TUTORIAL CONSOLIDAR Y REASIGNAR CÓDIGOS

 Fecha: 12/10/2015 Responsables: JR ­ LH Vo.Bo.: AS TUTORIAL CONSOLIDAR Y REASIGNAR CÓDIGOS Ver. 6 Objetivo Aprender a unificar la información de dos códigos existentes en alguna de las ventanas de la aplicación y fácilmente corregir inconsistencias ocasionadas durante la digitación. Ruta de Acceso Menú « Herramientas », Opción « Consolidar » DESCRIPCIÓN El término « Consolidar » en Mekano significa, unir de manera automática toda la información de dos Códigos existentes, en otras palabras, con esta rutina el usuario podrá corregir libre y fácilmente los códigos que haya creado por error en alguna opción del programa, relacionados directamente con la estructura de la empresa o contabilidad y así optimizar la generación de informes de tipo gerencial y en especial tributarios. Tan sólo con ejecutar este proceso, será modificada automáticamente la información existente en el sistema y se afectarán los registros o el movimiento encontrado en ambos códigos, reemplazando en cada tabla el malo por el bueno. Una consolidación no se puede reversar, por eso el usuario debe estar cien por ciento seguro y verificar que los parámetros indicados estén tal y como su empresa lo requiere (ver Requisitos Previos). Mekano también cuenta con una funcionalidad especial, llamada « Reasignar », proceso que permite reemplazar un código ya existente por uno nuevo, en tal caso el sistema realiza un recorrido por todas las ventanas y registros de movimiento, para llevar a cabo el cambio requerido. Para esta operación no quedará huella en el sistema de quién o cuándo se hizo, sencillamente porque este proceso si se puede reversar. Si en algún momento necesita conservar esa huella, basta con crear el nuevo código y utilizar la rutina « Consolidar ». CONSOLIDAR DOS CÓDIGOS Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano , es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «H
erramientas » y la opción «C
onsolidar », asimismo, deberá contar con los permisos de Ejecutar Proceso, Insertar y Editar, que son asignados previamente por el usuario Supervisor (ver «P
erfiles ») . Gracias a que Mekano es un programa amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida: Pág.1/6 Adicionar [ Ins ] Grabar [ F3 ] Editar [ F2 ] Borrar [ Supr ] En esta ventana no aparece visible un botón para « Consolidar » dos códigos, bastará con oprimir la tecla [ F8 ] la misma que es usada en el sistema para ejecutar procesos (ver más adelante Requisitos Previos). Inserte un nuevo registro usando la tecla [ Ins ] o el botón Adicionar de la barra de funciones ubicada en la parte inferior de la misma ventana y diligencie únicamente los siguientes 3 campos: CAMPO DESCRIPCIÓN Código Número autoincremental y de sólo lectura, que permite identificar cada registro en esta ventana. Nombre Inicialmente aparece el mensaje que está “sin consolidar. presione [ F8 ], una vez ejecutada la consolidación, quedará en este campo indicado el nombre del código vigente, es decir, el que se encuentra en el campo actual. Tabla Digitar la opción del programa donde están configurados los dos códigos que van a ser consolidados. Dato que se puede seleccionar de la lista de tablas que posee el sistema y que se puede desplegar usando la tecla [ F4 ]. Por ejemplo: Terceros, Cuentas, Referencias. Anterior En este campo se debe digitar el código malo, errado, es decir, el código que posteriormente usted tiene planeado borrar; Recuerde que este código quedará sin información porque al finalizar el proceso, todo quedará reemplazado por el código «A
ctual » indicado en el siguiente campo . Actual Espacio para digitar el código correcto o definitivo, una vez ejecutado el proceso, allí quedarán los datos o información consolidada. Luego de tener estos campos bien definidos, procesa a guardarlos con la tecla [ F3 ] o con el botón Grabar , y lleve a cabo el proceso mediante la tecla [ F
8 ]. De inmediato aparecerá un mensaje de advertencia útil para confirmar que SI está completamente seguro de ejecutar este proceso. Cuando se termina el proceso « Consolidar », el sistema automáticamente llenará los siguientes campos y los dejará de sólo lectura: CAMPO Fecha DESCRIPCIÓN En este campo quedará registrada la fecha y hora en la que se ejecutó el proceso, dato tomado directamente del equipo Servidor, es decir, donde está instalado el Mekano Server. Pág.2/6 Tablas Afectadas Corresponde a la cantidad de tablas que fueron modificadas, porque se reemplazó el código del campo anterior por el actual. Estado Permite identificar en cada renglón que dicha consolidación ya fue procesada o ejecutada. Usuario Aparece el código del usuario que realizó el proceso y que por ende se hace responsable de la consolidación. Al final del proceso, toda la información del código Anterior quedó reemplazada por el código Actual en todas las tablas afectadas, es así como el código anterior queda sin información asociada, listo para ser eliminado si así lo desea el usuario. Editar : Solamente el sistema permitirá editar aquellos registros que no se hayan procesado, recuerde para modificar ubíquese en los campos que se insertan, oprima la tecla [ F2 ] o con el botón Editar de la barra de funciones , efectúe el cambio correspondiente y guarde con la tecla [ F3 ]. Eliminar : Las consolidaciones realizadas y procesadas con la tecla [ F8 ], por seguridad no se podrán eliminar, eso con el fin de conservar un histórico de todos los cambios para futuras consultas. REQUISITOS PREVIOS 1. Evitar Bloqueo : Resulta de gran importancia el hecho de no esforzar la base de datos