la gestión del conocimiento aplicado a los recursos de bibliotecas

Revista Estudios en Ciencias Humanas.
Estudios y monografías de los postgrados
Facultad de Humanidades- Universidad Nacional del Nordeste
LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO APLICADO A LOS
RECURSOS DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS
Prof. Nelida Bonnet
“En la era de la economía del conocimiento la biblioteca se
convertirá en tesoro del conocimiento humano, participará en la
innovación del conocimiento y será un eslabón importante en
ella. En el siglo XXI la biblioteca tendrá que hacer frente
inevitable al nuevo tema de la gestión del conocimiento”.
Tan Shanhong
Introducción
Existen en la actualidad enfoques que afirman que la buena gestión ayudaría a las
organizaciones a obtener información para competir, para crecer, expandirse, etc.
El objetivo de este trabajo es mostrar algunas características de esta nueva corriente
que se ha dado en llamar “Gestión del conocimiento”, a través de una aplicación a los
recursos de las Bibliotecas Públicas que instalarán una política de información para el
desarrollo institucional para lo cual se sugieren pasos a seguir.
Es necesario, a la hora de abordar estos temas, definir algunos conceptos que si bien
no resultan absolutos, pueden llegar a ayudar a la comprensión del presente trabajo, los
que son: Información, conocimiento y gestión del conocimiento.
Información: “un conjunto de datos interpretados en un contexto significativo”
Vance (1997).
Conocimiento: “Es una información autenticada. El conocimiento podría asimilarse
a experiencias cuando esta última se relaciona con procesos de aprendizaje, sean
formales o informales”. (Ponjuan Dante, 1999 p 8).
Gestión del conocimiento: es la capacidad de una organización para generar
valores, basándose en las personas y en una gestión eficaz del capital intelectual.
(Portela 1998 p 45).
Tanto la información como el conocimiento tienen que ver con las personas, pero en
diferentes niveles o dimensiones. La información depende de los datos que se
convierten en tal, a partir de diferentes procesos de agregación de valores de una
determinada contextualización. El conocimiento es información transformada en
creencias, conceptos, modelos mentales mediante razonamiento, reflexión.
Polanyi (1966) realiza una categorización entre “conocimiento tácito” y
“conocimiento explícito”. La expresión conocimiento tácito se refiere a un
conocimiento que no puede articularse con facilidad y que por lo tanto, sólo existe en
las manos y en las mentes de las personas, para manifestarse después mediante
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acciones. El conocimiento explicito es el conocimiento capturado y codificado en
manuales, normas y procedimientos y resulta sencillo de transmitir.
Una propiedad de conocimiento tácito es la tensión inherente entre por un lado su
valor y por otro su fugacidad. Su alto valor se debe a que el conjunto de nuestro
conocimiento está formado casi en su totalidad por cosas que conocemos bien y que
somos incapaces de expresar. “Sabemos más de lo que podemos decir”. (Polanyi, 1998,
p 136).
A las organizaciones les cuesta mucho explotar el conocimiento tácito al residir en
el interior de las personas, no puede aprehenderse fácilmente de manera electrónica.
“El conocimiento tácito incorpora tanto aprendizaje acumulado e inmerso que tal
vez resulte imposible separar sus normas de la forma de actuar de un individuo”.
(Davenport y Prusak, 1997, p 70).
La Biblioteca Pública
Según la UNESCO (1994) “Biblioteca pública es un centro local de información que
facilita a sus usuarios todas las clases de conocimiento e información.
La gestión del conocimiento es una disciplina relativamente nueva en el ámbito de
la biblioteconomía, es por ello que la gran mayoría de las bibliotecas públicas aún
conservan características tradicionales que a continuación se detallan:
En cuanto a su estrategia es diseñada por la alta dirección, su estructura es
centralizada y jerárquica, el estilo de dirección es autoritario y las comunicaciones son
verticales. En referencia a la cultura se atrincheran los conocimientos individuales; no
permite grandes cambios y oculta errores.
Procesos de la Gestión del Conocimiento
Lo expuesto anteriormente hace necesario poner en marcha un proceso de cambio
para adecuarlos a los tiempos actuales, para ello es imprescindible tener en cuenta los
siguientes pasos:
1) Alineación con los objetivos de la organización. Identificación de los
problemas.
La idea es comenzar con unos objetivos bien definidos y poder probar poco a poco
el sistema a medida que vaya implementándose y al mismo tiempo revisar los procesos
y cambios culturales a pequeña escala para poder aplicar las técnicas a otros problemas
que se presenten en la organización.
2) Selección de lo más importante.
