Procedimiento para la Sustitución de Cheques y

Sistema de Retiro de los Empleados de la
Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y
DEPÓSITO DIRECTO
Septiembre 2007
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y
DEPÓSITO DIRECTO
TABLA DE CONTENIDO
Página
I.
INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................2
II.
DEFINICIONES.............................................................................................................2
III.
DISPOSICIONES GENERALES ...................................................................................2
IV. INSTRUCCIONES (Las instrucciones presentan los procesos en secuencia lógica).....3
V.
ENMIENDAS E INTERVENCIONES .............................................................................9
VI. VIGENCIA.....................................................................................................................9
ANEXOS
A - Declaración Cheque Extraviado
B1- Originator Return/NOC Report
B2- ACH Confirmation
C - Solicitud de Sustitución de Cheque Extraviado
D - Cancelación de Depósito Directo
E - Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente del Sistema de Retiro
F - Registro Reclamaciones Cheques Extraviados
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE
CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
I. INTRODUCCIÓN
Este Procedimiento establece las instrucciones para procesar la sustitución tanto de
cheques informados extraviados, como de los depósitos directos rechazados y
evitar la duplicidad de pagos.
II. DEFINICIONES
A. Sistema de Retiro – Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de
Energía Eléctrica de Puerto Rico.
B. Autoridad – Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico.
C. Cheque Sustituto – Cheque que se expide cuando el cheque original se extravía.
D. Declaración de Cheque Extraviado – Formulario que debe llenar el beneficiario
para informar que se le extravió el cheque y solicitar un cheque sustituto,
Declaración Cheque Extraviado (Anexo A).
E. Originator Return/NOC Report – Detalle de los depósitos directos rechazados
que produce el Sistema ACH incluye la razón para el rechazo, (Anexo B-1).
F. ACH Confirmation – Informe de depósitos directos transmitidos que produce el
Sistema ACH, (Anexo B-2).
G. Sistema ACH (Automatic Clearing House) – Red de procesamiento que provee
para la distribución y liquidación de débitos y créditos electrónicos.
H. Solicitud de Sustitución de Cheque Extraviado – Formulario para solicitar a la
Sección de Control y Desembolsos que expida un cheque sustituto, Solicitud de
Sustitución de Cheque Extraviado (Anexo C).
III. DISPOSICIONES GENERALES
A. El trámite para la sustitución de cheques de pensión se efectúa luego de
transcurrir cinco días laborables desde la fecha en que el jubilado o beneficiario
debió recibir el cheque original.
B. En los casos de sustitución de cheques que no son de pensión, el trámite se
efectúa luego de transcurrir tres días laborables.
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 2
C. Sólo se expide un cheque sustituto luego que la suspensión de pago sea
efectiva y luego que el banco notifique que el cheque no se cobró.
D. Los Oficinistas Orientadores y Procesadores de Pensiones y Beneficios de la
Sección de Nómina de Jubilados que están asignados a las funciones de
procesar y cuadrar la nómina, no realizarán las funciones de tramitar una
reclamación de cheque extraviado ni de preparar una solicitud para sustituir un
cheque.
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 3
IV. INSTRUCCIONES (Las instrucciones presentan los procesos en secuencia lógica)
A. Sustitución de Depósito Directo
INSTRUCCIONES
FUNCIONARIO
Oficinista
Orientador y
Procesador de
Pensiones y
Beneficios
Supervisor Sección
Control y
Desembolsos o
Supervisor
Designado
Contador II
Sistemas
Mecanizados
1.
Enviar la Cancelación de Depósito Directo (Anexo D) al Supervisor de la
Sección de Control y Desembolsos cuando fallece el jubilado o el
beneficiario o en caso de pagos que no proceden.
2.
Recibir mensualmente del Departamento de Pensiones y Beneficios la
Certificación Nómina de Jubilados y Beneficiarios que detalla el total de
cheques y depósitos directos que se emitieron para estas nóminas.
3.
Recibir del Departamento de Pensiones y Beneficios las notificaciones
de cancelación de depósito directo por motivo de fallecimiento del
jubilado o el beneficiario o por pagos que no procedan.
4.
Recibir mensualmente de la Oficina de Informática de Retiro los archivos
ACH de la Nómina de Jubilados y Beneficio Cónyuge Supérstite.
5.
Cancelar los depósitos directos que notifica el Departamento de
Pensiones y Beneficios.
6.
Transmitir al Banco los archivos ACH ajustados de la Nómina de
Jubilados y Beneficio Cónyuge Supérstite para que los depósitos sean
acreditados en las fechas de pago establecidas por el Sistema de Retiro.
7.
Imprimir los Informes ACH Confirmation generados por el Sistema ACH
para confirmar la transmisión de los depósitos y mantener récord de los
mismos.
