Vehículos de Alquiler - Instructivo para Empresas Rent-A-Car

SISTEMA ENYSA
Manual del Usuario Externo
DI INAD
ES ENTA
ENySA – Entrada y Salida de Automotores
Manual del Usuario Externo
SISTEMA ENYSA
MANUAL DEL USUARIO EXTERNO
INDICE
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................3
ADHESIÓN AL SERVICIO..............................................................................................................................................4
ALTA DE SUCURSALES................................................................................................................................................8
ADMINISTRACIÓN DE FLOTA.....................................................................................................................................16
PRESENTACIÓN ANTE LA ADUANA..............................................................................................................................22
ELABORACIÓN O EMISIÓN DEL CONTRATO....................................................................................................................23
CONSULTA DE CONTRATOS .......................................................................................................................................31
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ENySA – Entrada y Salida de Automotores
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INTRODUCCIÓN
Este material está destinado a las empresas de RENT A CAR que operan
con la República de Chile. En el mismo, usted encontrará los principales conceptos y
la secuencia de pasos para realizar las distintas operaciones del Sistema ENYSA
(Entrada y Salida de vehículos de alquiler) comenzando por la Adhesión al sistema
hasta la generación de los contratos y la impresión de los formularios
correspondientes.
Este sistema ha sido creado para facilitar y agilizar el control aduanero del
ingreso y egreso de vehículos de alquiler por los distintos pasos fronterizos del país
hacia y desde la República de Chile de acuerdo con la Resolución N° 2.784/92
(ANA)..
Las operaciones se formalizarán mediante la utilización del formulario único
“Salida/Admisión Temporal Vehículos de alquiler Argentina-Chile” (OM-2112/A) que
se genera a través del sistema y el servicio aduanero las registrará en el Sistema de
Entrada y Salida de Automóviles (ENYSA).
Para ello, las empresas deberán adherir al servicio, habilitar las sucursales e
ingresar la información correspondiente a la flota de vehículos correspondiente a
cada sucursal.
Una vez ingresada esta información y con la autorización del servicio
aduanero correspondiente a la localidad de la empresa, la misma podrá utilizar el
aplicativo para generar contratos, agregar vehículos a su flota o dar de baja los
mismos, entre otras operaciones.
Se recuerda que los vehículos se alquilarán con la condición de que se
produzca su retorno al país dentro del plazo acordado, no pudiendo realizar
actividades comerciales en la República de Chile y, del mismo modo, los vehículos
de alquiler que ingresen al país deberán retornar a la República de Chile dentro del
plazo acordado, no pudiendo efectuar actividades comerciales en territorio argentino.
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Adhesión al servicio
Previamente y para efectuar el “Alta de Sucursal” y el “Alta de la Flota” el
Usuario Externo Responsable deberá obtener la “Clave de Seguridad de Nivel 3”.
NIVEL DE SEGURIDAD 3
En este nivel de seguridad, la "Clave Fiscal" se otorgará ante la presencia física del solicitante en una
dependencia de la Administración Federal de Ingresos Públicos (Agencia, Distrito, Aduana o centros de
servicios) donde personal autorizado verificará la documentación y los datos biométricos (foto y/o huella
dactilar) de la persona física que está solicitando la "Clave Fiscal" con el fin de demostrar su identidad.
La voluntad del solicitante de obtener una "Clave Fiscal" de este nivel podrá ser expresada a través de
"Internet" o en forma personal en la dependencia de este Organismo, pero en todos los casos se
requiere la confirmación de identidad del solicitante a través de su presencia física en la dependencia.
El elemento de autenticación usado en este nivel de seguridad será una palabra clave (contraseña o
"password") que el usuario ingresará al momento de solicitar su "Clave Fiscal" y, la que opcionalmente,
será activada a través del uso de un código de activación que esta Administración Federal enviará por
correo electrónico.1
Para adherir al servicio el Usuario responsable debe ingresar en el portal AFIP con su CUIT
y clave.
1
Para ampliar esta información en relación con el tipo de empresa y la documentación a presentar consulte
Resolución General Nº 2239/2007 en la página web de AFIP.
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A continuación seleccionará la opción: “Administrador de Relaciones de Clave Fiscal”.
En esa pantalla seleccionará “ADHERIR SERVICIO”.
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Al habilitarse el menú seleccionará AFIP
Se desplegarán dos opciones, seleccionará “Servicios interactivos”.
Dentro del menú seleccione “Empresas de Vehículos de Alquiler – Alta de Sucursales”
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En primer lugar, mediante esta opción, la EVAA .(Empresa de vehículos de alquiler
Argentina), procederá a registrar y habilitar las sucursales o puntos de venta.
Confirmada la adhesión al servicio, comenzará con el “Alta de Sucursal” y en caso de que
tenga más de una sucursal repetirá el proceso tantas veces como sucursales haya.
