Modificación de Documentos de Gestión

“JORNADAS PARA LA CULMINACION
DE EFECTIVIZACION EN LA
TRANSFERENCIA DE FUNCIONES EN
MATERIA AGRARIA E INICIO DE LA
GESTION DESCENTRALIZADA, CON
LOS GOBIERNOS REGIONALES - 2009”
OFICINA DE PLANEAMIENTO
Y PRESUPUESTO
UNIDAD DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL Y DE PROCESOS
(UDOP)
“MODIFICACION DE
DOCUMENTOS DE GESTIÓN”
DEFINICION
Son instrumentos normativos que tienen por finalidad
el rediseño y mejoramiento
de la gestión pública.
JERARQUIA DE DOCUMENTOS
DE GESTION
.
Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
Cuadro para Asignación de Personal (CAP)
Manual de Organización y Funciones (MOF)
Texto Unico de Procedimientos Administrativos
(TUPA)
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (ROF)
A. Definición
El Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
es un instrumento técnico normativo de gestión que
determina la naturaleza, finalidad, competencia,
estructura orgánica y relaciones de una entidad
Pública, las funciones y la composición de cada una
de sus dependencias; las atribuciones, jerarquías de
decisión y ámbito de supervisión de los cargos
directivos.
El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos
para su formulación.
En efecto una vez que se tiene definida la organización
interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles
jerárquicos así como asignada las funciones y
responsabilidades entre los órganos
y unidades
orgánicas, se puede, a través del CAP, establecer los
cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones así
como, mediante el MOF, establecer las funciones
particulares de cada cargo.
B. Ventajas del ROF
Las siguientes son las ventajas que presenta el
Reglamento de Organización y Funciones :
1. Establece claramente las funciones y las
responsabilidades que corresponde a los diferentes
órganos de una entidad, evitando la duplicidad de
las mismas.
2. Clasifica y ordena las funciones de acuerdo a los
tipos de órgano de Alta Dirección, Asesoramiento,
Apoyo, Control y de Línea.
3. Precisa la Unidad de Mando por parte de los
jefes hacia su persona.
4. Define las atribuciones que les corresponde
desempeñar a los cargos jefaturales.
5. Tipifica la jerarquía de los cargos jefaturales
6. Facilita la formulación del Cuadro para
Asignación de Personal (CAP) de la entidad y de
los Manuales de Organización y Funciones
(MOF), de cada uno de sus órganos.
7. Constituye un documento base para efectuar los
procesos de reestructuración o reorganización que
estime conveniente la Alta Dirección.
C. Base Legal para Formular el ROF
Las entidades de la Administración Pública deciden
la formulación de sus respectivos Reglamentos de
Organización y Funciones, teniendo en cuenta que
dicho proceso debe sujetarse a los criterios y
disposiciones establecidos en :
- Ley Marco de Modernización de la Gestión del
Estado Ley Nº 27658 que contiene el marco general
sobre el diseño y estructura de la Administración
Pública de los diferentes niveles de gobierno.
- Los Lineamientos para la Elaboración y
Aprobación
del
Reglamento
de
Organización y Funciones – ROF, aprobado
mediante Decreto Supremo Nº 043-2006PCM del 26.07.2006. Contiene el marco
normativo que las entidades de los
diferentes gobiernos deben seguir para su
correspondiente elaboración y aprobación
de su respectivo ROF.
D. Dependencia de la Entidad que
elabora el ROF
La conducción del proceso de la elaboración ó
modificación del ROF, esta a cargo del Organo
responsable de las funciones de planeamiento,
racionalización o quien haga sus veces (Art. 7º).
Corresponde a la Secretaría General de los
Ministerios, Gerencia Regional y la Gerencia
Municipal supervisar el cumplimiento de las
disposiciones previstas en los lineamientos (Art.
8º).