8.
Verificar diariamente los rechazos o las correcciones a los depósitos
directos notificados por el banco, a través del correo electrónico, e
imprimir el informe de rechazo Originator Return/NOC Report.
9.
Entregar diariamente copia de los informes de depósitos directos
transmitidos (ACH Confirmation) y los rechazados (Originator
Return/NOC Report) al Contador II Sistema Mecanizado.
10.
Recibir del Supervisor de la Sección de Control y Desembolsos los
informes de los depósitos directos transmitidos, de los rechazos y las
correcciones a los mismos.
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 4
FUNCIONARIO
Contador II
Sistemas
Mecanizados
INSTRUCCIONES
11.
Mantener el registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente del
Sistema de Retiro (Anexo E).
12.
Comunicarse diariamente con el banco para verificar los cargos y
créditos efectuados a la cuenta corriente del Sistema.
13.
Identificar los cargos y créditos que corresponden a depósitos directos en
el registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente.
Recibir la notificación del jubilado o beneficiario de que no se efectuó el
depósito directo.
14.
Oficinista
Orientador y
Procesador de
Pensiones y
Beneficios
15.
Verificar los datos del jubilado o beneficiario en el Sistema Mecanizado
de Nómina de Jubilados y Beneficiarios. Corregir errores si aplica.
16.
Notificar al Contador II Sistemas Mecanizados que no se efectuó el
depósito directo a la cuenta del jubilado o beneficiario y le solicita copia
del informe de rechazos Originator Return/NOC Report.
Recibir la notificación de depósito directo no efectuado del Oficinista
Orientador y Procesador de Pensiones y Beneficios.
17.
Contador II
Sistemas
Mecanizados
18.
19.
Oficinista
Orientador y
Procesador de
Pensiones y
Beneficios
20.
21.
22.
Supervisor, Sección
Control y
Desembolsos
Notificar los cargos, créditos, rechazos y correcciones por depósitos
directos y cancelaciones de éstos al Oficinista Orientador y Procesador
de Pensiones y Beneficios. Enviar, además, copia del informe de
rechazo Originator Return/NOC Report.
Recibir del Contador II Sistemas Mecanizados copia de los rechazos,
correcciones, cargos y créditos efectuados a la cuenta corriente
provenientes de los depósitos directos.
Preparar la Solicitud de Cheque para sustituir el depósito directo
rechazado y enviarla al Supervisor de la Sección de Control y
Desembolsos. Incluir copia del informe de rechazo y copia del crédito
correspondiente reflejado en el registro Relación de Balance Diario de
Cuenta Corriente con la Solicitud de Cheque.
Recibir la Solicitud de Cheque para sustituir depósitos rechazados.
Verificar que las solicitudes para sustituir depósitos incluyen la siguiente
evidencia para justificar el pago:
a. Informe de rechazo (Originator Return/NOC Report)
b. Copia del registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente
donde se refleja el crédito a cuenta corriente.
23.
Generar los Comprobantes de Desembolsos y enviarlos mensualmente a
la Sección de Informes Financieros para contabilizarse.
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 5
FUNCIONARIO
INSTRUCCIONES
24.
Identificar las cancelaciones correspondientes a depósitos directos.
25.
Identificar por concepto los débitos y créditos que se presentan en el
estado bancario mensual de la cuenta corriente del Sistema relacionados
con los depósitos directos.
26.
Verificar mensualmente que los desembolsos de efectivo contabilizados
para la cuenta corriente (Jornal de Desembolsos) coinciden con las
emisiones de cheques, códigos 01, 02, 03, 05, más los débitos del
estado bancario por depósitos directos transmitidos provenientes de la
Nómina de Jubilados y Beneficiarios, Préstamos Personales, etc.). Debe
coincidir con el total de desembolsos de efectivo contabilizado para la
cuenta corriente. Si existe diferencia entre ambos totales, se comparan
los distintos renglones de emisiones y depósitos directos para identificar
la misma.
27.
Utilizar el registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente para
identificar por nombre y número de jubilado o beneficiario los depósitos
directos rechazados o revertidos en el estado bancario.
28.
Detallar en la hoja de trabajo de la Conciliación Bancaria (crédito o
cargo, fecha, nombre, número de empleado, número de jubilado o
beneficiario, número de cheque sustituto y cantidad) las discrepancias
entre los depósitos directos rechazados o revertidos en el estado
bancario y las cancelaciones de depósitos directos contabilizadas.
29.
Notificar al Departamento de Pensiones y Beneficios los pagos duplicados para que realice la gestión de cobro pertinente. Indicar los
créditos a la cuenta corriente por depósitos rechazados pendientes de
pago.
30.
