95038454 - Superintendencia Financiera de Colombia

CONSERVACION DE DOCUMENTOS, LIMITES PARA LA CONSERVACION
DE CHEQUES
Concepto Nº 95038454-3. Noviembre 8 de 1995.
SÍNTESIS: Límite máximo para la conservación de documentos. Aplicación del
estatuto financiero a las entidades vigiladas por la Superbancaria.
[§ 0075] EXTRACTOS.-« “... a voces del artículo 96 del Decreto 663 de 1993 o
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, “Los establecimientos bancarios, las
corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de
financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros deben conservar las
constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito por un período no
menor de seis (6) años, desde la fecha del último asiento”.
La disposición transcrita se refiere, de una parte, al conjunto de los establecimientos
de crédito y, de otra, a las sociedades de servicios financieros que para efectos del
mismo estatuto son las sociedades fiduciarias, los almacenes generales de depósito y las
sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía (art. 3-1 ib.).
Como también se explicó en anterior oportunidad en punto a la recta inteligencia del
citado artículo 96, si bien una interpretación gramatical podría sugerir diferencias con la
noción de libros y papeles del comerciante, una interpretación sistemática y teleológica
conduce a concluir que la expresión 'constancia de los asientos definitivos y tiquetes de
depósito', es asimilable a 'libros y papeles del comerciante', toda vez que carecería de
sentido jurídico y práctico la destrucción de los comprobantes de contabilidad y el resto
de la correspondencia relacionada, con los negocios, dada la inescindibilidad de la
relación que, desde el punto de vista contable, existe entre los documentos que
representan el hecho económico, los soportes y comprobantes de contabilidad y los
asientos que registran el hecho económico en los libros auxiliares y principales”.
En materia de libros de contabilidad de las entidades vigiladas señaló esta
superintendencia a través de la Circular Externa 32 de 1994 que
“De conformidad con el literal b) del numeral 4° del artículo 125 del
Decreto Reglamentario 2649 de 1993, las entidades vigiladas podrán
llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para
establecer los activos y los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los
gastos y costos, las cuentas contingentes, las cuentas de orden que se
deriven de las actividades propias de cada institución y las cuentas de
orden fiduciarias, en este último caso, cuando conforme al régimen
legal aplicable a la entidad, sea procedente la realización de
negocios fiduciarios, con arreglo a lo prescrito en el artículo 118 del
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero”.
De esta manera, en el caso de las sociedades fiduciarias, corporaciones de ahorro y
vivienda y demás instituciones cobijadas por la disposición en comento, deben las
mismas conservar los libros y papeles de que trata la directiva a que acabamos de aludir
por un término mínimo de seis años contados a partir de la fecha del último asiento.
De otra parte y en cuanto tiene que ver con el tema de la conservación de los
cheques, es del caso señalar que de conformidad con lo previsto en el artículo 728 del
Código de Comercio “Todo banco estará obligado a devolver al librador, junto con el
extracto de su cuenta, los cheques originales que haya pagado”, aspecto acerca del cual
se efectúan en los términos del artículo 1-13 de los acuerdos interbancarios vigentes las
siguientes precisiones:
“El banco enviará al cliente, con la periodicidad que se convenga en
cada caso, un extracto del movimiento de su cuenta en el respectiva
período, conservando los cheques originales que haya pagado, los
cuales se entenderán a disposición del cuenta correntista desde la
fecha de corte de la cuenta…”.
No obstante, no se ocupa la ley de regular lo relacionado con el tiempo durante el
cual debe el establecimiento bancario conservar los originales de los cheques que haya
pagado, en el evento en que a pesar de tenerlos a disposición del cuentacorrentista no
sean reclamados por él. En tal circunstancia, se estima que bien puede aplicarse el
régimen especial de conservación y archivo de documentos consagrado por el Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero, que contempla como ya se dijo un plazo de seis
años».