MM-01-07 Recepción de Mercancía por Consumo, Obras y Servicios

Procedimientos
Ministerio de Hacienda.
Módulo: M M.
Procedimiento: Recepción de
Mercancías por Consumo, Obras y
Servicios
PROCEDIMIENTO: MM-01-07
Recepción de Mercancía por Consumo, Obras y Servicios
ÍNDICE
1. Descripción
1.a. Objetivo
Describir las acciones a realizar para la recepción de los materiales de los bienes,
obras y servicios, revisión de mercadería, verificación de documentación, ingreso de
materiales y servicios al sistema SIGAF ó rechazo de la misma. En el caso de los
servicios prestados corresponde la creación de una entrada de mercancías por parte
del Jefe de Programa.
1.b. Alcance
El procedimiento será de aplicación cuando el proveedor comercial se presente con
la documentación original pertinente: Factura Comercial, Pedido de compra,
Mercancía, obra o servicio, realizado de acuerdo a lo establecido en el Pedido de
compra, los cuales deberán de tener el visto bueno del jefe de programa que recibió
de conformidad el servicio, bien u obra, las cuales por excepción podrán ser
recibidas en las oficinas del programa solicitante (en casos especificios.
2. Documentación
2.a. Definiciones
Tabla de Términos Equivalentes
Antes de SIGAF
Acorde a la Legislación
Terminología Técnica
SIGAF
Solicitud de Mercancía
Solicitud de Pedido
Solicitud de Pedido
Refrendo
Registro de Ofertas
Orden de Compra
Registro de Proveedores
Catalogo de Mercancías
Incluir y aprobar facturas
Registro
de
últimas
compras efectuadas por
tipo
de
mercancía
y
proveedor
Devengado
Ordenado
Registro
Contable
Presupuestario
‫٭‬Afecta Presupuesto con el
Solicitado
reservando
presupuesto.
Visado
Registro de Ofertas
Pedido
Registro de Proveedores
Catalogo de Mercancías
Verificación de Facturas
Precios de Referencia
Liberación
Petición de Ofertas
Pedido de compra
Maestro
de
Proveedores
Maestro de Materiales
Migo-Miro
Registro INFO
Cuenta por Pagar
Comprometido
Emisión de Pago
Pagado
Registro
Contable Trinomio
Presupuestario
Presupuestario
Los Manuales de Usuario SIGAF son preparados con base en los documentos
emitido directamente por los funcionarios expertos de cada modulo; los mismos
incluyen todas las instrucciones necesarias para operar el sistema SIGAF en la
función de referencia.
Manuales de Procedimiento Vinculados: son los manuales que hacen referencia a
procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que
estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo ó
posteriores.
2.b. Referencias
Manual de Usuario: MU-SIGAF-MM011
Manual de Procedimientos:
MM EMISION DE PEDIDO - COMPRARED
MM COMPRAS AL EXTERIOR- COMPRARED
3. Desarrollo
Se pueden presentar diferentes entradas de mercancías, obras y servicios, tales son:
-
Entradas de mercancías, bienes.
Obras y servicios, con base en una contratación Administrativa.
Las entradas de mercancías, obras y servicios en el sistema SIGAF (MIGO) las
realizará un funcionario del Departamento de Control y Programación-Proveeduría
Institucional o bien a quien se designe dicha Función.
Una vez que las Instituciones adquieran licencias para los Programa, les
corresponderá a los Jefes de Programa, Subprograma o proyecto, ingresar las
entradas de los bienes, obras y servicios en el sistema SIGAF (MIGO). Se espera
que en un futuro los programas realicen esta función, siempre que cuenten con la
licencia respectiva.
En el caso de las obras a ejecutarse en varias etapas y/o ejercicios presupuéstales,
debe existir el documento denominado Formalización contractual (contrato Legal)
que se ingresa al SIGAF y los pedidos de compra se emiten con referencia a este
Contrato Legal (Proveeduría Institucional). En caso de obras luego de ser aprobados
los avances de obra por parte de cada jefe de programa; las facturas son cargadas a
los pedido(s) de compra por parte del funcionario del Departamento de control y
programación, para pago por parte de la Unidad Financiera. De igual forma se realiza
en aquellos trámites de servicios continuos.
Para registrar las entradas de mercancías en la transacción MIGO del SIGAF, se
debe realizar el procedimiento descrito en el oficio DGABCA-201-2004 del mes de
abril, así cómo también con lo indicado en la Circular CCAF-012-2006 de fecha, 1 de
junio de 2006
3.a. Responsabilidades
Las acciones a realizar en este procedimiento implican las siguientes
responsabilidades
Sector : Empresas Comerciales
Puesto de trabajo: Proveedor Comercial


