Caso de Estudio Auditoría de Certificación al

Caso de Estudio
Auditoría de
Certificación al
ISO 14001
FASE I
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PERFIL DE UNA AUDITORIA FASE I
(una planta cementera)
Normalmente la auditoría de certificación ISO 14001 tiene dos etapas.
La primera se llama “Fase I”. En Fase I, los auditores determinan si
existen los elementos centrales del SGA, la conformidad de los
elementos del SGA con los requisitos del ISO 14001, y si el SGA es
suficientemente implementado para programar la segunda auditoría –
que es la verdadera auditoría de certificación. En la Fase II, los
auditores concentran en verificar que el SGA se ha implementado y si
los proceso actuales son consistentes con el Manual y Procedimientos
(intención del SGA).
Para que los miembros del Proyecto CADENA Productiva Perú 2021
tengan una mejor idea de que hay que esperar en la auditoría Fase I,
este reporte presenta el proceso de la auditoría Fase I que realizó
recienmente una firma certificadora en una planta cementera en
México.
El reporte sigue la orden en que se realizó la auditoría y consiste
principalmente en los tipos de preguntas que hicieron los auditores.
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Reunión de Apertura
En la presencia del Gerente de planta, Gerentes de Areas y otros
empleados, el auditor líder presentó los 8 objetivos de la auditoría
Fase I:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
determinar si el SGA está basada en los Aspectos Ambientales
Significativos (AAS)
verificar el proceso para identificar los requisitos legales
ambientales (4.3.2) y determinar si se ha realizado una
evaluación del cumplimiento con tales requisitos (4.5.1 última
frase)
verificar que existen controles operativos para cada AAS
verificar si se han establecido objetivos y metas ambientales
para la mejora continua
determinar si el SGA es auditable (o sea, que se ha
implementado y documentado suficientemente para poder
auditarlo)
determinar si el SGA es adecuado en términos del diseño del
SGA y su documentación
verificar si funciona el proceso de auditoría interna
confirmar si la fecha programada para Fase II es realista en
términos de lo que se encontró en Fase I.
El auditor líder subrayó los siguientes puntos:

La auditoría Fase I no es una auditoría de cumplimiento legal; si
los auditores observan casos de falta de cumplimiento legal, no
los calificarán como “no conformidades” siempre y cuando estos
casos están identificados y programados para lograr
cumplimiento a través del SGA

Fase I se basa en una muestra. No cubre 100% del SGA. Por
eso, los auditores podrán levantar no conformidades en Fase II
en áreas que no fueron específicamente auditadas en Fase I.

En Fase I, todos los hallazgos serán clasificados como
“Observaciones”. Por eso, no es necesario utilizar el proceso
formal de Acción Correctiva/Preventiva del SGA para atender
cada hallazgo. Sin embargo, los auditores darán su opinión de
cuáles “Observaciones” serían clasificados como No
Conformidades al levantarlos en Fase II.
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
En Fase I, los auditores operan de una manera más amigable
(aunque formal) con la intención de ayudar a la empresa
identificar áreas de oportunidad. En Fase II, los auditores
operan formalmente para realizar la auditoría de certificación
(“watch out!”).
Reunión de Introducción (con el Representante de la Alta
Gerencia y el Coordinador ISO 14001)
Los auditores empezaron pidiendo una explicación de la organización
de la planta y de los procesos operativos. Luego hicieron una serie de
preguntas sobre las actividades, materia prima, insumos etc. para
mejor comprender los posibles tipos de Aspectos Ambientales de la
planta.
¿Qué tipos de combustibles?
¿Fuentes de agua?
¿Descargas de aguas residuales?
¿Tipos de residuos peligrosos y no peligrosos?
¿Transformadores eléctricos?
¿Tipos de embalaje para productos terminados?
¿Comedor? ¿Departamento médico?
¿Cuántas chimeneas?
¿Vecinos? ¿Dónde viven en relación a la planta?
¿Ferrocarril para transporte de materia prima y productos terminados?
¿Tipos de materiales peligrosos?
¿Cómo utilizan contratistas y proveedores?
¿Han realizado cambios refractarios recientemente?
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Tour de la Planta
Después de la reunión de introducción, los auditores pidieron un tour
de la planta. Durante el tour de aprox. 1.5 horas, los auditores
hicieron inspecciones ligeras de las condiciones de varias áreas
(especialmente Trituración, Molienda, Calcinación, Envase) para mejor
comprender el proceso productivo, pero también para observar
personalmente la orden, limpieza etc. de la planta.
En el tour, anotaron los siguientes hechos (entre otros):


Un transformador eléctrico de alta tensión atrás de Trituración
sin protección (malla de alambre)
Algunos contenedores de residuos peligrosos sin tapa.
