VERSIÓN 7.0 SOFTWARE PARA MANEJO Y CONTROL DE LOS GASTOS COMUNES ADMEDIF 7.0 es un software específico destinado a controlar, manejar y emitir información de gastos comunes en comunidades de edificios. Desarrollado en ambiente Windows, cuenta con cuatro menús extremadamente amigables y que contienen, detalladamente, todas las funciones que la administración moderna exige. Se le han incorporado las características señaladas en la ley, de forma de hacerlo absolutamente compatible y actual con la realidad de hoy día. PRIMER MENÚ: En este menú “Consultas” se puede acceder a las siguiente pantallas (funciones): Cuenta Corriente: Cartola: Cheques a Fecha (Egr.): Cheques a Fecha (Ing.): Indica los saldos pendiente por mes de cada unidad. Indica todos los movimientos históricos de la unidad. Detalla cheques emitidos diariamente, pasado, presente y futuro. Detalla cheques recibidos diariamente, pasado, presente y futuro. Exhibe gráficos comparativos por año y por cuenta contable Exhibe gráficos comparativos por año y por grupo de Estadística de Gastos: Estad. Gastos por Rubro: cuentas Resumen de G. Comunes: Emite listado con resumen general de los gastos comunes de la Comunidad Gastos del Mes: Indica todos los gastos del mes por cuentas, también otorga un detalle pormenorizado de cada cuenta. Provisiones del Mes: Indica los montos provisionados en el mes que no son gastos. Egresos por Rut: Emite listado por proveedor (Rut) con histórico de pagos. Control Fondo Reserva: Es una cartola para el control y manejo de los dineros recaudados por fondo de reserva. Resumen Anual Egresos: Balance anual de egresos por mes, por ítems y por cuentas. Resumen Anual Ingresos: Balance anual de Ingresos. Cambio de Comunidad: Permite cambiar en la pantalla a la comunidad con la que se está trabajando (función multi-edificio). Cambio de Sesión: Permite cambiar al usuario del sistema ya que mantiene llaves de control de acceso al mismo con claves para distintos usuarios (empleados de la oficina) y con niveles de acceso limitados a las funciones autorizadas por el administrador. Todas las pantallas descritas pueden ser impresas según lo solicite el usuario y están diseñadas con identificación clara de su contenido para que puedan ser fácilmente comprendidas por el destinatario. SEGUNDO MENÚ: En este menú “Ingresos”, se puede acceder a las siguientes pantallas (funciones): Comprobante de Ingreso: Permite el ingreso de la información de todos los valores ingresados por las unidades a los fondos de la comunidad. Comprobante de Egreso:Permite clasificar todos los egresos de valores de la comunidad, por ítems, por rubros y por cuentas determinando el porcentaje de prorrateo de cada valor egresado. Provisiones: Permite registrar los valores que deben provisionarse y que no son gastos. Saldos Iniciales: Permite incorporar los saldos iniciales de cada unidad cuando se inicializa el sistema por primera vez o bien modificar saldos directamente en la Cta. Cte. de alguna unidad. Gastos Exclusivos de la Unidad: Permite ingresar cobranzas específicas e individuales para una sola unidad, tales como multas, reparación de daños, etc. G. Exclusivos a Fondo de Reserva: Permite ingresar cobranzas específicas e individuales para una sola unidad, tales como multas, reparación de daños, pero cuyo destino es el Fdo. de Reserva. A Prorratear: Permite ingresar información global de la comunidad que se prorratea por % pero que no influye sobre el gasto del mes. Información: Permite informa valores que han sido gastos del mes pero que no deben ser prorrateados (por ejemplo los combustibles de la calefacción que sí son un gasto pero que se recupera por consumo individual de cada unidad. Servicios: Permite controlar y tabular los diversos consumos que la comunidad tenga por concepto de servicios (por ejemplo, bebidas, centro de servicios, etc.). Tipos de Consumo: Permite definir los diferentes tipos de consumo que posee la comunidad, como por ejemplo, calefacción, agua caliente, sauna, lavandería, etc. Consumo General: Permite tabular y cobrar los valores que resulten de los consumos de medidores o de fichas o vales por los diferentes conceptos señalados en Tipo de Consumo. Torres: Permite identificar diversas “Torres” o grupos independientes dentro de una misma comunidad, de