valoración documental

Valoración: Proceso que se define
como el análisis de la información
desde diferentes puntos y según los
resultados de dicho análisis se
determina la utilidad o el valor del
ciclo de vida del documento y es
cuando se asigna tiempo y espacio
de conservación o eliminación.
Valoración
Primaria
Trámite
Secundaria
Concentración
Histórico
Ciclo vital de los documentos
“Etapas por las que sucesivamente atraviesan los
documentos de archivo desde que se producen
(archivo de trámite) y pasan por el archivo de
concentración, hasta que se eliminan o se conservan
en un archivo histórico”.
adabi
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
FASE ACTIVA
- De oficina
- Uso diario
FASE SEMIACTIVA
Se termina el trámite
Perdida de continuidad en la consulta
FASE INACTIVA
- Sin valor administrativo, legal o fiscal.
- Fuente de investigación histórica y
cultural.
FASES
Activa
Semiactiva
Inactiva
VALORES
Primarios
Legales o
jurídicos
Administrativos
Contables o
Fiscales
Primarios
Legales o
jurídicos
Administrativos
Contables o
Fiscales
Secundario
Evidencial
Testimonial
Informativo
USOS
USUARIOS
Institucional
Área
productora en Trámite
atención a
sus
actividades
Constante
Institucional
Área
productora
Ocasional
Social
Investigador
y público en
general
ARCHIVO
Concentració
n
Histórico
Valores del documento de archivo
Valor Primario
 Administrativo
 Legal
 Fiscal o Contable
 Técnico
Valor Secundario
 Evidencial
 Testimonial
 Informativo
Valores primarios
Valor Administrativo
 Es el que se relaciona
con el trámite, asunto
o tema por el cual se
emitió el documento.
 El valor administrativo
se encuentra en todos
los documentos
producidos
- Oficios administrativos,
personal, oficinas.
- Memorando
- trámites relacionados con
proyectos, planes, presupuestos,
contabilidad.
Valor Legal
 Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de
testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u
obligaciones legales o jurídicas.
 Registros de trámites jurídicos
Propiedad, Laborales, escrituras, bienes,
leyes, decretos, acuerdos.
Valor Fiscal o Contable
 Valor de los documentos que
sirven
de
explicación,
justificación y comprobación de
las operaciones contables y
financieras
o
sirven
de
testimonio de obligaciones
tributarias
- Impuestos,
- Ventas
- Finanzas
- Contabilidad
- Estados financieros
- Créditos hipotecarios
- Manifestación de bienes.
Valoración
secundaria:
es
la
identificación y aplicación de los usos
que los documentos tendrán para la
investigación científica y social en
todos sus campos, así como su
utilidad como fuentes de información
de carácter único o permanente.
Valores secundarios
Valor Evidencial
Documentos que adquieren
valor permanente en virtud
de derechos y obligaciones
imprescindibles
Valor Testimonial
Documentos que dan
testimonio de aspectos de la
evolución de la institución.
Valor Informativo
Documentos cuya información
es útil a la sociedad y su
aplicación a cualquier campo de
la investigación
Criterios de valoración primaria
CUAL
QUE
QUIEN
COMO
Administrativo
Determinar el plazo o El
área
tramitadora
evento para que el (unidad administrativa)
trámite con el que se
relaciona el documento
quede concluido.
Jurídico o legal
Determinar el plazo para
que los derechos u
obliga. Certificados por
el
doc.
cesen
o
prescriban.
Determinar el plazo para
que cese la necesidad de
comprobar o justificar
los gastos de los recursos
públicos.
Fiscal
Área jurídica con
validación del titular.
Mediante análisis de
los
periodos
de
trámite, frecuencia de
consulta y normas de
prescripción aplicables.
la Mediante la legislación
aplicable y los tiempos
de prescripción legal.
El
área
tramitadora
(unidad administrativa)
contabilidad, órgano de
control , finanzas etc.
Mediante
la
normatividad vigente
que
justifique
el
manejo y uso de
fondos, así como el
plazo para su utilidad
probatoria.
Criterios de valoración secundaria
CUAL
QUE
QUIEN
COMO
Evidencial
Determinar si tiene
valor permanente
en
relación
a
derechos u obliga.
Imprescriptible.
archivo
Mediante análisis
de
legislación
nacional
e
internacional
Testimonial
Determinar si da
cuenta de aspectos
de evolución de la
institución.
de
Informativo
Determinar si la
información es útil a
la sociedad o al
campo
de
investigación.
Concentración
Mediante análisis
de
documentos
que cuentan la
evolución de la
institución.
Mediante análisis
de fuentes de
investigación.