INFORME PORMENORIZADO DEL MODELO ESTANDAR DE

CÓDIGO
INFORME PORMENORIZADO DEL MODELO
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO LEY 1474
DE 2011
VERSIÓN
01
FECHA
02/2014
HOJA
1/4
INFORME DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Período evaluado: NOVIEMBRE
Jefe de Control
ISIDRO LUIS GOMEZ REDONDO DE 2013- MARZO 2014.
Interno:
Fecha de elaboración: DE
Asesoría MECI:
MARZO 2014.
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
En relación al conocimiento del código de ética, se observa que a la fecha no se ha
logrado hacer una nueva socialización de dicho código, situación esta que nos
permite confirmar que son muchos los servidores de la institución que aún no lo
conocen.
A pesar que el equipo asesor de MECI ha tratado de sensibilizar al personal para
que se ponga en práctica la metodología que expidió el DAFP, para identificar y
actualizar la matriz de riesgo, todavía existe desconocimiento sobre el tema.
En la fecha aún no se ha socializado el resultado de la evaluación del clima laboral.
Los procesos de inducción y reinducción no tienen el impacto positivo esperado, ya
que existe la dificultad en asistencia del personal nuevo que ingresa a la E.S.E.
Hospital Rosario Pumarejo de López.
Se observa la limitación existente en cuanto a la participación, control y alcance de
los contenidos y calidad de las capacitaciones a los empleados de las empresas con
quien contrata la E.S.E. Hospital Rosario Pumarejo de López el desarrollo y
ejecución de algunos procesos y procedimientos por prestación de servicios.
En la fecha el Plan de Desarrollo Institucional de la E.S.E.se encuentra para
aprobación ante la Junta Directiva.
No se cuenta con una matriz actualizada para la administración del riesgo vigente,
que permita evaluar la efectividad de los controles.
Avances
Un avance significativo es la reactivación del Comité coordinador de Control interno
por parte de la Oficina de Control Interno en la E.S.E, HOSPITAL ROSARIO
PUMAREJO DE LOPEZ
Existencia del Plan de Gestión de la administración 2013 – 2016.
En la fecha se observa la asesoría y acompañamiento en los procesos para la
proyección de los planes de mejoramiento por parte de la Oficina de control Interno.
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Se recibió visita de verificación de los requisitos de habilitación de IPS y el
respectivo informe con los hallazgos hechos por la Secretaria de Salud
Departamental continuando con el seguimiento al respecto.
Se proyectó plan de mejoramiento institucional por los hallazgos hechos por la
Secretaria de Salud Departamental en la visita de verificación de los requisitos de
habilitación de IPS.(control interno)
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Existe la dificultad en la oficina de gestión de talento humana en participar
activamente en la selección de personal de contratación por prestación de servicios
tanto internamente como en las contrataciones que se hacen con las empresas.
Los deficientes mecanismos de autocontrol en algunas áreas en la ejecución de los
procesos genera debilidades, duplicación de los procesos, reprocesos y la
ocurrencia de eventos adversos y desviaciones, que alteran el flujo normal de las
actividades en la Institución.
Se observa baja capacidad de interactuación de los procesos para dar respuesta a
las acciones contempladas en los distintos planes de mejoramiento por procesos,
máxime que el 90% del personal está vinculados a través de operadores externos.
(control Interno)
Por las limitaciones en el flujo de recursos propios del sector Salud, se refleja poca
efectividad en el desarrollo de los procesos de prestación de servicios en salud de
la E.S.E. Hospital Rosario Pumarejo de López..
A pesar de haberse iniciado el proceso de depuración del archivo de historias
clínicas conforme a lo dispuesto en la Resolución 1995 de 1999, e incluyéndose en
el proyecto de actualización del Programa Sistematizado Dinámica Gerencial
Hospitalaria la sistematización de las Historias Clínicas y además iniciando el
diagnóstico para identificar las necesidades que existan y empezar a dar
cumplimiento a lo establecido en la ley general de archivo 594 de 2000, en la fecha
todo este proceso se encuentra paralizado.
En la fecha no existe una política o estrategia implementada que establezca el uso
racional del papel.