Entregar los bienes, obras y/o servicios solicitados en el Pedido por la
Proveeduría Institucional en el lugar pactado las bodegas indicadas,
adjuntando los documentos originales correspondientes: el Pedido y la
Factura Comercial de acuerdo a lo establecido en el pedido.
Presentar documentación para la entrega de mercancias de conformidad al
Reglamento de visado.
Sector: Jefe de Programa, Subprograma o proyecto
Puesto de trabajo: Responsable de recibir a satisfacción los bienes
Sector: Proveeduría Institucional
Puesto de trabajo: Encargado de Bodega





Recibir y revisar mercancia contra las especificaciones del Pedido,
verificando: cantidades, calidades y demás características técnicas (en caso
de necesidad o duda solicitar apoyo técnico a unidad especializada).
Comprobar mercancía contra la muestra de la compra correspondiente la
cual tiene que ser idéntica a lo establecido en la contratación (en caso de
haber solicitado muestra).
Registrar el ingreso de la mercancía en el sistema interno que lleven para
llevar el control de ingreso y salida de mercancias.
Comunicar a Unidades Programáticas solicitantes que pueden proceder al
retiro de la mercancía, o en su defecto realizar la entrega de mercancías en
la oficina solicitante.
Enviar diariamente a la Proveeduría Institucional los documentos originales
recibidos: Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de
Pedido de Compra al que se relaciona estampado en la misma, para que se
incluya en el sistema SIGAF los datos de la mercancia recibida, en la
transacción de Entrada de Mercancías MIGO.
Comunicar cuando corresponda al Depto. de Control de Activos de las
Proveedurias Institucionales, para que procedan a patrimoniar los bienes
recibidos según criterio contable establecido.
Sector: Proveeduría Institucional
Puesto de: Auxiliar de Bodega


Ubicar, acomodar, empacar y codificar las mercancías en custodia hasta el
retiro por parte de las Unidades Programáticas solicitantes.
Preparar la entrega de mercancías correspondiente y llevar los controles
respectivos.
Sector: Programa Ministerial
Puesto de: Jefe del Programa



El responsable del recibir a satisfacción los bienes y servicios
correspondientes, debe de tener presente que al firmar, se responsabiliza de
que el bien o servicio recibido concurda con los términos contractuales
establecios, ejempo: cantidad, precio, especificaciones técnicas y legales. Si
procede la recepción: sella, firma, anota su nombre y número de Pedido de
compra en la factura comercial presentada por el proveedor comercial.
Solicitar y firmar documento correspondiente de la mercancía a retirar en
bodega
En aquellos casos especificos donde ingrese la mercancia directamente al
Programa, debe realizar lo siguiente.





