Manual Usuario Open Conference System (OCS 2.1.0.1) Título: Manual usuario OCS Autor: Solid Rock IT Código: Versión: 1.0 Fecha: 30-06-2009 Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 2 Índice 1- Vista General...................................................................................................................................4 1.1 - Características de OCS............................................................................................................4 1.2 - Roles de usuario dentro de OCS..............................................................................................5 1.3 - Flujo de trabajo OCS...............................................................................................................7 1.4 - Flujo de trabajo simplificado...................................................................................................8 1.5 - Vista rápida de OCS................................................................................................................9 2- Consejos de navegación................................................................................................................12 3- Gestor de Eventos.........................................................................................................................13 3.1 - Flujo gestión de usuarios.......................................................................................................15 3.2 - Aspectos clave de Gestión General del Gestor de Eventos...................................................16 3.2.1 - Gestión del sitio web.....................................................................................................16 3.2.2 - Conferencias/congresos programados...........................................................................17 3.2.3 - Anuncios........................................................................................................................17 3.2.4 - Plantillas de correo........................................................................................................17 3.2.5 - Herramientas para la lectura.........................................................................................18 3.2.6 - Ficheros examinados.....................................................................................................19 3.2.7 - Idiomas..........................................................................................................................19 3.2.8 - Logs del evento .............................................................................................................19 3.2.9 - Plugin del sistema..........................................................................................................19 3.2.10 - Usuarios.......................................................................................................................20 3.2.11 - Roles -> Gestores de Evento........................................................................................20 3.3 - Aspectos clave de la administración de cada evento, conferencia o congreso......................21 3.3.1 - Puesta en marcha...........................................................................................................21 3.3.2 - Calendario de la Conferencia/Congreso........................................................................22 3.3.3 - Secciones de la conferencias..........................................................................................22 3.3.4 - Equipo organizador........................................................................................................22 3.3.5 - Programa .......................................................................................................................22 3.3.6 - Importar/Exportar datos.................................................................................................23 3.3.7 - Estadísticas e informes..................................................................................................23 3.3.8 - Inscripción.....................................................................................................................23 3.3.9 - Planificador de recursos.................................................................................................24 3.3.10 - Formas de pago............................................................................................................24 3.3.11 - Alojamiento..................................................................................................................24 3.3.12 - Roles............................................................................................................................25 4- Director o Director de Evento.......................................................................................................26 5- Director de Sección.......................................................................................................................29 6- Revisor o