funciones auxiliar de inventarios

GUÍA OPERATIVA DE TRABAJO
SUBPROCESO DE INVENTARIOS
2009
VERSIÓN No. 01
Universidad Industrial de Santander
Bucaramanga, Diciembre 2009
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 2
GENERAR ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL PAGO DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS
DE LA UNIVERSIDAD (SIF) ........................................................................................................ 2
DAR CUMPLIMIENTO A LAS ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL PAGO DE LAS
PÓLIZAS DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD (SIF) .............................................................. 11
PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRUEBAS SELECTIVAS ............................................ 15
VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE MARCACIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS ................... 17
MARCACION DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES ................................................ 19
REVISIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS .................................................................................. 25
BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES ............................................................. 28
TRASLADOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES.................................................. 29
BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES ............................................................. 38
REGISTRO DE PROVEEDORES EN EL SIF .............................................................................. 45
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA A LA SECCIÓN DE TESORERÍA ................................ 49
1
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
1.
INTRODUCCIÓN
La División Financiera es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Administrativa cuyo objetivo
es administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad mediante la ejecución de
las políticas institucionales y normas fiscales, creando mecanismos de proyección y desarrollo
económico general.
La División Financiera está constituida por las Secciones de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad y
el Grupo de Inventarios. Adicionalmente se cuenta con profesionales a cargo del programa de
Estampilla Pro-UIS, de Cartera y de Importaciones. Las áreas de Liquidaciones y Pasajes están
adscritas a la Sección de Tesorería
El presente documento tiene como objetivo brindar a los funcionarios una herramienta que
describe detalladamente las actividades desarrolladas al interior de cada uno de los subprocesos
(Presupuesto, Tesorería, Inventarios, Contabilidad y áreas de apoyo), la cual contempla la
descripción detallada de las actividades y los pantallazos del SIF.
A continuación se presenta la Guía Operativa de Trabajo del Subproceso de Inventarios, encargado
de asegurar que la administración de los inventarios se realice de manera transparente y oportuna,
y coordinar la gestión de las pólizas de seguros de los bienes de la Universidad.
2.
GENERAR ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL PAGO DE LAS
PÓLIZAS DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD (SIF)
Una vez se cuente con la cotización y/o la copia de la póliza, se procede a generar la orden de pago
en el sistema de información Financiero:
Se digitan el login y el password
Sistema de Información Financiero
Secretaria Unidad o proyecto
Manejo de Egresos
Contratación
Orden de Pago Manual
Generar y consultar Generar o consultar (lo que se requiera)
Se va diligenciando la información que la mascara va solicitando
2
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
 Secretaria Unidad o proyecto
 Manejo de Egresos
3
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
 Contratación
 Orden de pago Manual
4
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
 Generar y Consultar
 Generar
5
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
 Encabezado
 Posteriormente se procede a digitar la información relacionada con :
Unidad solicitante: (3140) correspondiente a la División Financiera
Total del contrato: Se registra el valor total de la póliza incluido el IVA
Antes que el sistema permita registrar los datos relacionados con el proveedor, aparecerá una
mascara en la que se requiere alimentar la información relacionada con los motivos de selección
del proveedor actual de seguros.
6
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS


F2
ESC
A continuación se describen los diferentes motivos por los cuales se escogió el proveedor actual

Se selecciona uno de ellos (s)

Observaciones: Este campo hace referencia a los motivos por los cuales se eligió el
proveedor actual.

Enter

ESC

Se procede a diligenciar los campos relacionados con la información del Proveedor:
Tipo de Identificación: 2 Correspondiente a Nit
Número de Nit:
Fecha de Inicio; Póliza (Vigencia)
7
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Fecha de Finalización: Póliza (Vigencia)
Objeto del Contrato

Damos Enter

Incluir detalle
8
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS


F2
Servicios
Posteriormente se procede a digitar el nombre del rubro, en este caso corresponde a Seguros, y
se escribe de la siguiente forma: *Seguros* y ESC


