instructivo: marcar bienes devolutivos

Código: U-IN-12.003.001
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: MARCAR BIENES DEVOLUTIVOS
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES
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INSTRUCTIVO:
MARCAR BIENES DEVOLUTIVOS
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Establecer los mecanismos para marcar los bienes devolutivos de la Universidad Nacional de
Colombia.
ALCANCE: Inicia con la asignación de la placa de inventarios a un bien devolutivo específico y termina con la
marcación del mismo. Aplica para las áreas de Almacén en el Nivel de Sede, y en UNISALUD y Editorial UN.
DEFINICIONES:
1. Bien Devolutivo: Bienes muebles, inmuebles o intangibles, que no se extinguen o consumen de manera
inmediata, y que, desde el punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser
controlados.
2. Bien Inmueble: Bienes raíces, que tienen en común el estar íntimamente ligados al suelo, unidos de
modo inseparable, física o jurídicamente al terreno y que por su naturaleza no es posible trasladar o
transportar de un lugar a otro.
3. Bien Intangible: Bien inmaterial o sin apariencia física que pueda identificarse y controlarse, de cuya
utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su
medición monetaria debe ser confiable. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)
4. Bien Mueble: Bien que por su naturaleza se puede trasladar de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí
mismos, como los animales, sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas.
(cfr. Código Civil, art. 2408).
5. Placa de Inventarios: Etiqueta adhesiva que contiene el número consecutivo que permite la identificación
de un bien devolutivo en el inventario.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Los bienes devolutivos puestos al servicio de la Universidad Nacional de Colombia deben ser marcados
de acuerdo con los tipos de marcación establecidos.
3. El área de Almacén de la Sede Bogotá realiza las operaciones para la marcación de bienes devolutivos de
la Sede Bogotá, del Nivel Nacional y de Unimedios.
4. El jefe o encargado del área de Almacén tendrá la responsabilidad de custodiar y administrar las placas de
inventarios, llevar una relación de las placas anuladas, dañadas o en mal estado, así como la de gestionar
con la debida oportunidad la adquisición de nuevas etiquetas. Ver Formato administrar etiquetas
asignadas.
5. La marcación de los bienes devolutivos se debe realizar por medio de una etiqueta adhesiva que para
todos los efectos se denomina “placa de inventarios”.
6. Para efectos de seguimiento y control, los bienes devolutivos pueden ser principales o componentes, la
placa de inventarios se asigna al bien principal, el cual se constituye como aquél que tiene operación por
sí mismo; mientras que el componente necesita de un bien principal para su funcionamiento y se
constituye en un elemento que hace parte del bien principal y por tal motivo se asocia a la placa de
inventarios de éste.
7. Las Sedes deben utilizar y controlar el rango de placas asignado por el Nivel Nacional, así como llevar un
adecuado registro de las placas extraviadas, dañadas o sin utilizar.
8. El proceso de marcación descrito en este instructivo no aplica para los bienes de arte y cultura y material
bibliográfico; sin embargo a aquellos bienes destinados para la decoración de las instalaciones de la
Universidad, les será asignada la correspondiente placa de inventarios.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1.
RANGOS DE PLACAS PARA LAS SEDES
Para una mayor identificación de los bienes devolutivos de cada Sede se ha asignado un rango de
placas, así:
Sede
Medellín
Palmira
Bogotá
Manizales
Amazonía
Orinoquía
Caribe
Consecutivos asignados
0000000 – 0999999
1000000 – 1999999
2000000 – 2999999
4000000 – 4999999
5000000 – 5999999
6000000 – 6999999
7000000 – 7999999
La marcación de los bienes devolutivos debe ser realizada por medio de una etiqueta adhesiva que
para todos los efectos se denomina “placa de inventarios”, con las siguientes características y diseño:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Poliéster adhesivo acrílico A300.
Cara de impresión película de poliéster plata mate.
Liner papel Kraft blanco.
Tamaño 3.9 cm. x 2.1 cm.
Impresión por transferencia térmica.
Calibre cara de impresión 0.0025.
Calibre del adhesivo 0.0010.
Calibre del liner 0.00032.
Logo y nombre de la Universidad Nacional de Colombia.
