Documento 542779

Código: SC-P-06
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE
Versión: 07
CALIDAD
Ministerio del Interior
República de Colombia
Fecha: 07/08/2012
1. OBJETIVO
Programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de la auditoría interna de los Sistemas
de Gestión de la Calidad, Desarrollo Administrativo y de Control Interno, realizar seguimiento a
las acciones de mejora, verificar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, contribuyendo
al mejoramiento continúo de los procesos del Ministerio del Interior.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda las auditorías internas que se realicen al Sistema de
Gestión de la Calidad, al Sistema de Desarrollo Administrativo, al Sistema de Control Interno y a
la Administración del Riesgo, realizadas en el Ministerio del Interior y el Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, bajo la norma
de Calidad
NTCGP1000:2009
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto y/o
servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad. Ejemplo:
Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos más estrechos de tiempo. Mejorar
la Eficiencia es obtener igual resultado con menos recursos.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Administración del Riesgo: Políticas, procedimientos y practicas de administración a las
diferentes etapas de la Administración del Riesgo
.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
entidad.
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de
Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de
auditoria se cumplen.
Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.
Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados.
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Auditor Interno de Calidad: Profesional certificado y con la competencia para efectuar las
Auditorias Internas de Calidad.
Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en una
auditoría.
Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones
hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (No
conformidades y Observaciones según los plazos acordados).
Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de resultados
de la auditoria interna de calidad.
Cierre de los hallazgos: Verificación que las acciones de mejora hayan sido implementadas
dentro del plazo acordado, determinar su eficacia y registrar su grado de cumplimiento y las
observaciones relevantes.
Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.
Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo
auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o
procedimiento.
Coordinador de Auditorias: Funcionario a quien se le haya asignado la responsabilidad de
coordinar las auditorias internas de calidad en el Ministerio del Interior.
Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables
sobre las cuales pueden evaluarse las practicas administrativas y de gestión en forma
adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la
organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma
explicita.
Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditoría.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de
carácter cualitativo o cuantitativo.
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Finalización de la Auditoria: La auditoria finaliza cuando todas las actividades descritas en
el plan de Auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya
distribuido.
Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo una
auditoría.
Gestión Fiscal: Conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan
los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administran
recursos públicos tendientes a la adecuada adquisición, planeación conservación,
administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y
disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus
rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado de acuerdo con los principios de
legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,
publicidad y valoración de los costos ambientales.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría.
Lista de Verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que serán
verificados en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del proceso a auditar.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno adoptado por medio del Decreto 1599 de 2005
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o
procedimiento.
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Programa Anual de Auditorias Internas de Calidad: Planificación sistemática de auditoria
interna de calidad dentro de la vigencia del Plan de Actividades dirigidas hacia un propósito
específico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad.
Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoria específica.
Plan de Auditoria Interna de Calidad: : Descripción de las actividades y de los detalles
acordados de una auditoria especifica, dirigido hacia un propósito específico relacionado con
la evaluación de un proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
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Plan de Mejoramiento Funcional: Constituyen los planes administrativos que contienen las
acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de
la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en
procura de los objetivos institucionales.
Prueba: Procedimiento para el acopio de evidencia, interpretación y significación, y para
aceptar o rechazar una hipótesis. Por ejemplo pueden ser entre otras, de Auditoria, de
control, de cumplimiento, de doble propósito, de detalles de saldos, fiscales, sustantivas.
etc.
Requisitos del CLON: Son los requisitos de un Proceso o Procedimiento, Producto y/o
Servicio y pueden ser del Cliente, Legales, de la Organización o de la Norma de Calidad.
Reunión de Apertura: Reunión entre los responsables del proceso auditado y el equipo
auditor, presidida por este ultimo, con el propósito de: confirmar el plan de auditoria,
proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de la auditoria,
confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar
preguntas.
Reunión de Cierre: Reunión presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos
por el(los) Jefe(s) de la(s) Dependencia(s) involucrada(s) dentro del proceso auditado y el
(los) Responsable(s) del Proceso y establecer los términos para la presentación e
implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora correspondientes.
