FUNDACIÓN PRO CONSEJO CENTROAMERICANO DE ACREDITACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR Estados Financieros y Opinión del Auditor Interno Al 31 de diciembre del 2009 y 2008 LIC. LUIS NAPURI DIAZ FUNDACION PRO CONSEJO CENTROAMERICANO DE ACREDITACION DE LA EDUCACION SUPERIOR INFORME FINANCIERO A DICIEMBRE DEL 2009 El siguiente es el informe financiero a diciembre del 2009: 1.- El total de activo de la Fundación esta conformado por los dineros en dólares y colones que se tienen en las cuentas bancarias según el siguiente detalle: Banco de Costa Rica cuenta en dólares $23.358 Banco de Costa Rica cuenta en colones $ (199) Banco Cuscatlan cuenta en dólares $ 14.161 Las cuentas del Banco de Costa Rica están a nombre de la Fundación, la cuenta de dólares se utiliza para las captaciones de contribuciones por concepto de cancelación de cuotas que realizan los entes signatarios, también para gestión de proyectos de cooperación, cancelación de gastos de los participantes y representantes por el CCA, como gastos de viaje, hospedaje, alimentación, visas, seguros de viaje, impuestos de salida y entrada, transportes internos. Además se utiliza para cubrir los gastos de capacitaciones de los miembros del Consejo y los funcionarios del CCA, para gastos de las giras de promoción y divulgación del Presidente a la Región Centroamericana y para diferentes representantes del CCA, para la ejecución financiera de diferentes actividades del CCA, como lo son la I y II Sesión Ordinaria Anual del CCA. La cuenta en colones se incrementa de los pequeños sobrantes de actividades por cheques emitidos en dólares y que se reintegran en colones y cuando algún ente signatario de Costa Rica lo deposite en colones, estos fondos se utilizan para la compra de materiales de oficina, gastos de transporte interno tanto para miembros del consejo como para los diferentes funcionarios del CCA, para cancelación de envíos de documentos DHL y gastos de mensajería. La cuenta del Banco Cuscatlan esta a nombre del CSUCA y la cuenta esta registrada en Guatemala y se incrementa cuando los entes signatarios depositan las cuotas de contribución y los aportes para los proyectos de cooperación, esta cuenta es utilizada como transitoria, estos fondos cuando la Fundación lo cree conveniente solicita transferencias de dinero para hacerle frente en la ejecución de actividades del CCA, nacionales e internacionales. 2.- En las cuentas por cobrar su comportamiento en la captación de contribuciones no ha sido constate, esto por cuanto en el convenio constitutivo se llega a un acuerdo que estos entes signatarios realizarían una colaboración, sin embargo este aporte se entiende como voluntario, por ejemplo en el año 2008 la Universidad Don Bosco de el Salvador, Universidad Nacional Ingeniería de Nicaragua, Universidad Nacional Autónoma de Honduras, y el Ministerio de Educación de Honduras, realizaron sus aportes correspondientes, sin embargo a la fecha de este informe 15 de marzo del 2010 estas entidades signatarias no han realizado la cancelación de las cuotas correspondientes al periodo 2009, de acuerdo a lo anterior y al no haber seguridad en el cobro de dichas cuotas no se registran contablemente, ya que estaríamos registrando un ingreso que en el futuro podrían no ser cobrados, lo anterior también limita la planificación presupuestaria real de los ingresos de las cuotas de los entes signatarios que colaboran con la fundación. Para la recaudación de las captaciones de contribuciones provenientes de los distintos sectores signatarios del Convenio constitutivo del Consejo Centroamericano de Acreditación de la Educación Superior, se utiliza la estrategia de cobro denominada captación de contribuciones que este año se esta trabajando por trimestre. Se estableció una comisión integrada por el Área de Comunicación y Área Administrativa Financiera, como unidades ejecutoras y la unidad de Sistema de Gestión de Calidad, como ente que controla las acciones amparadas bajo los controles estandarizados por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Las unidades ejecutoras entre las acciones a seguir proceden a la elaboración y envío de cartas de cobro, y