Guía de Operación - Universidad Autónoma del Estado de México

Funciones y Responsabilidades del Comité de Calidad de la Universidad
Autónoma del Estado de México
ÍNDICE
DEFINICIÓN ............................................................................................. 2
OBJETIVO ................................................................................................. 2
ALCANCE ................................................................................................ 2
MISIÓN ..................................................................................................... 2
VISIÓN ...................................................................................................... 2
INTEGRACIÓN DE LOS COMITÉS
Espacio Académico ..................................................................... 2
Dependencias de la Administración Central ............................ 3
FUNCIONES DE LOS COMITÉS ................................................................ 4
FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ....................................3
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LOS
INTEGRANTES DEL COMITÉ ......................................................................4
POLÍTICAS INTERNAS DE OPERACIÓN ................................................... 4
PROGRAMA BÁSICO DE TRABAJO ........................................................ 5
GLOSARIO ................................................................................................ 7
ANEXO I .................................................................................................... 7
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COMITÉ DE CALIDAD
Se entenderá por comite al grupo de personas encargadas de
organizar, actualizar, difundir, mantener y dar seguimiento a todo lo
relacionado con el SGC en su espacio académico o dependencia.
OBJETIVO
Dirigir, planear, organizar, difundir, controlar, evaluar y vigilar el desarrollo
de las actividades necesarias para implantar el Sistema Gestión de la
Calidad en su espacio académico o dependencia.
ALCANCE
Los temas establecidos en este instrumento, aplican para los Comités
del Sistema de Gestión de la Calidad de los espacios académicos y
dependencias de la administración central para el período
comprendido del primero de febrero de 2006 al primero de febrero de
2007.
MISIÓN
Su misión es la de contribuir a mejorar los canales de comunicación y de
retroalimentación entre los usuarios, directivos, los responsables de los
procesos y la Alta Dirección del SGC de la UAEM.
VISIÓN
Consolidarse como el enlace principal entre la Alta Dirección, los
representantes de los procesos y los usuarios del SGC.
INTEGRACIÓN DE LOS COMITÉS
Espacio Académico
El cargo de presidente del Comité sera ocupado por el Director o
Encargado de CU. Éste tiene la facultad de designar a los miembros de
mismo. La designación del Comité se realizará cada nueva
administración.
Se sugiere que la conformación del Comite se visualice de la siguiente
manera:
Presidente: Director o Encargado de CU.
Secretario Técnico: Subdirector administrativo.
Vocales: Profesor, trabajador, alumno y responsables de los procesos del
SGC que aplican en el espacio académico.
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Dependencia de la Administración Central
El cargo del presidente lo ocupará el Director de la dependencia, o en
su caso, el Secretario de la misma. De igual manera, el presidente
tendrá la facultad de designar a los miembros del mismo. La
designación del Comité se realizará cada nueva administración.
Se sugiere que la conformación del comite se visualice de la siguiente
manera:
Presidente: Director de la dependencia (o Secretario en su caso)
Secretario Técnico: Representante de la dependencia ante el SGC.
Vocales: Responsables de los procesos.
FUNCIONES DE LOS COMITÉS

Realimentar a los responsables de los procesos y a la Alta
Dirección para el mejoramiento y actualización de los servicios que
presta la Universidad con respecto a su espacio académico o
dependencia.

Facilitar los trabajos de organización y enlace con los espacios
académicos y dependencias que forman parte del alcance del SGC.

Involucrar de manera participativa a los funcionarios universitarios.

Difundir el avance de las actividades de mantenimiento del SGC,
así como de la certificación de nuevos procesos.

Proponer la implementación de acciones de mejora continua en
los procesos.

Conocer y atender, en el ámbito de su competencia, las No
Conformidades detectadas durante el desarrollo de los procesos, así
como aquéllas derivadas de las auditorias internas y externas.
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RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ

Verificar que se atiendan las no conformidades en el espacio
hasta su cierre.

Verificar que se levanten las acciones correctivas y preventivas.

Verificar en la página WEB las actualizaciones del SGC (Tablas) e
informar a los miembros del comité.

Detectar las necesidades de capacitación y realizar la solicitud.

Verificar que se integre cuatrimestralmente la revisión de la Alta
Dirección del espacio.

Verificar el cumplimiento del programa de compromisos de
mejora del espacio.

