 La subasta, en la que la adjudicación recaerá en el licitador que oferte
el precio más bajo.
Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,
el procedimiento de adjudicación utilizado puede ser el abierto o el restringido,
nunca el negociado.
 Contratos menores. Regulados en el artículo 56 de la Ley de Contratos,
constituyen una excepción porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las
formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente
por su cuantía (actualmente no pueden exceder de 12.020,24€ en el caso de
los contratos de suministros, de consultoría y asistencia y en los de servicios). La
tramitación de su expediente puede realizarse únicamente con la aprobación del
gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones
técnicas en el que se definan las características del trabajo a realizar por el
contratista, y además pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es la
agilización de los expedientes de contratación de pequeños trabajos.
Según la clasificación anterior, en la gestión de exposiciones, los contratos más
utilizados por su objeto son los de consultoría y asistencia y los de servicios,
Ver apartado “Expediente de contratación”
Cuantía vigente en la fecha de edición de esta publicación. Las cuantías podrán ser modificadas en
Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposición adicional
primera de la Ley de Contratos.
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y en alguna ocasión el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene
prestaciones que afectan a más de un tipo de contratos, son los llamados
contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificaría en función del objeto
que tenga un mayor peso en la contratación y se regularía por las normas que le
fueran de aplicación. Por ejemplo, si sólo es necesaria la construcción de vitrinas
para un determinado montaje, estaríamos ante un contrato de suministro de
fabricación, pero si se trata de un proyecto más amplio que incluye además el
montaje de paneles, la instalación de la iluminación y la colocación de la gráfica
estaríamos ante un contrato de servicios.
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Cuando el importe del trabajo es inferior a los 12.020,24€, se tramitarán
como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de
adjudicación será el concurso con procedimiento abierto cuya tramitación es
mucho más larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarse
en los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, únicamente en
los supuestos establecidos en los art. 209 y 210 de la Ley de Contratos, pero
es muy útil y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los
30.050,61€ (ver nota nº5) (art. 210h), en los que habrá concurrencia de ofertas
con la invitación de un mínimo de tres empresas, y también en el supuesto que
establece su utilización “cuando por razones técnicas o artísticas o relacionadas
con la protección de derechos exclusivos tan sólo puede encomendarse el objeto
del contrato a un único empresario”(art. 210b).
expediente de contratación
La preparación de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen
a conformar lo que llamamos “expediente de contratación”. Su tramitación
será más o menos compleja según el procedimiento y la forma tramitación del
contrato que utilicemos. Siempre será más complicada y larga la tramitación de
un concurso público que la de un procedimiento negociado, y la de éste será
más que la tramitación de un contrato menor que como ya indicamos, es una
excepción por la simplicidad en su tramitación. No obstante los documentos
más importantes que conformarán este expediente tanto de un concurso como
de un procedimiento negociado son:
 Certificado de insuficiencia de medios.
 Memoria explicativa.
 Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.
 Pliego de Prescripciones Técnicas.
 Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas.
 Ofertas presentadas.
 Resolución de adjudicación.
 Contrato.
 Recepción del trabajo.

Certificado de insuficiencia de medios
Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultoría
y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente
certifica la falta de medios humanos y técnicos existentes dentro de la propia
Administración para hacer el trabajo objeto del contrato así como la no
conveniencia de su ampliación y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.

Memoria explicativa
Es el documento en el que el órgano de contratación justifica la necesidad de
la misma. Además de hacer una breve reseña sobre el objeto de la exposición
a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos técnicos:
 objeto del contrato (montaje, transporte..).
 precio máximo de dicho contrato sobre el que se realizarán las ofertas
de las empresas.
 tipo de procedimiento que se utilizará para contratar (procedimiento
abierto, restringido o negociado).
 forma de contratación (concurso, subasta).
 aplicación presupuestaria a la que se imputará el gasto.
Su tramitación da lugar a la emisión del documento contable RC (retención de
crédito).