Recensor.......................................................................................................................30 7- Autores..........................................................................................................................................32 8- Lectores.........................................................................................................................................34 9- Participantes..................................................................................................................................35 10- Preguntas frecuentes....................................................................................................................36 11- Glosario.......................................................................................................................................38 Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 3 Este manual ha sido realizado por Solid Rock IT a petición de la Vicegerencia de las TIC de la UPV/EHU. Este documento está licenciado bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): no se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original. Para ver una copia de esta licencia visite http://es.creativecommons.org/licencia/. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 4 1- Vista General 1.1 - Características de OCS Está diseñado para ahorrar tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la organización de eventos, conferencias o congresos. OCS mejora la gestión de las conferencias en base a políticas más transparentes de acceso, e-mails con notificaciones automatizadas, gestión de usuarios, indexacíón, etc ... OCS permite: 1. Crear un sitio Web de eventos, conferencias o congresos 2. Gestionar conferencias que ocurran más de una vez en el tiempo 3. Componer y enviar un “call for papers” para promover la recepción de trabajos por parte de los autores 4. Aceptar electrónicamente trabajos, documentos y originales 5. Permitir editar su trabajo a los autores que lo enviaron 6. Revisar dichos trabajos 7. Programar en el tiempo un evento, conferencia o congreso 8. Poder buscar dichos trabajos una vez acabada la conferencias 9. Publicar juegos de datos originales 10. Registrar participantes y sus pagos 11. Integrar discusiones realizadas tras acabar el evento, conferencia o congreso 12. Utilizar plantillas prediseñadas para el envío de e-mails 13. Soporta múltiples lenguajes Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 5 1.2 • Roles de usuario dentro de OCS Admin: este rol lo ejercerá CIDIR y se encargará de la instalación y configuración inicial de OCS. El CIDIR generará las diferentes Conferencias Raíz dentro de OCS. La descripción de este rol queda fuera de este manual de usuario. • Gestor de Eventos: configura los eventos o conferencias a realizar dentro de cada conferencia raíz. Es responsable de las cuentas del resto de usuarios y del aspecto de todos los eventos, conferencias o congresos que residan dentro de cada conferencia raíz. El Gestor de Eventos es también responsable del registro de los participantes en el evento, conferencia o congreso. • Director o Director de Evento: gestiona la recepción de trabajos de los autores, asigna trabajos a Directores de Sección o Recensores, así como la publicación del trabajo dentro del evento, conferencia o congreso. También puede decidir aceptar o no los trabajos y enviar e-mails a los usuarios del evento, conferencia o congreso. • Director de Sección: responsable de gestionar los trabajos de los autores recibidos para su clasificación en secciones (categorías, etc.), supervisa el proceso de revisión y edición, y decide aceptar o no los trabajos para el evento o conferencia. • Revisores o Recensores: anotan recomendaciones sobre los trabajos recibidos para su inclusión o no en el evento, conferencia o congreso. El Director de Evento o Director de Sección determinará si incluir o no el trabajo en el evento, conferencia o congreso. • Autores: envían su propuesta de trabajos al evento, conferencia o congreso y participan en el proceso de revisado y supervisión. • Lectores: usuarios que pueden registrarse para leer el temario y procesos del evento. Algunos eventos, conferencias o congresos pueden no requerir registrarse para ello. • Participantes: personas que se registran para asistir físicamente al evento o conferencia. El registro es gestionado por el Gestor de Eventos. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 6 Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 7 1.3 - Flujo de trabajo OCS Un usuario puede asumir diferentes roles a la vez, por ejemplo Gestor de Eventos de la conferencia raíz y Director de Evento de un evento, conferencia o congreso determinado de la conferencia raíz. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 8 1.4 - Flujo de trabajo simplificado Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 9 1.5 - Vista rápida de OCS Gracias al CIDIR dispondremos de una Conferencia Raíz multilingüe donde el Gestor de Eventos podrá configurar y gestionar los diferentes eventos, conferencias o congresos. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 10 En el siguiente ejemplo, dentro de la Conferencia Raíz “Mosca Ibérica” un usuario validado podría tener uno o más eventos, conferencias o congresos programados en diferentes fechas. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 11 Si elegimos el enlace de la conferencia, evento o congreso veremos su contenido . Si por el contrario hubiéramos elegido el enlace del rol Recensor o Revisor tendríamos acceso a diferentes opciones dentro de ese evento, conferencia o congreso. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 12 2- Consejos de navegación Es muy fácil perderse dentro de la navegación en OCS, siguiendo estos sencillos trucos podremos situarnos más fácilmente: • Validación: al validar con usuario/contraseña nos aparecerá un menú personalizado en base al rol que ocupemos dentro del sistema OCS de la UPV/EHU. En el ejemplo, el usuario es Gestor de Evento de toda la Conferencia Raíz y de los uno o mas eventos, conferencias o congresos que existan dentro de ella. Sin embargo, este mismo usuario es Autor pero solo dentro de la “Conferencia de la Mosca Ibérica de Junio de 2009”. • Roles: dentro de cada evento, conferencia o congreso tendremos acceso a diferentes opciones en función del rol que elijamos en cada momento. En el caso inmediatamente anterior tendríamos opciones de trabajo diferentes si seleccionamos “Gestor del Evento” o “Autor”. • Volver a menú principal: es muy sencillo pulsando sobre “Usuario” en la barra de menú superior. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 13 3- Gestor de Eventos El usuario/contraseña que da acceso a este rol será creado por el CIDIR. En caso de no disponer de ella contactar con el CIDIR. El Gestor de Eventos configura los diferentes eventos, conferencias o congresos a realizar dentro de cada conferencia raíz; es responsable de las cuentas de usuarios y el aspecto de los eventos, conferencias o congresos que residan en esa conferencia raíz. Así pues, una vez que accedemos con este perfil disponemos de 2 tipos de opciones: 1. Una Gestión General donde se realizará el alta, programación y gestión de la apariencia de todos los eventos, conferencias o congresos que cuelgan de la conferencia raíz. La Gestión del sitio web consta de 6 pasos, es el apartado más complejo y donde se configura la mayor parte de la apariencia de un evento, conferencia o congreso. Además, se pueden gestionar todos los usuarios de la conferencia raíz y los usuarios con rol Gestor de Eventos en particular. 2. Una Gestión Particular de cada evento, conferencia o congreso activo (por ejemplo, la Conferencia Mosca Ibérica Junio de 2009 y por otro lado la de Julio de 2009). Gestionaremos el programa, secciones, equipo organizador, inscripciones, fechas para la recepción de trabajos en el Call for Papers y revisiones ... en cada evento, conferencia o congreso que cuelga de la conferencia raíz. Para acceder a las opciones del Gestor de Eventos seleccionar “Gestor del Evento”. A continuación, mostramos las opciones del Gestor de Eventos comentado para facilitar una mejor compresión global, sobre la gran cantidad y complejidad de tareas que realiza el Gestor de Eventos. En la parte izquierda se encuentran las opciones y en la derecha los comentarios. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 14 Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 15 3.1 - Flujo gestión de usuarios Como paso previo a la explicación de las opciones del Gestor de Eventos debemos explicar la gestión de usuarios. En el gráfico a continuación explicamos como se debe realizar la gestión de usuarios en OCS desde diferentes opciones y en cada uno de ellos con diferente perspectiva. Observar como los usuarios (autores, revisores, lectores y participantes) pueden gestionar automáticamente sus altas al interesarse por un evento, conferencia o congreso. Para los Lectores y Participantes es necesario que el Gestor de Eventos haya configurado el evento, conferencia o congreso prestando atención a los “Tipos de registros” en “Inscripción” y a las fechas del “Calendario de la Conferencia/congreso”. Para Autores y Revisores ver fechas del “Calendario de la Conferencia/congreso” y “Puesta en marcha”. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 16 3.2 - Aspectos clave de Gestión General del Gestor de Eventos Muy importante: La conferencia raíz tendrán un idioma principal o por defecto y puede que soporte otros idiomas. Para aquellos eventos, conferencias o congresos que queramos sean multilingües, primero debemos rellenar todos los formularios en el idioma principal o por defecto de la conferencia raíz. Después, en los formularios donde aparezca el desplegable de la imagen, elegimos el idioma secundario y rellenamos de nuevo el formulario. Deberemos rellenar todos los formularios tantas veces como idiomas queramos tener disponibles. Los participantes de estos eventos o conferencias al conectarse y en función del idioma que elijan se les mostrará la descripción de comentarios, recomendaciones, políticas de acceso, copyrigth ... relativos al evento o conferencia en el idioma correspondiente. 