La sección de archivos notariales del consejo internacional de

La sección de archivos notariales del consejo internacional de archivos
Constituida en 2004
La Sección de Archivos Notariales (ICA/SAN) se constituyó provisionalmente en la
Asamblea General del ICA que tuvo lugar en Viena, con motivo de la celebración del
Congreso Internacional de Archivos de 2004, y se aprobó oficialmente, por acuerdo del
Comité Ejecutivo del ICA, en la Asamblea General celebrada en Kuala Lumpur en julio
de 2008.
PROGRAMA DE TRABAJO DE LA SECCIÓN DE
ARCHIVOS NOTARIALES
Los países en los que existe la institución notarial representan el 70% de la población
mundial. Desde un principio, el notariado ha producido documentos con carácter de fe
pública, para garantizar la seguridad jurídica de los negocios privados y no con
finalidad histórica, aunque con el paso del tiempo se hayan convertido en fuentes
para la historia y testimonios imprescindibles para el conocimiento del pasado.
De ahí, la trascendencia e importancia de la conservación de los documentos
notariales, cuyo valor jurídico y carácter de instrumento público siguen vigentes hoy y
son, por tanto, susceptibles de ser empleados como prueba de una actuación al no
tener plazo que prescriba. Además, los archivos notariales figuran hoy día entre los
fondos más consultados por los investigadores y son una fuente extraordinaria de
información para investigar todos los ámbitos de la historia.
Objetivos de la Sección
Entre los objetivos de la Sección se han propuesto los siguientes:
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promover la conservación, la investigación y el acceso a los archivos notariales en
todo el mundo,
impulsar la cooperación internacional entre archiveros y notarios, con el fin de
establecer el funcionamiento de sus sistemas archivísticos de forma coordinada,
estudiar las posibles consecuencias asociadas a la conservación de las escrituras
notariales en formato electrónico y
formular propuestas de descripción normalizada.
Estos objetivos han sido asumidos también por el Instituto Internacional de Historia del
Notariado (IINH) que agrupa a notarios e investigadores de 38 países y cuya secretaría
general forma parte del Comité Director de la Sección en calidad de experta.
La existencia de una sección dedicada a los archivos notariales permite además
ampliar en el plano internacional el diálogo entablado ya a nivel nacional entre las
instituciones productoras y los archiveros, diálogo más necesario aún puesto que la
evolución de la institución notarial y de sus archivos están íntimamente unidos, sobre
todo con la aparición de los documentos electrónicos.
Realización de una encuesta institucional y jurídica sobre el estado
de los archivos notariales a nivel mundial.
Preparación de un manual y un corpus de referencias bibliográficas
de archivística notarial a nivel internacional.
Identificación y localización de fondos que se encuentran dispersos
en otros países y elaboración de una guía de fuentes notariales.
Intercambio de experiencias sobre el tratamiento archivístico, la
conservación y la difusión de los archivos notariales, con objeto de
plantear la normalización en los procedimientos y
fundamentalmente en la descripción de los documentos notariales
y su difusión a través de Internet.
Difundir los archivos notariales en el plano internacional y
revalorizar los aspectos históricos, jurídicos y socioeconómicos de
sus fondos, para lo cual se propone la colaboración con el Instituto
Internacional de Historia del Notariado y la Unión Internacional del
Notariado Latino.
Promover la formación profesional especializada por medio de
Coloquios, encuentros, seminarios y conferencias y, sobre todo,
dar a conocer la importancia de la institución notarial en el mundo.