Revisión de la Documentación del SGA
Claúsulas 4.1 (General) y 4.4 Estructura y Responsabilidades
Preguntas generales sobre el SGA de la empresa.
¿Cuántas copias del Manual y Procedimientos en la Planta? ¿Cuántas
son controladas? ¿No controladas?
¿Provee el Manual dirección a la aplicabilidad de los Procedimientos?
¿Cuándo iniciaron el Manual? ¿Cuándo empezó a funcionar el SGA?
Contesta:
Hace 3 meses.
¿Quién es responsable de identificar los Aspectos Ambientales?
¿Dónde identifican los miembros del Comité de Implantación?
Contesta:
Minutas de las reuniones. (Muéstrenos una copia de
las minutas)
Muéstrenos ejemplos de responsabilidades definidas para mandos
medios y operadores. ¿Cómo saben quién es específicamente
responsable para controlar un posible impacto ambiental, por ejemplo
emisiones del horno?
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Contesta:
En ciertos casos, en el ITA. En otros casos, personal
del turno trabajando en equipo.
Muéstrenos el ITA para el manejo y movimiento de residuos peligrosos
de las áreas al almacén. NOTA: Al revisar el ITA, el auditor observó
que el proceso que vió en el tour no es congruente con el proceso
descrito en el ITA.
Claúsula 4.2 Política Ambiental
¿Cómo es apropiado la Política Ambiental de la empresa a las
actividades, productos y servicios de la planta?
¿Cómo es apropiado la Política a los diferentes tipos de impactos
ambientales de la planta?
¿Por ejemplo, porqué es que la Política Ambiental no tiene alguna
referencia a “polvo”?
¿Cómo explican la relación entre la Política Ambiental y los Objetivos y
Metas de la planta?
¿Qué quiere decir “mejora continua” y cómo se relaciona con el
desempeño ambiental de la planta?
Claúsula 4.3.1 (Identificación de los Aspectos Ambientales)
Muéstrenos un ejemplo del proceso de identificación de los aspectos
ambientales, por ejemplo, en la actividad de riego de las áreas verdes.
¿Identificaron el uso de agua en la actividad de riego?
Contesta: No
¿Identificaron aspectos ambientales de los productos?
Contesta: Sí, en el sentido de productos intermediarios.
¿Identificaron aspectos ambientales de las actividades de servicios
auxiliares, tales como las baterias en las montecargas, el movimiento
de aditivos de un área a otra área, el movimiento de residuos
peligrosos de varias áreas al almacén?
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Contesta: Sí, pero únicamente donde el consenso era de que
existe un riesgo de impacto o un impacto actual.
Aquí los auditores hicieron una serie de preguntas para determinar la
efectividad o eficacia del proceso de identificación de los aspectos
ambientales.
Muéstrenos como identificaron
la generación de ruido
uso de agua para lavar carros pipa
emisiones de combustión del horno
generación de chatarra en desmantelamiento
uso de flurocarbonos en el equipo de aire acondicionado
¿Cómo pueden demostrar la competencia del personal del Comité que
realizó la identificación de los aspectos ambientales? ¿Quién presentó
el curso de capacitación? ¿Quiénes asistieron? Muéstrenos el registro
de las personas que asistieron.
Expliquenos el proceso que usaron para determinar los AAS.
¿Cómo manejaron situaciones donde algunos miembros del Comité
calificaron el Aspecto Ambiental “alto” y otros, “bajo”?
¿En el caso de uso de flurocarbonos en equipo de aire acondicionado,
porqué es que el Aspecto Ambiental no salió “alto”? ¿Tomaron en
cuenta los impactos de estas emisiones a personas (destrucción de la
capa de ozono que protege contra rayos ultravioletos)?
Aquí, los auditores hicieron una Observación de que el registro de
Aspectos Ambientales no da suficiente detalle de los diferentes tipos
de impactos ambientales de cada Aspecto. El riesgo es que el Comité
no cuenta con suficiente información para calificar apropiadamente el
Aspecto “alto”, “mediano” o “bajo”. Otro ejemplo sería el caso de
ruido. El impacto ambiental es a personas y no únicamente al aire.
Los auditores también indicaron que buscan evidencia de que se hizo
un esfuerzo para medir los impactos ambientales de cada Aspecto
Ambiental donde factible o donde procede. Por ejemplo, medición de
niveles de ruido.
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Muéstrenos la lista maestra de los AAS.
¿Cómo definen “significante”?
¿Cómo consideran los AAS para establecer los Objetivos y Metas?
¿Porqué no establecieron un Objetivo para descargas de aguas
sanitarias (la planta está en proceso de eliminar pozos septicos para
conectar con el alcantarillado municipal)?
Claúsula 4.3.2 (Identificación de los Requisitos Legales)
¿Pueden demostrar que hacen las revisiones semestralmente?