3.2.1 - Gestión del sitio web Si seleccionamos “Gestión del sitio web” en 6 sencillos pasos podremos configurar el aspecto general de todos los eventos, conferencias o congresos pertenecientes a nuestra conferencia raíz. La mayoría de las pantallas de los 6 pasos que debemos realizar para configurar la conferencia raíz se explican por si mismas pero en este apartado prestamos especial atención a puntos clave: • Paso 1 “Acerca de esta Conferencia/Congreso”: descripción del evento, conferencia o congreso, contacto principal, nota sobre el copyright, etc. Prestar especial atención al punto 1.5 donde se define la política de acceso a de los eventos, conferencias o congresos con usuarios registrados o no, poder realizar comentarios o no una vez celebrados y archivados ... • Paso 2 “Contenidos adicionales de esta Web”: contenido de la página de inicio, Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 17 información sobre el usuario y anuncios En el paso 2.1 se configura la redirección de usuarios para que accedan directamente al evento, conferencia o congreso programada en caso de que dentro de la conferencia raíz exista solo un único evento, conferencia o congreso En el el paso 2.5 se controla el acceso a las presentaciones (trabajos de autores aprobados y publicados). • Paso 3 “Cabeceras, Pies, Listas y Barra de Navegación”: títulos, logos, cabeceras, pies, etc. • Paso 4 “Estilo de los eventos o conferencias”: hoja de estilos y temas para la conferencia raíz. Los eventos, conferencias o congresos heredarán el estilo de la conferencia raíz. • Paso 5 “Control de accesos (logs)”: si se guarda o no registro de los envíos de documentos, e-mails y accesos a los eventos, conferencias o congresos. • Paso 6 “Conferencia/Congreso Indizado”: palabras clave para indexar el evento , conferencia o congreso y sea posible buscarlo más fácilmente Con respecto al paso 6.2 esta acción será realizada por el CIDIR. 3.2.2 - Conferencias/congresos programados Se crean y borran además de definir el orden de visualización. Es imprescindible crear un evento, conferencia o congreso desde aquí para que aparezca en la web del sistema OCS. 3.2.3 - Anuncios Podemos incluir patrocinadores y anuncios de estos en nuestros eventos o conferencias. 3.2.4 - Plantillas de correo Una lista predefinida de plantillas de e-mail con mensajes predefinidos que podemos Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 18 personalizar. Los e-mails serán enviados a los Revisores, Autores, Directores del Evento, Directores de Sección ... para confirmar la correcta realización o no de diferentes acciones y estados (trabajo cargado, en espera, revisado o rechazado, pago realizado ...) Se pueden modificar las plantillas para diferentes idiomas al inglés pero teniendo en cuidado en no borrar las variables tipo {$userFullName}, {$conferenceName}, ... que se sustituirán por el nombre de usuario, nombre de conferencia ... 3.2.5 - Herramientas para la lectura Permite a los Lectores de los trabajos publicados (presentaciones) en los eventos, conferencias o congresos disponer de un contexto que facilite la interpretación, evaluación y utilización de los trabajos a leer. El Gestor de Eventos permite activar estas herramientas así como seleccionar diferentes funcionalidades. En la imagen podemos observar como dentro de un trabajo publicado o presentación aparecerán a la derecha las “Herramientas de Lectura” donde “Acerca del Autor”, “Como Citar el artículo”, etc son herramientas que nos facilitan obtener información de la presentación y su utilización. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 19 El enlace “Mosca ibérica” es un contexto creado que permite a los Lectores disponer de búsquedas predefinidas entorno al tema que nos ocupa. 3.2.6 - Ficheros examinados Usar con precaución ya que se trata de una funcionalidad avanzada que permite manipular directamente los ficheros y directorios asociados con cada evento o conferencia. Si se borra un fichero desde esta opción no se borrará en la base de datos y se creara una inconsistencia de datos. 3.2.7 - Idiomas Idiomas principal y secundarios soportados en la conferencia raíz y por consiguiente en los eventos, conferencias o congresos que cuelguen de ella. 3.2.8 - Logs del evento Permite ver cambios realizados en la configuración de eventos, conferencias o congresos. 3.2.9 - Plugin del sistema Programas que añaden funcionalidad extra y que algunos dependiendo de su naturaleza podremos configurar desde aquí. Normalmente estos programas serán instalados en el sistema OCS por el CIDIR y el Gestor de Eventos decide si utilizarlos o no. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 20 3.2.10 - Usuarios Apartado para la gestión de usuarios y específicamente para el rol Gestor de Eventos Gestión de todos los usuarios de la conferencia raíz donde podremos crear nuevos usuarios, fusionar usuarios y reutilizar usuarios del sitio para asignarle el rol de Gestor de Eventos. Los usuarios nuevos que creamos en este apartado se crearán sin rol o con el rol Gestor de Eventos. En este apartado no se configuran los roles (Director, Director de Sección, Autor, etc..) de acceso a cada evento, conferencia o congreso. Esto se realiza en el apartado “Roles” de cada evento, conferencia o congreso. En “Usuarios Registrados” podemos gestionar todos los usuarios registrados en la conferencia raíz. Podremos enviarles e-mails, editarlos, borrarlo o deshabilitarlo temporalmente. Además, se permite al Gestor de Eventos acceder a la aplicación con usuarios de diferentes roles para poder ver “in situ” si el evento, conferencia o congreso que acaba de configurar se visionará correctamente cuando los usuarios se conecten con ese rol específico. En “Registrar un usuario de este sitio en esta conferencia” podemos acceder a todos los usuarios del sistema OCS de la UPV/EHU. Es decir, usuarios de otras conferencias raíz y asignarle un rol de “Gestor de Eventos” en nuestra conferencia raíz. En “Crear nuevo Usuario” podemos crear nuevos usuarios y asignarles un rol Gestor de Eventos o no asignarles rol ninguno. En “Fusionar usuarios” podemos fusionar dos usuarios de cualquier rol en uno solo. 3.2.11 - Roles -> Gestores de Evento Sirve para gestionar los usuarios con rol Gestor de Eventos tareas como enviar e-mails, deshabilitar usuario, modificarlo y acceder como un usuario Gestor de Eventos determinado. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 21 3.3 - Aspectos clave de la administración de cada evento, conferencia o congreso Muy importante: La conferencia raíz tendrán un idioma principal o por defecto y puede que soporte otros idiomas. Para aquellos eventos, conferencias o congresos que queramos sean multilingües, primero debemos rellenar todos los formularios en el idioma principal o por defecto de la conferencia raíz. Después, en los formularios donde aparezca el desplegable de la imagen, elegimos el idioma secundario y rellenamos de nuevo el formulario. Deberemos rellenar todos los formularios tantas veces como idiomas queramos tener disponibles. Los participantes de estos eventos o conferencias al conectarse y en función del idioma que elijan se les mostrará la descripción de comentarios, recomendaciones, políticas de acceso, copyrigth ... relativos al evento o conferencia en el idioma correspondiente. 3.3.1 - Puesta en marcha 1 - “Detalles”: descripción, localización, contactos, e-mails y patrocinadores. 2 – “Presentaciones”: configuración del proceso de envío de los trabajos de los autores o “Call for Papers”, tipos de trabajos, solicitud de originales, instrucciones para autores, indexación e identificación. Es muy recomendable rellenar el paso 2.4 de indexación para que los contenidos de nuestra conferencia pueda ser buscados más fácilmente y tengamos más éxito y posibilidades de difusión. 3 – “Evaluación”, revisión o recensión: políticas respecto al proceso de recensión o revisión, instrucciones para autores y acceso. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 22 3.3.2 - Calendario de la Conferencia/Congreso Se configuran: • Fechas de inicio y final del evento, conferencia o congreso • Cuando se mostrará la conferencia en la web y cuando se archivará. • Fechas para que los autores se registren y envíen sus trabajos o Call for Papers. No aparecerá el enlace “Call for Papers” en el el evento, conferencia o congreso hasta que no se programe una fecha acorde. • Fechas para que los revisores se registren • Fechas en las que los trabajos (presentaciones) serán mostrados en la web 3.3.3 - Secciones de la conferencias El objetivo es clasificar por temáticas o secciones diferentes aspectos de un evento, conferencia o congreso. Por ejemplo dentro de la conferencia “Mosca Ibérica” podría haber secciones para recoger trabajos de autores tales como: General, Patologías asociadas a la Mosca Ibérica, Perfil de población de la Mosca Ibérica, etc ... 3.3.4 - Equipo organizador En función de las personas y roles creados el propio sistema nos propone un equipo “Comité Organizador” o sino podemos configurar nuestro propio equipo creando un nombre de equipo y asignando personas al mismo. 3.3.5 - Programa Cuando el programa de la Conferencia/Congreso esté listo para los usuarios, se debe depositar aquí o introducirlos como texto plano. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 23 3.3.6 - Importar/Exportar datos Posibilidad de importar y exportar usuarios, trabajos, metadatos para indexado de trabajos e incluso eventos, conferencias o congresos. 3.3.7 - Estadísticas e informes Estadísticas sobre trabajos recibidos y aprobados o en proceso de revisión, participantes ... Se pueden generar informes en formato .csv para su uso en hojas de cálculo. 