luego trimestralmente mediante llamada telefónicas y correo electrónicos se le da nuevamente seguimiento, otro procedimiento utilizado es el aprovechamiento coyuntural en la realización de las diferentes actividades del CCA remitiendo a los Rectores (as), Ministros (as) y Presidentes (as) de Colegios Profesionales, nuevamente las cartas de captación de contribuciones para gestionar a mas alto nivel este proceso. Finalmente recibido el aporte económico el área Financiera elabora un recibo de dinero y envía el recibo y la carta de agradecimiento. Dentro de los procedimientos la Dirección Ejecutiva contribuye activamente bajo dos vías: La primera es que participa en la comunicación activa de llamadas telefónicas nacionales e internacionales y La segunda es que fiscaliza la transparencia de los resultados de la gestión de cobro, emitiendo un informe por escrito de la gestión realizada. 3.- De las cuentas por pagar de $900, la suma de $600, corresponden a los servicios contables al Lic. Luis Díaz Napuri, del segundo semestre del 2009,y la suma de $300 corresponden a los servicios profesionales del Lic. Fernando León, por los estados financieros auditados por el periodo de doce meses terminados al 31 de diciembre del 2009. 4.- El superávit acumulado, por la suma de $20.072, es el patrimonio que ha se ha formado desde que se inicio la Fundación que fue el mes de noviembre del 2004 hasta la fecha, este monto se vera aumentado cuando se tenga ganancias o superávit, esto es cuando los ingresos son superiores a los gastos y disminuido cuando se tenga déficit o perdidas, esto quiere decir que los gastos superan a los ingresos. 5.- El superávit por el periodo de enero del 2009 a diciembre del 2009, por la suma de $16.531 corresponde a la diferencia entre los ingresos y gastos que se dieron entre el primero de enero del 2009 y al 31 de diciembre del 2009, lo que significa que fue positivo, es decir los ingresos superaron a los gastos. 6.- La estructura financiera a diciembre del 2009, de la Fundación esta conformado como sigue: Activo Pasivos Patrimonio $ 37.503 $ 900 $ 36.603 7.- Los ingresos de enero a junio del 2009, están conformados de la siguiente manera: Actividades Proyecto PAIRCA-UE-SICA Cuotas de universidades Federaciones de Colegios Profesionales Ministerios de Educación Total $ $ $ $ Monto 39.056 14.060 888 9.537 63.541 Los ingresos del proyecto PAIRCA corresponden a (1) ………………… Actividad Fecha Monto $ Monto total acreditado para todas las actividades 75.000.00 Ingreso recibido por Área de Comunicación para impresión 1.264.16 Total ingresos 75.264.16 Menos: Sesión para concretar aspectos de la primera acreditación y 12 al 15 capacitación a nuevos miembros del consejo que inician periodo nov-2007 13.943.27 Taller de capacitación de técnicos de Agencias de Evaluación y 7 y 8 de acreditación San José. abril 2008 6.639.44 I Fase: Proceso de Acreditación Admisibilidad 10 al 13 de 200.00 junio 2008 II Fase: Evaluación externa 10 al 13 de junio 2008 4.538.83 Proyecto B: Curso capacitación In situ 10 al 13 de junio 2008 4.575.44 III Fase: Costos de Decisión 10 al 13 de junio 2008 4.955.87 Sexto Foro 2008 16 al 18 34.980.00 setiembre 2008 Viajes a Centroamérica de promoción y divulgación Diciembre 4.730.04 2008 Total egresos 74.562.89 Disponible final * 1.701.27 * Los $75.000,00 fue asignado por el Proyecto PAIRCA-UE-SICA (1), respondiendo a necesidades de promoción y divulgación del CCA, para cubrir parte de los gastos en las actividades que se anotan. Sin embargo lo gastado fue la suma de $74.562,89 (setenta y cuatro mil dólares quinientos sesenta y dos con ochenta y nueve centavos de dólar), por lo que el saldo de $1.701,27 (Mil setecientos un dólar con veintisiete centavos), no es dinero que quedó en nuestras cuentas corrientes, ya que los $75.000,00 tampoco ingresaron, sino que fueron administrados en su totalidad por el Proyecto. Los ingresos de las universidades corresponden a las cuotas del año 2009, canceladas por: Universidades privadas: Universidad Centroamericana de Managua (UCA) Universidad Católica Santa María la Antigua de Panamá. (USMA). Universidad Landivar de Guatemala. (URL). Universidad Politécnica de Nicaragua (UPOLI) Universidades estatales: Universidad de Panamá. (UP). Los ingresos de las Federaciones de los Colegios Profesionales corresponden a: Federación de Colegios Profesionales Universitarios de Honduras Federación de Colegios Profesionales Universitarios de Costa Rica Los aportes de Ministerios corresponden a: Ministerio de Educación de Guatemala y Ministerio de Educación de Costa Rica 8.