Mantener las diferencias en la Conciliación Bancaria hasta que se
eliminen a través de:
Especialista en
Sistemas Contables
a. Contabilización de Cancelación
b. Rembolso de pago duplicado por el jubilado o el beneficiario
c. Registro de cuenta a cobrar mediante acuerdo de pago
B. Sustitución de Cheque de Pensión
FUNCIONARIO
Oficinista Orientador
y Procesador de
Pensiones y
Beneficios
INSTRUCCIONES
1.
Recibir la reclamación del jubilado o beneficiario de que no recibió su
cheque o que lo extravió.
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 6
FUNCIONARIO
Oficinista Orientador
y Procesador de
Pensiones y
Beneficios
INSTRUCCIONES
2.
Orientar al jubilado o beneficiario sobre el proceso para solicitar una
sustitución de cheque.
3.
Solicitar al jubilado o beneficiario para que llene el formulario Declaración
de Cheque Extraviado, cinco días laborables después de la fecha en que
debió recibir el cheque. Si el cheque se extravía luego de endosado,
debe completar el formulario inmediatamente.
4.
Solicitar al jubilado o beneficiario que devuelva el cheque declarado
extraviado si lo recibe o lo encuentra, luego de solicitar la suspensión de
pago.
5.
Anotar en el formulario Registro de Reclamación de Cheque de Jubilados
y Beneficiarios Extraviados la información del jubilado o beneficiario que
notifica no haber recibido un cheque o que lo extravió, Registro
Reclamaciones Cheques Extraviados (Anexo F).
6.
Verificar con el Especialista en Sistemas Contables si se cobró el cheque
extraviado. De haberse cobrado debe:
a. Solicitar copia del cheque pagado y de su endoso.
b. Comunicarse con el jubilado o con los beneficiarios e indicarle que el
cheque que informó extraviado fue cobrado.
c. Solicitar al jubilado o beneficiarios que visite el Departamento de
Pensiones y Beneficios para que indique si la firma en el endoso es la
suya.
d. Detener el proceso de sustitución de cheque si el jubilado o el
beneficiario acepta que la firma en el endoso corresponde a la suya.
e. Entregar copia del cheque cobrado al jubilado o beneficiario si éste
declara que la firma en el endoso no es su firma y solicitar, para
continuar con el proceso de sustitución de cheque, una declaración
jurada que indique que no endosó o cobró el cheque.
f. Preparar y enviar al Supervisor de la Sección de Control y
Desembolsos una Solicitud de Cheque para sustituir el cheque con
endoso fraudulento, tan pronto recibe la declaración jurada.
g. Incluir con la Solicitud de Cheque copia de la declaración jurada y
copia del cheque pagado por el banco.
h. Enviar al Supervisor del Departamento de Contabilidad y Finanzas el
original de la declaración jurada, la copia del cheque pagado y del
endoso, la Declaración de Cheque Extraviado y la Solicitud de Cheque
para enviar al banco una reclamación por cheque pagado con endoso
fraudulento.
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 7
FUNCIONARIO
INSTRUCCIONES
Si no se cobró el cheque extraviado:
Oficinista Orientador
y Procesador de
Pensiones y
Beneficios
Especialista Sistema
Contables
7.
8.
Supervisor Sección
Control y
Desembolsos
9.
Verificar que las solicitudes para sustituir cheques incluyen la contestación
a la suspensión de pago que envía el banco a través del sistema y copia
de la declaración jurada, de no haber endosado o cobrado el cheque.
10.
Preparar el Comprobante de Desembolsos y el cheque sustituto y enviar
el comprobante al Especialista en Sistemas Contables y el cheque
sustituto al Oficinista Orientador de Pensiones y Beneficios.
Identificar las cancelaciones contabilizadas correspondientes a cheques
sustituidos.
11.
Especialista en
Sistemas Contables
a. Solicitar al Especialista en Sistemas Contables evidencia de que éste
no se ha cobrado.
b. Verificar el Registro de Cheques a Retener que se mantiene en la
Sección de Nómina de Jubilados y Beneficiarios para determinar si el
cheque no se cobró porque se retuvo.
c. Solicitar al Especialista en Sistema Contables que envíe al banco una
suspensión de pago del cheque informado como extraviado a través
del Sistema Web Cash Management.
d. Verificar con el Especialista en Sistemas Contables la contestación a
las suspensiones de pago.
e. Preparar y enviar a la Sección de Control y Desembolsos una Solicitud
de Cheque para sustituir el cheque extraviado si el banco indica que la
suspensión de pago procede.
f. Incluir con la Solicitud de Cheque la información del banco a la
suspensión de pago y la Declaración de Cheque Extraviado como
evidencia de que el cheque no se pagó.
Verificar la hoja de trabajo del jornal 13_Cheques y Depósito Directo para
determinar si el cheque se canceló y se sustituyó (si no se cobró el
cheque).
