Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” PLAN DE CONTINGENCIA PARA ENFRENTAR EL RIESGO QUE REPRESENTA EL APLAZAMIENTO TOTAL O PARCIAL DEL PRESUPUESTO O EL DESAPLAZAMIENTO DE RECURSOS, LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS SIN SINTUACIÓN DE FONDOS, EL INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS DE CONTRATACIÓN Y POR EL RETRASO EN LOS PAGOS CAUSADOS Y TRAMITADOS POR LOS(AS) CONTRATISTA. PLAN DE FORMACIÓN DE LA RAMA JUDICIAL 1 PLAN DE FORMACIÓN DE LA RAMA JUDICIAL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA SALA ADMINISTRATIVA HERNANDO TORRES CORREDOR Presidente JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO Vicepresidente JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELES FRANCISCO ESCOBAR HENRÍQUEZ RICARDO MONROY CHURCH Magistrados ESCUELA JUDICIAL “RODRIGO LARA BONILLA” GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES Directora 2 Tabla de contenido 1. 2. PRESENTACIÓN ............................................................................................. 4 MARCO LEGAL ............................................................................................... 4 PROCESOS ESTRATEGICOS: .......................................................................... 5 PROCESOS MISIONALES:................................................................................. 5 PROCESOS DE APOYO: .................................................................................... 5 3. OBJETIVOS DEL PLAN DE CONTIGENCIA ................................................... 5 3.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................... 6 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................... 6 4. AMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................... 7 5. DECLARACIÓN Y CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA ............................... 7 5.1 DECLARACIÓN DEL PLAN DE CONTIGENCIA ........................................... 7 5.2 DECLARACIÓN DEL CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA ....................... 7 5.3 DEFINICION DE RESPONSABILIDADES..................................................... 8 1. Administración del Plan de Contingencia: .................................................... 8 2. Evaluaciones del Riesgo .............................................................................. 8 3. Medidas a Implementar: .............................................................................. 8 4. Restablecimiento ......................................................................................... 8 6. MEDIDAS A IMPLEMENTAR........................................................................... 8 6.1. Medidas a Implementar de carácter Académico y Administrativo ........... 9 6.1.1. De Carácter Académico: ........................................................................ 9 6.1.2. De Carácter Administrativo: ................................................................... 9 7. EVALUACIÓN DE LAS MEDIDAS ................................................................. 10 8. CONCLUSIONES .......................................................................................... 11 3 1. PRESENTACIÓN El Plan de contingencia contiene los procedimientos y mecanismos de tipo organizacional que permiten la ejecución del Plan de Formación de la Rama Judicial de manera integral de conformidad con las metas establecidas, en caso de presentarse el riesgo que entorpezca el normal funcionamiento de sus actividades. El Proceso de Gestión de la Formación Judicial debe prepararse para enfrentar el riesgo que represente el aplazamiento y recorte presupuestal y el incumplimiento de los plazos de contratación, teniendo en cuenta que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante el Decreto No.325 del 3 de febrero de 2010, aplazó parte de recursos del presupuesto de inversión, correspondiéndole al mencionado proyecto un aplazamiento por valor de $1.500’000.000, disposición que obligó a estudiar, evaluar y redistribuir el presupuesto al interior de cada uno de los programas académicos, para posteriormente ser presentada a la H. Sala Administrativa, obteniendo su aprobación en sesión ordinaria del 17 de febrero de 2010, y de otra parte, los tiempos requeridos por parte de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para la contratación de los servicios requeridos para el desarrollo y ejecución de las actividades académicas. Al efecto, la Escuela Judicial, dispondrá de un Plan de Contingencia, que contribuya de manera afectiva a la capacidad de reacción de la Escuela Judicial para cubrir la eventualidad enmarcada como riesgo, incluyendo la evaluación del Plan después de su implementación a fin de hacer las mejoras necesarias para tener un Plan de Contingencia optimizado académica y administrativamente con el fin de dar cumplimiento a la programación prevista en los planes de formación para cada vigencia fiscal. 