Ejecución del Proyecto

Objetivos Generales
 Comprender las bases para ejecutar el proyecto al:
 Seguir el plan del Proyecto.
 Integrar al equipo y distribuir efectivamente la información
 Asegurar la calidad
 Administrar concursos, cotizaciones y contratos.
Ejecución
Inicio
Planeación
Control
Ejecución
Cierre
Introducción
 En la primera fase se estableció la misión a seguir, documentada en el
Charter y en la segunda fase se desarrolló el Plan del Proyecto que establece
las estrategias para lograr los objetivos integrados en nuestra misión.
 En esta fase se presenta la ejecución que comienza durante el desarrollo de
la planeación.
 La ejecución comienza durante el desarrollo del Plan de l Proyecto, al
seleccionar a los proveedores, administrar sus contratos, asegurar la
calidad, integrar al equipo y distribuir la información de a cuerdo con los
criterios prestablecidos en el Plan de Proyecto.
 Si al empezar la ejecución hemos previsto las estrategias del proyecto
tomando en cuenta las nueve áreas del Plan de Proyecto, logramos un
sentido de dirección y seguridad hacia el logro de los objetivos.
Nivel de actividad
Gráfica de los 5 procesos fundamentales de la
APP
Inicio
Tiempo
Término
Herramientas del Plan de Proyecto que apoyan la
 WBS
Ejecución
1. ALCANCE

 Matriz de
abastecimiento
Matriz de administración
de Riesgos
7. RIESGOS


Análisis de Precedentes
Listas de Verificación
8. ABASTECIMIENTO
4.
CALIDAD
4.
CALIDAD

4.
CALIDAD
3. COSTO 
2. TIEMPO

Programa del Proyecto
5. R.H.


Diagrama organizacional
Matriz de Roles y
funciones
Presupuestos Base
Programa de
Erogaciones
6. COMUNICACION


Matriz de comunicación
Calendario de Eventos
Herramientas
Comunicación
Rec.
Humanos
Alcance
A
Herramienta
¿Cómo servirá durante la Ejecución?
•
•
 WBS
•
Para identificar todo el trabajo por ejecutar
Al momento de ejecutar dar seguimiento a la estructura para
confirmar el Alcance realizado.
En caso de ajuste al alcance, estos deberán ser registrados para
actualizar el WBS.
 Diagrama
organizacional y
Matriz de Roles y
funciones
•
Para coordinar e integrar a los miembros del equipo, tanto interno
como externo.
 Matriz
de
Comunicación
•
Para distribuir la información del proyecto en pro de una
comunicación efectiva.
 Calendario
Eventos
•
Para programar las actividades, reuniones, pagos y otros eventos
periódicos no incluidos en el programa.
de
Herramientas
Tiempo
A
Herramienta
 Programa
Proyecto
¿Cómo servirá durante la Ejecución?
del
•
•
•
 Presupuesto
Base
Calidad
Costo
•
Nos permitirá saber cuándo iniciar y terminar cada uno de los
entregables, así como las tareas requeridas para terminar el
proyecto a tiempo.
Asimismo, nos servirá como referencia antes de contratar los
trabajos y durante la ejecución de éstos
Para conocer el monto presupuestal asignado a cada entregable y
asegurar antes de contratar, el apego al presupuesto.
Una vez contratados, nos permitirá monitorear el desempeño del
proyecto en función de los costos.
 Programa
erogaciones
de
•
Para programar los recursos financieros durante la ejecución del
proyecto.
 Análisis
precedentes
de
•
Para conocer el estándar de calidad esperado, así como sus
criterios de aceptación.
 Listas
verificación
de
•
Para guiar efectivamente las inspecciones, asegurando la calidad
del proyecto, desde el principio hasta el término de la ejecución
Herramientas
Abastecimiento
Riesgos
A
Herramienta
¿Cómo servirá durante la Ejecución?
 Matriz
de
administración
de riesgos
•
 Matriz
de
abastecimiento
•
•
Para confirmar los riesgos previstos y dar seguimiento a las
acciones establecidas en esta matriz.
Para identificar, cuantificar y responder periódicamente a las
situaciones de riesgo que detectemos a lo largo del proyecto.
Como base para administrar los concursos, cotizaciones y
contratos.
Herramientas adicionales
Áreas
Herramienta para facilitar la Ejecución
 Herramientas para la
Integración del
Equipo y Efectividad
en la Comunicación
• Se presentan 6 herramientas para la integración del
equipo y efectividad en la comunicación.
 Herramientas para la
Administración de
Abastecimiento
•
•
•
•
Administración de concursos y cotizaciones
Matriz de Evaluación de Alternativas
Estado de cuenta del Contrato
Requisiciones de Pago a Proveedores
Integración de Equipos, Comunicación y
Distribución de la Información
 Durante la planeación de recursos humanos el Gerente del Proyecto, con el
apoyo del Patrocinador, identifica el equipo humano tanto interno como
externo requerido para ejecutar todos los trabajos incluidos en el WBS.
 El trabajo de los miembros del equipo ejecutor es esencial para el éxito del
proyecto.
 El Gerente actuará como integrador liderando los esfuerzos de todos sus
colaboradores.
 Los miembros del equipo comúnmente formulan supuestos incorrectos
acerca del avance de quienes dependen y se sorprenden cuando no reciben
la información según el programa.
 El Gerente debe lograr la coordinación adecuada entre los participantes,
especialmente en actividades interdependientes.
Aseguramiento de la Calidad
 Implica evaluar regularmente el desempeño del proyecto, para así generar
confianza sobre la satisfacción de los estándares de la calidad más
relevantes.
 Es imperativo diferenciar dos conceptos:
 Control de Calidad: medición, prueba y acción correctiva como parte del proceso de
Aseguramiento de Calidad.
 Aseguramiento de Calidad: se incluye todo el proceso, desde el concepto hasta la entrega
del bien o servicio
Aseguramiento de Calidad
 En la etapa de planeación se definieron los criterios de relevantes con el
apoyo del Diagrama Causa – Efecto y la Lista de Verificación del proceso,
para monitorear su desempeño.
 Durante la ejecución se revisa este proceso, confirmando los siguientes
puntos:
 Que el diseño esté correcto
 Que la selección del proveedor sea la adecuada
 Que los materiales y la mano de obra sean los acordados en la selección del proveedor
 Que las herramientas y equipos sean los convenientes
 Que el procedimiento sea el requerido
 Que se ejecuten las muestras físicas comparando con los estándares de calidad relevantes
establecidos en el plan de calidad.
Administración de Concursos y Cotizaciones
OBJETIVOS
 Concursar competitivamente obteniendo los mejores precios por el mayor
valor.
 Establecer un sólido principio para el desarrollo de relaciones a largo plazo.
 Lograr el manejo profesional, oportuno, transparente y ético de la
licitaciones y contrataciones, generando confianza y orden ante el ámbito
laboral y profesional
 Debemos confirmar que las empresas seleccionadas integren en sus
propuestas todo el Alcance requerido, conscientes de los criterios de
aceptación y restricciones estipuladas.
 El objetivo es lograr relaciones ganar / ganar donde el proveedor
proporcione un servicio de calidad a un precio competitivo.
Proceso para concursas los trabajos.
Aclaraciones con
copia a todos
Definir el perfil de la empresas por
invitar con base en el paquete
Definir el
paquete de
concurso
no
Ajustes al
Alcance
sí
Preselección
de empresas
concursantes
Convocar a
las empresas
concursantes
Las empresas
preparan sus
propuestas
Análisis de
propuestas
Apertura de
propuestas
en comité
Recibir las
propuestas
(confidencial)
Apego a
presupuesto
y programa
sí
Re cotización
con finalistas
Selección y
negociación
de contrato
Contrato confirmado,
fianzas y anticipo
Dudas
no
Matriz de Evaluación de Alternativas