El almacenamiento de estos sistemas debe conducir a la condensación de las ideas
más importantes y representativas, frente a la inundación con grandes cantidades de
información que provoca la inutilización del sistema.
3) Preparación del cambio cultural de la organización
La implantación de la gestión del conocimiento implica un cambio en la cultura
jerarquizada hacia la cultura de la colaboración y el compartimiento del conocimiento.
Estos cambios conllevan desde un nuevo diseño de los valores organizativos hasta la
implantación de incentivos para la consecución de objetivos comunes a un grupo.
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4) Creación del equipo del conocimiento
La implementación de la gestión del conocimiento requiere la creación de un equipo
formado por personal de diferentes departamentos de la biblioteca, ya sea de las áreas
de los procesos técnicos como las de servicio. Además debe contar con un responsable
con amplio conocimiento de la organización de la biblioteca y conocedor del plan
estratégico.
5) La definición de las características clave del sistema de gestion del
conocimiento.
Una buena definición de las características clave asegurará que la elección de la
tecnología para la gestión del conocimiento ayude a resolver los problemas y mejore la
infraestructura de la tecnología de información de la organización. Hay que destacar que
las tecnologías no son por sí solas artífices de la gestión del conocimiento. Pero sí hacen
posible la implementación del proceso de forma eficiente.
6) La auditoría del conocimiento
Durante ella se lleva a cabo la identificación de las fuentes del conocimiento que se
requieren para resolver los problemas. Para llevar a cabo esto es preciso contestar a
preguntas como ¿Qué conocimientos tengo? ¿Qué conocimiento falta? ¿Quién necesita
este conocimiento y cómo se utiliza este conocimiento?
Una vez identificado todo se procederá al diseño del sistema que estará preparado
para recoger tanto el conocimiento explícito como el tácito.
Organización que gestiona el conocimiento.
Para realizar el cambio en las unidades de información es necesario tener en cuenta
las siguientes características:
… en cuanto a estrategia se sugiere debe existir una visión participativa y buscar
nuevas ventajas competitivas.
… una estructura descentralizada y flexible con menos niveles jerárquicos deberá
poseer un estilo de dirección de carácter coordinador tendiendo al desarrollo y
formación de las personas, incentivar el desempeño, la iniciativa y la colaboración.
… y referente a la cultura compartir conocimientos y desarrollar la creatividad con
base en la confianza y valor.
Pocas son las bibliotecas que han sido capaces de cambiar tan rápido como el
ambiente que las rodea. Una de las principales razones del fracaso de ellas, es su
tendencia a eliminar las paradojas aferrándose a las viejas rutinas creadas en sus éxitos
del pasado.
Para concretar esta política de información debemos tener especial atención a:
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El director
Unidad de información.
Medición de las tareas a través de indicadores.
Tecnología
Recursos humanos
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1 El director
El Director debe tener:
Capacidad de contribuir a que todo su grupo de trabajo consiga los objetivos,
estimulando al recurso humano en su desempeño, sus capacidades y habilidades
personales.
Solucionar problemas de diversa índole asociados a la nueva política de
información.
Fomentar nuevas acciones e ideas para el desarrollo de la nueva política de
información con los miembros del grupo.
Tomar conciencia del estado del mundo y de las creencias subyacentes. Valorar la
aceptación del deseo de mejorar mediante el uso del conocimiento dentro del marco
ético.
Crear conciencia de que debe enfrentarse a problemas y desafíos en estos tiempos
de acelerado desarrollo científico y tecnológico.
Orientar adecuadamente la toma de decisiones y avanzar hacia el futuro.
Ser un líder transformador.
Compartir recursos intangibles.
Diseñar interfases de cooperación utilizando las TIC.
Entrenar a todos los integrantes de la biblioteca considerando la nueva concepción
de las actividades en las que se sustenta la misión de las bibliotecas públicas.
Orientar hacia un cambio en la relación con los usuarios ofreciéndoles un nuevo
valor agregado en sus productos y/o servicio.
2 Unidad de información.
Para la consecución de los objetivos y lineamientos o pautas necesarias para la
política de información, la unidad de información deberá:
1- Analizar las tareas y flujo de trabajo y evaluarlas.
2- Compartir el conocimiento tácito institucional.
3- Mejorar la comunicación.
4- Generar las fuentes de conocimiento y ser capaces de transferirlos.
5- Evaluar los resultados de los recursos intangibles dentro y fuera de la unidad de
información.
6- Incrementar el índice de empleados satisfechos.
7- Retención de empleados.
3 Medición de las tareas a través de indicadores.
Medir a través de indicadores como opera la Gestión del Conocimiento teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:
a)
Aumentar la satisfacción de los usuarios.
b)
Proyectar el crecimiento de los servicios de información ofrecidos.
c)
Reducir costos de los servicios de información.
d)
Crecimiento del impacto de servicios y productos.
e)
Acortar los tiempos de respuesta a las demandas.
