Cómo reducir los costes de impresión con una

Cómo reducir los costes de impresión con una
solución de gestión de salidas
Caso práctico
Contexto
En 2012, por necesidades internas y externas, un importante banco europeo imprimía hasta 7.5 millones
de páginas A4 en sus impresoras centrales, el equivalente a 34.000 páginas por día. El volumen de impresión
alcanzaba las 70 páginas1 por minuto, creando un flujo de impresión continuo a lo largo del año.
Para reducir los costes operativos y al mismo tiempo el impacto medioambiental, la empresa inició un
proyecto de gestión de documentos con el principal objetivo de reducir impresiones de listados en masa en
sus impresoras centrales.
Para lograr su objetivo, el equipo responsable que estaba al cargo del proyecto escogió la solución de
gestión de salidas (Beta 93) desarrollada por Beta Systems. Beta 93 es un sistema de archivado centralizado
utilizado en z/OS y también disponible en otros sistemas operativos, que recopila particiones y combina y
distribuye documentos producidos por varias plataformas. Además, Beta Web Enabler permite que los
usuarios vean en línea los documentos almacenados en Beta 93 desde su navegador web. El proyecto, que
se inició en 2013, vio la luz el primer trimestre de 2014.
Las cuatro fases clave
La primera fase del proyecto fue reducir el volumen general de listados. Los que ya no se utilizaban se
identificaron y eliminaron del sistema.
En segundo lugar, se pusieron en marcha los procesos de comunicación y gestión del cambio para allanar la
transición. Se estableció una campaña de comunicación interna destinada a los usuarios finales. La campaña
anunciaba la intención de la empresa de detener la impresión masiva y describía los pros y contras del
proyecto. Todas las organizaciones internas se vieron afectadas, siendo más de 100 departamentos y 800
agencias locales. El equipo de proyecto también creó sesiones de formación, escribió guías de usuario y
estableció un servicio de asistencia técnica. Durante la duración del proyecto, se designó un equipo de
apoyo para gestionar de manera central los aspectos de acceso de usuario y seguridad del sistema.
El uso activo de Beta 93 se inició en abril de 2013. Al principio, se mantuvieron las impresiones de las
impresoras centrales para que el cambio a “cero papel” fuera más fácil. A finales de 2013 se detuvieron de
forma permanente tales impresiones. Todos los departamentos utilizan ahora la interfaz de Beta Web
Enabler para ver los listados.
La última fase del proyecto fue una fase de consolidación. Se desactivaron las impresoras centrales y a
través de una campaña de comunicación final se anunció que la producción de impresiones desde la unidad
central se iba a detener de forma permanente.
Algunos datos de uso
En la primera etapa se logró reducir a la mitad el volumen total de listados impresos. De 7,5 millones de
páginas en 2012, el volumen de impresión pasó a ser de 4 millones en 2013 y en 2014, no se imprime ningún
listado directamente desde la unidad principal. La solución de gestión de salidas de Beta Systems sin duda
cumple los requisitos del banco.
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Hipótesis: 220 días laborables por año.
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Cada día, alrededor de 500 usuarios realizan más de 2.000 búsquedas de documentos y 3.500 vistas de
documentos a través de la interfaz en línea. Como consecuencia, se generan sobre 5600 listados y 11.000
informes cada día. Cada año, Beta 93 gestiona un volumen general de 1.400.000 listados repartidos en
3.900.000 informes que se distribuyen a 1.775 destinatarios (departamentos, agencias, etc.).
Si tenemos en cuenta el consumo anual por usuario, nos damos cuenta de la legitimidad del proyecto. En
2012, un usuario imprimía un volumen promedio de 1.875 páginas por año. En cambio, ahora, en vez de
imprimir los listados, se consultan en línea a través de la interfaz de Beta Web Enabler. Como resultado, un
usuario lee en línea un promedio de 975 informes por año.
El impacto en cuanto a costes
Además de la compra de las licencias de software y los costes de mantenimiento relacionados con el uso de
los productos Beta 93 y Beta Web Enabler, el banco necesitó utilizar algunos recursos internos para
implementar el proyecto. Se necesitaron aproximadamente 20 días para emprender, apoyar, realizar
documentación y formar al usuario en el departamento de TI que ejecutaba el proyecto. El número de
solicitudes de apoyo enviadas al departamento de TI fue bajo a lo largo de toda la duración del proyecto.
