1. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO

ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Acceso de Información
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
06
Año
2013
Hoja:
1 de 3
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Oficial de Información.
SE REPORTA A: Junta de Gobierno.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Jefe de la Unidad de Acceso a la
Información Pública.
SUPERVISA A: Encargado de Archivos, Técnico de Gestión de Información,
Secretaria y Ordenanza.
2 .R EQU ISIT OS MÍNIMO S
GRADO ACADÉMICO: Licenciatura en Ciencias Jurídicas, Abogado, con especialización en
Administración Pública, o carrera afín al cargo o experiencia
Mínima de tres años en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Ley de Acceso a la Información Pública, Leyes Civiles,
Penales, Administrativas, Normativa Legal aplicable al sector público, sistemas de
información aplicables al manejo de expedientes jurídicos y administrativos, conocimiento de
clasificación y codificación de archivos.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, toma de
decisiones, liderazgo participativo.
ACTITUD: Proactivo, con iniciativa, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión,
responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de
desplazarse a nivel nacional e internacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Cargo de jefatura responsable de proporcionar asesoría y asistencia a la Dirección Superior y
a todas las Unidades de la Institución en el cumplimiento de las exigencias de la Ley de
Acceso a la Información Pública.(LAIP).
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los
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ANDA
mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias
de la Institución, relacionados con el desempeño de las funciones de la Unidad.
2. Supervisa que el personal de la Unidad ejecute las funciones encomendadas.
3. Consolidar con las Gerencias y Unidades Institucionales responsables de aportar a la OIR
la información que la entidad esta obligada a difundir de manera oficiosa.
4. Supervisar la calidad de la información recibida de las Gerencias y Unidades
Institucionales y que esta sea actualizada.
5. Emite la información establecida por ministerio de ley al Instituto de Acceso a la
Información Publica y a los particulares que la soliciten conforme a derecho.
6. Analiza y aprueba con el encargado de Archivo (Coordinador de archivo) de la Unidad los
mecanismos de clasificación y codificación de los archivos de la Institución.
7. Verifica la coordina la recepción y el proceso de trámite de las solicitudes presentadas por
los particulares a la OIR.
8. Autoriza las solicitudes recibidas y clasifica Información conforme a derecho.
9. Coordina los trámites internos necesarios para la localización y entrega de la información
solicitada y notificar a los particulares.
10. Da linimientos a los servidores de la Institución para generar la información, para recibir y
dar trámite a las solicitudes de acceso a la información.
11. Supervisa la formulación y actualización del registro de las solicitudes resultados y
costos.
12. Agiliza el flujo de información entre la Institución y los particulares en los plazos
establecidos en la Ley de acceso a la Información Pública.
13. Monitorea la emisión de Notificaciones que dicta la Ley LAIP.
14. Formula y actualiza un programa para diagnosticar la información generada en cada
unidad organizativa.
15. Formula y actualiza el índice de la información clasificada como reservada.
16. Elabora informe anual que establece la LAIP.
17. Identifica riegos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las
debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y
largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
18. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e
informarlo a su superior jerárquico inmediato.
19. Da cumplimiento a resoluciones de Junta de Gobierno y demás instrumentos
administrativos y legales aplicables para el buen funcionamiento de la Institución,
relacionadas con las funciones de la OIR.
20. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos encomendados por la Junta de Gobierno, Presidencia o solicitados por otras
dependencias institucionales.
21. Coordina la formulación y ejecución del Plan Anual Operativo, Presupuesto y
Programación Anual de Compras de la Unidad, los que deberán ser consistente con el
presupuesto anual asignado.
22. Verifica informe de avance del Plan Anual Operativo.
23. Elabora informes Gerenciales y prepara presentaciones a Junta de Gobierno, cuando se
lo soliciten o estime conveniente.
24. Asiste a reuniones de trabajo, para participar en grupos multidisciplinarios de trabajo, en
aspectos relacionados con la Unidad.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados de la Unidad, uso de
información confidencial.
Control y buen uso del equipo asignado.
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ANDA
AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales dentro de los limites
deseables de aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas:
CON
PARA
- Junta de Gobierno.
- Recibir instrucciones y lineamientos
- Presidencia
- Informar.