Nombre de la Sede.
Consecutivo y su respectivo código de barras, el cual representa el número consecutivo de la
placa.
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2. TIPOS DE MARCACIÓN
Dependiendo de la clase de bien, se determina el tipo de marcación, el cual puede ser:
2.1. Marcación con Placa Adherida
Serán marcados físicamente con la adhesión de la placa de inventarios, los bienes devolutivos no
expuestos a la intemperie y que, por sus dimensiones físicas, alberguen un espacio adecuado para la
placa de inventarios; por ejemplo: muebles y enseres, equipo de comunicación y cómputo, maquinaria
y equipo de uso interior.
2.2. Marcación con Placa Asignada
Para los bienes devolutivos expuestos a la intemperie o que por su material o por sus dimensiones
físicas no alberguen un espacio adecuado para adherir la placa de inventarios, ésta se asignará y se
dejará consignada en el Ver Formato administrar etiquetas asignadas, el cual deberá reposar en la
carpeta del responsable de la tenencia y custodia del bien. Por lo tanto, se deberá enviar al área de
Inventarios junto con la salida de almacén; por ejemplo: inmuebles, terrenos, maquinaria de uso
exterior, elementos expuestos a cambios de temperatura elevados, entre otros.
Los bienes a los que se les haya asignado placa de inventarios, podrán ser marcados físicamente por
medio del proceso de grabado. Marcación que se hará colocando las letras “UN” seguidas del número
de la placa asignada, la cual tendrá el tamaño que permita la superficie del elemento, mientras sea
legible y no sobrepase un centímetro (1 cm.) de altura por letra.
El procedimiento para la grabación es el siguiente:
a. Escoger el mejor lugar para la marcación.
b. Grabar el elemento.
c. Lijar y/o limpiar el área de marcación para quitar sobrantes.
La grabación se puede hacer con los siguientes accesorios:
a) Un “Rotary Tool” de velocidad variable.
b) Una herramienta o punta grabadora usada para materiales tales como madera, metal y fibra de
vidrio, comúnmente fabricada en acero rápido.
c) Lija, bisturí y marcador indeleble
Para una mejor visibilidad de la marcación en elementos donde la superficie requiera remover pintura o
corrosión, es necesario utilizar el accesorio “grata” (brocha metálica) que permita limpiar y pulir
metales. Para limpiar superficies de madera, deberá utilizarse el accesorio piedra de pulir o “sanding
stone”
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En el caso específico de los semovientes, y debido a las prácticas académicas de marcación para los
animales, se mantendrá una asociación entre su marcación numérica específica efectuada por la
Universidad y la placa de inventarios.
3. MARCACIÓN DE LOS BIENES
3.1. Selección y limpieza del lugar para la marcación.
El principal criterio para ubicar la marcación, es encontrar una zona o lugar en el bien devolutivo que no
obstaculice la operación normal del elemento. Como segundo criterio, la marcación deberá estar
ubicada en una parte cercana a los datos de serie del equipo, siempre y cuando estos datos se
encuentren en una zona de fácil acceso visual, de lo contrario identificar el lugar más conveniente,
preferiblemente en la caras vertical izquierda hacia el frente, en la parte superior o a media altura, en
caso de bienes que midan más de 1.8 metros de altura. Es necesario ser consistente con las
marcaciones y conservar una uniformidad en la elección del lugar.
Una vez ubicado el lugar donde se va a realizar la marcación, se debe limpiar el polvo, la grasa o
cualquier otra sustancia que dificulte la marcación en la superficie. Esta limpieza se debe realizar con
un trapo humedecido en alcohol industrial que no suelte material de su tela o color. Para el caso de las
placas adheridas, la superficie debe tener unos requerimientos mínimos en cuanto a su rugosidad y
tamaño del área plana, para que pueda ser leído el código de barras, por lo que se debe tener en
cuenta:
a. No colocar la placa en esquinas, ni áreas curvas; debe colocarse en zonas planas, para poder leer
el código de barras.