Recibir del Oficinista Orientador y Procesador de Pensiones y Beneficios
la Solicitud de Cheque para sustituir los cheques extraviados y los
cheques con endosos fraudulentos.
12.
Clasificar por concepto todos los débitos y créditos que contiene el estado
bancario mensual de la cuenta corriente del Sistema de Retiro
relacionadas con los cheques.
13.
Verificar mensualmente que los desembolsos de efectivo contabilizados
para la cuenta corriente (Jornal de Desembolsos) coinciden con las
emisiones de cheques, códigos 01, 02, 03, 05, más los débitos del estado
bancario por depósitos directos transmitidos, provenientes de la Nómina
de Jubilados y Beneficiarios y Préstamos Personales, debe coincidir con
el total de desembolsos de efectivo contabilizado para la cuenta
corriente).
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 8
FUNCIONARIO
INSTRUCCIONES
Comparar los distintos renglones de emisiones de cheque para identificar
diferencias, si las hay.
14.
Especialista en
Sistemas Contables
Notificar al Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios los
pagos duplicados para que se realice la gestión de cobro y mantener las
discrepancias en la Conciliación Bancaria hasta que se eliminen las
mismas a través de :
a. Contabilización de cancelación
b. Rembolso de pago duplicado por beneficiario
c. Registro de cuenta a cobrar mediante plan de pago y se comience a
descontar la misma
15.
Recibir de la Sección de Informes Financieros la notificación de pagos
duplicados.
16.
Notificar a los beneficiarios con pagos duplicados y realizar las gestiones
para recuperar los mismos.
Oficinista Orientador
y Procesador de
17.
Pensiones y
Beneficios
Tramitar acuerdo de pago para cobrar los pagos duplicados, según las
disposiciones del Procedimiento para el Cobro de Deudas a Jubilados y
Beneficiarios.
18.
Mantener un expediente con las gestiones de cobro que realiza.
19.
Notificar a la Sección de Informes Financieros las gestiones realizadas
con los pagos duplicados.
Investigar y tomar acción sobre las transacciones de cancelación
rechazadas por el banco provenientes de cheques sustituidos que se
pagaron, tales como:
20.
a. Caso de cheque original y sustituto pagados:
Especialista en
Sistemas Contables
1) Obtener copia con endoso de ambos cheques
2) Registrar en la hoja de trabajo de la Conciliación Bancaria una
partida de conciliación por cheque original y sustituto cobrados
3) Referir al Departamento de Pensiones y Beneficios los pagos
duplicados para investigar
b. Caso de cheque original pagado y sustituto pendiente de pago
(outstanding):
1) Obtener copia con endoso del cheque original pagado y notificar al
Departamento de Pensiones y Beneficios
2) Verificar si el cheque sustituto fue devuelto o está retenido en el
Departamento de Pensiones y Beneficios
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 9
FUNCIONARIO
INSTRUCCIONES
3) Solicitar suspensión de pago del cheque sustituto si no lo localiza o
si no existe declaración jurada del beneficiario indicando que no
endosó o cobró el cheque original
21.
Reclasificar en la Conciliación Bancaria las partidas identificadas como
Cheque Original y Sustituto Cobrados Referidos a Investigación a
Cheques Pagados Indebidamente por el Banco – Reclamados cuando
recibe copia de la reclamación presentada al banco por endoso
fraudulento.
22.
Investigar cancelaciones rechazadas por número de cheque erróneo para
solicitarlas nuevamente al banco.
Especialista en
Sistemas Contables 23.
Preparar entrada de jornal para contabilizar las cancelaciones de cheque
por el banco al tener más de un año de emisión.
24.
Notificar la cancelación de cheques con más de un año de emisión al
Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios y llevar el informe
de cuándo son sustituidos.
25.
Mantener un registro detallado de las partidas de conciliación bancaria
pendientes. Indicar en el mismo las gestiones realizadas (fecha y acción
tomada) hasta que finalmente sean resueltas.
26.
Dar seguimiento cada quince días laborables a las diferencias por cobros
indebidos pendientes en la Conciliación Bancaria.
V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES
A. Este Procedimiento puede ser enmendado por la Junta de Síndicos en cualquier
momento.
B. El Auditor Senior del Sistema de Retiro y la Oficina de Auditoría de la Autoridad
verifica el cumplimiento de este procedimiento.
VI. VIGENCIA
Este procedimiento entra en vigor inmediatamente.
RECOMENDADO:
Otoniel Cruz Carrillo, Administrador
Sistema de Retiro
PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO
PÁGINA 10
Aprobado por la Junta de Síndicos en reunión ordinaria del 21 de septiembre de 2007
mediante la Resolución 2007-067.
Anexos (7)