Seleccionar
ESC
9
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
En la siguiente mascara se debe diligenciar la información relacionada con los valores de la póliza,
teniendo en cuenta el valor unitario, el IVA y el valor total a cancelar, que vienen relacionados en la
póliza. Cuando se trate de SOAT o de pólizas de vida, no incluye el valor del IVA.
Enter
Se registra el número del CDP y se procede a grabar la orden de pago.
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3.
DAR CUMPLIMIENTO A LAS ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL
PAGO DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD (SIF)
Una vez se tenga la cuenta de cobro se procede a dar el cumplimiento a la orden de pago,
teniendo en cuenta que la fecha de la cuenta de cobro sea posterior a la fecha en la cual se genera
la orden, de lo contrario se consideraría como un hecho cumplido. En el caso de SOAT debe
llevar copia del mismo
Se digitan el login y el password
Sistema de Información Financiero
Secretaria Unidad o proyecto
Manejo de Egresos
Contratación
Orden de Pago Manual
Cumplimiento
Una vez dado el cumplimiento, se imprimen dos (2) órdenes y se organiza con la póliza o copia del
SOAT en caso de requerirlo y la cuenta de cobro.
Las órdenes son firmadas por el Ordenador del Gasto y una es envidada a la Sección de
Presupuesto y la otra queda como copia en el archivo de Inventarios.

Sistema de Información Financiero / Secretaria Unidad o Proyecto
11
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Manejo de Egresos

Contratación
12
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Orden de Pago Manual

Cumplimiento


Se digita el número de la orden de pago que ha sido generada con anterioridad
Se relaciona el número de la factura o cuenta de cobro y la fecha de la misma
13
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Guardar

Para realizar la impresión de la orden de pago manual, se ingresa a la mascara en
donde se generó la orden de pago.

En la opción consultar se registra el número de la orden de pago.

Imprimir orden (original y una copia)

La orden es firmada por el Ordenador del Gasto
14
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Se envía a la Sección de Presupuesto junto con la factura o cuenta de Cobro original
y copia de la póliza o del SOAT.

Para anular una Orden de Pago Manual
Si la orden de pago manual tiene descuentos, debe informarse a la Sección de Presupuesto para que
sean eliminados y proceder a anularla.de la siguiente manera:
Sistema de Información Financiero
Secretaria UAA o proyecto
Manejo de Egresos
Contratación
Orden de pago manual
Anulación orden de pago Manual
Generada
Cumplida
Se selecciona el estado en el que se encuentra la orden, si se encuentra generada o ya tiene
cumplimiento, se da la opción de anular y se escribe el motivo por el cual se esta anulando. Enter
Esc.
4. PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRUEBAS SELECTIVAS
Teniendo en cuenta los diferentes criterios establecidos en el procedimiento de Inventario
Físico, en cuanto a la realización de las pruebas selectivas, se eligen los funcionarios a los
cuales se va a realizar la prueba.








Se elabora el cronograma mensual por UAA
Posteriormente se envía Memorando dirigido al Jefe de la UAA, a la cual se le va
realizar dicha prueba, especificando la semana en la cual se va a llevar a cabo
Teniendo en cuanta los funcionarios a realizarles la prueba, se escogen a los
elementos a verificar
Se imprime el listado con los elementos seleccionados para la prueba
Posteriormente se procede a diligenciar el formato de pruebas selectivas que se a
descargado de la intranet, registrando el nombre de la UAA, Nombre del
funcionario responsable de los elementos, Ciudad y fecha y documento de
identificación en la parte superior del formato
Luego se relacionan en el formato cada uno de los elementos a verificar y se
imprime
Se entregan al funcionario encargado de realizarlas
Se procede a realizar la prueba, verificando la existencia, estado y marcación de
cada uno de los elementos.
15
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS


En caso que algún elemento se encuentre en la División de Mantenimiento
Tecnológico, debe solicitarse copia del soporte en el cual certifica que el elemento
se encuentra allí.
En caso que en el momento de realizar la prueba se encuentren faltantes se darán
3 días de espera para la ubicación de los mismos, de lo contrario se procederá a
realizar la respectiva investigación Administrativa.
16
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
5. VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE MARCACIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS
Dentro de los primeros días de cada mes, se verifica en el sistema cuales elementos fueron
marcados en el mes anterior
Sistema de Información Financiero
Analista de Inventarios
Manejo de Inventarios
Consultas
Números de Inventario
Consultar: en esta mascara me ubico en No serial y digito (*), posteriormente bajo
hasta la fecha de salida de almacén y aquí escribo el periodo el cual quiero
consultar, separado por dos puntos. Ejemplo: 01012009: 01312009 Enter ESC, allí la
máscara muestra los elementos que fueron marcados en el periodo determinado
Listar
Enviar Correo
Cuando se abra el archivo se debe pasar a Excel para posteriormente imprimirlo y
archivarlo como soporte de la marcación realzada
 Sistema de Información Financiero/ Analista de Inventarios
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GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
 Manejo de inventarios/ Inv consultas/ Números de inventario
 Consultar
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GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
6. MARCACION DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES
Mensualmente se imprimen los listados de los elementos devolutivos mayores que han sido
adquiridos por la Universidad de la siguiente forma:

Sistema de Información Financiero / Analista de Inventarios

Manejo de Inventarios
19
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Reportes

Devolutivos Mayores
20
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Personales

Por personas entre fechas
21
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Se especifican las fechas entre las cuales se quiere relacionar el listado y ESC

Se realiza la impresión de los sticker y se efectúa el proceso de marcación.
Una vez realizada la marcación de los elementos, se procede a ingresar la serie, en el caso de
elementos que la contengan, de lo contrario, se ingresa el estado de marcado.
22
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
7.
INGRESO DE ELEMENTOS
Sistema de Información Financiero
Analista de Inventarios
Elementos
Subtipo de elementos
Consultar

Sistema de Información Financiero/ Analista de Inventarios

Elementos
23
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Subtipo de elementos

Consultar
Se verifica si el elemento ya ha sido creado, de lo contrario se procede a crearlo con la opción
Incluir y la tecla TAB, se digita el número y el nombre del elemento que se va a crear ESC.
24
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
8.
REVISIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS
Sistema de Información Financiero
Analista de Inventarios
Manejo de Inventarios
Consultas
Número de inventario
Consultar

Sistema de Información Financiero/ Analista de Inventarios
25
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Manejo de Inventarios

Consultas
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GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Número de inventario

Consultar
27
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
9. BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES
Una vez se reciba el memorando que se ha recibido con anterioridad en la bodega, en donde se
solicita la baja de algún o algunos elementos, se procede a incluirlo en el código de bajas de la
siguiente manera:
Sistema de Información financiero
Analista de Inventarios
Manejo de inventarios
Bajas
Elementos devolutivos mayores (Dos veces)
Incluir: En esta mascara se digita el numero de inventario que viene relacionado en el memorando y
ESC.

Razón de la baja: si se desconoce el código del motivo por el cual el elemento se da baja, se
oprime F2 y allí se muestran los diferentes motivos: 1 Obsolescencia 2 Deterioro, 3. Perdida, 4.
Robo 5. Dación de pago.
Se selecciona la razón de la baja Enter ESC
28
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Consultar: en esta parte de la mascara, se puede tener acceso a las bajas que se han
realizado en un periodo determinado

Borre físico: se utiliza cuando existe la resolución de aceptación de baja y se necesita retirar
de los inventarios

Informe: Se tiene en cuenta desde la fecha de la última baja a la fecha que se requiere ESC.
La fecha de autorización de be ser < a la fecha actual.
10.
TRASLADOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES
Antes de iniciarse la actividad del traslado se debe consultar la cantidad de unidades que tiene el
número a trasladar y se constata cuantos números se van a trasladar
Se ingresa al Sistema de Información Financiero con el login y el password.
Sistema Financiero
Clave
Analista de Inventarios
Manejo de Inventarios
Consultas
Devolutivos menores
Se escribe el número consecutivo. En el caso que tenga mas de un elemento debe ubicarse en
la cantidad y dar el número de elementos con los que se queda (del total que tenia se restan las
cantidades que se van a dar de baja ) y ESC.
Para trasladar de menores a consumo a mayores ó a intangibles
Manejo de Inventarios
Consultas
Menores
Número – trasladar (T)
29
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Manejo de inventarios/ consultas

Devolutivos Menores
30
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Trasladar: Se debe digitar el número que se va a trasladar y posteriormente se da la opción
de traslado.
Posteriormente se digitan las claves correspondientes y la razón por la cual se realiza el traslado y
se continua con las preguntas que aparecen en la máscara.
31
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Para trasladar de software a libros ó de libros a software
Manejo de Inventarios
Consultar
Intangibles

Manejo de Inventarios/ consultar

Elementos Intangibles
32
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Posteriormente se digita el número del elemento y se da la opción de trasladar, se diligencia el
espacio con el código , la clave, el motivo del traslado, I (Intangibles) – Selecciono y por ultimo sí
Se digitan la identificación del usuario, la clave de autorización y el motivo o razón del traslado
Para trasladar de consumo a devolutivos menores o intangibles
Manejo de Inventarios
Consultas
Elementos de Consumo
Ingreso el número
Traslado (T)
33
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Manejo de Inventarios/consultas