- Todas las unidades de organización de
ANDA
- Coordinar actividades
Relaciones externas:
CON
-
-
PARA
Subsecretaria de Transparencia y
Anticorrupción de la Presidencia de la
Republica
Instituto de Acceso a la Información
Pública
UPYD /12/2013
-
Recibir lineamientos para la aplicación de la
Ley de Acceso a la Información Pública
- Emitir la información requerida por ley de
acceso a la Información Publica.
31
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ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Información publica.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
06
Año
2013
Hoja:
1 de 3
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Encargado de Archivos.
SE REPORTA A: Oficial de Información.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A:
2 .REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Licenciatura en Administración de Empresas, u otra carrera de las
Ciencias Económicas, o carrera afín al cargo o experiencia mínima de un año en puestos
similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Ley de Acceso a la Información Publica(LAIP),Ley de la
Corte de Cuentas de la República, Normativa Técnica Contable, de Auditoria y Legal
aplicables al Sector Público, LACAP, SAFI, etc.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, toma de
decisiones, liderazgo participativo.
ACTITUD: Proactivo, con iniciativa, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión,
responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de
desplazarse a nivel nacional e internacional.
3. DESCR IPCIÓN GENERAL
Cargo genérico: responsable de la organización y administración del archivo de la institución.
4. DESCRIPCIÓ N ESPECÍFICA
1. Coordina con la comisión de clasificación de expedientes a archivar la conservación y
catalogación de los documentos.
2. Elabora una guía de la organización del archivo institucional
3. Elaborar los sistemas de clasificación y catalogación y lo pondrá a disposición del público
como una guía de acceso a la
4. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e
informarlo a su superior jerárquico inmediato.
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5. Da cumplimiento a resoluciones de Junta de Gobierno y demás instrumentos
administrativos y legales aplicables para el buen funcionamiento de la Institución.
6. Orienta a las Unidades organizativas sobre los mecanismos para el correcto manejo de
los archivos en gestión y selección de los expedientes para el archivo general o central.
7. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos encomendados por la Junta de Gobierno, Presidencia o solicitados por otras
dependencias institucionales.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, uso de información confidencial.
De la organización, y administración de los documentos y archivos de la
institución.
Control y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales dentro de los limites
deseables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Jefe inmediato
-
PARA
- Recibir instrucciones y lineamientos
- Informar.
Todas las unidades de organización de - Coordinar acciones.
ANDA.
Relaciones externas:
PARA
CON
-
Subsecretaría de Transparencia y
anticorrupción de la Presidencia de la
Republica.
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-
33
Para recibir lineamientos de aplicación de
la LAIP.
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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Información publica
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
06
Hoja:
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico en Sistemas de Información
SE REPORTA A: Oficial de Información
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Técnico en Informática.
SUPERVISA A:
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Técnico en Sistemas, estudiante o egresado de licenciatura en
Computación o área afín al cargo o con experiencia mínima de un año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: En sistemas operativos, conocimiento del manejo de
licencias de software y del inglés técnico; conocimiento del manejo de licencias de software,
conocimiento de paquetes computacionales (procesadores de texto, hojas de cálculos, otros).
Dominio de Sistemas Operativos, Software de administración de respaldos, Administración y
control de copias de respaldos, operación de computadoras personales, conocimiento de
equipo de protección, Seguridad Industrial y facilidad para redactar informes técnicos.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, poseer
capacidad para la exposición de un tema determinado, capacidad de organización para
estructurar programas de trabajo del personal que coordina.
Conocimientos sobre:
Metodología de respaldo y resuperación.
Formulación y ejecución de planes de operación normal y de contingencia
Habilidad Técnica:
-Base de datos relacionales (SQL Server, Sybase,Informix, otras).
-Sistemas Operativos: conocimientos de sistemas operativos Microsoft deseable Plataforma
Unix.
- Redes Locales: conocimiento básico de redes, protocolos básicos (Ethernet, TCP/IP,).
-Habilidad analítica, critica y de síntesis.
-Habilidad para relacionarse en forma cortés y satisfactoria con el usuario interno y externo.
-Instalación y configuración de hardware y software.
-Soporte técnico en mantenimiento de hardware y software.
ACTITUD: Trabajo en equipo, responsable, relaciones interpersonales, liderazgo y poseer
capacidad de organización y disposición de laborar fuera de la jornada laboral.