Otras organizaciones internas en el banco dedicaron cincuenta días para trabajar en el proyecto,
principalmente durante la segunda fase dedicada a la comunicación y formación. Teniendo en cuenta que
el coste promedio por día-hombre es hasta los 360 euros para altos cargos en el sector del banco y de
seguros, implementar el proyecto costaría aproximadamente 25.000 euros.
Todos los costes nuevos o extra asociados al archivado de la documentación electrónica también se añaden
a esta figura: en este caso, por ejemplo, el coste de adquisición de espacio de disco adicional se tiene que
tener en cuenta, junto con las operaciones subyacentes y los costes de mantenimiento.
Estos gastos se cubren fácilmente por el número significativo de áreas donde se ahorra (gastos operativos
y gastos de capital), explicados a continuación, y por las ganancias de productividad, más difícil de calcular,
pero igual de reales. Por último, la solución implementada incrementa de forma significativa la seguridad
de datos y permite que los niveles de riesgo se puedan gestionar mejor.
Beneficios de la solución
Se ha ahorrado un importe de 112.0002 euros en el mantenimiento de la impresora y los consumibles (tinta
y papel) en las 7,5 millones de impresiones producidas en 2012. El gasto de capital de las impresoras
centrales también se ha reducido considerablemente.
Teniendo en cuenta que cada página impresa se movía físicamente 7 veces, el peso manipulado en 2012
era de unas 276.000 toneladas de papel. Con los límites legales permitidos sobre esfuerzo físico por día y
por persona, la conclusión es que manejar tal volumen requirió 447 días de esfuerzo. Los ahorros por años
son, por lo tanto, de 49.0003 euros.
Ya no es necesario almacenar físicamente listados porque se utiliza la solución para el archivado electrónico
de documentos hasta 10 años, de acuerdo con las regulaciones. Por lo tanto se consigue ahorrar en lo
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Suponiendo un coste de 1,50 € por 100 páginas.
Suponiendo que los costes laborales para la manipulación son a una tasa de 2.000 € por mes.
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referente al espacio, unidades de almacenamiento y el tiempo que se necesita en clasificar y triturar
documentos. Como consecuencia, se ahorran unos 75.0004 euros por año.
Pero donde se ahorra más es en los costes de franqueo y de transporte como consecuencia de la distribución
externa de los impresos. Como regla general, se calcula que el 90% de las páginas impresas son para la
distribución externa, ya sea para clientes finales o departamentos locales. El banco, por supuesto, tiene un
servicio de transporte interno que expide documentos desde la oficina central a sus 936 sucursales, pero
los documentos para clientes se franquean y se envían por correo ordinario. En estas circunstancias, sólo
en 2012 se ahorró un importe de 945.0005 € en gastos de envío y 220.0006€ en costes de transporte.
Además, con los listados electrónicos se puede mejorar la organización del trabajo y lograr una mayor
productividad. Encontrar documentos resulta más fácil y más rápido. Los servicios de usuario son más
sofisticados. Poder consultar los documentos remotamente ofrece una mayor flexibilidad como, por
ejemplo, que sea posible trabajar desde casa.
Por último, la seguridad de datos se ha mejorado notablemente, puesto que los documentos impresos se
pueden malversar, robar de la impresora, perder, acceder de forma insegura, etc. La consulta en línea de
listados utilizando Beta Web Enabler mejora considerablemente los niveles de seguridad. Los datos se
tratan confidencialmente con un sistema de acceso seguro (utilizando RACF y LDAP).
Otro paso hacia una TI ecológica
No cabe duda que el proyecto de gestión de documentos ha logrado reducir considerablemente los gastos
operativos del banco. A fin de cuentas, los costes de mantenimiento, licencias y personal junto con
potencialmente nuevos gastos respecto al espacio de almacenamiento digital adicional están más que
compensados por el gran importe ahorrado logrado en otros gastos.