Recibir y revisar la mercancía contra especificaciones del Pedido, Verificando:
cantidades, calidades y demás características técnicas. Comprobar mercancía
contra la muestra de la compra correspondiente la cual tiene que ser idéntica,
en los casos en que se halla solicitado muestras en la contratación ( en caso
de necesidad o duda solicitar apoyo técnico a unidad especializada).
Si procede la recepción: recibe, sella, firma, anota su nombre y número de
Pedido en la factura comercial presentada por el proveedor comercial.
Enviar a la Proveeduría Institucional los documentos originales recibidos:
Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido de
Compra al que se relaciona estampado en la misma, para que se proceda con
el registro de la entrada del material en el sistema SIGAF (MIGO). Cuando el
jefe de programa disponga de la licencia respectiva podrá realizar esta
función.
Comunicar cuando corresponda al Depto. de Control de Activos de las
Proveedurias Institucionales, para que procedan a patrimoniar los bienes
recibidos según criterio contable establecido.
En el caso de recepción de servicios y obras se debe firmar factura comercial
en señal de recibido conforme y remitirlo a la Proveeduría Institucional a
efectos de ingresar la recepción en el Sistema SIGAF, MIGO.
Sector: Proveeduría Institucional
Puesto de: Funcionario Departamento de Programación y Control


Recibir y revisar los originales del Pedido de compra, factura comercial
verificando: cantidades, calidades y demás características de conformidad a lo
indicado en el Reglamento de visado (Refrendo).
Realizar el registro de la entrada del material en el sistema SIGAF (MIGO).
Cuando el jefe de programa disponga de la licencia respectiva podrá realizar
esta función.
Sector: Proveeduría Institucional
Puesto de: Proveedor institucional