3.3.8 - Inscripción Es necesario definir un “Tipos de Inscripción” y permitir que los usuarios se inscriban automáticamente desde la web. Inscribirse supone que el usuario participará y asistirá a la conferencia física o virtualmente. Si una conferencia está publicada y abierta a inscripciones, se pueden gestionar las inscripciones desde 3 áreas, “Inscripción” , “Tipos de inscripción” y “Políticas sobre la inscripción”. • “Inscripción” : muestra los usuarios inscritos individualmente. Para gestionar el pago seleccionar “Editar”. Además, podemos realizar inscripción manual de usuarios existentes pero si y solo si previamente hemos definido los “Tipos de Inscripción”. • “Tipos de inscripción”: podemos definir en “crear un nuevo tipo de inscripción” inscripciones con diferentes precios o fechas para Inscripciones preliminares, Estudiantes, Doctores, etc ... El acceso a la conferencia puede ser online, físico (presencial) o físico (presencial) y online. • “Políticas sobre la inscripción”: se define la persona encargada de las inscripciones. Además, en caso de que el CIDIR así lo haya configurado, se permiten opciones avanzadas sobre el envío automático de e-mails antes del cierre del periodo de inscripciones, envío de contenidos por e-mail a lectores si la Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 24 conferencia es declarada “Open Access” o inclusión de texto explicativo para cuando la conferencia sea archivada. 3.3.9 - Planificador de recursos Se definen edificios y salas para los eventos, conferencias o congresos. También podemos definir en qué salas y a qué hora se realizarán las presentaciones (trabajos de los autores, revisados, aceptados y publicados en la web) programadas. Las presentaciones programadas confieren un mayor atractivo al evento, conferencia o congreso para que los Participantes se registren. 3.3.10 - Formas de pago Pago electrónico (PayPal) o manual. Los pagos manuales deben ser verificados desde la opción “Inscripción” y “Editar” de cada evento, conferencia o congreso. En un futuro OCS podría integrarse con la plataforma electrónica de pago MiPago del Gobierno Vasco. 3.3.11 - Alojamiento Información sobre dónde alojarse, transporte público y logística relacionado con el evento, conferencia o congreso. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 25 3.3.12 - Roles Gestión, altas, bajas y modificaciones, de los usuarios (Director de Evento, Director de Sección, Revisor, Autor, Lector y los Participante) del evento, conferencia o congreso. Además, se permite al Gestor de Eventos acceder a la aplicación con diferentes roles para poder ver “in situ” si el evento, conferencia o congreso que acaba de configurar se visionará correctamente cuando los usuarios se conecten con su rol específico. Los enlaces de Director de Evento, Director de Sección, Revisor, Autor y Lector muestran los usuarios que cumplen este rol dentro del evento, conferencia o congreso. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 26 4- Director o Director de Evento Los usuarios que desenpeñan este rol son creados por el Gestor de Eventos. Dentro del Director de Evento disponemos de 5 opciones: • • 1 - “Sin asignar”: veremos trabajos enviados por autores al evento, conferencia o congreso. Pulsando sobre el título del trabajo podremos ver el contenido del trabajo. Tenemos dos opciones: • 1) Asignar el trabajo a nosotros mismos o a un Director de Sección al seleccionar sobre “Director de Sección”. Nos aparecerá una pantalla para enviar un e-mail de notificación para el Director de Sección previamente seleccionado y el trabajo se le será asignado automáticamente. • 2)”Archivar el envío” o descartar el trabajo por no ajustarse a la temática de la conferencia u otras razones. Se envía un e-mail al autor. 2 - “En Recensión”: el trabajo recién asignado en el apartado “Sin asignar” aparecerá ahora en este apartado. Desde aquí seleccionamos título del trabajo. A continuación, asignaremos un revisor a este trabajo en “Recensión de Trabajo”. OJO que tras seleccionar “Seleccionar el recensor”, en pantallas pequeñas, por un fallo en el diseño de la aplicación en la tabla del apartado Revisor, hay que situarse sobre la tabla y dar al tabulador para mostrar la opción de “Asigne”. Finalmente pulsamos en el icono de envío de e-mail para notificárselo al Recensor o Revisor seleccionado. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 27 Cuando el revisor asignado facilite su recomendación sobre el trabajo, el Director de Evento o Director de Sección recibirá un e-mail y deberá decidir en “Director que toma de decisiones” si acepta el trabajo del autor o no y “Guardar la Decisión”. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 28 En un momento dado un Director de Evento o un Director de Sección podría aceptar un trabajo directamente sin pasar por la recomendación del Revisor. Una vez aceptado el trabajo debemos publicarlo en el evento, conferencia congreso. Tenemos dos opciones: o 1. Hacerlo directamente desde la sección “Completar” . 