Elementos de Consumo
Posteriormente se digita el número del elemento y se da la opción de trasladar
Se digitan las claves correspondientes y el motivo del traslado.
34
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Para pedir listado de todos los traslados efectuados de menores a mayores a intangibles o a
consumo
Manejo de Inventarios
Reportes
Menores
Traslados
Consultas
Se digita la fecha en los dos (2) espacios, ESC y se espera a que salga el listado

Manejo de inventarios/ Reportes/ Devolutivos menores
35
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Traslados

Consultar: Para consultar los traslados efectuados en un periodo determinado, se registra la
fecha en los espacios respectivos y ESC.
36
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Para retirar números de elementos que se han robado y hay la resolución:
El elemento debe encontrarse en bajas, se ubica en la mascara de bajas, se da la opción borre físico,
la mascara se completa ingresando el número de la resolución.

Para solicitar el listado de bajas totales
Manejo de inventarios
Bajas
Menores o intangibles
Informe
Se diligencia la mascara con los datos requeridos ESC, ubicar el cursor al final de la mascara (fecha
borre físico), luego el signo igual (=) y se sube un espacio hasta la fecha de autorización

Para pedir listado de todos los traslados efectuados
De menores a mayores, a intangibles o a consumo
Manejo de Inventarios
Reportes
Devolutivos menores
Traslados
Consultas
Se digita la fecha en los dos espacios que aparecen y ESC, posteriormente aparecerá el listado con
la relación de traslados realizados en determinado periodo.

Para consultar una salida de almacén
Sistema de información Financiero
Almacenista de inventarios
Consultar
Contratación
Comprobantes de entrada y salida de almacén
Consultar
Se puede dar la
orden de compra o
la factura de venta,
Esc y da la salida
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GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
11. BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES
Una vez se ha recibido el memorando en el cual se solicita la baja de algún o algunos elementos
menores, se procede a incluirlo en el código de bajas de la siguiente manera:
Sistema de Información Financiero
Analista de inventarios
Manejo de Inventarios
Bajas
Elementos devolutivos menores
Incluir : Se digita el número consecutivo que viene relacionado en el memorando y ESC

Razón de la baja: si se desconoce el código del motivo por el cual el elemento se da baja, se
oprime F2 y allí se muestran los diferentes motivos: 1 Obsolescencia 2 Deterioro, 3. Perdida, 4.
Robo (cuando es este el motivo debe diligenciarse el formato para generar la aceptación de la baja).
5. Dación de pago.
Se selecciona la razón de la baja Enter ESC

Consultar: en esta parte de la mascara, se puede tener acceso a las bajas que se han
realizado en un periodo determinado
38
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Borre físico: se utiliza cuando existe la resolución de aceptación de baja y se necesita retirar
de los inventarios

Informe: Se tiene en cuenta desde la fecha de la última baja a la fecha que se requiere ESC.
La fecha de autorización de be ser < a la fecha actual.

Para solicitar el listado de bajas totales

Manejo de Inventarios
39
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Elementos devolutivos menores

Informe
40
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Se procede a digitar los espacios que pide la mascara y ESC

Se ubica el cursor en fecha borre físico

Sube hasta la fecha de autorización, se digita el signo < y la fecha siguiente al día actual y
ESC.
41
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Listar

Para retirar las bajas por resolución: Manejo de Inventarios/bajas/Devolutivos
menores/borre físico. Se digita el número y la fecha de la resolución y ESC.
42
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Posteriormente se ubica el cursor en fecha borre físico y se escribe el signo = y ESC