Sirve para seleccionar proveedores, por medio de criterios cuantitativos. Además de
sus múltiples aplicaciones, esta herramienta nos sirve para decidir cuál es la mejor
empresa antes de contratar.
Para qué sirve
Qué incluye
Como desarrollarla
Cuando utilizarla
• Ayuda a seleccionar entre varias opciones la mejor alternativa de acuerdo con criterios
cuantitativos.
• Criterios de Evaluación
• Alternativas
• Escala de ponderación de prioridades y de cumplimiento
• En la primera columna incluir los criterios de la selección acordados.
• En la columna 2 indicar la ponderación del 1 – 10 de dichos criterios, de acuerdo a su importancia,
siendo 10 la calificación más alta.
• En cada renglón incluir criterios que deberán ponderarse para cada una de las opciones
presentadas en las columnas 3,4,5 y 6.
• Establecer el grado de cumplimiento con el criterio de cada opción considerando una escala del 1
– 5, donde el 5 es mayor
• Multiplicar en cada celda el grado de cumplimiento por la ponderación del criterio hasta llenar
toda la tabla.
• Sumar los resultados de las columnas de cada opción
• Escoger la opción con mayor puntaje
• Cada vez que se necesite evaluar alternativas como: materiales, proveedores, sistemas, riesgos,
etc.
Matriz de Evaluación de Alternativas
1
2
3
4
5
6
Evaluación de Mobiliario
Ponderación
10(<) – 1 (>)
Opción 1
Opción 2
Opción 3
Opción 4
4
3
1. Durabilidad
10
3
30
4
40
2. Costo
9
3
27
4
36
3
27
3
27
3. Tiempo de Entrega
8
4
32
3
24
3
24
3
24
4. Comodidad en la silla
7
3
21
4
28
3
21
3
21
5. Facilidad para limpieza
6
3
18
3
18
2
12
3
18
6. Mantenimiento
5
4
20
4
20
4
20
4
20
7. Garantía
4
3
12
3
12
3
12
2
8
8.Espacio para archivo y cajonera
4
4
16
4
16
4
16
3
12
Total
Lugar
40
30
176
194
172
160
2
1
3
4
Estado de Cuenta de Contrato
Para que sirve?
• Para contar con información actualizada sobre el desempeño económico de cada contrato.
Que incluye?
• Información general del contrato: clave, partida de WBS y CBS, fecha de contrato, fecha de corte,
descripción, proveedor, importe original, monto anticipado
• Estatus del anticipo, estado de cuenta de requisiciones dentro de contrato, estado de cuenta de
órdenes de cambio, así como resumen global.
Cómo desarrollarla?
• Integrar cada una de las requisiciones de pago clasificándolas en anticipo, requisiciones dentro de
contrato y órdenes de cambio.
• Incluir número de factura, monto de la requisición, fechas de pago y recepción.
• Utilizar el formato anexo o el más conveniente de acuerdo con las necesidades de su organización.
Cuando utilizarla?
• Cada vez que autoricemos requisiciones de pago a lo largo de la vigencia de contrato.
Requisición de Pagos
Para que sirve?
• Para asegurar el manejo adecuado de los compromisos contractuales evitando sobrepagos,
trabajos sin contrato y anticipos sin amortizar, entre otros.
Qué incluye?
• Datos del Proveedor, del contrato y partida presupuestal
• Número de requisición de pago
• Amortización de anticipo
• Estado de cuenta
• Autorización y firmas
Cómo desarrollarla?
• Llenar el formato como el caso de estudio
Cuando utilizarla?
• Cuando solicitemos un pago a proveedores