Gestión Documental - Contraloría de Bogotá D.C.

CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-12810Fecha: 2014-07-16 11:53 Proc #: 564188
Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-11780
“Por un control fiscal efectivo y transparente”
PARA:
Dra. SANDRA MILENA JIMENEZ CASTAÑO
Responsable Proceso de Gestión Documental
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora – a Junio de 2014
De conformidad con lo establecido mediante la Resolución Reglamentaria No. 010
de Febrero 24 de 2014, de manera atenta me permito remitir a su despacho el
informe sobre el seguimiento efectuado al Anexo 1 Plan de Mejoramiento –
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a Junio de 2014,
correspondiente al proceso de Gestión Documental.
De un total de 5 hallazgos, no conformidades, acciones de mejora y/o riesgos
incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso, continúan 3 riesgos del último
periodo evaluado e ingresan 2 hallazgos en el segundo trimestre de 2014,
producto de la Auditoria Interna al SIG realizada en la Entidad.
En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento del
Proceso de Gestión Documental con corte a Junio de 2014, se pueden apreciar en
la siguiente tabla:
Tabla 1
“Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”
ORIGEN
TIPO DE
ACCIÓN
(Correctiva,
Preventiva
o de
Mejora)
ABIERTAS
(A)
CERRADAS
(C)
MITIGADAS
(M)
SE
SUGIERE
EL
CIERRE
(A*)
TOTAL
A+C+M
8.5-OTROS
Preventiva
3
0
0
0
3
RIESGOS
TOTAL PARCIAL
3
0
0
0
3
HALLAZGOS INGRESADOS EN EL TRIMESTRE EN ANALISIS (SEGUNDO TRIMESTRE DE 2014)
TIPO DE
SE
ACCIÓN
SUGIERE
(Correctiva, ABIERTAS CERRADAS MITIGADAS
TOTAL
ORIGEN
EL
Preventiva
(A)
(C)
(M)
A+C+M
CIERRE
o de
(A*)
Mejora)
3-AUDITORIA DEL
Correctiva
2
0
0
0
2
SIG
TOTAL PARCIAL
2
0
0
0
2
TOTAL GENERAL
5
0
0
0
5
Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Gestión Documental
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
Cra. 32 A No. 26 A – 10
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Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno
de los hallazgos, no conformidades y/o riesgos incluidos en el Plan de
Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del Proceso de
Gestión Documental:
1. ACCIONES CORRECTIVAS
Del total de hallazgos y riesgos incluidos en el anexo 1 se encontró que 2 de ellos
contienen acciones de tipo correctivo, correspondientes al Origen 3-Auditoria del
SIG.
1.1 Auditoria del SIG:
Teniendo en cuenta que los dos hallazgos del proceso generados por la Auditoria
Interna corresponden a las tablas de retención documental, a continuación se
muestra la verificación realizada por la Oficina de Control Interno abordando las
dos acciones correctivas propuestas por proceso.
Hallazgo 26. No se evidenció la tabla de retención documental actualizada acorde
con la estructura interna definida en el artículo 10, Acuerdo 519 de 2012 del
Concejo de Bogotá
Acción: Actualizar y presentar para la respectiva aprobación la TRD al Comité
interno de Archivo de la Contraloría de Bogotá
Hallazgo 27. No se evidenció registro de la Resolución reglamentaria que adopta
las tablas de retención documental acorde con la estructura interna definida en el
Art 10, acuerdo 519 de 2012 del Consejo de Bogotá.
Acción: Presentar las TRD de la Contraloría de Bogotá para la respectiva
convalidación al Concejo Distrital de Bogotá y posteriormente elaborar el proyecto
de Resolución Reglamentaria para la adopción y aplicación de la Tabla de
Retención Documental
Verificación a Junio de 2014: Partiendo de la auditoría realizada al Proceso de
Gestión Documental, se corroboró que se ha estado efectuando la actualización
de las TRD. Adicionalmente, la Entidad deberá asistir el próximo martes 8 de Julio
de 2014 a una reunión en el Archivo Distrital referente al incumplimiento de la
presentación de la tabla de retención y la tabla de valoración documental ante el
Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, radicado No. 1-2014-15570 proceso
559374. Teniendo en cuenta lo anterior, el riesgo continúa abierto para su
seguimiento.
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2. ACCIONES PREVENTIVAS
Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con 3 riesgos clasificados en
el origen 8.5-Otros Riesgos, los cuales permanecen abiertos para monitoreo
continuo; los resultados de estos se muestran a continuación:
2.1 Otros Riesgos:
El riesgo correspondiente a “Deficiencias en el manejo documental y de archivo”
cuenta con 3 acciones de las cuales una ya fue ejecutada, sin embargo el riesgo
no se mitiga hasta tanto las acciones propuestas sean cumplidas en su totalidad y
la vigencia concluya.
