Instructivo de Contabilidad CAP I PROVISIONES 1

Instructivo de Contabilidad
CAP I
PROVISIONES
1- Las provisiones deben ser entregadas el 30 o el 1 de cada mes
2- Una de las clases de provisiones son los costos que se realizan mensualmente los
cuales se dividen en dos; los costos a los cuales no les llega factura que se revisan
según la plantilla especifica de costos y los costos operacionales; en los cuales se
tiene el conocimiento de manera anticipada que se van a adquirir y la factura llega
posteriormente.
3- Armar plantilla de costos en el programa Oracle, ubicándolo en el modulo de
contabilidad.
4- Analizar si la contabilidad se encuentra cuadrada; revisar que la platilla de costos sea
equivalente a la contabilidad y así realizar el flujo de cierre.
5- Como segunda clase de provisiones se encuentran los ingresos, en los cuales se
comparan los ingresos facturados contra las maniobras realizadas, es decir las
maniobras no se facturan se provisionan las diferencias y esto se lleva a la planilla de
provisión de ingresos.
6- Al momento de realizar el cierre, confirmar que la cuenta de numero 13452505 este en
0.
7- Por consiguiente, se debe contabilizar en el modulo de contabilidad de Oracle.
8- Las sucursales deben enviar una plantilla en Excel y así se debe verificar que sea igual a
la contabilidad.
9- Como tercera forma de provisiones se encuentra Intertug, el cual su área comercial
mensualmente envía un adelanto de las liquidaciones de las maniobras realizadas las
cuales deben estar aprobadas por el área comercial de Coremar y de Intertug, esta
relación se debe pasar directamente a la dirección contable.
10- En la dirección contable, se realiza el cálculo de la distribución de las maniobras a
cada uno de los remolcadores; efectuar una provisión del 100% por empresa y enviar
una relación para facturar, el 85% de esa provisión al área comercial de Coremar e
Intertug. Al final se debe comprobar una vez contabilizadas las facturas que haya
enviado Intertug que quede en la provisión el 15% por facturar. Lo cual se debe
realizar el mes siguiente.
11- Realizar la provisión de impuestos
12- Cerrando los ingresos y los costos de inventario se procede a introducir los ingresos
por sucursal en la plantilla de provisión de impuestos.
13- Verificar que se cuente con la totalidad de los ingresos y que los cálculos contengan la
provisión Ica, tasa de bomberos, estampilla y tasa hospitalaria.
14- Actualizar mensualmente la provisión Ica, la tasa de bomberos, la estampilla y la tasa
hospitalaria; así mismo cambiar anualmente el porcentaje para la tasa de vigilancia a
que se paga a la Superintendencia.
15- Subir en el programa Oracle en una platilla el punto anterior.
16- Una vez cerrados los ingresos la auxiliar contable debe comparar el valor del IVA que
se dejó en la cuenta contra los ingresos que son gravados; si existe alguna diferencia
procede a enviar emails para que corrijan las diferencias.
17- Revisar que no hallan diferencias y así se introducirá en una plantilla la cual lleva por
nombre (plantilla de prorrateo de IVA); esto solo se realiza en la sede de Bogotá por la
asistente contable.
18- Finalmente realizado los cierres contables, el director contable realizara
mensualmente una provisión de renta determinando las variables que dan lugar a
este ingreso calculado por el 35%.
CAP II
REPORTES

Gerenciales
Corrientes: dada la información por con talidad el departamento de planeación
financiera procede a arreglar la información y envía a los directores de cada unidad de
negocio los cuales proceden a realizar un análisis de la información mensualmente.
Especiales: estos repostes especiales se presentan cuando los directores ven la
necesidad de información extra con el fin de hacer análisis.