El rendimiento de la inversión económica es obvio, pero el impacto del proyecto no frena los beneficios
económicos. También conlleva numerosos beneficios para el medio ambiente y representa un gran paso en
el apoyo de la filosofía de sostenibilidad que ha adoptado el banco.
Las impresiones se solían enviar físicamente desde las impresoras centrales a las sucursales a través de una
compañía de transporte. Todos los informes ahora están disponibles en línea a través de Beta Web Enabler.
En consecuencia, se han logrado importantes ahorros de gasolina y se han reducido considerablemente las
emisiones de C02.
La reducción en papel utilizado, por valor de miles de páginas, también es un impacto medioambiental
positivo. En 2013, el volumen ahorrado era el equivalente a 18.000 páginas cada día. El concepto de “papel
cero” es parte integral del enfoque adoptado hacia una TI ecológica, y gracias a la solución de Beta Systems,
este banco da un paso hacia delante como una empresa respetuosa con el medio ambiente.
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Suponiendo un coste de 2.008 € por metro de espacio en estantería por año para el almacenamiento y gestión de
archivos de papel. En un metro de espacio en estantería se pueden almacenar hasta 7.000 páginas.
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Suponiendo gastos de envío de 0,56 € por sobre, con dos hojas impresas por sobre.
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Suponiendo dos furgonetas cada viaje de 500 km por día durante 220 días del año a un coste de 1 € por kilómetro.
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Resumen de ahorros logrados en 2012
VOLUME PRINTED
Number of pages printed per year
Of which, for asset managers (external reports)
Of which, for archiving only (internal reports)
Cost-allocation basis: External / Printed pages
7 500 000
6 750 000
750 000
90%
PRINTING
Savings on printing 100 pages
€
1,50
Savings on printing
Printer maintenance + consumables (ink, paper)
€
112 498
DOCUMENT HANDLING
Weight handled in tonnes
At a rate of 7 handling operations per page
Cost-allocation basis: Weight / Printed pages
275 624
0,04
Number of man-days needed for paper handling per year
Max. physical strain: 2.8 tonnes per man-day per person
Savings on document handling per year
Man-day labour costs: €2,000 per month; 18.3 man-days per month
447
€
48 901
€
215 143
STORAGE
Savings on physical storage
At a rate of 7,000 pages per metre of shelf space
€2,008 per metre of shelf space per year for holding and managing paper archives
POSTAGE & TRANSPORT
Cost-allocation basis: Postage / Transport
50%
Savings on postage
2 pages per envelope; €0.56 per envelope
€
945 000
Savings on transport / year
500 km per day; €1 per km; 2 lorries
€
220 000
€
1 541 542
TOTAL
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Beta 93 Output Management y Beta Web Enabler son partes de nuestro grupo de software Discovery.
Nuestros potentes sistemas de gestión de salidas para plataformas z/OS y UNIX capturan grandes
documentos de lista generados por las diferentes aplicaciones empresariales y realizan complejas tareas de
distribución. Entre las posibles acciones se incluye la clasificación y agrupación de documentos según los
destinatarios y la distribución posterior, impresión, archivado y búsqueda de datos.
Beta Web Enabler es una interfaz web que permite a los usuarios consultar, buscar, imprimir y procesar
documentos en Beta 93 en línea desde un navegador web.
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Sobre Beta Systems
Beta Systems se fundó en 1983, cotiza en la bolsa de valores desde 1997 y tiene cerca de 240 empleados.
La sede de la empresa se encuentra en Berlín, Alemania.
La empresa, junto con sus 14 filiales y numerosos socios, pone un fuerte énfasis tanto en el mercado local
como internacional. Más de 1.300 clientes ubicados en cerca de 30 países ejecutan alrededor de 3.200
instalaciones que les ayudan a optimizar sus procesos de TI. Beta Systems es un proveedor mediano
independiente europeo de soluciones software que genera alrededor del 40% de sus ingresos en el
extranjero.
Para obtener más información, consulte www.betasystems.es
Contáctenos
[email protected]
+34 9 13 07 76 75
Caso práctico - Julio de 2015
Luis Ángel García Álvaro - Consultor
Beta Systems Software España, S.L.
C/ Somera nº 7-9 Planta 2ª - 28023 La Florida, Madrid
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