PROCEDIMIENTO GENERAL PQ 01 Hoja 1 de 7 Rev. 3 DENOMINACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 1. Objetivo Establecer la metodología para denominar y controlar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad de Sol Frut S.A. 2. Alcance Este procedimiento abarca toda la documentación del sistema de gestión de la calidad e inocuidad utilizada en la Empresa. 3. Definiciones No aplicable. 4. Documentos de Referencia Norma ISO 9001-2000 – Punto 4.2 Norma ISO 22000-2005 – Punto 4.2 Norma IRAM 14102/01 Buenas Prácticas de Manufactura. Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad. 5. Responsabilidades De la Dirección de Sol Frut S.A.: Analizar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad e inocuidad cuando corresponda. Aprobar la Política de la Calidad e Inocuidad de la empresa. Aprobar el Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad. Asignar los recursos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad. Verificar el cumplimiento del presente procedimiento. De los Responsables de Sectores: Preparar y / o aprobar los procedimientos aplicables en cada Sector y / o del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad. Colaborar en la preparación del Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad. Del Responsable de Gestión de la Calidad: Emitir la documentación del sistema. Mantener actualizada dicha documentación. Mantener copia de los documentos obsoletos. Controlar el estado de la documentación interna y externa y actualizarla cuando sea aplicable. Preparó: Paula Ojeda Aprobó: Marcelo Del Pópolo Emisión: 24/01/06 PROCEDIMIENTO GENERAL PQ 01 Hoja 2 de 7 Rev. 3 6. Descripción 6.1- Clasificación de la documentación del sistema de gestión de la calidad e inocuidad: En el sistema de gestión de la calidad e inocuidad de Sol Frut S.A. existe el siguiente esquema documental: Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad. Manual de Procedimientos Generales. Planes de Calidad (flujogramas de procesos, cuadros, tablas, etc.). Instrucciones. Especificaciones. Formularios. En todos los documentos debe constar: 6.2- La denominación del documento descripta anteriormente y el título del mismo. El código. La revisión. La cantidad de hojas. Los responsables de la preparación y aprobación. Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad: En el se describen las actividades que se desarrollan dentro de la organización para cumplir con los requisitos de las normas ISO 90012000, ISO 22000-2005 e IRAM 14102-2001 (Buenas Prácticas de Manufactura). En este documento se encuentran la política de la calidad e inocuidad, el alcance del sistema, las exclusiones, los puntos de las normas considerados, la referencia a los procedimientos aplicables a cada punto, la interacción de los diferentes procesos y la estructura de la organización. 6.3- Procedimientos Generales: En ellos se describen cómo se realizan todas las actividades del sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad y las responsabilidades definidas en cada caso. Los procedimientos contienen la siguiente estructura: Encabezado con logo de la empresa, procedimiento general, codificación, número de hojas y revisión. Pié de página con preparación, aprobación y emisión de documentos. Título. PROCEDIMIENTO GENERAL PQ 01 Hoja 3 de 7 Rev. 3 6.4- Objetivo. Alcance. Definiciones. Documentos de Referencia. Responsabilidades. Descripción. Registros. Anexos. Planes de Calidad: Son diagramas de flujo, cuadros, tablas, etc. que relacionan los diferentes procesos, pasos, controles, acciones tomadas, verificaciones, análisis realizados por, la empresa y los documentos aplicables en cada caso. El formato contiene: Encabezado con logo de la empresa, plan de calidad, codificación, número de hojas y revisión. Pié de página con preparación, aprobación y emisión de documentos. Título. Pueden contener responsabilidades, equipos de control o cualquier otra información que se considere de importancia. 6.5- Instrucciones: Documentación que complementa y / o amplía el alcance de los Procedimientos Generales. Su estructura debe contener como mínimo: 6.6- Encabezado con logo de la empresa, instrucción operativa, codificación, número de hojas y revisión. Pié de página con preparación, aprobación y emisión de documentos. Título. Objetivo. Documentos de Referencia. Descripción. Registros. Especificaciones: Documentación aplicada en los distintos sectores de la empresa y que contienen datos generales o específicos de productos o servicios utilizados por los sectores. PROCEDIMIENTO GENERAL PQ 01 Hoja 4 de 7 Rev. 3 La estructura puede ser según la necesidad del sector que las utiliza, (pudiendo ser esta la que le de el proveedor de producto o servicio según sea el caso). 6.7- Formularios: En estos se registran las diferentes variables según sea el sector donde se los aplique, siendo la evidencia objetiva de las actividades que se realizan en la empresa. El formato de los mismos es acorde a la necesidad del sector que lo utiliza. 