Sistema de Control Interno: Herramienta gerencial para asegurar la gestión administrativa
de las entidades y el logro de la Misión y los Objetivos Institucionales con eficiencia y
eficacia, en concordancia con las normas y las políticas del estado dentro de un marco
sistémico.
SISTEDA - Sistema de Desarrollo Administrativo: Conjunto de políticas, estrategias,
metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la
gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las
entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeño institucional, reglamentado por el Decreto 3622 de 2005.
Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementada.
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4. NORMATIVIDAD
LEYES
 Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional
 Ley 872 de 2003
DECRETOS
 Decreto 4110 de 2004
 Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005
 Decreto 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo
y se reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema
de Desarrollo Administrativo.
OTROS
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de
Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. Numeral 8.2.2.
(NTC GP 1000:2009).
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas
de gestión de la calidad. Requisitos. Bogotá: ICONTEC, 2008. Numeral 8.2.2. (NTC
ISO 9001:2008).
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Directrices
para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Bogotá:
ICONTEC, 2002. (NTC ISO 19011:2002).
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Gestión
Del Riesgo. Bogotá: ICONTEC, 2006. (NTC ISO 5254:2006).
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Manual
Directrices de Gestión del Riesgo Icontec 2007, complementario de la norma NTC
5254:2006. Bogotá: ICONTEC, 2007. (NTC ISO 5254:2006).
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5. DESARROLLO
5.1
Condiciones Generales
El Ministro, Viceministros, Directores, Secretario General, Jefes de Oficina, Asesores y
Coordinadores de Grupo, son responsables de otorgar los recursos necesarios para el
desarrollo de la auditoría, incluyendo el personal bajo su dirección. Son igualmente
responsables1 por planificar e implementar las acciones de mejoramiento evidenciadas por la
auditoría o por cualquier otro medio (Ver SI-P-04 PROCEDIMIENTO ACCIONES DE
MEJORAMIENTO PREVENTIVA, CORRECTIVAS Y DE MEJORA y GUÍA PARA LA
IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, REDUCCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO).
Los auditores internos de la entidad auditan procesos diferentes a los cuales pertenecen o
donde no tienen responsabilidad directa sobre la actividad auditada.
Los Auditores Internos son responsables de llevar a cabo las auditorías al Sistema Integrado
de Gestión Institucional, SIGI, por lo que deben diligenciar y aprobar la documentación
asociada, es decir: Formatos de Acciones Preventivas, correctivas y de Mejora, y el Formato
de Plan de Mejora funcional y por Procesos, que posteriormente la Oficina de Control Interno
utiliza para el seguimiento a la implementación de las acciones de mejoramiento hasta su
cumplimiento final.
5.2
Competencia y evaluación de los auditores.
Funciones
Los auditores internos del Ministerio de Interior, deberán realizar entre otras las siguientes
actividades:
1. Elaborar el plan de auditoría que les corresponda.
2. Realizar las auditorias internas de manera ética, imparcial, sincera, honesta y con
mucha discreción de acuerdo al Plan de Auditorias.
3. Elaborar y utilizan la Lista de Verificación y documentos de trabajo necesarios para
realizar las actividades de auditoría.
4. Recolectar, analizan y registran la información a través de entrevistas, observación y
revisión de documentos o registros.
5. Mantener mentalidad abierta y consideran los puntos de vista del auditado.
6. Verificar que los procedimientos y otros documentos de trabajo estén a disposición y
sean comprendidos por los funcionarios del Ministerio.
7. Confirmar que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría.
8. Identificar las observaciones, No conformidades y diligenciar los reportes.
1
Ley 734 de 2002.
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9. Elaborar los informes sobre los resultados de las auditorías efectuadas.
10. Elaborar las conclusiones de las auditorias de manera clara y oportuna.
11. Aprobar el Plan de Mejoramiento funcional y por proceso presentado por Auditado,
previo el análisis de la causa raíz del problema por parte del auditado.(Ver
Procedimiento Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora).
12. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante la
auditoría interna de calidad.