Contesta: No, únicamente si hay cambios.
¿Han comunicado con la municipalidad sobre posibles requisitos
legales, y ha contestado la municipalidad por escrito?
Contesta: Comunicaciónes telefónicas.
¿Porqué no aparece la NOM 113 “Construcción y Operación de
Transformadores Eléctricos” (una norma oficial ambiental de México)
en la lista maestra de requisitos legales aplicables?
Muéstrenos el proceso que utilizan para evaluar periódicamente el
cumplimiento con los requisitos legales.
Aquí, los auditores hicieron una Observación de que la evaluación del
cumplimiento legal realizado por la Planta en los últimos meses fué
demasiado informal y carece de suficiente documentación. Es
necesario poder demostrar evidencia documental. Por ejemplo, si un
requisito legal requiere una bitácora, que se anotó que existe la
bitácora y que está actualizada, y que estan cumpliendo.
Observaron que el área de cumplimiento legal es “muy delicado”.
Cualquier hallazgo que levantan en relación a 4.3.2 y 4.5.1 última
frase (ahora 4.5.2 en la versión 2004) será una No Conformidad
Mayor.
¿Cómo manejan casos de no cumplimiento legal?
Contesta: Através del proceso de Acción
Correctiva/Preventiva.
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Claúsual 4.3.3 (Objetivos y Metas)
¿Quién es responsable de establecer los Objetivos y Metas?
¿Porqué no cuantificaron uno de los cuatro Objetivos (mejora en el
manejo de residuos peligrosos)? NOTA: Los auditores piensan que
este Objetivo sí se puede cuantificar.
¿Piensan medir los costos y ahorros de las mejoras logrado con los
Objetivos y Metas?
Contesta: Por el momento, no. Pero lo consideramos en el
futuro.
¿Cómo toman en cuenta la relación entre nuevos proyectos (o
modificaciones) y los Objetivos y Metas?
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Observaciones al Final del Primer Día
Hallazgo
Notas
1. ITA 8-02 especifica llenar los
contenedores de residuos
Este hallazgo sería una nopeligrosos antes de transportarlos conformidad si lo encuentran en
al almacén. Sin embargo,
Fase II
observamos que no se realiza en
la práctica
2. El proceso de identificación de
Este hallazgo sería una
aspectos ambientales no identificó “observación” porque es un caso
el uso de agua en el riego de
aislado
áreas verdes
3. Los impactos ambientales de
cada Aspecto Ambiental no
estan suficientemente
Este hallazgo sería una noidentificados
conformidad si lo encuentran en
Ejemplo: impacto ambiental del
Fase II
uso de flurocarbonos en equipo de
aire acondicionado.
4. El proceso de identificación de Al parecer, este hallazgo lo
aspectos es muy genérico.
califican como una “observación”.
Aparentemente, el mapeo de
procesos únicamente identifica
los aspectos ambientales de
los “outputs” y no cubre los
“inputs”
5. No hay evidencia de que
consideraron los AAS al establecer Al parecer, este hallazgo lo
los Objetivos y Metas
califican como una “observación”.
Ejemplo, no hay minutas de una
reunión donde se discutió.
6. No se ha completado una
Este hallazgo sería una noevaluación del cumplimiento legal conformidad si lo encuentran en
como requiere 4.5.1 última frase.
Fase II
7. Varios contenedores de
Este hallazgo sería una noresiduos peligrosos sin etiquetas
conformidad si lo encuentran en
Fase II
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Segundo Día
Claúsula 4.4.6 (Control Operacional)
¿Qué son “actividades críticas”?
¿Porqué no identificaron “transportación de coque” como una actividad
crítica?
Contesta: el riesgo está en la conexión y bombeo del coque.
El auditor comentó que la definición de “actividad crítica” en el Manual
es muy amplio y puede cubrir “transportación de coque” en este
sentido. También comentó que la “actividad crítica” viene siendo lo
mismo que el AAS en varios casos.
¿Dónde se identifica y controla la generación de residuos peligrosos
como un AAS porque no aparece en el Formato?
Contesta: las rutinas de mantenimiento
Muéstrenos un ejemplo de la rutina
¿Cómo controlan el manejo de residuos peligrosos?
Contesta: ITA
¿Existe una ITA para cada AAS?
Contesta: una ITA o una rutina de mantenimiento
¿Cómo interpretan “criterios operacionales” en el sentido de 4.4.6?
¿Cómo interpretan “características clave” en el sentido de 4.5.1?
¿Qué es la diferencia entre los dos?
Contesta: son muy semejantes pero “característica clave” es
más amplio y cubre más que variables del proceso.
Aquí los auditores hicieron una serie de preguntas para determinar la
efectividad o eficacia del proceso control operativo de los AAS.