La E.S.E. Hospital Rosario Pumarejo de López a la fecha no ha iniciado la
implementación y aplicación de las tablas de retención documental.
No se cuenta con el área que cumpla con la norma técnica para la conservación de
los archivos históricos y de gestión.
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No se ha actualizado la totalidad de los procesos y procedimientos de la Institución,
conforme a la norma MECI-CALIDAD, conforme a lo dispuesto para el sector salud.
Avances
Se establecieron directrices para la comunicación interna y externa en cabeza de la
oficina de MECI de la Institución.
Se cuenta con la medición del indicadores para los diferentes procesos, se han
socializado los resultados y publicados los mismos en los respectivos servicios,
mejorando el seguimiento, valoración y retroalimentación de los resultados por
parte de los líderes de los procesos.
Se encuentra en marcha el Programa Sistematizado Dinámica Gerencial
Hospitalaria, conforme a la normatividad vigente.
Se continúa con la socialización del modelo estándar de control interno, la
actualización del modelo de operación por procesos, identificación de la matriz de
riesgos por procesos, implementación del componente de comunicación interna con
la implementación de la ventanilla única.
Al reactivar la pagina Web institucional, se sigue aprovechando esta herramienta
para la publicación de Leyes, actos administrativos institucionales y del sector.
Se continúa con el proceso de depuración de cartera con la participación de los
diferentes clientes (EPS, Entes Territoriales, SOAT; etc.).
Los Comités institucionales vienen operando de acuerdo a la programación
establecida.
Se viene realizando el proceso de conciliación de los saldos contables
facturación, cartera, incidiendo en la veracidad de los saldos de cartera.
de
Se vienen actualizando los Manuales, Guías, Procedimientos, Formatos, Fichas
conforme a los planes de mejoramiento que se han planteado acerca de los
procesos y procedimientos que se desarrollan y ejecutan en las diferentes áreas.
Se continúa socializando en todo el personal el modelo de operación por procesos
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
Se evidencia fallas en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno,
reflejado en debilidad en el autocontrol.
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La objetividad con la que se evalúa el desempeño laboral no cubre si no al personal
de carrera administrativa, el cual representa un bajo porcentaje respecto al personal
adscrito a operadores externos.
Falta fortalecimiento en la cultura de autoevaluación de la gestión y del control al
interior de la ESE, ya que los líderes de procesos no están suficientemente
sensibilizados para hacer la medición de los resultados de sus procesos.
Se observa incumplimiento de los planes de mejoramiento individual, por
incumplimientos e inadecuada cultura de trabajo.
Falta fortalecimiento de la cultura del control para la calidad y el mejoramiento
continuo.
Avances
Se realizo el proceso de autoevaluación frente a los estándares del sistema único de
acreditación (Resolución 0123 de 2012), según lo dispuesto en el Sistema
obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en salud.
Se realizó autoevaluación y mejoramiento de los procesos frente a los estándares
del sistema único de habilitación (Resolución 1043 de 2006), según lo dispuesto en
el Sistema obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en salud.
Se priorizaron los procesos críticos objeto de mejoramiento identificando las
acciones de mejora continúa frente a las oportunidades de mejora arrojadas por el
proceso de autoevaluación de los estándares del Sistema único de acreditación
(Resolución 0123 de 2012),
Se inició el diseño de las fichas técnicas para la evaluación y seguimiento del plan
de gestión 2013 -2016.
Se continúa desarrollando el programa de auditorías internas.
Se han realizado auditorias externas en la Institución por las instancias
competentes; clientes, entes de inspección, vigilancia y control,
Se vienen desarrollando planes de mejoramiento en respuesta a los hallazgos de las
auditorias internas y externas en atención a las recomendaciones que han generado
las mismas en aras de subsanar las debilidades detectadas.
Este subsistema se continúa fortaleciendo, a través de la sensibilización sobre
autocontrol, autogestión y autorregulación para impactar la toma de conciencia por
parte de los servidores públicos, de los planes de mejoramiento y seguimiento a los
mismos, como resultado de las evaluaciones independientes (auditorías internas y al
sistema de control interno) que efectúa la Oficina de Control interno que se aplican a
los procesos y procedimientos.