forma de procesar gastos exclusivos por torre o por grupos independientes por ejemplo. Ingreso de Unidades: Permite ingresar la información de cada unidad con toda la información referente a ella, como número, propietario y sus antecedentes, arrendatarios y sus antecedentes, superficie, porcentaje de prorrateo, fecha máxima de pago de gastos comunes, seguro individual, monto y vigencia, etc. Cuentas de Gastos Tipo de Gastos Grupo de Cuentas Cuentas de Ingresos: Estas funciones permiten configurar, ampliamente, el plan de cuentas de ingresos y egresos de cada comunidad. Bancos Tabla que contiene el nombre de los Baqncos de la Plaza. UF: Permite calcular, mensualmente, el valor de la Uf. Presupuesto Fijo Mensual: Permite indicarle al sistema el valor del presupuesto fijo establecido en esa comunidad para cada mes. Seguro: Permite ingresar fechas y valores para que el sistema calcule adecuadamente el pago del seguro colectivo e individual mensualmente. Monto del Fondo de Reserva: Permite mantener una cartola con el monto del fondo de reserva mensual que ha calculado ADMEDIF 7.0. Reembolsos Varios: Permite ingresar reembolsos varios de origen no habitual en las finanzas de la comunidad. Comunas: Nombre de las Comunas necesarias para incorporar en el Maestro de Proveedores. Tipos de Documentos: Describe el tipo de documento (Fact. , Boleta, etc.) para incluir el dato en el Comprobante de Egreso. Todas las opciones del segundo menú en que sea necesario, permiten la impresión de los informes. TERCER MENÚ: En este menú “Conciliación”, se puede acceder a las siguientes pantallas (listados): Depósitos Cheques Cartola Digitación de todos los depósitos realizados para posteriormente conciliarlos. Destinado a la emisión de Cheques (Función no disponible en este Menú) Destinada a conciliar los cheques y depósitos contra la Cartola del Banco. Bancos Destinado a indicarle al sistema el o los Bancos con que trabaja la Comunidad. Saldo Banco Lo que su nombre indica para cada Banco Libro Banco Listado final de la conciliación. Listado de Cheques por Banco Listado de Cheques por fecha De Vencimiento Listados que su nombre señala. CUARTO MENÚ: En este menú “Control de Cta. Cte.”, se puede acceder a las siguientes pantallas: Cuenta corriente Proveedores Proveedores QUINTO MENÚ: Muestra la situación de deudas/pagos de cada proveedor permitiendo la actualización después de cada movimiento. Crea el maestro de Proveedores con toda la información necesaria. En este menú “Listados.”, se puede acceder a las siguientes pantallas (listados): Minuta de Gastos Comunes: Listado de Morosos: Resumen de Morosos por Mes: Cartola de Cobranza: Saldo del Edificio: Unidades para corte de luz: Unidades: Libro de Cheques Cob/Emitidos: Libro de Ingresos: Libro de Egresos: Listado de Ingresos por Ítem: Listado de Egresos por Ítem: Permite listar las Minutas de Cobranza de Gastos Comunes individuales para cada unidad con el valor correspondiente para cada una y su morosidad acumulada. Pueden listarse todas de una vez o una en particular. Pueden listarse históricamente todas las Minutas de períodos anteriores sin errores e idénticas a las originales. Permite listar los morosos a la fecha del mes en que se solicite. Entrega un listado anual con los morosos vigentes al último mes solicitado y su historia de la morosidad. Entrega un listado correlativo de cada unidad con el detalle de su deuda del mes en gastos comunes, servicios y morosidad, conteniendo un espacio para que quien recaude escriba el monto pagado, la fecha de pago y el número del cheque con que se pagó. Es un listado de control de cobranza. Entrega un detalle del saldo del edificio al último día del mes anterior, más los ingresos del mes detallados según plan de cuentas, menos los egresos del mes detallados según plan de cuentas y saldo al último día del mes en curso. Emite listado con la unidades que mantienen deudas morosas iguales o mayores a tres meses. Permite listar las unidades y sus características ordenadas por número, o por propietarios, o por arrendatarios y además un listado diseñado para controlar asistencia a Asambleas. Permite listar, en un solo listado, los ingresos y los egresos, según rangos de fecha que se le solicite. Es en realidad el Libro Diario. Entrega un saldo acumulado y