OBJETIVO: Asegurar la identificación y trazabilidad de los productos

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
MACROPROCESO: RESPONSABILIDAD FISCAL Y
JURISDICCION COACTIVA
PROCESO: REALIZAR ETAPA PREPROCESAL, REALIZAR
ETAPA PROCESAL Y ADELANTAR JURISDICCIÓN COACTIVA
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE
LOS PRODUCTOS DEL MACROPROCESO
CODIGO:RFJ-82113
PD-10
VERSION:2.0
Fecha: 20/05/2011
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OBJETIVO:
Asegurar la identificación y trazabilidad de los productos de responsabilidad fiscal y
jurisdicción coactiva desde su origen hasta su localización final, de forma que se
pueda reconstruir documentalmente el historial de cada producto y comprobar las
verificaciones y controles aplicados.
Alcance
Aplica a los procesos relacionados con: Realizar Etapa Pre-procesal, Realizar Etapa
Procesal y Adelantar Jurisdicción Coactiva.
DESARROLLO:
1. RESPONSABILIDADES
1.1. Entradas o Insumos
La Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o los Grupos de
Participación Ciudadana de las Gerencias Departamentales, identifican los registros
de las entradas externas, según el procedimiento de atención de denuncias,
quejas, derecho de petición y otras solicitudes en la Contraloría General de la
República, versión 2.0.
El Funcionario (a) asignado por la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios
Fiscales y Jurisdicción Coactiva, iniciara la identificación con el registro de
radicación del oficio de solicitud recibido por la Secretaria Privada de conformidad
con el literal c) del artículo 11 de la resolución 5589 de 2004, respecto a las
solicitudes de control.
El Contralor Delegado Sectorial o el Gerente Departamental (nivel desconcentrado)
deberán remitir el formato de traslado del hallazgo con incidencia fiscal a la
Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva,
en original, en cumplimiento de lo establecido en la guía de auditoría versión 4.0.
Es importante que en el formato de traslado del hallazgo se identifique el origen de
la entrada que dio lugar al hallazgo, es decir, si proviene de una solicitud tramitada
a través Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o en un Grupo de
Participación Ciudadana de las Gerencias Departamentales o surgió dentro del
proceso auditor.
Es responsabilidad del funcionario asignado del área de Jurisdicción Coactiva,
identificar el ingreso según registro de radicación para los título ejecutivos
relacionados en el artículo 3 de la Resolución 5844 de 2007, excepto el Fallo con
Responsabilidad Fiscal, el cual contiene los registros establecidos en cada proceso
aplicado.
1.2. Productos en proceso
Los funcionarios de conocimiento y sustanciadores, son los responsables de cada
una de las actividades que se desarrollan, desde que inicia el proceso hasta su
terminación, según los procesos de realización del producto: Realizar etapa pre-
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procesal, realizar etapa procesal y Adelantar Jurisdicción Coactiva, llevando a cabo
las actividades de planeación, ejecución, control e identificación del mismo.
Los resultados de estos procesos, deberán reflejar la identificación y trazabilidad,
de acuerdo a las interrelaciones con otros procesos del mapa de procesos.
1.3. Producto Final
Los Coordinadores de Equipo en el Nivel Central y Coordinadores de Gestión en el
Nivel Desconcentrado, serán responsables del seguimiento y control del producto
final de acuerdo a las variables establecidas en el plan de calidad, seguimiento y
medición, comprobando que la identificación y trazabilidad esta de conformidad con
el procedimiento vigente. En caso de que se detecte producto no conforme, se
dará el tratamiento previsto en el respectivo procedimiento.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 Entradas y salidas.
Corresponde a las identificadas en la caracterización del Macroproceso de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
ENTRADAS
Denuncias
Solicitudes de control excepcional
Traslado de otras autoridades
Hallazgos de auditoría con
incidencia fiscal
Indagaciones Preliminares
Solicitudes de cobro coactivo de
tarifa fiscal
Resolución con imposición de
sanción de multa en trámite
administrativo sancionatorio
Resoluciones que ordenan
Reintegros por doble asignación
Fallos de imposición de sanción de
multa, producto del proceso
disciplinario
Actos administrativos que impongan
ORIGEN
Ciudadano, Veedurías ciudadanas.
Corporaciones Públicas Territoriales,
Congreso de la República, Ciudadanía a
través de los mecanismos de participación.