Nota: Cuando un auditor no haya sido programado durante una vigencia, y desea
nuevamente incorporarse al grupo de auditores internos, deberá acompañar la
realización de una auditoria, para su reentrenamiento. Este no debe realizar
comentarios, opiniones o juicios personales sobre lo que está observando o
evaluando.
5.3
Conocimientos y habilidades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Conoce sobre los principios, procedimientos y técnicas de auditoria.
Organiza el trabajo eficazmente.
Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia.
Es un buen entrevistador, escucha, observa, revisa documentos, registros y datos.
Entiende y comprende el uso apropiado del uso de técnicas de muestreo.
Verifica la exactitud de la información recopilada.
Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente y
apropiada para el mismo.
8. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la información.
9. Posee gran habilidad de comunicación.
10. Conoce las herramientas, métodos estadísticos y técnicas de calidad.
11. Conoce los términos de calidad y los comprende.
12. Conoce los principios de gestión de la calidad y su aplicación.
13. Conoce el tamaño de la organización, su estructura y las relaciones de la
organización.
14. Conoce los procesos generales de la entidad y la terminología.
15. Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad.
16. Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos, Resoluciones,
Convenios, Acuerdos, Códigos y Reglamentos que aplican al tema auditado.
5.4
Perfil del auditor por competencias
EDUCACIÓN
FORMACIÓN
Técnico o Profesional en cualquier campo.
Estructura norma NTC 19011 y en al menos uno de los
siguientes tópicos:
 Estructura norma NTCGP 1000
 Estructura norma ISO 9001
 MECI Modelo Estándar de Control Interno.
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

Administración del riesgo.
Sistema de Desarrollo Administrativo Ley 489 de
1998 y decretos reglamentarios.
Funcionario de planta del Ministerio del interior y/o de otras
Entidades, certificado o haber sido auditor en otra entidad
privada o pública.
Auditor Líder: 30 horas de auditoria certificadas en
Auditorias de Calidad
Miembro del Equipo Auditor: No es necesaria experiencia.
Capacidad de interactuar y adaptarse con otros para el
logro de un propósito común.
HABILIDADES
EXPERIENCIA
TRABAJO EN EQUIPO
COMUNICACIÓN ASERTIVA
CONOCIMIENTO EFECTIVOS
COMPROMISO CON LA ENTIDAD
CALIDAD HUMANA
Facilidad para escuchar y comprender ideas, trasmitir
información precisa, clara y oportuna mediante un lenguaje
apropiado.
Interés por la adquisición de los conocimientos requeridos
para el desarrollo del trabajo y su aplicación en el logro de
los objetivos de su cargo.
Capacidad para orientar el desempeño personal hacia la
consecución de los objetivos del Ministerio del Interior.
Habilidad para mantener relaciones interpersonales
basadas en el respeto, la tolerancia y la amabilidad.
5.5 GESTION DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS
No.
1
2
Tarea
Descripción de la tarea
Punto de
Control
Responsable
Tomar como insumos el
inventario de procesos
existente y la lista de
elegibles como auditores de
calidad actualizados.
Tomar como insumos el inventario de Verificación de
procesos existente y que se encuentra en actualización y Jefe Oficina de
Control Interno
el enlace al manual del Sistema Integrado vigencia.
de Gestión Institucional (SIGI) en la
pagina Web www.mininterior.gov.co y la
lista de auditores de calidad actualizados.
Evaluar la importancia de
cada
proceso
y
sus
necesidades de control y
seguimiento
Evaluar la importancia de cada proceso y
Criterio del jefe
sus necesidades de control y seguimiento,
de la oficina de
para determinar el orden de realización de
Control Interno
las auditorías, para este fin evaluar entre
otros los siguientes aspectos:
Impacto del proceso sobre los
resultados de la entidad
Jefe Oficina de
Frecuencia de la ocurrencia de
Control Interno
problemas en el proceso.
Administración de los Riesgos del
proceso.
Auditorias para cubrir y mantener el
sistema.
La
conformidad
con
los
procedimientos.
Los resultados de las auditorias
previas.