Tributarios
Declaraciones: las declaraciones se manejan por medio de un formato en Excel en el
cual anteriormente me manejaba por colores con el nuevo procesos este formato
cambiara aumentando celdas con el fin de llevar un control de el proceso de la entrega
de las declaraciones, con el fin de no omitir pasos y tener presente la fecha límite de
entrega, las celdas nuevas definidas son: elaboración de la declaración: en la cual se
llevara un control de la elaboración en borrador de las declaraciones, declaraciones
definitivas (transcripción y presentación en internet): en esta celda se lleva el control
de la elaboración final de las declaraciones en la cual ya no deben existir errores y
debe estar completa, contabilización: en esta celda se llevara el control de la
contabilización de las declaraciones; presentación: en esta celda se llevara el control
de la verificación de que ya exista el documento el cual se adquiere vía electrónica con
el formulario definitivo listo para el pago; pago: esta celda se vincula para llevar el
control del pago y ordenadamente pagar por fechas las de primer vencimiento.
ADJUNTO FORMATO DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Requerimientos: todos los requerimientos solicitados por las diferentes entidades se
responden desde la oficina de Bogotá.
ADJUNTO NUEVO FORMATO DE CONTROL DE REQUERIMIENTOS

Estados financieros:
Generales: todos los meses se debe hacer entrega del P&G por compañía el cual debe
llevar adjunto el respectivo estado financiero con el balance y los estados de
resultados; los estados financieros deberán ser entregador bimestralmente por
empresa y los P&G se entregaran mensualmente por unidad de negocio.
Consolidados: el consolidado se debe enviar trimestralmente y este debe estar
consignada la siguiente información: balance general, estado de resultados, notas de
los estados de resultados, notas de patrimonio y la hoja de trabajo.
Libros oficiales: la información de los libros se debe imprimir con x periodicidad con el
fin de tener al día la información y no tenerla exclusivamente cuando sea requerida.
Febrero del siguiente año los del año pasado
CAP III
Instructivo de análisis, ajuste y cierre
1. Se deben revisar aplicación de recibos de caja y notas crédito, las cuentas temporales
de bancos y de cruce de cuentas estén en ceros para verificar que toda la información
este recobrada, las provisiones de ingresos y de costos, las liquidaciones de Intertug,
altas masivas de activos fijos, recobros de nomina, recobros entre compañías,
provisiones de impuestos, prorrateo de IVA, conciliación de nomina, provisiones de
interés, diferencias en cambio, recobro de interés presuntivos.
2. Al realizar la revisión se descarga un balance de comprobación del modulo de
contabilidad.
3. Al tener el anterior balance se verifica la información y adicionalmente se revisa el
modulo de cuenta por cobrar si los recibos de caja y notas crédito en el sistema Oracle
siguiendo el procedimiento:
 Ingresar a Oracle
 Ubicarse en el modulo de cuentas por cobrar
 Se ingresa a la opción cobros
 Se ubica en la opción detalles de cuenta y se toma la opción los recibos de caja
y notas crédito
 En caso de no tener los recibos aplicados proceda con el paso numero # 4
4. Enviar un correo electrónico a la persona responsable de cada sucursal con el fin de
informarle que debe aplicar la respectiva nota crédito.
5. Se verifican las cuentas con centros de costos cero o unidad de negocio herrada
6. Se realizar las recalificaciones de estas cuentas teniendo en cuenta el soporte que
tenga cada una de estas.
7. Finalizando el proceso anterior se procede a verificar las cuentas del balance de
acuerdo a su naturaleza con el fin de que no exista un saldo contrario.
8. Se procede a verificar que los centros de costos estén amarrados a sus respectivas
unidades de negocio, en caso de encontrar alguna inconsistencia se analiza y se hace la
respectiva recalificación.
9. Al verificar que todos los pasos anteriores estén correctos se procede a realizar el
cierre y el respectivo análisis.
10. Finalmente se cierran los periodos de módulos de los activos fijos, de las cuentas por
cobrar, de las cuentas por pagar y la contabilidad.
11. Creación de reportes con el fin de analizar la información completa.