E. Criterios para la elaboración del ROF
a. Observar las disposiciones contenidas en la normas
que regulan el proceso de modernización y
descentralización del Estado
b. Aplicar criterios de simplicidad y flexibilidad en el
diseño de la Organización que permita lograr mayor
nivel de eficiencia y mejor atención a los usuarios.
c. Observar el principio de especialidad integrando
funciones afines, eliminando conflictos de competencia
y duplicidad de funciones entre órganos y unidades
Orgánicas
d. Observar el principio de legalidad de
funciones, las mismas que debe estar plenamente
justificadas y amparadas en normas sustantivas
F. Aprobación / Modificación del ROF
Las funciones generales y especificas
transferidas a los gobiernos regionales deberán
ser incorporadas en sus respectivos reglamentos
de organización y funciones para el adecuado
ejercicio de cada función.
Corresponde a las entidades receptoras definir el
órgano o unidad orgánica responsable de
realizar las funciones acreditadas y aprobar las
modificaciones a sus respectivos ROF
La aprobación de la modificación del ROF
deberá estar amparada en un Informe Técnico
Sustentatorio En el caso de los Gobiernos
Regionales, es aprobado por el Titular de la
Entidad (Ordenanza Regional), no requiere
opinión del Sector
Del Informe Técnico Sustentatorio:
El mismo que para el caso de los Gobiernos
Regionales debe contener la siguiente información:
- Del Informe
Modificación :
Técnico
Sustentatorio
Sección 1.- Justificación
Sección 2.- Análisis de consistencia
Sección 3.- Efectos Presupuestales
por
Sección 1.- Justificación:
a) Análisis Funcional.i - Identificación de las nuevas funciones establecidas
en el ROF propuesto; así como aquellas que han sido
suprimidas o modificadas en relación con el ROF
vigente y sustento legal de cada una de estas funciones
Ejemplo:
Función Específica o) del artículo 51º de la Ley
Orgánica de los Gobiernos Regionales (LOGR)
Promover políticas para generar una cultura de
seguridad alimentaria :
-Efectuar el seguimiento y evaluación de los principales
indicadores de seguridad alimentaria a nivel regional
-Realizar campañas de difusión de la estrategia nacional
de seguridad alimentaria a nivel regional
-Formular aproyectos de inversión pública en materia de
seguridad alimentaria en concordancia con las guías
aprobadas y manuales técnicos vigentes
- Realizar el seguimiento y evaluación de proyectos de
inversión en materia de seguridad alimentaria de
acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Inversión
Pública (SNIP)
- Capacitación de funcionarios y profesionales
involucrado en gestión de pryecto de inversión pública
agraria con enfoque de seguridad alimentaria en el
ámbito regional
ii – Sustento técnico de la inclusión, modificación o
supresión de cada una de estas funciones, según
corresponda.
Ejemplo:
Esta establecido que por efecto del proceso de
descentralización las entidades receptoras de funciones
deben incorporar en su reglamento de organización y
funciones para el adecuado ejercicio de cada función
Art. 27º del D.S.043-2006-PCM
b) Análisis de Estructura
i.
Razones que sustenten la creación de cada uno de
los nuevos órganos y unidades orgánicas, cuando
corresponda. Para estos efectos, debe desarrollarse
una explicación detallada de por qué las nuevas
funciones no pueden ser asumidas por los órganos
existentes
Ejemplo:
. Creación de una Dirección de Forestal y de Fauna
Silvestre
- Razón de su creación, en este caso se deberá desarrollar
un explicación detallada de porqué las funciones
transferidas de DGFF no pueden ser asumidas por los
órganos existentes Ejem.: Razones de especialidad en
la materia forestal, volumen o carga de trabajo en el
desempeño de las funciones (numero de
procedimientos administrativos que se desprenden de
la función transferida)
ii Organigrama vigente : Actual
iii Organigrama propuesto : Con inclusión de nuevas
unidades
c) Análisis de no duplicidad de funciones, con énfasis en
las funciones generales de la Entidad y en las de sus
órganos de línea, relación con otras entidades del
sector público que realizan funciones o actividades
similares o que persiguen fines iguales o semejantes
Ejemplo:
Comparar con otras Direcciones de Línea o
Entidades del Sector Público que realizan funciones
en materia Forestal.