de manera inapropiada, por eso antes de ejecutar una Consolidación o una Reasignación de Códigos, verifique que nadie más esté trabajando en dicha empresa o contabilidad. Tenga en cuenta que si su base de datos es de gran tamaño o posee movimiento de varios años y varios computadores están conectados trabajando en ese momento en , se recomienda ejecutar este proceso 2. Copia de Seguridad : Debido a que el proceso « Consolidar » es irreversible, antes de su ejecución, se recomienda actualizar la « Copia de Seguridad », de tal forma que, si por algún motivo el proceso se interrumpe (fallas en el fluido eléctrico, apagón o bloqueo del equipo) o se cometió un error al consolidar la información, dicha copia pueda ser restaurada. Pág.3/6 3. Atributos Iguales : Es fundamental que los códigos que van a ser consolidados posean los mismos atributos o características, especialmente en aquellos campos de integridad, por ejemplo: para unir dos Terceros ambos deben tener la misma sociedad, la misma identidad, listas de precios, zona, entre otros; si es una Cuenta, los atributos deben ser iguales. En su defecto el sistema mostrará un mensaje de advertencia y es decisión del usuario continuar o no. 4. Códigos Existentes : Debe digitar correctamente los dos códigos que desea consolidar y si el sistema detecta que alguno de ellos no existe, emitirá un mensaje de advertencia para su respectiva corrección. REASIGNAR UN CÓDIGO A diferencia de la rutina «C
onsolidar », recordemos que el proceso «R
easignar », permite reemplazar todo el movimiento de un código como Tercero, Cuenta, Banco, Referencia, etc, por otro que aún no existe, es decir permite cambiar el código actual por uno nuevo y gracias a la integridad que posee Mekano, dicho cambio se replica en todas y cada una de las opciones, ventanas o tablas de la empresa, garantizando con ello que los resultados van a ser confiables. Para reasignar, ubíquese en el código correspondiente y oprima la tecla [ F2 ] o el botón editar de la barra de funciones, luego de digitar el nuevo código correctamente, tan sólo guarde con la tecla [F
3 ]. De inmediato el sistema hará un recorrido por todas las tablas y en poco tiempo realizará dicho cambio, por eso se recomienda que justo en ese instante ningún otro usuario esté digitando movimiento en la empresa o contabilidad. TRUCOS DE MANEJO ●
Acceso Rápido : También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [ Alt ]+[ Y] + [7
] +[ Y] +[ 6] . Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo. ●
Irreversible : Como el proceso de «C
onsolidar » no se puede reversar, antes de su ejecución, genere una Copia de Seguridad de la empresa o contabilidad (ver «C
opia de Seguridad ») y verifique que ningún otro usuario esté trabajando en ella. Pág.4/6 ●
Motores de Búsqueda : Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver « Búsquedas »); en esta ventana puede utilizar por ejemplo la Búsqueda Incremental , basta con ubicarse en el campo « Anterior », « Actual » o « Nombre » según el caso, y digitar algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa. ●
Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «C
onexión » y hacer clic en « Ayuda ». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet. BARRA DE FUNCIÓN La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema. PASOS PARA CONSOLIDAR DOS CÓDIGOS Para « Consolidar » dos códigos realice los siguientes pasos: 1. Elabore una « Copia de Seguridad » de la información 2. Verifique que ambos códigos tengan los mismos atributos o sus campos de integridad sean iguales. 3. Ingrese por el Menú « Herramientas », Opción « Consolidar » 4. Adicione un nuevo registro con la tecla [ Insert ] o utilice el botón de adicionar de la barra de funciones y diligencie los siguientes 3 campos: a. Elija la tabla correspondiente b. Escriba el código anterior, el cual está malo o no es el correcto. c. Escriba el código actual que desea en donde va a quedar toda la información. 5. Oprima [ F8 ] para ejecutar el proceso, no sin antes verificar que nadie más esté trabajando en esa empresa o contabilidad. 6. Elimine el código anterior, porque ya no posee información (opcional). Pág.5/6 PASOS PARA REASIGNAR UN CÓDIGO Para « Reasignar » un código realice los siguientes pasos: 1. Ubíquese en la opción donde se encuentra el código que va a reasignar. 2. Busque y elija el respectivo registro. 3. Estando en el campo código, con la tecla [ F2 ] o el botón Editar de la barra de funciones, digite el nuevo código, reemplazando el actual. 4. Guarde con la tecla [ F3 ] o el botón Grabar de la barra de funciones GLOSARIO ●
CONSOLIDAR : Unir en forma automática la información de dos códigos diferentes existentes en el sistema que posean los mismos atributos. ●
REASIGNAR : Cambiar el código de la información que ya tiene movimiento a otro código nuevo. ●
CAMPOS DE INTEGRIDAD : Son códigos que se usan como requisito para definir campos en una ventana, los cuales fueron creados previamente en otra opción del programa. CUESTIONARIO 1. Antes de realizar la Rutina de Consolidación debe tener en cuenta: a.
b.
c.
d.
e.
El código anterior y el actual deben existir en el sistema. El usuario debe tener permiso para Ejecutar [ F8 ]. Es recomendable realizar una Copia de Seguridad. Verificar que ningún usuario esté digitando movimiento Todas las anteriores. 2. Para Reasignar un código se debe tener presente: a.
b.
c.
d.
El nuevo código que se va a colocar no puede existir . Se debe eliminar el código que se reasigna. El usuario debe tener permisos de Ejecutar. El proceso de reasignación es irreversible. Pág.6/6