- Los gastos están conformados de la siguiente manera. Impresión, encuadernación y otros Viáticos dentro del país Transporte en el Exterior Viáticos en el exterior Gasto representación Institucional Otros gastos Total $ 7.162 $ 4.048 $ 20.505 $ 5.781 $ 2.401 $ 3.409 $ 25.605 Los gastos de impresión de $7.008, corresponden a la cancelación del segundo tracto de memorias del CCA, este monto fue reintegrado por el proyecto PAIRCA UE. SICA el día 21 del mes de septiembre del 2009. El gasto por Transporte en el exterior y viáticos en el exterior corresponden a las siguientes actividades: 1) Participación del señor Ramón Salgado Peña a la conferencia Biennal de INQAAHE y su Asamblea General en los Emiratos Árabes Unidos Unidos, Abu Dhabi., , del 30 e marzo al 2 de abril del 2009. 2) Participación de la señora Maribel Duriez primera Vicepresidenta del CCA a la sexta Asamblea de RIACCES realizada en paraguay del 15 al 17 de abril del 2009. 3) Primera sesión ordinaria 2009, realizada en ciudad antigua de Guatemala del 20 al 23 de abril del 2009. 4) Participación de la señora Marianela Aguilar Arce Directora Ejecutiva del CCA a la segunda reunión del Comité Rector Internacional del proyecto GCREAS, en Republica Dominicana en ciudad de Santo Domingo, del 1 al 2 de julio del 2009. 5) Participación de los señores Lucas Rodríguez y Mario Fredy Hernández al II Taller de ANECA. Cancelación de Boletos Aéreos a Panorama Tours. Del 28 al 31 de octubre, Costa Rica, Sede CCA. 6) II Sesión Ordinaria 2009. Participación de Maribel Duriez, Lucas Rodríguez, Ramón Salgado, Lourdes Santizo, Etilvia Arjona y Martha Cazali. Pago de Boletos Aéreos a Panorama Tours. Del 10 al 13 de noviembre, en Costa Rica, Sede CCA. 9.- En cuanto a los cheques sustraídos por la suma de $ 3.882, el 16 de julio del 2008, según oficio CCA- 299-2008, se reporta y se solicita a la Contraloría de Servicios del Banco de Costa Rica la investigación correspondiente, en el mes de noviembre del 2008, se envío al auditor Externo Lic. Fernando León copia de la documentación de la OIJ, de la Contraloría General del Banco de Costa Rica, con el fin de que elabore un informe para justificar el gasto por robo, para que los manejos financieros se encuentren debidamente sustentados, luego en la segunda semana de diciembre del 2008 se realizaron llamadas telefónicas a la OIJ y al Banco de Costa Rica, y la respuesta fue que están en proceso de investigación., a la fecha de este informe aun siguen en proceso de investigación. 10.- Los gastos realizados por la Universidad de Costa Rica y de la Fundación de enero 2009 a diciembre del 2009, en dólares es como sigue: Cuenta de gastos UCR Salarios 96.600 Servicio de correo Fundación Total 96.600 - 127 127 2.083 7.162 9.245 - 1,000 1,000 1.232 1.943 3.175 659 1.522 2.181 Transporte dentro del país Viáticos dentro del país - 95 4.048 95 4.048 Transporte en el exterior - 20.505 20.505 Viáticos en el exterior Actividades de capacitación 415 5.781 870 5.781 1.285 Gasto de representación institucional Gastos varios 226 2.401 2.401 Impresión encuadernado y otros Servicios jurídicos Servicios de ciencias económicas y sociales Otros servicios de gestión y apoyo 109 335 7 74 388 Productos farmacéuticos y medicinales Alimentos y bebidas Maderas y sus derivados Otros materiales y productos construcción 7 74 388 - 89 - 89 Productos de papel, cartón e impresos Textiles y vestuarios 282 51 - 282 51 Útiles y materiales de limpieza Útiles y materiales de cocina y comedor 226 1 - 226 1 Útiles y materiales de computación 227 281 508 Útiles y materiales de oficina Mantenimiento edificios y locales Equipo y mobiliario de oficina Equipo de comunicación Mobiliario y equipo computación 171 8 34 124 993 694 865 8 34 124 993 Total 103.890 - 46.538 150.428