En la parte inferior de la mascara aparece una pregunta si se desean eliminar los elementos
(Debe verificarse que la cantidad que aparece en la mascara sea igual a la del listado). Se da S y ESC.
Para el informe mensual a la Sección de contabilidad se tiene en cuenta el valor de compra.
Para revisar la cuenta del mes
Se debe empezar a revisar desde lo que está en consumo Sistema de Información Financiero
Analista de Inventarios
Elementos devolutivos menores
Menores de consumo
Desde el primer día del mes va trasladando a menores o a mayores según el caso. Aunque se haya
revisado por días es necesario volver a revisar desde el principio (en los últimos días del mes
revisado), porque aparecen compras que no había inicialmente.
En el primer día del mes se imprimen los listados
Sistema Financiero
Analista de Inventarios
Reportes
Elementos menores de control
Esc
43
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Se solicita desde el primer al último día del mes Esc – listar. Igualmente con elementos menores
de consumo. Se piden listados de traslados teniendo en cuenta la fecha de corte del mes anterior
hasta el primer día que se está listando. Igualmente se hace con intangibles.
Los listados que deben solicitarse para el cuadre son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Reporte menores de control
Reporte menores de consumo
Reporte Intangibles
Reporte traslados menores de consumo
Reporte traslados menores
Reporte traslados intangibles
El reporte se realiza de la siguiente manera:
Sistema de Información Financiero
Analista de Inventarios
Manejo de Inventarios
Reportes
Devolutivos menores
Inventario final
Sobre estos totales debe quedar cuadrada la cuenta para pasar a Contabilidad.
Entrega anual de inventarios a las UAA
Se envían los listados actualizados del personal de planta de la Universidad, clasificados por centro
de costo, de la siguiente manera:
Se emiten los listados de elementos devolutivos mayores, menores e intangibles
Para Elementos Devolutivos Mayores
Manejo de inventarios
Reportes
Devolutivos Mayores
Personales
Globales por fecha
Firmas personal unidad – Enter
Aparecerá la mascara solicitando las fechas ( cuando este el cuadre a Dic 31) Enter ( listado según
referencia ele_r209)
Se diligencia con la fecha 31de Dic/año, luego se pasa hasta número y ESC (para imprimir por
contrato)
44
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Para Elementos Devolutivos Menores
Manejo de Inventarios
Reportes
Menores
Globales por fecha
Firmas personal unidad- Enter ( listado según referencia ele_r210)
Para Intangibles
Manejo de Inventarios
Reportes
Intangibles
Globales por fecha
Firmas personal unidad – Enter ( listado según referencia ele_r211)
Posteriormente se organizan por funcionario y se anexa la circular elaborada anteriormente en
donde se informa el envío de los inventarios y se envían por correo interno.
12.
REGISTRO DE PROVEEDORES EN EL SIF

Para realizar el registro de proveedores debe contarse con el Rut del proveedor y/o el
formato de registro de proveedores de bienes y servicios que ha sido descargado con
anteriorioridad de la página web, debidamente diligenciado
Sistema de Información Financiero
Control morosos del estado
Proveedores
Incluir
Se procede a diligenciar cada uno de los campos que la mascara solicita tales como
Tipo de Documento: 1 Cédula de Ciudadanía
2 Nit
3 Cédula de Extranjería
4 Tarjeta de Identidad
Número de documento de identificación
Nombre de la persona o empresa en caso que sea persona jurídica
Nombre de representante legal
Municipio
45
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Dirección
Teléfono
Correo
Enter ESC y guardar
Sistema de Información Financiero

Control Morosos del estado
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GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS

Proveedores

Incluir
47
GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
Para registrar la información del RUT:
Sistema de Información Financiero
Control morosos del estado
RUT proveedores
Incluir
Se procede a diligenciar la información correspondiente en cada uno de los campos. Enter- ESC
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GUÍA OPERATIVA SUBPROCESO DE INVENTARIOS
13.
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA A LA SECCIÓN DE TESORERÍA
Las órdenes de compra deben ir acompañadas de los siguientes documentos:
Orden de compra (original y dos copias)
Factura de venta
Salida de almacén (cuando son elementos mayores o menores, la salida debe venir firmada por la
persona que va a asumir la responsabilidad del elemento en el inventario)
Aportes Parafiscales
Las órdenes de compra llegan a la Sección de Presupuesto, se revisan y son enviadas al Grupo de
Inventarios, se revisa que venga la orden original y 2 copias, se reciben y se separan (las originales
van para la sección de tesorería).
Se registran en el sistema de información financiero de la siguiente forma:
Sistema de información financiero
Almacenista de inventarios
Registro de cuentas de inventarios
Registro inventarios
En el registro de inventarios se incluyen las órdenes que envió la Sección de Presupuesto, se revisan
y si esta todo en orden se envían a la Sección de Tesorería
En el caso que alguna orden sea devuelta por la Sección de Tesorería, se registra y se realza la
devolución a la Sección de Presupuesto.
49