Acción1: Tramitar obtención de recursos tecnológicos y humanos con perfil de
bibliotecólogo y/o Archivista.
Verificación a Junio de 2014: Se verificó por parte de la OCI que ya fue realizada
la instalación de los equipos de cómputo adquiridos por la Entidad. A la fecha se
encuentra pendiente la configuración del escáner con los equipos instalados para
verificar su compatibilidad. Sin embargo el Riesgo debe continuar abierto para su
seguimiento.
Acción 2: Solicitar capacitación al personal del área
Verificación a Junio de 2014: La acción correspondiente a este riesgo fue
cumplida en el seguimiento pasado, sin embargo el riesgo continúa abierto hasta
que sean cumplidas las demás acciones propuestas para la mitigación del mismo.
Acción 3: Actualizar Tablas de Retención Documental
Verificación a Junio de 2014: Partiendo de la auditoría realizada al Proceso de
Gestión Documental, se corroboró que se ha estado efectuando la actualización
de las TRD. Adicionalmente, la Entidad deberá asistir el próximo martes 8 de Julio
de 2014 a una reunión en el Archivo Distrital referente al incumplimiento de la
presentación de la tabla de retención y la tabla de valoración documental ante el
Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, radicado No. 1-2014-15570 proceso
559374. Teniendo en cuenta lo anterior, el riesgo continúa abierto para su
seguimiento.
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En cuanto al riesgo “Deficiencias en el manejo documental y de archivo” vigencia
2014, fueron revisadas 4 acciones propuestas por el proceso para disminuir la
probabilidad de ocurrencia de dicho riesgo, en donde se corrobora que a la fecha
ya se ejecutaron dos de ellas.
Acción 1: Actualizar procedimientos.
Verificación a Junio de 2014: La acción correspondiente a este riesgo fue
cumplida en el seguimiento pasado, sin embargo continúa abierto hasta el término
de la vigencia 2014.
Acción 2: Solicitar capacitación al personal del área.
Verificación a Junio de 2014: Se corroboraron las listas de asistencia a las
socializaciones de Proyecto TRD realizadas los días 7 y 27 de Mayo de 2014.
Asunto TRD/Capacitación y Sensibilización Programa de Gestión Documental. Sin
embargo el riesgo continúa abierto hasta que sean cumplidas las demás acciones
propuestas para la mitigación del mismo.
Acción 3: Actualizar Tablas de Retención Documental
Verificación a Junio de 2014: Partiendo de la auditoría realizada al Proceso de
Gestión Documental, se corroboró que se ha estado efectuando la actualización
de las TRD, sin embargo la Entidad no cuenta con las tablas de retención
aprobadas y aún no ha presentado la tabla de valoración documental ante el
Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. Teniendo en cuenta lo anterior, el
riesgo continúa abierto para su seguimiento.
Acción 4: Cumplir con la normatividad vigente
Verificación a Junio de 2014: Se verificó por parte de la OCI que el proceso no
da aplicabilidad a la normatividad vigente referente al programa de Gestión
Documental. El Riesgo debe continuar abierto durante esta vigencia para su
seguimiento.
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El último riesgo para la vigencia 2014 incluido en la matriz de seguimiento hace
referencia a “Sistemas de información susceptibles de manipulación o
adulteración”, valorado por la OCI como se muestra a continuación:
Acción 1: Tramitar obtención de recursos tecnológicos para control, manejo y
administración documental.
Verificación a Junio de 2014: Se verificó por parte de la OCI que ya fue realizada
la instalación de los equipos de cómputo adquiridos por la Entidad, a la fecha se
encuentra pendiente la configuración del escáner con los equipos instalados para
verificar su compatibilidad. Adicionalmente está programada la adecuación de las
áreas de archivo en cuanto a infraestructura y comunicación (cableado, archivo
rodante). Sin embargo el Riesgo debe continuar abierto para su seguimiento.
OBSERVACIONES
Se verificó mediante memorando No. 3-2014-12315 que el proceso de Gestión
Documental dio cumplimiento a la acción 2 del hallazgo 2.2.3.1 - Informe Final de
Auditoría vigencia 2012- PAAF 2013 - 30 de octubre de 2013, correspondiente a la
elaboración de un tablero de control para asegurar el cumplimiento del
cronograma de implementación y seguimiento de las acciones formuladas en el
plan de mejoramiento.
Cordialmente,
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Anexo:
SI _x_
NO __
Número de folios ___3___
Proyectó y Elaboró: María Tatiana Rojas Naranjo
Ángela Paola Tibocha Galvis
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