Proceso Administrativo

Proceso Administrativo
PROCESO ADMINISTRATIVO
Sesión No. 12
Nombre: El control. Segunda parte.
Objetivo
El estudiante identificará la importancia que tiene la fase de control dentro de las
organizaciones, así como las técnicas que se aplican en ellas.
Contextualización
La palabra control es de uso cotidiano, su significado será distinto
dependiendo del contexto dóndes se aplique.
¿Tú qué entiendes por control y cuál es su importancia?
Como vimos en la sesión anterior, el control administrativo es una función
vital
dentro
de
la
organización.
La
responsabilidad
recae
sobre
los
administradores u otros responsables con
autoridad y toma de decisiones, de ahí su
estrecha
relación
con
la
función
de
dirección. Así se podrían identificar otros
factores que lo relacionan con las otras
funciones administrativas.
Cumplir con los lineamientos del plan
es su objetivo principal, es por ello de gran importancia detectar las posibles
desviaciones que puedan ocurrir, tomando como parámetro los estándares
establecidos. Una forma de evitarlas sería a través de la previsión, pero de no
ser posible se optaría por establecer las correcciones necesarias. En pocas
palabras esa sería la utilidad principal del control administrativo.
hacerlo y con qué hacerlo amplía su análisis y campo de acción.
El cómo
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Introducción al Tema
El control administrativo es un proceso que realizan los administradores,
supervisores o personal responsable investido de autoridad. Los planes son el
punto de referencia de su actividad, necesitan una comunicación estrecha con
todo el personal para conocer las deficiencias en las metas de desempeño y a la
vez trasmitir las posibles correcciones que sean necesarias. Dentro del proceso
son los administradores quienes:
Deciden qué anda mal y también son los tomadores de
decisiones, quedando claro que son un número
reducido de personas las participan en el proceso de
control.
Miden el desempeño a través de observar
directamente la situación, con la presentación de
informes matemáticos o estadísticos, por propia
voz del personal o por diagnósticos presentados
por las distintas áreas.
Establecen los estándares de rendimiento que se
deben seguir, con ellos se miden los avances o logros
porque son verificables; su comparación con los
resultados, o sea comparar el desempeño real con un
estándar y, la autorización de que se retroalimente el
proceso con el objeto de corregir las desviaciones o
estándares inadecuados.
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Con la previsión buscan evitar la desviación y mantener el desempeño. De no
logarse, las medidas utilizadas para corregir el error pueden ser muchas, la
diversidad en las técnicas de control lo ha permitido, esto dependerá del factor
que se mida y de las decisiones que se tomen.
Es aquí donde la dirección se convierte en una parte importante del
control, por la necesidad de activar los canales de autoridad.
Explicación
Desviaciones
El control es la última etapa dentro del proceso administrativo, el lugar que
ocupa hace pensar que su aplicación es mero trámite dentro del ciclo.
¿Pero en realidad cuál es su importancia?
El control es una palabra que para la mayoría de las personas tiene una
connotación negativa, porque la relacionan con una forma de dominación. Otras
veces tiene un sentido de orden o manipulación de situaciones, esto dependerá
del contexto dónde se utiliza. Al hablar de control administrativo, lo identificamos
con una acción más especializada:
“… es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar
que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes
ideados para alcanzarlos”. (Koontz y Weihrich, 1998, p. 636).
Es un proceso reflexivo deductivo, realizado por los responsables de la
organización para identificar las desviaciones y poder actuar en consecuencia.
Debemos recordar que es la última etapa del proceso administrativo, por ello
exige una mayor atención en su aplicación.
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Podríamos decir que la puerta de salida por la cual debe pasar cualquier
actividad o proceso productivo y deben ser supervisados o vigilados hasta el
más mínimo detalle, es a partir de esto que se comienza a complicar su
aplicación.
¿Qué se debe vigilar o supervisar?
Eso es responsabilidad del administrador. Ellos determinan, cuándo puede
llegar a ocurrir las desviaciones entre la medición del desempeño y los
estándares
establecidos;
al
identificarlo
elaboran un diagnóstico y toman una decisión.
Para ello, se auxilian de distintas técnicas
de
control
como
son
los
modelos
matemáticos,
graficas,
reportes,
presupuestos,
informes,
auditorías,
diagramas, estadística, probabilidad, entre
otras, “… la medición del desempeño con
base en normas estándares) debe realizarse
idealmente con fundamento en la previsión, a
fin
de
que
las
desviaciones
puedan
detectarse antes de que ocurran y evitarse
mediante las acciones apropiadas”. (Koontz y
Weihrich, 1998, p. 637).
Cuando se identifica alguna desviación, inmediatamente surge la necesidad
de una acción correctiva. Con esta acción se cierra “…el procedimiento para
controlar (el) cual consta de tres pasos: fijación de estándares que representen
el rendimiento deseado, comparación de resultados con estándares y
retroalimentación a personas clave para lograr la corrección de defectos”.
(Claude y Álvarez: 2005: 173).
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Con la acción correctiva se busca restablecer lo planeado, redefinir las
medidas o una adecuación de los estándares, eso dependerá del factor que se
mida y de la decisión que tome el administrador o autoridad responsable.