2. Pasar el trabajo a un estadio intermedio “Maquetación” o “Formato” en el que podremos añadir versiones comentadas, cambiar formato de ficheros (doc, ppt, odt,odp ... a pdf ) o formatos adecuados para impresión, etc ... Debemos seleccionar “Completar” una vez hayamos actualizado el trabajo. Una vez depositados, debemos seleccionar completar y el trabajo pasa a la zona de “Presentaciones “ y se publica en el evento, conferencia o congreso. Cuando el trabajo ha sido publicado es el Gestor del Eventos quién, en base al trabajo recientemente publicado, puede programar una presentación. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 29 • 3 - “Presentaciones”: trabajos aceptados y publicados en el evento, conferencia o congreso. • 4 - “Ficheros”: muestra los trabajos de autores archivados o rechazados por el Director de Evento. • 5 - “Notificar a los Usuarios”: permite mandar un mensaje a diferentes usuarios del evento, conferencia o congreso sobre el estado de los trabajos aceptados. 5- Director de Sección Los usuarios que desenpeñan este rol son creados por el Gestor de Eventos o Director de Eventos. Realiza las mismas funciones de aceptación, asignación de revisores, rechazo y publicación de trabajos que el Director de Eventos pero siempre dentro del ámbito de una sección o área del evento, conferencia o congreso. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 30 6- Revisor o Recensor Los usuarios que desenpeñan este rol son creados por el Gestor de Eventos, Director de Evento o Director de Sección o se crean automáticamente al interesarse por un evento, conferencia o congreso.. Al Revisor o Recensor se le van asignando por parte de los Director de Evento o Director de Sección los trabajos de los autores a revisar. En el ejemplo se muestran un trabajo activo por revisar y otro archivado ya censado o revisado. Seleccionando el título del trabajo por revisar podremos observar sus metatados, fecha límite para su revisión, pasos a realizar para su revisión, un botón de e-mail para informar al Director de Evento o al Director de Sección si se acepta realizar la revisión del trabajo y finalmente la recomendación del censor o revisor sobre el trabajo. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 31 Se envía e-mail al Director de Evento o Director de Sección sobre el resultado de la revisión y el trabajo pasa a la zona “Archivar”. Si accedemos a “Archivar” podremos ver si el Director de Eventos o el Director de Sección decide definitivamente aceptar y publicar el trabajo revisado por el Censor o Revisor. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 32 7- Autores Los autores pueden darse de alta en el sistema en este rol por si mismo cuando el Gestor de Eventos de un evento, conferencia o congreso activa el “Call for Paper”. El Gestor de Eventos puede dar de alta, baja o modificar autores cuando considere necesario. Si pulsamos sobre en enlace “Call for papers” dentro del área “Información del evento” de un evento, conferencia o congreso, el sistema nos ofrece iniciar un proceso de envío de trabajo. Para iniciar ese proceso de envío deberemos tener un usuario con el rol Autor ya creado o nos ofrecerá la posibilidad de crear uno. Cuando entramos en el sistema con el rol de Autor el sistema nos ofrece opciones para gestionar los trabajos que hayamos emitido y su estado. Si queremos enviar un nuevo trabajo seleccionar “Primer paso del proceso de envío”. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 33 Al seleccionar el título del trabajo o estado podremos enviar e-mails y con comentarios adicionales sobre los trabajos en recensión o revisión, etc ... Los nuevos trabajos tras ser asignados, aceptados para su publicación (estado “Remitido”) o rechazados (estado “Archivado”) aparecerán en la zona “Archivar”. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 34 8- Lectores Una vez que el evento, conferencia o congreso está configurado el Lector tendrá acceso a ella y podrá crear su cuenta automáticamente. Si los trabajos remitidos al evento, conferencia o congreso y depositados en “Presentaciones y Autores” son de libre acceso todo el mundo podrá consultarlos. En caso de que el evento, conferencia o congreso no sea de libre acceso solamente los lectores registrados podrán acceder a estos trabajos. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 35 9- Participantes Los Participantes deben inscribirse en el evento, conferencia o congreso al igual que los lectores. Son usuarios que van asistir presencialmente. Si ya tienen un usuario dentro del sistema deben validarse primero y si no podrán crearse uno. Los Participantes potenciales pueden visualizar programa y/o contenido del evento, conferencia o congreso según como esté configurado, de libre acceso o no, podrán leer el contenido de los trabajos remitidos por los autores, aprobados y publicados . Si el evento, conferencia o congreso está configurada mediante pago manual, una vez inscritos al Gestor del Evento le llegará un e-mail comunicándole que deberá gestionar el pago del usuario recién inscrito. Cuando el Gestor de Eventos reciba el justificante de pago cambiará el estado de inscripción del participante a pagado desde “Inscripción” y “Editar”. Si el evento, conferencia o congreso está configurada mediante pago electrónico se reenviará al participante a una pasarela de pago. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 36 10- Preguntas frecuentes 1 Tras haberme validado en OCS, ¿cómo puede acceder al menú inicial correspondiente a mi nivel de usuario? En el menú superior seleccionar “Usuario”. 2 ¿Un usuario puede asumir diferentes roles? Sí. Un autor puede ser lector y participante, un revisor o censor puede revisar trabajos de otro autor, etc ... En particular el Gestor de Evento es capaz de entrar a la conferencia como cualquier usuario del Evento, Conferencia o Congreso para validar si ésta se ha configurado correctamente. 3 ¿Cómo puedo configurar un evento, conferencia o congreso multidioma? Dependiendo del idioma principal de la conferencia raíz, primero se deberá crear los recursos de los eventos, conferencias o congresos en el idioma principal. Si no lo hacemos así frecuentemente tendremos el siguiente error: Ha ocurrido un error mientras se procesaba este formulario: inscripción es obligatorio. (España Castellano) el tipo de Una vez creados los recursos en el idioma principal, en los formularios dónde aparezca la opción de idioma, elegimos el idioma secundario del desplegable y deberemos rellenar el formulario tantas veces como idiomas queramos tener disponibles. Los participantes de estos eventos o conferencias al conectarse y en función del idioma que elijan se les mostrará la descripción de comentarios, recomendaciones, políticas de acceso, copyrigth ... relativos al evento o conferencia en el idioma correspondiente. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 37 4 ¿Se pueden programar anuncios multilingüe? Solamente se pueden crear anuncios en el idioma principal de la conferencia raíz. Podríamos crear anuncios en varios idiomas escribiendo en varios idiomas dentro de cada descripción y título. 5 ¿Por qué no se pueden registrarse participantes en mi evento, conferencia o congreso? El Gestor de Eventos debe de definir un “Tipo de inscripción” en la gestión de “Inscripción” de cada evento, conferencia o congreso además de afinar con las fechas en “Calendario de de Conferencia/Congreso”. 6 ¿Por qué no está activado la recepción de trabajos de los autores o “Call for Papers”? El Gestor de Eventos debe de definir el apartado “Presentaciones” en la “Puesta en marcha” y programar el “Calendario de de Conferencia/Congreso” con especial atención a la casilla Call for Papers y fechas de envíos ajustadas. 7 ¿Qué es una presentación? Los trabajos de los autores aprobados deben ser publicados por los Directores y se convierten en presentaciones que el Gestor de Eventos debe programar en diferentes salas del evento, conferencia o congreso. 8 ¿Qué es un track o sección? Es una sección o tema sobre el que los autores enviarán documentación dentro de un evento, conferencia o congreso. El track o sección sirve para preclasificar los trabajos de los autores para luego asignar de determinados Directores de Sección y Revisores para la supervisión de esos trabajos 9 Envío de e-mails. Algunos flujos de trabajo como asignar revisores, calificar trabajos de los autores exigen obligatoriamente el envío de e-mails. Sin embargo, siempre que aparece el icono de correo pulsando encima tendremos la posibilidad de mandar un e-mail al usuario correspondiente. 10 No puedo asignar un recensor. Tras seleccionar “Seleccionar el recensor”, en pantallas pequeñas, por un fallo en el diseño de la aplicación en la tabla del apartado Revisor, hay que situarse sobre la tabla y dar al tabulador para mostrar la opción “Asigne”. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected] Manual usuario PKP: OCS Open Conference System 38 11- Glosario Debido a la muy mejorable traducción a español de la versión de OCS actual hemos incluido este pequeño apartado con el objetivo de clarificar terminología: • Eventos, conferencias o congresos son sinónimos y cuelgan de una Conferencia Raíz. • Las presentaciones son trabajos de los autores, revisados, aceptados y publicados en la web. • Gestor del Evento o Gestor de Eventos es lo mismo. • Director o Director de Evento es lo mismo. • Una submission es un trabajo de un autor que será enviado al sistema OCS para su revisión, aprobación, etc ... • Un reviewer, revisor, recensor o censor son la misma persona que revisa los trabajos enviados por los autores. • Recensión, censión y revisión son sinónimos. • Un track es una sección o tema sobre el que los autores enviarán documentación dentro de un evento, conferencia o congreso. El track o sección sirve para preclasificar los trabajos de los autores. • Metadatos son datos extra guardados junto al trabajo del autor. Se guardan datos del tipo título, resumen, claves de indexación para una facilitar la búsqueda de este trabajo, entidades organizadoras, etc ... • Call for papers es el periodo de tiempo abierto para que los autores puedan enviar sus propuestas de trabajo que serán expuestos en el evento, conferencia o congreso si y solo si consigue el beneplácito de revisores y directores. Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04 [email protected]