d) En caso de que la nueva estructura implique cambios
sustantivos en el Cuadro
de Asignación de
Personal, se incluirá la propuesta del nuevo CAP. Se
entiende por cambios sustantivos el incremento,
reducción o reubicación interna de al menos quince
por ciento (15%) del personal de la entidad
e) Se podrá incluir un acápite en el cual se explique la
simplificación y optimización de procesos con
detalle y justificación de cada uno y su
especialización
f)
Se puede establecer la posibilidad de tercerizar
determinadas labores de los órganos de
asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá
la identificación de los órganos de asesoramiento o
de apoyo de la entidad, incluyendo la identificación
de los órganos responsables de la supervisión de las
actividades tercerizadas.
Sección 2.- Análisis de consistencia
En esta sección del informe se debe sustentar la
coherencia entre la estructura orgánica propuesta y los
objetivos institucionales contemplados en documentos
de planeamiento de carácter multianual y otros
instrumentos que expresen las políticas sectoriales
regionales o locales.
Sección 3.- Efectos presupuestales
Se sustentará la coherencia entre la estructura orgánica
propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad
con un horizonte de tres años. Se incluirá la siguiente
información.
a) Cuadro comparativo de los gastos de operación de la
estructura vigente y la propuesta
b) Cuando se haya previsto la tercerización de
determinadas labores de los órganos de asesoramiento o
de apoyo de la entidad, se incluirá el análisis costo –
beneficio que sustente esta decisión
c) Por excepción, en el caso en que la nueva estructura
orgánica represente un mayor gasto corriente para la
entidad, deberá incluirse la sustentación del
financiamiento de éste como la proyección de gasto
corriente con un horizonte de tres años
- Del Informe Técnico Sustentatorio por
modificación parcial
Cuando la modificación parcial del ROF no represente
cambios en la estructura orgánica o en el presupuesto
aprobado de operación y funcionamiento para la
entidad mayores a un cinco por ciento (5%) en el
ejercicio presupuestal vigente, el Informe Técnico sólo
versará sobre lo contenido en los incisos a) de la
sección primera y a) de la sección tercera del Artículo
30º.
Sección Primera :
• Análisis Funcional.Identificación de las nuevas funciones establecidas
en el ROF propuesto; así como aquellas que han
sido suprimidas o modificadas en relación con el
ROF vigente y sustento legal de cada una de estas
funciones
Sección Tercera:
• Cuadro comparativo de los gastos de operación de
la estructura vigente y la propuesta
FLUJOGRAMA: PARA LA MODIFICACION DEL ROF NIVEL REGIONAL
GOBIERNO REGIONAL
OF. PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO/
INICIO
Formula modificación:
. Proyecto de ROF
. Proyecto Ordenanza
Regional
. Informe Técnico Sust.
OF. ASESORIA
JURIDICA
GERENCIA GENERAL
Recibe, revisa y Visa :
. Proyecto de ROF
. Proyecto Ordenanza
Regional
. Informe Técnico ROF
Informe Técnico
Informe Técnico
Proyecto de
ROF.
CONSEJO REGIONAL
1
Revisa y Visa
Documentos. Remite
a Presidencia
Regional
Revisa y da
conformidad a
documentos
Proyecto OR
Proyecto OR
PRESIDENCIA
REGIONAL
Visa Proyecto
Opinión
favorable
NO
Proyecto de
Proyecto ROF.
ROF.
SI
Proyecto O.R.
Informe Técnico
Remite a
OPP para su
modificación
1
Tramita
aprobación
Proyecto de
ROF
Recibe, revisa,
aprueba y firma
Ordenanza
Regional
FIN