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Estado general del Sistema de Control Interno
Identificación y administración de los riesgos en los procesos y procedimientos que
se desarrollan y ejecutan en los procesos y procedimientos en la E.S.E. Hospital
Rosario Pumarejo de López.
Reactivación del Comité coordinador de Control interno por parte de la Oficina de
Control Interno en la E.S.E, HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LOPEZ
Los deficientes mecanismos de autocontrol en algunas áreas en la ejecución de los
procesos genera debilidades, duplicación de los procesos, reprocesos y la
ocurrencia de eventos adversos y desviaciones, que alteran el flujo normal de las
actividades en la Institución.
No se cuenta con una matriz actualizada para la administración del riesgo vigente,
que permita evaluar la efectividad de los controles.
A pesar que el equipo asesor de MECI ha tratado de sensibilizar al personal para
que se ponga en práctica la metodología que expidió el DAFP, para identificar y
actualizar la matriz de riesgo, todavía existe desconocimiento sobre el tema.
A pesar de haberse iniciado el proceso de depuración del archivo de historias
clínicas, conforme a lo dispuesto en la Resolución 1995 de 1999, incluyéndose en
el proyecto de actualización del Programa Sistematizado Dinámica Gerencial
Hospitalaria la sistematización de las Historias Clínicas e iniciando el diagnóstico
para identificar las necesidades que existan y empezar a dar cumplimiento a lo
establecido en la ley general de archivo 594 de 2000, en la fecha todo este proceso
se encuentra paralizado.
Se viene avanzando en la implementación del modelo Estándar de Control Interno
articulado con el sistema obligatorio de garantía de la calidad de la atención en
salud.
El plan de Desarrollo Institucional se encuentra en vía de aprobación ante la Junta
Directiva de la E.S.E., Hospital Rosario Pumarejo de López.
Actualización de los Manuales, Guías, Procedimientos, Formatos, Fichas conforme
a los planes de mejoramiento que se han planteado acerca de los procesos y
procedimientos que se desarrollan y ejecutan en las diferentes áreas.
Realización de la autoevaluación frente a los estándares del sistema único de
acreditación (Resolución 0123 de 2012), según lo dispuesto en el Sistema
obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en salud.
Se cuenta con autoevaluaciones vigentes respecto a los requisitos del sistema
obligatorio de garantía de la calidad de la atención en salud.
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No obstante haberse actualizado el código de ética y buen gobierno, para la nueva
Administración aún falta sincronizar factores de tipo administrativo, financiero a
efectos de generar resultados conforme a las metas e indicadores proyectados.
.
Recomendaciones
Implementar y conformar las Tablas de Retención Documental en la E.S.E. Hospital
Rosario Pumarejo de López
Continuar con el proceso de actualización y socialización de los procesos y
procedimientos institucionales para fortalecer la estandarización de los mismos.
Fomentar la cultura del autocontrol aumentando el compromiso frente a las acciones
a desarrollar en respuesta de no conformes, incumplimientos o hallazgos de las
distintas auditorías.
Identificar los riesgos existentes en los procesos, subprocesos y procedimientos
que desarrollan las aéreas de la E.S.E. con el fin de lograr actualizar la Matriz del
Mapa de Riesgo y el auto control de los mismos acorde con la metodología vigente
del DAFP.
Fomentar la cultura de la gestión basados en el comportamiento de los indicadores
institucionales.
Fomentar continuamente el trabajo en Equipo en la búsqueda permanente de la
mejora continua.
Aprovechar el Sistema de Información Dinámica Gerencial, para que se incluya
todas las necesidades de la Institución de acuerdo a la normatividad vigente.
Continuar con el fortalecimiento de la cultura del autocontrol, autogestión y
autorregulación con el fin de dar cumplimiento a la implementación y seguimiento
del Modelo Estándar de Control Interno y Sistema Obligatorio de Garantía de la
Calidad de la Atención en Salud.
DR. ISIDRO LUIS GÓMEZ REDONDO
Asesor de Control Interno