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Al confirmar se despliega la pantalla del Sistema Informático María
Alta de sucursales
A la izquierda de la pantalla se presenta un Menú oculto. Al pasar el puntero del mouse
sobre la palabra MENU, se despliegan las opciones del sistema y se muestran los Datos de
la conexión y las carpetas generadas, en este caso las transacciones habilitadas Empresa y
Sucursal.
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Para proceder con el Alta de Sucursal, el sistema solicitará consignar los siguientes datos
por cada sucursal o punto de venta.
Seleccionar la Aduana de jurisdicción.
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En caso de desconocer el código de la aduana, existe un menú desplegable que permite
seleccionar el código correcto.
A continuación se completarán los campos:
o
Identificador de TRES (3) dígitos (a criterio del declarante).
o
Apellidos y nombres, denominación o razón social.
o
Domicilio de la sucursal o punto de venta.
Nota:
Sólo se deben escribir letras y números para evitar el mensaje de error.
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Los campos correspondientes al Representante Legal deberán completarse con los datos de
la persona con poder de administración de la sucursal o punto de venta autorizada a tales
efectos, quien efectuará los trámites ante el servicio aduanero en nombre de la casa matriz
(EVAA).
Se indicará la siguiente información:
o
Apellidos y Nombres
o
Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT) o Código Único de
Identificación Laboral (CUIL)
o
Teléfono
o
Correo electrónico de contacto (Email).
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Al Aceptar aparecerá un cartel con la leyenda “Alta realizada”
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El sistema confeccionará un listado con todas las sucursales que se habilitan para esa
empresa.
De idéntica manera se efectuará el alta de todas las sucursales con las que opere la
empresa.
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Existe la posibilidad de modificar datos de la sucursal, o también Inhabilitarla, siendo
requisito para inhabilitar que la empresa no tenga Contratos Pendientes.
Una vez que se realizó el Alta de Sucursales, la empresa deberá esperar por parte del
servicio aduanero la autorización, aceptación o rechazo de dicha representación.
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La habilitación implicará además que cada sucursal o punto de venta realice todos los
trámites y presentaciones ante la aduana de su jurisdicción y observar el cumplimiento de
las obligaciones previstas en el ordenamiento aduanero, por todos los vehículos de alquiler
incorporados a la flota a su cargo.
Administración de flota
Una vez que la empresa ha sido habilitada por la Aduana procederá con el Alta de Unidades
vehiculares, es decir con la “Administración de la Flota”.
El Usuario se deberá loguear con su CUIT y CLAVE FISCAL, pero en esta oportunidad
seleccionará la opción “Administración de Flota de Vehículos de Alquiler”.
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Una vez autorizado por el Servicio Aduanero, el sistema habilitará 2 opciones más:
o Contrato
o Consulta
Seleccionará la Aduana de la jurisdicción y la sucursal a la cual dará de alta la flota.
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El sistema muestra la información suministrada con anterioridad por el responsable. Como
en este caso todavía no se ha ingresado la información de los vehículos, deberá seleccionar
la opción “Nuevo”.
Esta misma opción se utilizará para ingresar información sobre nuevos vehículos.
HABILITA UN MENÚ
El sistema habilita un menú para seleccionar la marca y modelo del vehículo.
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Se deberán completar los campos con la siguiente información:





Número de patente (número de dominio otorgado por la Dirección Nacional
de los Registros Nacionales de la Propiedad Automotor y de Créditos
Prendarios (DNRPA)).
Número de chasis y de motor
Año de fabricación,
Color y
Tipo de contrato que lo vincula con la unidad, donde las opciones son:
o Sin Contrato
o Leasing
o Prendarios
o Terceros
De poseer, contrato de leasing o contrato de cesión otorgado por un tercero para su
explotación por parte de la EVAA, el sistema requerirá que se detalle la información relativa
al titular de la unidad (dador del bien objeto de leasing o del cedente):
o
o
o
Apellidos y nombres
Denominación o razón social
Domicilio Fiscal
o
Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT) o su Código Único de
Identificación Laboral (CUIL).
Cuando se finaliza con la carga de los datos solicitados, al seleccionar el botón “Guardar”
aparecerá el mensaje “Alta exitosa”.
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Con idéntico procedimiento, se dará de alta a cada una de las unidades que componen la
flota.
A continuación se muestra un ejemplo con el alta de una camioneta 4x4 de un tercero,
donde se debe suministrar la Cuit o Cuil, razón social y dirección del tercero.
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Efectuada el alta de toda la flota, se podrá controlar o consultar la información
correspondiente a los vehículos ingresados, pendientes de autorización por parte de la
Aduana.