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No.
3
Tarea
Elaborar
programa
Auditorias
Calidad.
proyecto
Anual
Internas
Descripción de la tarea
de
de Elaborar proyecto del Programa Anual de
de Auditorias Internas en el formato de
“Programa Anual de
Calidad” SC-P-01-F-01.
4
Aprobar el Programa de
Auditorias
5
Punto de
Control
Divulgar Anual Programa
de Auditoria
Auditorías
Coordinador
Grupo
Gestión
Auditorias
Calidad
de
Programa
Aprobar el “Programa Anual de Auditorias firmado por la
de calidad”.
Jefe de la
Oficina de
Control Interno
Divulgar el Programa Anual de Auditorias
Responsable
del
de
de
de
Jefe de la
Oficina de
Control Interno
Evidencia de su Jefe
de
la
divulgación
Oficina
de
Control Interno
5.6 CONFORMACION DEL GRUPO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
No.
1
Tarea
Descripción de la tarea
Punto de
Control
Responsable
Verificar
los
requisitos
establecidos
para
ser
el formato “Evaluación de Competencias
auditor.
de Auditores Internos de Calidad” SC-PJefe de Oficina de
01-F -03.
Control Interno
Convocar funcionarios del Convocar por medio electrónico a los
Ministerio del Interior para funcionarios que cumplan con el perfil de
conformar el Grupo
Auditores Internos de Calidad, definidos en
Auditor
Nota: la Convocatoria es de carácter
abierto y permanente para todos los
funcionarios y podrán inscribirse siempre
que cumplan el perfil.
2
Programar capacitaciones Programar las capacitaciones que se
a los auditores
requieran para los Auditores Internos de
seleccionados.
Calidad, de acuerdo con el Listado
Gestión Humana
suministrado por la Oficina de Control
Interno.
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No.
Tarea
Realizar la capacitación
en el SIGI
3
Descripción de la tarea
Punto de
Control
Capacitar a los funcionarios en el “Sistema Listas de
Integrado de Gestión Institucional” del Asistencia
Ministerio del Interior,
Realizar
capacitación/Actualización Capacitar / Actualizar a los funcionarios en Certificaciones
el “Sistema Integrado de Gestión
en la norma
Institucional” según las normas vigentes de
auditoria de calidad relevantes e.g. NTCGP
1000, ISO 19011 etc.
4
Ingresar Personal al
Listado de Auditores
Internos capacitados
Listado
Ingresar al Listado de Auditores Internos Actualizado
de Calidad a quienes cumplan los
requisitos.
Responsable
Planeación Grupo
de Mejoramiento
continúo.
Gestión Humana
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad
5.7 ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA
No.
Tarea
Descripción de la tarea
Conformar el Equipo
Para cada Auditoria del Programa anual de
Auditor a partir
del Listado de Auditores Auditorias conformar un equipo Auditor.
1
2
3
Organizar los Equipos
Auditores.
Organizar los equipos Auditores para dar
cumplimento al Programa de Auditorias y
registrar en el formato “Seguimiento
al
Programa de Auditorias Internas de Calidad”
SC-P-01-F09
Convocar a los Equipos
Auditores.
Convocar a los equipos Auditores para asignarles
la Auditoria (s) a realizar.
4
Elaborar el Plan
Auditoría Interna de
calidad
Elaborar el Plan Auditoría Interna de calidad en
el Formato “Plan de Auditoria” SC-P-01-F02
y presentarlo a la Oficina de Control Interno para
su aprobación.
Punto de
Control
Responsable
Coordinador
del
Grupo de Gestión de
Auditorias
de
Calidad
y
Coordinación
Sectorial.
Coordinador
del
Grupo de Gestión de
Auditorias
de
Calidad
y
Coordinación
Sectorial.
Coordinador
del
Grupo de Gestión de
Auditorias
de
Calidad
y
Coordinación
Sectorial.