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4 Tecnología de la información y la comunicación
Con el uso de las T.I.C. se debe propender al cambio del conocimiento del personal
y lograr habilidades para la innovación, diseñar la biblioteca hacia una organización de
aprendizaje a través de la promoción cultural y actualización de la tecnología utilizada
por los recursos intangibles. Relacionado con este avance, hay que destacar la
utilización de página o sitio (website) donde la función es recrear un conjunto de datos a
través de la asociación de ideas. Esta opción es una nueva posibilidad para difundir y
promocionar los recursos y servicios de una biblioteca pública, así como su misión y la
del organismo al que pertenece, los objetivos, política de préstamo, reglamentos,
descripción de colecciones, base de datos y servicios disponibles. Existe un crecimiento
exponencial de usuarios de la red para quienes se propicia el desarrollo de Intranet, estas
herramientas han potenciado el intercambio interno con los suministradores y usuarios.
El suministro de los servicios de información por la vía de bibliotecas digitales asegura
mayores volúmenes de información con mayor precisión y posibilidad.
La creación de sistemas inteligentes (de toma de decisiones) sustituye rutinas y
favorecen la precisión y formación de actividades que son susceptibles de cumplir
algunas funciones.
5 Recursos Humanos
El conocimiento esencialmente se encuentra almacenado en las personas, por lo
tanto la gestión del conocimiento pasa por la gestión del desarrollo de sus portadores.
En este sentido, las políticas de recursos humanos deben alinearse con la nueva cultura
de la biblioteca, de manera que refuercen comportamientos y desempeños acordes con
la necesidad del proyecto de aprendizaje. Es preciso potenciar la creatividad en cada una
de las personas y fomentar su imaginación e iniciativa.
La necesidad de integración e intercambio que requiere el proceso de aprendizaje
condiciona al mismo, en el contexto de la biblioteca, al desarrollado por los otros
miembros.
Es de vital importancia reconocer a los expertos que pueden aportar grandes
cambios en la organización sobre todo si se aceptan los valores y relevancias de sus
contribuciones potenciales. Se debe facilitar la colaboración y socialización de las
personas que tengan iguales o similares responsabilidades compartiendo experiencias e
ideas para encontrar soluciones innovadoras en el trabajo diario.
Es importante capturar y transferir experiencias del personal que se jubila o es
promovido, siendo adecuado registrar las distintas experiencias en medios audiovisuales
o documentales. Es necesaria la creación de espacios organizacionales donde las
personas comparten puntos de vista y buscan apoyo recíproco contribuyendo a una
nueva cultura, las personas conversan y discuten entre sí los distintos problemas que
enfrentan, ideas que emergen y oportunidades, por ejemplo los llamados “cafés del
conocimiento”.
Es significativo potenciar en los profesionales de la información y en la
organización la capacidad del aprendizaje del entorno en la búsqueda del dinamismo y
la flexibilidad necesaria para la adaptación de los cambios.
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El proceso creativo debe tener, por tanto, ideas originales, un punto de vista
diferente, romper con los moldes, y una recombinación o descubrimiento de nuevas
relaciones entre diversas ideas.
Conclusión
La Planificación Estratégica con miras al desarrollo de una Política de Información
requiere que todos los miembros y niveles de la Organización cooperen, para obtener
una adecuada Gestión del Conocimiento. Esto sólo es posible cuando todos participan
en un proceso de desarrollo de objetivos, valores y procedimientos comunes.
Entre otros aspectos es importante la reducción al mínimo de los niveles jerárquicos,
fomentar la iniciativa de los empleados, favorecer el trabajo en grupo, la comunicación
electrónica, acceso a bases de datos, etc.
El estilo de la dirección deberá ser visionario, transformador y creador de ambientes.
Deberá maximizar la cantidad y calidad del aprendizaje engendrando entornos seguros
para fomentar el compromiso y el entusiasmo de todos sus colaboradores.
Considero que la gestión del conocimiento es un compromiso impulsado y apoyado
por todos debiendo compartir experiencia, conocimientos adquiridos que permitirán
enriquecer sus habilidades, aumentar su aprendizaje, desarrollar su creatividad para
encontrar soluciones a los problemas.
Si obtenemos estos resultados se habrá logrado el objetivo deseado, que es ser
competitivo y crecer en el medio.
Si el profesional de la información tiene claro lo que desea lograr en cuanto a las
T.I.C. obtendrá un mejor resultado en los recursos de información, económicos,
financieros, materiales y humanos.
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