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares
Regulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su
Reglamento, el pliego de cláusulas administrativas particulares es el documento
donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirán las partes del
contrato y en él se hace constar todos los datos concretos del mismo. Será
redactado por el servicio competente y aprobado por el órgano de contratación
previo informe del Servicio Jurídico sobre su adecuación a la legalidad. Asimismo,
en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fiscalización previa
de la Intervención, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de
vista de la legalidad presupuestaria.
Deberá contener con carácter general, entre otros, los siguientes datos:
 Definición del objeto del contrato.
 Régimen jurídico.
 Presupuesto del contrato.
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 Plazo de duración.
 Procedimiento y forma de adjudicación.
 Documentos a presentar por los licitadores.
 Criterios de valoración con los cuales se puntuará la oferta presentada
por las empresas.
 Derechos y obligaciones de las partes.
 Referencia al régimen de pagos.
 Plazo de garantía.
Su aprobación da lugar a la emisión del documento contable A (aprobación
del gasto).
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
Pliego de prescripciones técnicas
Regulado en el art. 51 de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su
Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al
trabajo objeto del contrato y contendrá, al menos, los siguientes extremos:
 Características técnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones
del contrato.
 Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que
se descompone el presupuesto y número estimado de las unidades a
suministrar.
 En su caso, requisitos, modalidades y características técnicas de las
variantes.
Este es el documento de mayor interés práctico por su contenido específico, ya
que en él se describe detalladamente el trabajo que deberá realizar la empresa
adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las
empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realización,
y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, será también la base
para presentar su oferta tanto técnica como económica.
En primer lugar contendrá una información que será común para cualquier
pliego, independientemente del objeto del contrato:
 Lugar y fechas previstas para la celebración de la exposición.
 Plazo máximo de entrega del trabajo.
 Precio máximo del contrato.
Y en segundo lugar, la información específica que corresponda al trabajos
objeto del contrato, esto es:
Se detalla en el Anexo de Gestión Económica
 Comisariado.
 Diseño del montaje.
 Diseño del catálogo.
 Edición del catálogo.
 Montaje y desmontaje.
 Contratación del seguro.
 Embalaje y transporte de las piezas.
 Etc...

Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas
Todos los procedimientos para la adjudicación de los contratos se anunciarán
en el BOE, con excepción de los procedimientos negociados, aunque éstos
también serán objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley
de Contratos, se entienden también excluidos los contratos menores. En el caso
de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad será necesaria solicitar
la oferta, como mínimo, a tres empresas capacitadas para la realización del
objeto del contrato.

Ofertas presentadas
Constituyen los documentos donde las empresas presentan:
 La documentación que acredita, conforme se establece en los
artículos 15 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la
solvencia técnica y económica de una empresa para contratar con la
Administración (no es necesaria en los contratos menores).
 Su oferta técnica.
 Su oferta económica.
Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar,
ésta se admite a licitación. Su oferta técnica se puntuará conforme a los
criterios de valoración establecidos en el pliego de cláusulas administrativas
particulares del contrato (en el caso de un concurso público o un procedimiento
negociado), y por último se puntuará su oferta económica, proponiéndose como
adjudicataria a aquella que obtenga la puntuación más alta una vez sumadas
todas la puntuaciones parciales.

Resolución de adjudicación
Es el documento emitido por el Órgano de contratación competente a través del
cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del
mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicación
utilizados.
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Contablemente da lugar a la emisión del documento D (compromiso o
disposición del gasto ante un tercero).

El contrato
Es el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicación, a él se
adjuntan los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones
técnicas que han formado parte de la contratación, siendo todos ellos firmados
tanto por el órgano de contratación como por el representante de la empresa
adjudicataria.

Recepción del trabajo
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Con carácter general, el contratista tendrá derecho al abono de su trabajo una
vez realizado éste (excepcionalmente pueden contemplarse abonos a cuenta)
y previa certificación por parte de la Administración de su conformidad con
el mismo. Una vez el trabajo sea recepcionado y conforme, el contrato se
entenderá cumplido y el contratista podrá emitir factura para proceder al pago
del mismo.
Contablemente, la acreditación de que el trabajo ha sido realizado da lugar
al documento O (reconocimiento de la obligación) y al documento contable
K (ordenación del pago) que posibilita el pago material y la extinción de la
obligación de la Administración ante un tercero.
seguimiento de expedientes
A lo largo de todo el proceso que supone la producción de exposiciones, es
normal encontrarse con que en un momento determinado y simultáneamente,
se tengan que tramitar una gran variedad de gastos relativos a una misma
exposición, e incluso, de varias exposiciones a la vez. Debido a esto, los trámites
de por sí numerosos que conlleva un expediente se multiplican por cada uno
de los contratos que es necesario realizar, siendo difícil saber en que momento
de tramitación se encuentra cada uno de ellos.
Para mantener ordenados y actualizados los datos de cada contrato, puede
resultar útil crear una ficha de seguimiento de expedientes para cada exposición,
que informe del estado de cada uno y alerte en el caso de que no se estén
cumpliendo los plazos previstos al objeto de tomar las medidas oportunas.
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calendario de contratación
Dado que el periodo de preparación de una exposición suele ser bastante largo,
si a ello se le añade la gran cantidad de trabajos a contratar, los diferentes
procedimientos de contratación utilizados, y por tanto los diferentes tiempos
de tramitación, puede resultar muy práctico, con un objetivo complementario
a la ficha de seguimiento de expedientes, la creación de un calendario de
contratación.
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Si se están preparando varias exposiciones a la vez, puede realizarse un
calendario independiente para cada una de ellas. El calendario de contratación
vendrá a ser una guía teórica para la tramitación de los diferentes contratos, que
aunque no siempre será fácil cumplir, resultará de gran utilidad para organizar
y tener una referencia temporal de cada trabajo individualmente y de todos
en su conjunto.
Para su elaboración se tendrán en cuenta dos factores:

Interrelación entre los diferentes trabajos
Esta interrelación condiciona el orden de contratación, no se puede por ejemplo
editar un catálogo sin tener adjudicado su diseño. Teniendo en cuenta esto,
se realizará con tiempo suficiente la tramitación de un contrato para que no
interfiera en la posterior tramitación de los demás. Veamos gráficamente esta
interrelación:
CONTRATOS INTERRELACIONADOS
PROYECTO DEL COMISARIO
PRESTADORES
*
(Listado de Piezas)
DISEÑO DE LA EXPOSICIÓN
DISEÑO CATÁLOGO
MONTAJE Y DESMONTAJE
EDICIÓN
SEGURO
EMBALAJE Y
TRANSPORTE
[* El listado definitivo de piezas, derivado del proyecto del comisario, es una información esencial para
ejecutar las contrataciones]

Tipo de contrato que debe tramitarse en cada caso
La estimación de costes así como el objeto del contrato, proporcionan la
información fundamental para elegir el tipo de procedimiento y la forma de
adjudicación que habrá que utilizar para cada contrato. Una vez se sepa esto,
y según los tiempos utilizados en cada centro de trabajo, se puede estimar lo
que puede tardar su tramitación.
A partir de ahí, se puede elaborar el calendario de contratación donde se
establecerá desde la fecha de inicio de los expedientes hasta las fechas en que
se estima que éstos estarán adjudicados y ejecutados. Así mismo, se pueden
establecer las fechas tope en que el coordinador técnico de la exposición facilitará
la información necesaria para comenzar las contrataciones, especialmente, la
entrega del listado definitivo de obras de la exposición.
Aunque es habitual que parte de las contrataciones se solapen en el tiempo, el
orden cronológico de las más importantes sería el siguiente:
 Contrato de comisariado.
Se establece la fecha tope de entrega por parte del comisario del proyecto
definitivo de la exposición. Sabiendo cuándo debe entregarse el trabajo y
cuánto tiempo se le va a dar al comisario para hacerlo, se puede calcular
hacia atrás cuándo debe empezarse la tramitación del contrato.
Una vez se tiene el proyecto expositivo se establece la fecha tope en que los
prestadores deben contestar a la solicitud de préstamo, con el fin de que se
confeccione y entregue el listado definitivo de los objetos a exponer. Se inician
los trámites para contratar los trabajos de:
 Diseño del montaje de la exposición
 Diseño del catálogo
Los diseñadores pueden comenzar a trabajar con el listado provisional de objetos
solicitado por el comisariado.
Una vez entregados los proyectos de diseño de la exposición y de catálogo, y
el listado definitivo de objetos, se inician los contratos de:
 Montaje y desmontaje de la exposición.
 Impresión del catálogo.
Con ese mismo listado definitivo de objetos, es posible iniciar también los
trámites para la contratación del:
 Seguro.
En este caso es necesario contar además con la valoración de los objetos
dadas por los prestadores. Se tramitará con tiempo suficiente para que la
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póliza se encuentre vigente en el momento en que debe iniciarse el embalaje
y transporte de los objetos.
 Embalaje y transporte.
memoria económica y archivo
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Una vez ejecutados y liquidados todos los gastos que ha supuesto la producción
de una exposición, es importante la realización de una memoria económica en
la que se reflejen todos ellos, tanto los que han sido fruto de un expediente de
contratación como del resto de formas de gasto. En este informe se establecerá
su coste total y su distribución por partidas. Cuando se trate de una exposición
de producción compartida con otra institución se incluirán también en el informe
todos los datos correspondientes a su gestión.
A partir de los datos objetivos recogidos en el informe, se podrá realizar
un análisis de resultados, comparando el coste final con las estimaciones
realizadas al comienzo, al objeto de comprobar si se han producido desviaciones
significativas sobre el presupuesto inicialmente estimado. Cuando así ocurra,
el estudio de estas desviaciones y de los motivos que las causaron, servirá a su
vez para revisar y actualizar los criterios a utilizar en las estimaciones futuras.
En lo que se refiere al archivo de la exposición, resulta muy importante el
correcto archivo de todos los expedientes de gasto producidos, no solo porque
constituyen, desde el punto de vista económico, la memoria histórica de la
exposición, sino porque son documentos susceptibles de ser reclamados por
la Intervención, para ser sometidos, dentro del control financiero permanente
que esta ejerce, a un último control interno en la auditoria anual que debe
realizarse en cada Organismo de la Administración del Estado, en la que se
verifica mediante la aplicación de procedimientos de revisión selectivos y con
posterioridad a su realización, la actividad económica-financiera del sector
público estatal.
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