Personeros municipales
Veedurías ciudadanas
Fiscalía General de la Nación,
Procuraduría General de la Nación,
Personeros,
Contralorías Territoriales,
Oficinas de Control Interno de los
Entidades Públicas
Macroproceso control Fiscal Micro
Macroproceso Control Fiscal Micro
Macroproceso control Fiscal Micro
Macroproceso control Fiscal Micro
Macroproceso Direccionamiento
Estratégico
Macroproceso Gestión de Talento
Humano, Procuraduría General de la
Nación
Macroproceso Gestión de recursos de la
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la obligación de pagar multas o
sumas de dinero a favor de la CGR
por incumplimiento contractual
Sentencias en las que se ordene
pagar una suma de dinero a favor
de la nación
SALIDAS
Fallo sin
Archivo proceso Responsabilidad
Fiscal
Recaudo
Archivo Proceso Jurisdicción
Coactiva
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Entidad
Despachos Judiciales
DESTINO
Ciudadanía y Congreso de la República.
Ciudadanía y Congreso de la República.
Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
Fondo de Bienestar Social CGR,
Ciudadanía y Congreso de la República
Ciudadanía y Congreso de la República.
2.2 Identificación del servicio o producto
2.2.1 Fallo Sin Responsabilidad Fiscal (Artículo 54 de la Ley 610 de 2000). Se identifica
de la siguiente forma:
-
Denominación Técnica de la providencia: FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL
DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL No.____
-
Trazabilidad: El código que identifica este producto, es asignado en cada etapa
procesal y está conformado por los campos necesarios, según los procesos
aplicados del mapa de procesos.
2.2.2 Archivo Proceso de Responsabilidad Fiscal (Artículos 16 y 47 de la Ley 610 de
2000).
Se identifica de la siguiente forma:
-
Denominación Técnica del Auto: ARCHIVO
-
Trazabilidad: El código que identifica este producto, es asignado en cada etapa
procesal y está conformado por tres, cuatro o más campos, según los procesos
aplicados del mapa de procesos.
2.2.3.Recaudo
Resolución Orgánica 5844 de 17/04/2007 - Reglamento interno de recaudo de
cartera en aplicación del artículo 2° de la Ley 1066 de 2006; se compila el
procedimiento para el cobro coactivo y las competencias para su ejecución en
la Contraloría General de la República.
Se identifica de la siguiente forma:
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-
Denominación Técnica del Auto: AUTO No.___ DE TERMINACIÓN Y ARCHIVO
-
Trazabilidad: El código que identifica este producto, se toma del registro del Auto
Fallo Con Responsabilidad Fiscal, adicionándole el número asignado en Jurisdicción
Coactiva.
2.2.4 Archivo Proceso Jurisdicción Coactiva
Prescripción, artículo 817 del Estatuto Tributario y artículo 22 de la Resolución
Orgánica 5844 de 17/04/2007 - Reglamento interno de recaudo de cartera;
Remisión, artículo 820 del Estatuto Tributario; Pérdida de Fuerza Ejecutoria,
artículo 66 del Código Contencioso Administrativo; Pago efectivo, Pérdida de
ejecutoria del título por revocación o suspensión provisional del acto administrativo,
hecha por autoridad competente, Falta de título ejecutivo o incompetencia del
funcionario que lo profirió, artículo 13 de la Resolución Orgánica 5844 de
17/04/2007 - Reglamento interno de recaudo de cartera).
Se identifica de la siguiente forma:
-
Denominación Técnica del Auto: AUTO No.___ DE TERMINACIÓN Y ARCHIVO
-
Trazabilidad: El código que identifica este producto, cuando el proceso se inicia a
partir del proceso de responsabilidad fiscal, se toma del registro de la providencia
Fallo con Responsabilidad Fiscal, adicionándole el número asignado en Jurisdicción
Coactiva.
2.3 .Trazabilidad
Es un elemento del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad – SIGCC
para conocer la etapa en que se encuentra la realización del producto. La etapa
preprocesal es compartida con el macro proceso Control Fiscal Micro.
