instructivo: anular registros presupuestales en el sgf – quipu

MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ANULAR REGISTROS
PRESUPUESTALES EN EL SGF – QUIPU
PROCESO: PRESUPUESTO
Código: U-IN-12.001.014
Versión: 1.0
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SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
INSTRUCTIVO:
ANULAR REGISTROS PRESUPUESTALES EN EL
SGF – QUIPU
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FINANCIERA
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SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Liberar apropiaciones en el SGF – QUIPU relacionadas con Certificados de Disponibilidad
Presupuestal que no se van a comprometer o registros presupuestales de compromisos liquidados con
anticipación o que no se van a desarrollar.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de anulación del registro presupuestal (CDP o registro
presupuestal del compromiso) y termina con la anulación del mismo en el SGF – QUIPU. Aplica para las
áreas de presupuesto en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales de la
Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
1. Acto administrativo: Manifestación de voluntad proferida por autoridad competente, para producir
efectos jurídicos, que se dicta en ejercicio de la función pública.
2. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto
o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible
libre de afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia. Este documento
afecta en forma preliminar el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. (cfr. Aspectos
generales del proceso presupuestal colombiano. Min. Hda.)
3. Registro presupuestal del compromiso: Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la
apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que
estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.
4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control
detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la
Universidad Nacional de Colombia.
5. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia,
con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para
determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el
nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de
Colombia.
2. Para anular un registro presupuestal, es requisito indispensable contar con la solicitud de anulación
del Certificado de Disponibilidad Presupuestal o el acto administrativo mediante el cual se liquida o
anula el saldo del compromiso registrado presupuestalmente.
3. El CDP ó registro presupuestal del compromiso que se va a anular debe estar registrado en el
SGF – QUIPU
4. Las solicitudes de anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal deben ser firmadas
únicamente por del director del proyecto o el jefe del área que realizó la solicitud de disponibilidad.
Bajo ninguna circunstancia se pueden anular Certificados de Disponibilidad Presupuestal que estén
respaldando un compromiso.
5. Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal que respalden actos administrativos de
modificación presupuestal se anularán al momento de registrar el respectivo acto administrativo en
el SGF – QUIPU.
6. La anulación de saldos de los registros presupuestales que respalden compromisos contractuales
se efectuará únicamente con las actas de liquidación que se elaboren para tal fin.
7. Cuando se presenten ejecuciones parciales o no se ejecuten compromisos asumidos mediante
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actos administrativos no contractuales, tales como resoluciones de ordenación de gasto, la
anulación del registro presupuestal en el SGF – QUIPU se efectuará mediante acto administrativo
expedido por la misma instancia.
8. Los saldos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal correspondientes a compromisos
anulados también deberán anularse en el SGF – QUIPU.
9. Las reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre que no se paguen en la siguiente
vigencia fenecerán sin excepción.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
I. Anular valores de documentos registrados presupuestalmente en el SGF – QUIPU
1. Ingresar al módulo de Presupuesto.
El responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Presupuesto en el
SGF – QUIPU.
SGF – QUIPU:
Presupuesto > operativo > anular documentos
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2. Ingresar a la Anulación de Documentos
A. Al hacer clic en Anular Documentos se despliega la ventana “Anulación de Documentos” con los
siguientes campos a diligenciar:
a. EMPRESA: Digitar “F9” y seleccionar la empresa relacionada en el SGF – QUIPU a la cual
pertenece el proyecto genérico o específico con cargo al cual se generó el registro presupuestal.
b. VIGENCIA DOCU: Corresponde a la vigencia presupuestal en curso, en la que se registra la
anulación del CDP y se digita el año completo en números.
c. TIPO DE DOCUMENTO: Digitar “F9” y seleccionar el tipo de documento presupuestal que se va a
anular.
d. NUMERO DE DOCUMENTO: Digitar el número del documento registrado presupuestalmente en el
SGF – QUIPU, que se va anular.
e. Adición: Si se va a anular una adición, digitar el número de adición del documento registrado
presupuestalmente en el SGF – QUIPU. Si no tiene adiciones se digita 0.
B. Una vez digitada la anterior información se desplegará la siguiente ventana en donde se verifican
los datos del documento presupuestal registrado en el SGF – QUIPU que se va a anular:
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C. Una vez verificada la anterior información se debe digitar Enter, con lo que se habilitará la casilla
Esta seguro?.
Digitar “S” si se va a anular el registro en forma definitiva, o “N” si no se va a anular el documento
presupuestal registrado en el SGF – QUIPU.
II. Cancelar parcialmente saldos de documentos registrados presupuestalmente en
el SGF – QUIPU
1. Ingresar al módulo de Presupuesto.
El responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Presupuesto en el
SGF – QUIPU.
A. Acceder a la ruta en SGF- QUIPU.
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SGF – QUIPU:
Presupuesto > operativo > cancelación parcial
B. Al ingresar a la opción CANCELACIÓN PARCIAL se desplegará la ventana “Cancela saldos
pendientes” con los siguientes campos a diligenciar:
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a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
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SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
EMPRESA: Digitar “F9” y seleccionar la empresa relacionada en el SGF – QUIPU a la cual
pertenece el proyecto genérico o específico con cargo al cual se generó el registro
presupuestal.
VIGENCIA: Es la vigencia presupuestal en la que se registra la cancelación parcial del CDP y
se digita el año completo en números.
TIPO DE DOC: Digitar “F9” y seleccionar el tipo de documento presupuestal que se va a
cancelar parcialmente.
Desde No. y Hasta No.: Digitar el número del documento que se va a cancelar parcialmente.
Fecha cancela: Incluir el día/mes/año en el cual se está efectuando la cancelación parcial.
Observación: Describir brevemente el acto administrativo que soporta la anulación.
Documentos a Cancelar: Aparece la información del documento que se va a cancelar
parcialmente. En la columna de valor a cancelar se debe digitar el valor que se quiere cancelar,
que debe ser igual o inferior al registrado presupuestalmente. Posteriormente, hacer clic en la
casilla del lado derecho. Para terminar la operación, se oprime “Procesar” en la parte inferior de
la pantalla.
Fin del instructivo
ELABORÓ
CARGO
FECHA
Julio César Camacho
Esguerra y Amanda
Elsy Almanza Celis
REVISÓ
Profesional
Especializado
Asistente
Administrativo
CARGO
Marzo 25 de 2011
FECHA
Nancy Helena Muñoz
Beltrán, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen
Jefe División Nacional de
Presupuesto, asesoras y
contratista de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa
Mayo 26 de 2011
APROBÓ
Angela María González
Lozada
CARGO
Gerente Nacional
Financiera y
Administrativa
FECHA
Octubre 14 de 2011