Presentación ante la Aduana
Antes de la emisión de la primera autorización de salida, el representante legal de la
sucursal o punto de venta habilitado deberá presentar ante la aduana de su jurisdicción la
siguiente documentación:
1) Un nota membreteada, con carácter de declaración jurada, mediante la cual manifiesta
que la información que se consigna es fidedigna, que los vehículos no se encuentran
prendados y que acepta que ellos se constituyan como garantía por el cumplimiento de sus
obligaciones.
2) Copia de la documentación a través de la cual se acredite la titularidad -a nombre de la
EVAA/sucursal- de los vehículos que serán objeto de alquiler y la habilitación para ejercer la
actividad comercial, así como del contrato societario o del acta de constitución de la casa
matriz (EVAA), de la cual surja la actividad que constituye el objeto de la misma. Dichas
copias deberán estar certificadas por escribano público y su firma legalizada por el Colegio
de Escribanos o juez de paz.
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Para los casos de vehículos que no sean propiedad de la EVAA deberá acompañar
adicionalmente la siguiente documentación:
Vehículos objeto de un contrato de leasing:
Copia del contrato vigente, en el cual deberá constar la conformidad expresa del dador
(titular registral) de que el vehículo, objeto del contrato de leasing, sea trasladado al
extranjero por el tomador o bien por un locatario, en el marco de un contrato de alquiler.
Dicha copia deberá estar certificada por escribano público y su firma legalizada por el
Colegio de Escribanos o juez de paz.
Adicionalmente, deberá acreditar la inscripción del contrato de leasing ante la Dirección
Nacional de los Registros Nacionales de la Propiedad Automotor y de Créditos Prendarios
(DNRPA), constancia que deberá reflejarse en el título de propiedad del vehículo en
cuestión.
Vehículos cedidos por terceros para su explotación:
Copia del poder o autorización emitida ante escribano público por medio del cual el titular de
la unidad cede el uso del vehículo en cuestión, autorizando su extracción del país en el
marco de la actividad comercial desarrollada por la EVAA. Dicha copia deberá estar
certificada por escribano público y su firma legalizada por el Colegio de Escribanos o juez de
paz.
De no surgir inconsistencias entre la documentación presentada y los registros ingresados
por la EVAA en el sistema, la dependencia aduanera interviniente procederá a su validación
informática y la empresa podrá comenzar a operar.
Dicha acción generará la transmisión automática de los datos al Sistema de Entradas y
Salidas de Automóviles (ENYSA).
Sin perjuicio de lo expuesto en los puntos precedentes, la aduana de jurisdicción podrá
rechazar el trámite de inscripción de alguna de las unidades vehiculares, cuando a su
criterio existan aspectos que no aseguren el cumplimiento de las disposiciones vigentes.
Elaboración o emisión del contrato
El representante legal de la sucursal o punto de venta habilitado, autorizará la salida
temporaria de los vehículos que se encuentren bajo su responsabilidad -con destino a la
República de Chile- al amparo de un contrato de alquiler, a través del servicio
“Administración de Flota de Vehículos de Alquiler”, opción contrato
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Para ello, deberá loguearse nuevamente y seleccionar “Administración de Flota”.
Seleccionar la opción Contrato. Elegir la Aduana de Jurisdicción y la sucursal donde se
encuentra la unidad a la cual le imputará el contrato.
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Luego, seleccionar tipo de operación
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Como se puede apreciar en la lista de opciones que se despliega, además del “Nuevo
formulario”, también existen las opciones “Modificación”, “Cancelación” y “Baja”.
Al nuevo formulario se lo numerará de acuerdo al orden de confección de contratos que
lleve la empresa.
Selección de vehículo
Para seleccionar el vehículo al costado del casillero se encuentra un botón que permitirá
elegir de la lista disponible en esa sucursal.
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Luego, se completarán todos los campos presionando el botón Agregar a medida que se
completa la información.
En primera instancia, la información del Seguro, luego los datos del o de los
conductores, ingresando el Nº de licencia, la Nacionalidad, Documento de Identidad y
Apellido y Nombre.
Las fechas se pueden seleccionar con el botón calendario.
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BOTÓN CALENDARIO
En la pantalla siguiente se muestra un ejemplo dando de alta a 2 conductores. El sistema
ofrece la posibilidad de nombrar indistintamente a uno u otro como titular.
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En el campo Observaciones se pueden efectuar las aclaraciones que amerite el caso.
Como se observa en la pantalla siguiente, al finalizar con la carga de los datos solicitados, el
emitirá el mensaje “La operación ha finalizado con éxito e indicará el Número de
Contrato.
El sistema habilita la opción de imprimir y guardar el contrato grabado con su respectivo
número.
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Finalmente las opciones para abrir o guardar el archivo (en formato pdf)
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Consulta de contratos
Con la opción Consulta se podrán ver los contratos en curso e imprimirlos
nuevamente de ser necesario.
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