La trazabilidad está conformada por el número de campos necesarios, dependiendo
de las interrelaciones con otros procesos, según el siguiente cuadro y cada campo
comienza y finaliza con una barra ( / ):
Registro del
SIPAR para
el caso de las
Denuncias y
Solicitudes
de
control
excepcional
tramitadas
por
Participación
Ciudadana, o
del registro
de radicación
de Secretaría
Privada para
los controles
excepcionale
s tramitados
por
el
Numero de
radicación
del Hallazgo
de Auditoria
con
incidencia
fiscal,
cuando sea
el caso.
Numero
Consecutivo
asignado a
la
Indagación
Preliminar,
cuando sea
el caso.
Numero
Consecutivo
asignado al
proceso de
responsabilid
ad Fiscal.
Numero
y/o Siglas
RSI
(Resolver
Segunda
Instancia)
Registro de
radicación de
Solicitudes de
cobro
coactivo
de
tarifa
fiscal,
Resolución
con
imposición de
sanción multa
en
trámite
administrativo
sancionatorio,
Resoluciones
que ordenan
reintegros por
doble
asignación,
Fallos
de
Numero
Consecuti
vo
asignado
al
proceso
de
Jurisdicci
ón
Coactiva
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Congreso, o
Registro de
radicación de
Traslado de
otras
autoridades
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imposición de
sanción
de
multa,
producto del
proceso
disciplinario,
Actos
administrativo
s
que
impongan la
obligación de
pagar multas
o sumas de
dinero a favor
de la CGR
por
incumplimient
o contractual,
Sentencias en
las que se
ordene pagar
una
suma
dinero a favor
de la nación
2.4 Procedimiento
No.
1
2
Actividad
Identificar los documentos
relacionados con los registros del
insumo entregado u oficio de
radicación de la solicitud (control
excepcional: CE), determine el
origen, otros códigos o trazabilidad y
defina la conformación de los campos
de trazabilidad.
Realizar la identificación y
trazabilidad según el origen de la
Entrada o Insumo objeto de
evaluación, teniendo en cuenta las
interrelaciones con otros procesos
(Mapa de procesos).
3
Continuar el registro de identificación
y trazabilidad en cada una de los
autos proferidos
4
Verificar que el registro de
trazabilidad contiene los campos de
los procesos que intervinieron en la
realización y control del servicio o
producto.
Responsable
Funcionario
asignado o
profesional
sustanciador
Registro
Plan de instrucción
procesal y tablero de
control.
-Formato de hallazgo con
incidencia fiscal.
Funcionario
asignado o
profesional
sustanciador
Funcionario
asignado o
sustanciador
Coordinadores de
Equipo de trabajo en
el Nivel Central y
Coordinadores de los
Grupos en las
Gerencias
Departamentales
-Auto de apertura de
Indagación Preliminar o
proceso de
responsabilidad fiscal
-Auto de Avocar
Conocimiento de PJC
Autos proferidos en la
realización del producto.
-Formato de hallazgo con
incidencia fiscal.
-Autos proferidos en la
realización del producto
en cada etapa procesal.
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JURISDICCION COACTIVA
PROCESO: REALIZAR ETAPA PREPROCESAL, REALIZAR
ETAPA PROCESAL Y ADELANTAR JURISDICCIÓN COACTIVA
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LOS PRODUCTOS DEL MACROPROCESO
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3 SIGLAS
SIPAR: Sistema de Información para la Participación Ciudadana
CGR: Contraloría General de la República
CE: Control Excepcional
RSI: Resolver Segunda Instancia
PRF: Proceso de Responsabilidad Fiscal
PJC: Proceso de Jurisdicción Coactiva
4 REFERENCIAS NORMATIVAS Y PROCEDIMENTALES
Ley 610 de 2000
Estatuto Tributario
Código Contencioso Administrativo
Resolución Orgánica 5589 de junio 10 de 2004
Resolución Orgánica 5844 de 17/04/2007 - Reglamento interno de recaudo de
cartera en aplicación del artículo 2° de la Ley 1066 de 2006; se compila el
procedimiento para el cobro coactivo y las competencias para su ejecución en la
Contraloría General de la República
Caracterización macro proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Procedimiento de atención de denuncias, quejas, derechos de petición y otras
solicitudes en la Contraloría General de la República, versión 2.0.
Guía de Auditoria, Versión 4.0
Aprobado por:
María del Pilar Yepes Moncada
Contralora Delegada para Investigaciones,
Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva
Fecha:20/05/11