Técnicas de control
Robbinson y De Cenzo (1996, p.p. 370-371) consideran que “La tercera
etapa y final en el proceso de control es tomar la acción correctiva. Los
administradores pueden elegir entre tres cursos de acción: no hacer nada;
corregir el desempeño real; o revisar el estándar.”
Para concluir, un aspecto que no se
debe dejar de lado es la importancia de
la retroalimentación en el proceso de
control.
Ésta
permite
a
los
administradores comprobar la efectividad
del plan. Si existe una mínima variación
entre lo que se planeó y los resultados
que se muestran, demuestra que la ruta
que se sigue es la correcta.
Por el contrario, si la desviación es mayor con la información que se genera
al generar e implementar correcciones le auxiliara en formulación de nuevos
planes para que sean más eficientes.
El informe de evaluación lleva a un nuevo ciclo de control que puede suponer
medidas correctivas o parciales o puede llevar a formular los planes nuevamente.
Se debe analizar con mucho cuidado cuáles son las razones para la desviación.
Por ejemplo, si los estándares se fijaron con pronósticos, es posible que esto no
haya sido exacto, por lo que no deberá provocar una reacción inmediata. El
próximo proceso de planeación servirá para ajustar los pronósticos y considerar
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factores que no se habían incluido con anterioridad. (Claude y Álvarez, 2005, p.
174)
La retroalimentación ayuda al administrador, o responsables, a entablar
mejores relaciones laborales dentro de la organización. Con la información que
se genera, dentro del proceso de control, y transmite al personal, se le ayuda a
mejorar en sus actividades al comunicarles el grado de desempeño que han
logrado.
Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control que
ofrezcan retroinformación en forma oportuna y barata, que sea aceptable por los
miembros de la organización. La mayor parte de estos retos tiene su origen en
las decisiones en cuanto a qué se debe controlar y con qué frecuencia se debe
medir el avance. Tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones,
de manera demasiado estricta, puede enojar y desmoralizar a los empleados,
frustrar a los gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero. (Stoner,
Freeman y Gilber, 1996, p. 615).
Circulo de retroalimentación. (Koontz y Heinz, 1998, p. 643)
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Conclusión
Para realizar el control administrativo es necesario establecer un sistema de
trabajo que permita llevarlo a cabo. Es una actividad difícil para el personal
responsable, por la complejidad del proceso al trabajar con una gran variedad de
elementos de muy diversa índole.
La toma de decisiones se realiza en un círculo pequeño de personas,
dejando de lado al grueso del personal. Puede ser razonable esta situación
porque se requiere gente capaz, como un administrador profesional, que
maneje las distintas técnicas de control.
Otro factor importante, como lo vimos en la etapa de dirección, es la
responsabilidad. Medir el desempeño real dentro de la organización, compararlo
con los estándares establecidos y tomar la decisión de corregirlo cuando sufre
alguna desviación, es una actividad que pocos quieren asumir.
Podríamos concluir que esta etapa del proceso administrativo requiere un
alto nivel de profesionalización por ser la actividad que decidirá el futuro de la
organización.
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Para aprender más
Los siguientes videos te permitirán reflexionar la importancia de las técnicas de
control.
Control Administrativo
•
Cruz, J. (2012). Control administrativo. Consultado el 27 de abril de 2013:
http://brd.unid.edu.mx/control-administrativo-2/
•
Control administrativo. (2012). Consultado el 27 de abril de 2013:
http://brd.unid.edu.mx/control-administrativo/
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Actividad de Aprendizaje
Considerando lo aprendido en esta sesión, realiza lo que se solicita a
continuación:
•
A través de Linkedin o alguna otra red social, contacta a algún directivo
empresarial.
•
Una vez que lo hayas contactado, deberás entrevistarlo considerando
como mínimo las siguientes preguntas:
o ¿Quién lleva a cabo la fase de control dentro de la empresa?
o ¿Cuáles son los objetivos de control?
o ¿Cuáles son las técnicas de control que llevan a cabo?
o ¿Qué aspectos se han mejorado gracias a la implementación de
esta fase de control?
•
Comparte la evidencia de la entrevista (video, audio) con el resto de tus
compañeros incluyendo tus conclusiones acerca del tema.
•
Revisa por lo menos dos de las entrevistas de tus compañeros y
retroaliméntalas.
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Bibliografía
•
Claude, G., y Álvarez, L. (2005). Historia del pensamiento administrativo.
México: Pearson Prentice Hall.
•
Koont, H. Y Weihrich, H. (1998). Administración una perspectiva global.
México: McGraw Hill.
•
Robbins, S. y De Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administración.
Conceptos y aplicaciones. México: Prentice Hall
•
Stoner, J., Freeman, R., y Gilbert Jr., D. (1996). Administración. México:
Pearson Pretice Hall.
Hemerografía
•
Marín, V. (2010). Control en la administración para una información
financiera confiable. Contabilidad y negocios, vol. 5, núm. 9, julio,
Departamento de Ciencias Administrativas (Perú).
•
Velázquez, F. (2000). El enfoque de sistemas y de contingencias aplicado
al proceso administrativo. Estudios gerenciales, núm. 77, octubre –
diciembre, Universidad ICESI (Colombia).
•
Villardefrancos, M. (2006). La auditoría como proceso de control:
concepto y tipología. Ciencias de la información, vol. 37, núm. 2-3, mayo –
diciembre, Instituto de Información Científica y Tecnológica (Cuba).
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