Dar seguimiento a los resultados de las auditorías internas y
externas.

Dar seguimiento a las acciones tomadas para mejorar el
ambiente laboral.

Dar seguimiento a los cambios y mejoras de los procesos con
alcance en el espacio.
POLÍTICAS INTERNAS DE OPERACIÓN
Se tendrá por lo menos una vez al mes una junta de trabajo del Comite.
Se designará un moderador que presidira las reuniones de trabajo, el
cual elaborará la orden del día, la lista de asistencia y la minuta de
acuerdos.
Se deberá llevar a cabo el trabajo de organización y enlace con los EA
y DAC que forman parte del alcance del SGC.
Se deberá mantener constante comunicación con las diferentes áreas
de los EA o DAC según sea el caso.
Se involucrará de manera participativa a los funcionarios universitarios
con los procesos.
Se obliga a difundir el avance de las actividades de mantenimiento del
SGC, así como de la certificación de nuevos procesos.
Es obligatorio conocer y atender, en el ambito de su competencia, las
no conformidades detectadas durante el desarrollo de los procesos, así
como las derivadas de las auditorias internas y externas.
Es forzoso difundir el avance de las actividades de mantenimiento del
SGC, asi como de la certificación de nuevos procesos.
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Se mantendrá informada a la DODA sobre los acuerdos y compromisos
durante la reunión de trabajo.
Los integrantes del Comité se asegurarán de:
Conocer y difundir los Objetivos, la Política y el Manual de la Calidad de
la UAEM.
Informarse y expresar su opinión, a fin de de contribuir a la mejora
continua.
Mejorar los canales de comunicación y de retroalimentación entre los
usuarios, directivos, los responsables de los procesos y la Alta Dirección.
Consolidarse como el enlace principal entre la Alta Dirección los
representantes de los procesos y los usuarios del SGC.
Llevar a cabo las actividades descritas en el Programa de Trabajo del
Sistema de Gestión de la Calidad.
PROGRAMA BÁSICO DE TRABAJO
Atención a las observaciones de la Auditoría de Mantenimiento
realizada en noviembre de 2006:
Llevar a cabo la revisión por la dirección cuatrimestralmente conforme
al PRDI
Verificar que se esten cumpliendo todos los requisitos del procedimiento
de control de registros
Pedir capacitación, de acuerdo al programa de cursos de la DODA, en
cuanto al concepto de servicio no conforme y las tablas de los
procesos.
Clarificar el registro de trazabilidad en los procesos.
Verificar que en el proceso de préstamo de servicios bibliotecarios, los
formatos sean los que la Dirección de infraestructura proporcione.
Dar evidencia de la medición de la satisfacción del usuario y del cliente
en el sistema bibliotecario.
Informar sobre los requisitos de egreso a los alumnos
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Verificar que los procesos esten alineados a los objetivos de la calidad
del POA y del PRDI.
Conocer, medir y difundir los objetivos de la calidad del proceso y los
procedimientos del SGC.
Registro de trazabilidad en los procesos.
Darle seguimiento al plan de acción derivado del diagnóstico de clima
organizacional.
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GLOSARIO
UAEM
Universidad Autónoma del Estado de México
SGC
Sistema de Gestión de la Calidad
Comité
Comité del Sistema de Gestión de la Calidad
EA
Espacios Académicos
DAC
Dependencias de la Administración Central
CU
Centro Universitario
DODA
Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo
POA
Programa Operativo Anual
PRDI
Plan Rector de Desarrollo Institucional
TRS
Tabla de Registros de Sistema
TEP
Tabla de Enfoque a Procesos
TSNC
Tabla de Servicios no Conforme
Anexo I
Cursos y Talleres de Capacitación
• Interpretación de la norma ISO 9001:2000
• Documentación del SGC
• Tratamiento de servicio no conforme, acciones correctivas y
acciones preventivas
• Formación de auditores internos
• Buenas prácticas de auditoría para auditores internos
• Formación de auditores líderes
• El papel de la alta dirección en el SGC
• Temas de fortalecimiento al SGC
• Taller para la medición y evaluación del objetivo de la calidad,
producto o servicio, satisfacción del usuario y del mismo proceso
del SGC.
• Taller para sensibilización a la calidad para la Alta Dirección.
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