2. MARCO LEGAL La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ha establecido, documentado e implementado su Sistema de Gestión de la Calidad (SIGC) de acuerdo a las directrices consignadas en la Norma NITC ISO 9001.2008 y la NTCGP1000:2009, la cual establece los requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios. En el Mapa de Procesos se observa la secuencia e interacción de los procesos de la Organización necesarios para el desarrollo de los diferentes proyectos realizados por la misma, además se pueden identificar las entradas, procesos base y salidas con el fin de satisfacer las necesidades del cliente. El objetivo del Proceso de Gestión de la Formación Judicial es contribuir a través de la formación judicial al fortalecimiento de las competencias requeridas para el 4 ejercicio de la función judicial tanto en los magistrados(as), jueces(zas) y empleados(as) judiciales, en los jueces y juezas de paz y en las autoridades indígenas que administran justicia. Los Procesos determinados por la Organización son: PROCESOS ESTRATEGICOS: -Planeación Estratégica -Gestión para la Integración de Listas de Altas Cortes -Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad -Comunicación Institucional PROCESOS MISIONALES: -Modernización de la Gestión Judicial -Reordenamiento Judicial -Mejoramiento Infraestructura Física -Administración de la Carrera Judicial -Gestión de la Formación Judicial -Gestión de la Información Judicial -Registro y Control de Abogados y Auxiliares de Justicia PROCESOS DE APOYO: -Gestión Documental Gestión Humana -Gestión Tecnológica -Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional -Administración de la Seguridad -Gestión de Información Estadística -Auditoría Interna -Adquisición de Bienes y Servicios -Gestión Financiera y Presupuestal -Asistencia Legal En el Mapa de Procesos se observa la secuencia e interacción de los procesos de la Organización necesarios para el desarrollo de los diferentes proyectos realizados por la misma, además se pueden identificar las entradas, procesos base y salidas con el fin de satisfacer las necesidades del cliente: 3. OBJETIVOS DEL PLAN DE CONTIGENCIA 5 3.1. OBJETIVO GENERAL Prevenir, reducir y mitigar los efectos en la ejecución del Plan de Formación de la Rama Judicial por el aplazamiento y recorte presupuestal y el incumplimiento de los plazos de contratación. 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Evitar o minimizar los perjuicios que se puedan causar a los servidores(as) judiciales convocados a la actividades académicas que se afecten por: 1. El aplazamiento total o parcial del presupuesto, por la asignación de recursos adicionales en el presupuesto o el desaplazamiento de recursos después de finalizado el primer semestre de la correspondiente vigencia fiscal. 2. La asignación de recursos sin situación de fondos 3. El retraso en los términos de la contratación que impidan culminar el proceso durante el primer semestre de la respectiva vigencia fiscal 4. El retraso en los pagos causados y tramitados por las y los contratistas. 5. Lograr el compromiso y participación de los servidores(as) de la Escuela Judicial e integrantes de los Grupos Seccionales de Apoyo con el fin de aplicar las acciones contempladas en el Plan de Contingencia, así como 6 también, desarrollar las destrezas y habilidades, que les permitan responder rápida y coordinadamente frente al riesgo. 6. Evitar o minimizar las consecuencias académicas, administrativas y presupuestales. 4. AMBITO DE APLICACIÓN El ámbito geográfico de aplicación del presente Plan de Contingencia son los Distritos Judiciales previstos como sedes en que se imparta el Plan de Formación de la Rama Judicial. 5. DECLARACIÓN Y CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA La declaración y cese del Plan de Contingencia es realizado por la Directora de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla, una vez la H. Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura haya dispuesto por el aplazamiento total o parcial del presupuesto, por la asignación de recursos adicionales en el presupuesto o el desaplazamiento de recursos después de finalizado el primer semestre de la correspondiente vigencia fiscal, así como también, por la asignación de recursos sin situación de fondos, el retraso en los términos de la contratación que impidan culminar el proceso durante el primer semestre de la respectiva vigencia fiscal y el retraso en los pagos causados y tramitados por las y los contratistas. . 5.1 DECLARACIÓN DEL PLAN DE CONTIGENCIA La declaración para la ejecución del Plan de Contingencia se realizará en los Distritos Judiciales previstos como sedes en que se imparta el Plan de Formación de la Rama Judicial y que se afecten por el aplazamiento total o parcial del presupuesto, por la asignación de recursos adicionales en el presupuesto o el desaplazamiento de recursos después de finalizado el primer semestre de la correspondiente vigencia fiscal, así como también, por la asignación de recursos sin situación de fondos, el retraso en los términos de la contratación que impidan culminar el proceso durante el primer semestre de la respectiva vigencia fiscal y el retraso en los pagos causados y tramitados por las y los contratistas. 5.2 DECLARACIÓN DEL CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA La declaración del cese del Plan de Contingencia se realizará por el aplazamiento total o parcial del presupuesto, por la asignación de recursos adicionales en el presupuesto o el desaplazamiento de recursos después de finalizado el primer semestre de la correspondiente vigencia fiscal, así como también, por la asignación de recursos sin situación de fondos, el retraso en los términos de la 7 contratación que impidan culminar el proceso durante el primer semestre de la respectiva vigencia fiscal y el retraso en los pagos causados y tramitados por las y los contratistas. 