6.8- Denominación de la documentación: Según corresponda la denominación de la documentación es la siguiente: La primera letra corresponde al tipo de documento: M: P: D: I: E: F: Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad. Procedimiento general. Plan de calidad (Diagrama de Flujo). Instrucción operativa. Especificación (en caso que esta se haga Internamente). Formulario. Posteriormente se coloca una segunda letra que indica la procedencia o sector de aplicación del documento. Q: A: D: O: Común a todos los sectores – Gestión de la Calidad e Inocuidad. Aceites. Alimentos. Oficinas Buenos Aires. Puede colocarse una tercer y/o cuarta letra si es necesario, sobre todo en las especificaciones, esta indica el producto al que se aplica. I: MP: PT: RS: Insumos. Materia Prima. Producto Terminado. Registros del Sistema En el caso del manual de gestión de la calidad e inocuidad las letras van acompañada de un número que indica la sección del mismo. En el caso de los procedimiento generales, planes de calidad, instrucciones y especificaciones se coloca un número correlativo a medida que los mismos se generan. PROCEDIMIENTO GENERAL PQ 01 Hoja 5 de 7 Rev. 3 Si las especificaciones son entregadas por un proveedor no es necesario que posean un código de identificación. A los formularios se les agrega un número que indica la cantidad de formularios correlativos que hay en un mismo procedimiento y a continuación el código del documento de referencia. En caso que el registro no está vinculado a un documento se colocará a continuación del número las letras RS (correspondiente al listado de registros del sistema. 6.9- Control y emisión del documento: Los documentos del sistema de gestión de la empresa deben ser aprobados antes de su emisión. El presidente de la empresa es el que aprueba el manual de gestión de la calidad e inocuidad y cuando corresponda aprueba documentos del sistema de gestión. Los responsables del sistema de gestión de la calidad, inocuidad y de los diferentes sectores preparan y / o aprueban documentos del sistema. Los documentos del sistema son actualizados según la necesidad del sector, dejando indicado el cambio mediante subrayado y con letra cursiva en la zona donde se produjo la modificación. El responsable del sistema de gestión de la calidad es el encargado de realizar los cambios y emisión de los documentos. Los documentos del sistema se distribuyen de dos maneras posibles, una en carpeta numerada y cada hoja inicial del documento con un sello de copia controlada, la otra mediante sistema informático (intranet de la empresa), donde solo está permitido el acceso para lectura. El responsable del sistema lleva un listado con las copias controladas entregadas a los diferentes sectores, debiéndose asegurar que los documentos están disponibles para todo el personal y que son la última revisión vigente. Todos los documentos obsoletos que se retiran de los sectores deben ser destruidos, quedando sólo el original en poder del responsable del sistema. Los documentos externos son controlados por el sector que los utiliza, verificando en forma periódica la vigencia de los mismos. Para esto lleva un listado de documentos externos que revisa como mínimo una vez al año. Cada vez que se incorpora un nuevo documento se realiza la modificación del listado correspondiente. PROCEDIMIENTO GENERAL PQ 01 Hoja 6 de 7 Rev. 3 6.10- Control de los registros: Todos los registros que surgen de la aplicación del sistema de gestión proporcionan una evidencia de las diferentes actividades que se realizan y que las mismas son conformes a los requisitos especificados. Cada documento del sistema indica los registros generados por su aplicación, el tiempo de conservación de los mismos y el responsable por el archivo. En la mayoría de los casos los registros se llevan en formularios predeterminados que poseen una codificación que los relaciona con el documento de origen. Los registros de la empresa se pueden llevar en cualquier soporte, teniendo la precaución que los mismos sean fácilmente recuperables, legibles y que no se deterioran en el tiempo. 7. Registros Denominación Codificación Soporte Protección Control de documentos F1 PQ 01 Papel y Magnético Registros del sistema F2 PQ 01 Papel Back up Archivo en lugar adecuado Back up Archivo en lugar adecuado Tiempo de retención 3 años Indexación Responsable Disposición Por código Responsable del sistema de Gestión 3 años Por denominación Por código Responsable del sistema de Gestión Eliminar al cumplir 3 años de archivo. Eliminar al cumplir 3 años de archivo. 8. Anexos Anexo I: F1 PQ 01 Control de Documentos. Anexo II: F2 PQ 01 Registros del Sistema. PROCEDIMIENTO GENERAL PQ 01 Hoja 7 de 7 Rev. 3 ANEXO I CONTROL DE DOCUMENTOS Código Denominación Rev. Emisión Sector F1 PQ 01 – Rev. 01 ANEXO II REGISTROS DEL SISTEMA Denominación Codificación Soporte Protección Tiempo de retención Indexación Responsable Disposición F2 PQ 01 – Rev. 01