b. Las placas deben adherirse a temperatura ambiente, no se recomienda aplicarlas a temperaturas
por debajo de 4 °C. Se debe tener en cuenta que el proceso de limpieza tiende a elevar la
temperatura de la superficie. Cuando las superficies están a temperaturas bajas, menores a 10 °C
(50 °F), el adhesivo se torna firme y no desarrollará su máximo contacto con la superficie. Para
obtener mayores adhesiones iniciales, haga presión con un rodillo sobre el material adherido.
c. Las placas no están recomendadas para adherir en bienes ubicados en sitios al aire libre o que
estén en permanente contacto con el medio ambiente.
d. Cuando existen máquinas o equipos que trabajan a temperaturas muy altas (por encima de 100
°C), la placa debe colocarse cerca al tablero de control, donde la temperatura no estará en estas
condiciones.
e. Una vez la placa es adherida, la zona puede limpiarse con agua y jabón, pero no se deben realizar
exposiciones muy prolongadas a detergentes o blanqueadores.
f. Cuando sea necesario adherir la placa al bien expuesto al medio ambiente, se deben aplicar
barnices o selladores translúcidos mate (no alto brillo) sobre la placa para sellar los bordes y
permitir una mayor vida útil del material.
g. Las placas que no estén siendo utilizadas deben permanecer con su “liner” o protector de papel
siliconado en condiciones normales de almacenamiento, temperatura no mayor a 22 °C, en
ambiente fresco, ventilado y con humedad relativa no mayor al 50%.
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3.2. Adhesión y fijación de la etiqueta
Con la superficie limpia y seca, desprender la etiqueta del papel protector y adherirla a la superficie
elegida del bien devolutivo. Posteriormente, con el mismo trapo para limpieza o con una parte que no
se encuentre muy sucia, ejercer presión sobre toda el área que cubre la placa.
Punto clave: La mayoría de los proveedores de etiquetas recomiendan dar un tiempo para que el
adhesivo cure y logre su mayor fuerza de fijación. Por lo tanto es prudente permitir a la etiqueta unas
horas (24 a 72 horas) de reposo y no intentar despegarla, moverla o forzarla demasiado.
Cuando una placa no pueda ser adherida correctamente o deba ser despegada por motivos tales como
mal estado de la superficie de un bien, error en el manejo de la misma o cualquier otro, se debe anular
y no intentar reutilizarla en otro bien, aún cuando parezca que todavía está en buen estado.
3.3. Grabación del número
Con la superficie limpia y seca, sostener el grabador en un ángulo ligero como se haría con un lápiz y
apoyar el brazo cómodamente. Empezar a “escribir” el número. No hacer presión fuerte hacia abajo
mientras se esté grabando. Usar un ligero toque guiando el punto de aplicación de la herramienta sobre
la superficie designada, algo más despacio de lo que normalmente se escribe.
3.4. Muestreo de calidad
Una vez realizada la marcación y de forma periódica, se aconseja hacer verificaciones del estado de
las etiquetas adheridas, las marcaciones grabadas y las hojas de identificación. Si se encuentran
marcaciones que no cumplen las condiciones mínimas, se recomienda seguir alguna de estas
acciones:
a. Reforzar la adhesión o el grabado mediante otro material.
b. Si la etiqueta o el grabado está severamente deteriorado, solicitar al área de inventarios la
aplicación de actualización y cambio de la placa.
Lo anterior permite evaluar el proceso de calidad de la marcación de los bienes, así como la calidad y
durabilidad de las etiquetas, de forma que se puedan tomar oportunamente las medidas correctivas.
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Luz Stella Godoy Liliana
Santana
Andrés Santamaría
REVISÓ
CARGO
Jefes de Sección de
Almacén e Inventarios
Coordinadora de
Almacén
Analista
CARGO
FECHA
Agosto 05 de 2010
FECHA
ELABORÓ
Versión: 0.0
Áreas de Almacén e
Inventarios o
Dependencias que
hagan sus veces en la
Universidad Nacional de
Colombia, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen.
Jefes de Almacén e
Inventarios o quienes
hagan sus veces y
servidores públicos
responsables del
procedimiento, asesoras
y contratista de la
Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa.
Agosto 31 de 2010
APROBÓ
Ángela María
González Lozada
CARGO
Gerente Nacional
Financiera y
Administrativa
FECHA
Abril 14 de 2011