5.3 DEFINICION DE RESPONSABILIDADES 1. Administración del Plan de Contingencia: a. Directora b. Comité Operativo c. Jefa División Académica d. Jefa División Administrativa e. Coordinadores(as) Académicos(as) 2. Evaluaciones del Riesgo a. Directora b. Comité Operativo c. Jefa División Académica c. Jefa División Administrativa d. Coordinadores(as) Académicos(as) 3. Medidas a Implementar: 3.1. Académicas: a. Directora b. Jefa División Académica 3.2. Administrativa a. Directora b. Jefa División Administrativa 4. Restablecimiento a. Directora b. Comité Operativo c. Jefa División Académica d. Jefa División Administrativa e. Coordinadores(as) Académicos(as) 6. MEDIDAS A IMPLEMENTAR La declaración y cese del Plan de Contingencia es realizado por la Directora de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla, una vez la H. Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura haya dispuesto el aplazamiento y recorte presupuestal y se presente el incumplimiento de los plazos de contratación. 8 6.1. Medidas a Implementar de carácter Académico y Administrativo 6.1.1. De Carácter Académico: a) Comunicación sobre la suspensión de las actividades académicas presenciales del Plan de Formación de la Rama Judicial a: Priorización de las actividades académicas del Plan de Formación. Reprogramación de las Actividades Académicas. Ejecución de actividades académicas priorizadas. Ejecución de actividades académicas mediante la modalidad de videoconferencias, campus y aulas virtuales, sin recursos de inversión. Se realizaran las actividades académicas del Plan de Formación de la Rama Judicial a través de Videoconferencias, el Campus y Aulas Virtuales, para lo cual los y las discentes podrán realizar en un ambiente de estudio y constancia: Programación y realización de las videoconferencias Enviar las actividades correspondientes a cada una de las etapas del Plan de Estudios Comunicarse con los tutores y compañeros de aula usando e-mail, chats y foros virtuales. Desarrollo de trabajos en grupo entre compañeros(as) del curso. e) Comunicación a la H. Sala Administrativa sobre las acciones aplicadas 6.1.2. De Carácter Administrativo: a) Modificación y ajustes de los estudios previos b) Verificación de la disponibilidad de las comunicaciones para efectos de las videoconferencias y del campus y aula virtuales. Contingencia aplazamiento y recorte presupuestal y por el incumplimiento de los plazos de contratación 9 Administración del Plan de Contingencia a. Directora b. Comité Operativo c. Jefa División Académica c. Jefa División Administrativa d. Coordinadores(as) Académicos(as) Ubicación Distritos Judiciales previstos para la realización de las actividades académicas Medidas a Implementar a. Académicas: -Priorización de las actividades académicas del Plan de Formación. -Reprogramación de las Actividades Académicas. -Ejecución de actividades académicas priorizadas. -Ejecución de actividades académicas mediante la modalidad de videoconferencias, campus virtual y aulas virtuales, sin recursos de inversión. b. Administrativas: -Modificación y ajustes de los estudios previos -Verificación de la disponibilidad de las comunicaciones para efectos de las videoconferencias y del campus y aula virtuales. 7. EVALUACIÓN DE LAS MEDIDAS El Comité Operativo aprobará semanalmente una evaluación de las medidas implementadas y propondrá recomendaciones de mejora o incorporación de otras que considere necesarias, sobre la base de las acciones que se presenten en el transcurso del cese de las actividades de los servidores y servidoras judiciales. Las nuevas medidas que se requieran incorporar al Plan de Contingencia deberán ser evaluadas antes de su incorporación al Plan. Con el conocimiento de la evaluación y las recomendaciones del Comité Operativo, los(as) responsables de la Administración del Plan de Contingencia, adoptaran de modo coordinado las decisiones necesarias sobre las medidas y mecanismos del Plan de Contingencia a fin de lograr el adecuado cumplimiento de sus fines. 10 8. CONCLUSIONES Un Plan de Contingencia es la herramienta que cualquier Organización debe tener para desarrollar la habilidad y los medios de continuar y mantener sus operaciones, en caso de que un evento fuera de su alcance le pudiera ocasionar una interrupción parcial o total en sus funciones. El hecho de preparar un Plan de Contingencia no implica un reconocimiento de la ineficiencia en la gestión de la Organización, sino todo lo contrario, supone un importante avance a la hora de superar todas aquellas situaciones descritas con anterioridad y que pueden provocar traumatismos de carácter académico y administrativos, durante un período más o menos largo. Nunca se contará con los recursos suficientes para estar totalmente preparados(as), de ahí que el proceso deba ser paulatino e ir evolucionando según el contexto. El monitoreo y revisiones de las acciones es esencial para asegurar que se estén llevando a cabo eficazmente. También nos permitirá evidenciar los factores que pudieran estar afectando negativamente la aplicación de controles. La aplicación del Plan de Contingencia nos permitirá estar preparados(as) para identificar las posibles situaciones de emergencia, sus posibles variaciones, los procedimientos para hacerles frente y las alternativas disponibles. Es mejor estar preparados(as) para algo que a lo mejor no va a suceder, a que nos suceda algo para lo cual no estemos preparados(as). 11