Trasladar a la Dirección Financiera los documentos originales recibidos:
Factura Comercial con sello de recibido conforme y número de Pedido y
continuar con los trámites de pago de la factura.
Sector: Dirección Financiera
Puesto de: Persona responsable
Dar continuidad al trámite de pago de la factura, verificando la misma de
conformidad al Reglamento de visado y registrándola en el Sigaf (MIRO), para su
respectivo pago.
3.b. Actividades
Describir brevemente y en forma de cuadro sinóptico las acciones a seguir, con su
secuencia de pasos, responsable y manual de procedimientos o documentación de
apoyo asociados, para la ejecución del procedimiento de referencia.
RECEPCIÓN DE MERCADERÍA, OBRAS O SERVICIOS
N°
Responsable
Paso
10
Proveedor
Comercial
20
Encargado de
Bodega de la
Proveeduría
Acción
Transacción Documentos
de Referencia
Asociados
SIGAF
Entregar los bienes, obras y/o No aplica
Reglamento
servicios solicitados en el
de Visado.
Pedido por la Proveeduría
Institucional en el lugar
pactado
las
bodegas
indicadas, adjuntando los
documentos
originales
correspondientes: el Pedido y
la Factura Comercial de
acuerdo a lo establecido en el
pedido
Presentar
documentación
para
la
entrega
de
mercancias de conformidad al
Reglamento de visado.
Recibir y revisar mercancia
contra las especificaciones
del
Pedido,
verificando: No aplica
cantidades,
calidades
y
demás
características
técnicas
(en
caso
de
necesidad o duda solicitar
apoyo técnico a unidad
especializada).
Comprobar
mercancía contra la muestra
de la compra correspondiente
la cual tiene que ser idéntica
a lo establecido
en la
contratación (en caso de
haber solicitado muestra). Si
procede la recepción: sella,
firma, anota su nombre y
número de Pedido en la
factura comercial presentada
por el proveedor comercial.
Registrar el ingreso de la
mercancía
en el sistema
interno que lleven para llevar
el control de ingreso y salida
de mercancias.
Comunicar
a
Unidades
Programáticas
solicitantes
que pueden proceder al retiro
de la mercancía, o en su
defecto realizar la entrega de
mercancías en la oficina
solicitante.
Enviar diariamente a la
Proveeduría Institucional los
documentos
originales
recibidos: Factura Comercial
con
sello
de
recibido
conforme y número de
Pedido de Compra al que se
relaciona estampado en la
misma, para que se incluya
en el sistema SIGAF los
datos de la mercancia
recibida, en la transacción de
Entrada de Mercancías.
30
Auxiliar
Bodega
Comunicar
cuando
corresponda al Depto. de
Control de Activos de las
Proveedurias Institucionales,
para
que
procedan
a
patrimoniar
los
bienes
recibidos
según
criterio
contable establecido.
de Ubicar, acomodar, empacar y
codificar las mercancías en No aplica
custodia hasta el retiro por
parte de las Unidades
Programáticas solicitantes.
Preparar la entrega de
mercancías correspondiente y
40
Jefe
Programa
llevar
los
controles
respectivos.
de El responsable del recibir a No aplica
satisfacción los bienes y
servicios
correspondientes,
debe de tener presente que al
firmar, se responsabiliza de
que el bien o servicio recibido
concurda con los términos
contractuales
establecios,
ejempo: cantidad, precio,
especificaciones técnicas y
legales.
Si
procede
la
recepción: sella, firma, anota
su nombre y número de
Pedido de compra en la
factura comercial presentada
por el proveedor comercial.
Solicitar y firmar documento
correspondiente
de
la
mercancía
a
retirar
en
bodega.
En aquellos casos especificos
donde ingrese la mercancia
directamente al Programa,
debe realizar lo siguiente:
Recibir y revisar la mercancía
Contra especificaciones del
Pedido,
verificando:
cantidades,
calidades
y
demás
características
técnicas.
Comprobar
mercancía contra la muestra
de la compra correspondiente
la cual tiene que ser idéntica,
en los casos en que se halla
solicitado muestras en la
contratación ( en caso de
necesidad o duda solicitar
apoyo técnico a unidad
especializada).
Si
procede
la
recepción:
recibe, sella, firma, anota su
nombre y número de Pedido
en la factura comercial
presentada por el proveedor
comercial.
Enviar a la Proveeduría
Institucional los documentos
originales recibidos: Factura
Comercial con sello de
recibido conforme y número
de Pedido de Compra al que
se relaciona estampado en la
misma, para que se proceda
con el registro de la entrada
del material en el sistema
SIGAF (MIGO). Cuando el
jefe de programa disponga de
la licencia respectiva podrá
realizar esta función.
Comunicar
cuando
corresponda al Depto. de
Control de Activos de las
Proveedurias Institucionales ,
para
que
procedan
a
patrimoniar
los
bienes
recibidos
según
criterio
contable establecido.
50
En el caso de recepción de
servicios y obras se debe
firmar factura comercial en
señal de recibido conforme y
remitirlo a la Proveeduría
Institucional a efectos de
ingresar la recepción en el
Sistema SIGAF, MIGO.
Funcionario
Recibir y revisar los originales MIGO
del
del Pedido de compra,
Departamento factura comercial verificando:
de
cantidades,
calidades
y
Programación demás características de
y Control
conformidad a lo indicado en
el Reglamento de visado
DGABCA201-04
y
CCAF-012-06
(Refrendo).
60
Proveedor
Institucional
70
Personal
Responsable
Dirección
Financiera.
Realizar
el registro de la
entrada del material en el
sistema
SIGAF
(MIGO).
Cuando el jefe de programa
disponga de la licencia
respectiva podrá realizar esta
función.
Trasladar a la Dirección No aplica
Financiera los documentos
originales recibidos: Factura
Comercial con sello de
recibido conforme y número
de Pedido ( y continuar con
los trámites de pago de la
factura).
Dar continuidad al trámite de MIRO
pago de la factura, verificando
la misma de conformidad al
Reglamento de visado y
registrándola en el Sigaf
(MIRO), para su respectivo
pago.
Fin de Procedimiento.
Revisado por:
Licda. Flor Gómez Torres
Segunda verificación (30-07-08)
Reglamento
de Visado.
VB° Licda. Ericka Solis Acosta
Directora Normas y Procedimientos