Polvos fugitivos
Consumo de energía
Aplicación de la ITA para el colector Dracco
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¿Qué nivel de implementación han logrado con los controles operativos
(ITAs y Rutinas)?
Contesta: falta completar la adecuación de unos POCs
{procedimientos del sistema 9002 que van a utilizar para
procedimientos de control 14001} y rutinas de mantenimiento.
Estamos implementando los controles pero falta completar la
documentación.
Aquí los auditores hicieron una serie de preguntas para determinar la
relación entre las actividades y operaciones de contratistas y
proveedores con los AAS.
Proveedor de tanques de oxyacetileno
Proveedor de servicios de transportación de residuos peligrosos
¿Cómo funciona el proceso de capacitación de los contratistas y
proveedores?
Contesta: sesiones de concientización cada viernes
Sesiones de capacitación de los supervisores de
ontratistas en los ITAs relevantes
¿Cómo aseguran que los supervisores de los contratistas y
proveedores están comunicando eficazmente la información a sus
empleados o subcontratistas?
El auditor comentó que en Fase II van a revisar acreditaciones de
algunos contratistas y proveedores (por ejemplo, los que transportan
materiales peligrosos)
¿Qué tipos de control operativo mantienen sobre insumos y materia
prima (por ejemplo, el % de azufre en el coque)?
Contesta: nada específicamente para materia prima pero hemos
hecho algunos cambios en materiales de limpieza y tipos de
bolsas para mejorar el desempeño ambiental.
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Claúsula 4.5.1 (Monitoreo y Medición)
Expliquenos el proceso para identificar las características clave de los
AAS.
¿Qué nivel de implementación han realizado en la identificación de las
características clave:
Contesta: todas menos la documentación de algunas como el
caso del monitoreo del nivel de las bolas de molienda (para el
AAS de consumo de energía)
¿Cómo miden los avances hacia el logro de los Objetivos y Metas?
Muéstrenos el Manual donde describe medición de los Objetivos y
Metas.
Aquí, los auditores hicieron una Observación de que el Manual
referente a Monitoreo y Medición no tiene una referencia a la medición
de los Objetivos y Metas.
El auditor comentó que el hecho de que realizan un Programa
Ambiental para el logro de un Objetivo no necesariamente implica que
se realizó el Objetivo. Puede ser que el Programa fue mal diseñado.
Contesta: El proceso de revisión gerencial toma esto en cuenta.
¿Cómo aseguran la calibración de equipo de monitoreo?
¿Cómo aseguran que el equipo de monitoreo de los proveedores o
contratistas está calibrado?
El auditor comentó que en Fase II buscarán evidencia de calibración
incluyendo el equipo de contratistas y proveedores. Las certificaciones
de calibración de los proveedores deben referir específicamente al
equipo calibrado (ejemplo, #de equipo).
Claúsula 4.4.2 (Capacitación y Concientización)
¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación?
¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los auditores
internos?
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Explíquenos cómo identificaron las necesidades de capacitación de
empleados y técnicos en “puestos clave”.
El auditor comentó que en Fase II buscarán evidencia de capacitación
en los registros de capacitación.
El auditor comentó que el registro de asistencia a Cursos de
Capacitación en base de competencia (puestos clave) no indica cuáles
ITAs fueron presentados. El registro no demuestra cómo el contenido
de la capacitación se relaciona a las necesidades de la persona
capacitada.
¿Cómo realizan la concientización de los empleados, técnicos y
contratistas?
Contesta: Hemos diseñado un curso específicamente tocando
los puntos de la claúsula 4.4.2.
Muéstrenos las filminas del curso.
El auditor comentó que en Fase II los auditores entrevistarán varios
empleados y técnicos y contratistas para probar la efectividad de la
concientización.
En el caso de personas en puestos clave, los auditores buscarán
evidencia de que la persona puede explicar el porqué es importante de
cumplir con la Política Ambiental en términos de su puesto o tareas.
Por ejemplo, el hornero debe poder explicar que monitorea el O2 para
minimizar la contaminación (emisiones de combustión). El técnico
debe poder explicar que maneja los residuos peligrosos según el ITA
para asegurar cumplimiento con la normatividad y para
prevenir la contaminación.
Lo que buscarán es evidencia de que la persona en el puesto
clave puede relacionar su trabajo y los AAS con algunos
elementos específicos de la Política Ambiental
Comentó que las personas en puestos clave necesitan conocer sus AAS
y ejemplos de impactos ambientales asociados, poder explicar en
términos generales los elementos principales del SGA (por ejemplo,
responsabilidades, control operativo, acción correctiva), los beneficios
de un desempeño ambiental mejorado, y qué pasa cuando no
seguimos los Instructivos y otros requerimientos del SGA.
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