3. DESCRIPCIÓ N GENERAL
Es un técnico especializado responsable de mantener actualizado el portal virtual o red de
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transparencia en lo que respecta a la OIR, Subsecretaria de Transparencia y Anticorrupción
de la Presidencia y el instituto de Acceso a la Información Pública.
4. DESCRIPCIÓ N ESPECÍFICA
1. Coordina actividades de mantenimiento preventivo y correctivo del servidor.
2. Vela por el buen funcionamiento y utilización del equipo informático asignado bajo su
responsabilidad.
3. Configura los diferentes dispositivos de cómputo de la Unidad.
4. Importa a mecanismos electrónicos la información solicitada por los particulares previa
autorización de acuerdo a la LAIP.
5. Actualiza un programa para diagnosticar la información generada en cada unidad
organizativa
6. Verifica que la digitalización de la información requerida a las Unidades organizativas
cumplan con los linimientos aportados por la Unidad.
7. Controla y supervisa en coordinación con la Gerencia de Informática el archivo digital
institucional.
8. Atiende las diferentes consultas de los usuarios en cuanto a problemas de los servidores.
9. Realiza actividades de control de respaldo de datos.
10. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato.
11. Realiza las diferentes capacitaciones en cuanto al uso del equipo y los programas
asignados a los usuarios de la Unidad.
12. Colabora en el procesamiento de información requerida por el Instituto de Acceso a la
Información para la presentación de los requerimientos establecidos en la LAIP.
13. Realiza otras Actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato o Jefe
de Departamento.
14. Registro de eventos relacionados con mantenimiento de servidores y garantías.
15. Administración de licencias de software.
16. Programa y coordina los procesos de respaldo de información.
17. Elabora planes de capacitación para el personal de la Unidad.
18. Asesora a los operadores sobre las interfaces de los programas aplicativos.
19. Evalúa, recomienda e implanta las tecnologías en Hardware y Software de la OIR.
20. Implementa cambios que permitan optimizar la eficiencia de los sistemas, aprovechando
al máximo los recursos.
21. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
5. ESPECIFIC AC IONES.
RESPONSABILIDADES:
Manejo y cuidado del equipo asignado para su uso y custodia, mantener los registros y
controles actualizados a su cargo, presentación oportuna de informes y presentaciones
encomendadas.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de
aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Jefes Inmediato
Relaciones externas:
- Empresas
proveedoras
mantenimiento.
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PARA
- Lineamientos de trabajo, presentar informes
y gestionar aprobaciones.
de -Coordinar actividades
correctivo y preventivo.
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de
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mantenimiento
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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Información publica.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos.
Referencia
Vigencia:
Día Mes Año
00
06
2013
Hoja:
1. IDENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico Gestión de Información.
SE REPORTA A: Oficial de Información
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A:
2. REQU ISIT OS MÍN IMOS
GRADO ACADÉMICO: Estudiante, egresado o graduado en administración de empresas
o carreras afines al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en
procesadores de textos, hojas de calculo, como paquetes para presentación, contómetro.
HABILIDADES ESPECIALES: Debe poseer capacidad de análisis numérico, trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales y manejo de paquetes computacionales,
procesadores de texto y con énfasis en uso de hojas de cálculo.
ACTITUD: Iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de la jornada
laboral.
3. DESCRIPC IÓN GENER AL
Desarrollar procesos especializados de atención al cliente, bajo orientaciones y
procedimientos bien definidos.
4. DESCRIPC IÓN ESPEC ÍFIC A
1. Atiende consultas de particulares y personal institucional a nivel nacional, llevando
una bitácora de la información consultada.
2. Orienta al cliente o particulares sobre las solicitudes de la información requerida a la
OIR.
3. Recepción e ingreso de las solicitudes presentadas a la OIR.
4. Envía la correspondencia interna y externa respecto a las Notificaciones que la Ley
LAIP establece.
5. Formula y actualiza el índice de la información clasificada como Oficiosa.
6. Coordina la recepción y el proceso de trámite de las solicitudes presentadas por los
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particulares a la OIR
7. Remite las notificaciones que establece la LAIP
8. Gestiona trámites o ejecuta según la naturaleza del procedimiento.
9. Solicita información de tipo administrativa y/o técnica a quien corresponda para el
buen funcionamiento de la Unidad.
10. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
11. Formula y ejecuta el Plan Anual Operativo, Presupuesto y Programación Anual de
Compras de la Unidad, los que deberán ser consistente con el presupuesto anual
asignado.
12. Elabora el informe de avance del Plan Anual Operativo.
13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior.
14. Colabora en otras actividades relacionadas al centro que su jefe inmediato le solicite.
5. ESPEC IFIC AC IO NES
RESPONSABILIDADES: Manejo de información de carácter confidencial, manejo y
cuidado de equipo asignado, mantener registros y control actualizados, presentación
oportuna de informes, relación con funcionarios y empleados de otras instituciones.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales deseables dentro de los límites de
control.
6. REL AC IONES DE TR AB AJO
Relaciones internas
CON
- Jefe Inmediato
-
PARA
Recibe lineamientos de trabajo, presenta
informes y gestiona aprobaciones.
Relaciones externas
PARA
CON
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ANDA
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Información publica
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
06
Hoja:
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria
SE REPORTA A: Oficial de Información
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A:
Secretaria de Departamento
Ninguna.
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Bachiller en Comercio y Administración, Secretaria o carrera a fin al
cargo o experiencia mínima de un año expuestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio de paquetes computacionales, en procesadores
de texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación, manejo de máquina de escribir,
fotocopiadora, Fax, Teléfono, Contómetro u otro.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, relación con
público, capacidad de organización.
ACTITUDES: Con buena presentación, responsable, discreta y con disposición de trabajar
fuera de la jornada laboral.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Coordinar y ejecutar labores de asistencia administrativa de tipo secretarial, para el Jefe de la
Unidad; apoya y programa la agenda y le asiste en la preparación de la correspondencia y
documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, archivo y custodia de la
documentación del Departamento.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
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1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo del Jefe de
inmediato.
2. Atiende a Jefes de Departamento, representantes de otras instituciones y clientes en las
reuniones de trabajo.
3. Asiste al Jefe inmediato para elaborar notas de la Unidad.
4. Atiende fax y teléfono.
5. Lleva controles internos de la Unidad, tales como: Correspondencia, archivos, permisos y
licencias del personal de la Unidad y otros que así se le indiquen.
6. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento del
Departamento.
7. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Unidad.
8. Organiza y actualiza los archivos de la Unidad.
9. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario establecido.
10. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del Jefe
inmediato.
11. Atiende visitas especiales cuando así se le solicite.
12. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior.
14. Colabora en otras actividades relacionadas con la Unidad que su jefe inmediato le
encomiende.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el desempeño de sus funciones,
relación con empleados internos y/o con público.
AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Jefe del Departamento
-
- Asistente Administrativo.
- Personal de la Institución
Relaciones externas:
-
PARA
Recibir instrucciones, apoyar en las
actividades propias de la Unidad y dar
atención a lo requerido.
Trasladar mensajes del Departamento
Coordinar reuniones de trabajo.
PARA
CON
Usuarios del servicio de la ANDA.
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-
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Generar atención con prontitud y esmero.
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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Información publica
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
06
Hoja:
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza
SE REPORTA A: Oficial de Información
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar
SUPERVISA A: Ninguno
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Noveno grado, no requiere experiencia.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo
de equipo de oficina preferentemente.
HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices propias
para el desarrollo del puesto, discreto, etc.
ACTITUDES: Responsable y con disposición de desplazarse.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Proporciona apoyo a actividades de logística a la Unidad, tales como: aseo de las áreas,
traslado de correspondencia, trámites y apoyos varios.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas.
Traslada correspondencia interna y externa
Atiende a las visitas proporcionando atenciones.
Efectúa diligencia que le sean encomendadas por el jefe inmediato.
Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias.
Solicita material de limpieza.
Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
8. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por el jefe inmediato.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de
mantener el aseo y limpieza.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: Ambiente de oficina y de campo con condiciones ambientales variables.
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6. R EL ACION ES D E TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
-
PARA
Jefe de Departamento
Relaciones externas:
- Eventualmente con visitas y clientes
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41
-
Recibir instrucciones, informes, permisos y
aprobaciones.
-
Atiende y proporciona información general
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