una suma del mes tanto de ingresos como de egresos. Permite listar el total de ingresos por mes y año, dejando la opción de incluir o no los comprobantes faltantes. Permite listar el total de egresos por mes y año, dejando la opción de incluir o no los comprobantes faltantes. Permite listar los ingresos por cada ítem del plan de cuentas. Permite hacerlo por rangos de fechas según necesidades del usuario. Permite listar los egresos por cada ítem del plan de cuentas. Permite hacerlo por rangos de fechas según necesidades del usuario. SEXTO MENÚ: En este menú “Procesos”, se puede acceder a las siguientes pantallas (Funciones): Cálculo de Reajuste: Permite reajustar el monto de las deudas acumuladas por los copropietarios mediante al actualización de dichos valores según fluctuación de la UF. Cálculo del Interés: Permite calcular el interés mensual del deudor moroso, aplicando el porcentaje que se haya establecido en la estructura de la comunidad. Cálculo del Gasto Común: Esta función cierra el mes y permite fijar en la cuenta corriente de cada unidad los valores a cobrar del mes de proceso y dejar todos los saldos del edificio actualizados. Carta a Unidades: Permite enviar cartas o circulares a todas las unidades, personalizando su encabezamiento, pudiendo incluir nombre, dirección, teléfono, número de la unidad, arrendatario, etc. etc. es decir cualquier información que esté contenida en la base de datos del edificio y que el usuario desee incluir en la circular. Datos de la Comunidad: Permite ingresar toda la información relevante de la comunidad, nombre, dirección, rut, teléfono, etc. además permite el ingreso de todos los parámetros que la comunidad necesitará para operar adecuadamente con ADMEDIF 7.0, tales como superficie, forma de cobro del fondo de reserva, método de manejo de los gastos comunes (reembolso de gastos, cuota fija, etc) y otros de vital importancia. Acerca de Copropiedad: Información sobre ADMEDIF 7.0. Ley de Copropiedad: Contiene la Ley 19.537, su Reglamento y la Resolución 489 de la SEC, con un motor de búsqueda que hace fácil encontrar la materia requerida. Usuarios: Permite incorporar a varios usuarios con claves personales para cada uno de ellos y con posibilidades de limitar el acceso a una o más funciones a cada uno de ellos dependiendo del nivel de acceso que se le desee permitir. Transacciones: Es un listado auditor que graba TODAS las acciones que se han realizado en el sistema indicando la comunidad, el usuario, la fecha, hora, función, acción e identificación del documento que ha sido intervenido. De esta forma es posible determinar cualquier intervención en la información, señalando quién, cuando, a qué hora y qué fue lo que hizo, permitiendo circunscribir el error o la intervención con exactitud. Este listado, además de ser imprimible, cuenta con filtros para acotar la información que se busca. Configuración del Cheque Pantalla que permite configurara, totalmente, la emisión del cheque para que sea impreso conjuntamente con el comprobante de Egreso. También existe una opción que permite imprimirlo en otra impresora. SÉPTIMO MENÚ: Este menú permite llevar una detallada bitácora de cada contrato de mantención, con indicación pormenorizada de los trabajos realizados y los valores cancelados. IMPORTANTE: Todas las funciones descritas esquematizadamente en este resumen, no muestran toda la potencialidad que ADMEDIF 7.0 posee, sobretodo cuando es posible combinar una o más funciones para obtener otros requerimientos que, en el caso de algunas comunidades, son especiales. Lo que sí debe quedar claro es que, cuando comience a utilizar ADMEDIF 7.0, podrá comprender cuanto trabajo de más estaba asumiendo hasta hoy. Con nuestro software, todo su trabajo se limitará a ingresar los comprobantes de ingreso y egreso y alguna otra información adicional como por ejemplo, las lecturas de los medidores del agua caliente o de la calefacción, el resto del trabajo, absolutamente todo el resto corre por cuenta de ADMEDIF 7.0. Aproveche esta oportunidad de modernización y sorprenda a sus administrados. LISTADOS: La totalidad de los listados emitidos por Admedif 7.0 en adelante, pueden ser exportados a voluntad tanto a PDF como a Excell, con lo que pueden crearse nuevos listados a partir de estas opciones.