Equipos Auditores
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Tarea
5
Revisar y aprobar el
Plan de Auditoria
Descripción de la tarea
Revisar y aprobar los planes de Auditoria
definidos en el Formato “Plan de Auditoria”
Punto de
Control
Responsable
Plan
Auditoria
Aprobado
de
Jefe Oficina de
Control Interno
SC-P-01-F02.
6
Ajustar formato de
Seguimiento al
Programa de Auditorias
Internas de Calidad
Ajustar
las fechas en el
Formato
Formato
“Seguimiento
al Programa de Auditorias
Actualizado y
Internas de Calidad” SC-P-01-F09, y divulgarlo
divulgado.
Coordinador del
Grupo de Gestión de
Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Nota: Las auditorias de calidad solo se realizaran
dentro del tiempo establecido en el programa de
auditorías, por lo que el Jefe de la Oficina de Control
Interno, mantendrá el respectivo control para el
cumplimiento de los términos cuando el equipo auditor
reporte inconvenientes para dar inicio a la auditoria.
7
Informar al Auditado el
Plan de Auditoria
Recibir el Plan Aprobado y elaborar
memorando o correo electrónico para
informar al auditado de las actividades a
realizar definidas en Planes de Auditoria.
Evidencia
remisión
plan
Auditoria
de
del
de Equipos Auditores
5.8 PREPARACION DE LA AUDITORIA IN-SITU
No.
Tarea
1
Estudiar la
documentación del
Proceso a Auditar
2
Elaborar
verificación
lista
Descripción de la tarea
Estudiar,
analizar
y
evaluar
a
documentación del proceso según el
alcance de la auditoria, con el objeto de
conocer el estado del
proceso a ser
Auditado ( Caracterización, procedimientos,.
Indicador, riesgos, Estructura de Control de
la Gestión, Planeación de la Gestión Estatal
del Sector del Interior y de Justicia, planes
de mejoramiento de auditorías anteriores,
mapas de riesgos del proceso etc.)
de Elaborar lista de verificación según el
alcance de la auditoria, para contar con una
orientación básica de elementos que sean
importantes de evaluar, verificar y
evidenciar, en el desarrollo de la entrevista.
Diligenciar
el
formato
“Lista
de
Verificación” SC-P-01-F-04, siguiendo el
PHVA del proceso con base en la revisión
documental y analizando los Requisitos del
CLON (Cliente, Legales, Organización
Punto de
Control
Responsable
Equipo auditor
Lista de
verificación
elaborada
Equipo auditor
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Tarea
Descripción de la tarea
Punto de
Control
Responsable
(procedimientos) y de la Norma de
Calidad, y las que apliquen del MECI y
SISTEDA. ver (*Como elaborar una lista de
verificación, al final del procedimiento)
5.9 REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA IN-SITU
No.
1
2
Tarea
Descripción de la tarea
Realizar reunión de apertura en la fecha y
hora programada con el responsable y los
funcionarios del proceso a auditar, a fin de
Realizar
reunión
de
explicarles que se da inicio a la auditoria,
apertura
haciendo un breve resumen de cómo se
realizara y permitiendo la aclaración de
dudas e inquietudes. Tomar lista de
asistencia en el formato “Lista de
Asistentes” SI-AS-P-01-F02
Realizar entrevistas a
Iniciar las entrevistas utilizando la lista de
los auditados y solicitar verificación haciendo preguntas abiertas o
evidencias de
cerradas a los auditados, para conocer del
cumplimiento
proceso, los documentos y las evidencias
que faciliten la evaluación.
Punto de
Control
Listado
de
asistencia a
Reunión
de
apertura
Responsable
Equipo Auditor
Evidencias
recogidas y
papeles de
trabajo
Evaluar el (los) procedimiento respecto a los
requisitos de la norma fundamental, para
evidenciar que lo planificado se ha cumplido
y se logra el objetivo propuesto.
Registrar en la lista de verificación, las
evidencias aportadas por el Auditado y el
juicio que se forme por el Auditor sobre la
actividad evaluada.
Equipo Auditor
Nota: El Auditor podrá exigir fotocopias de
las evidencias cuando lo considere
necesario,
procurando
que
estas
permanezcan en su fuente, y dejar
constancia en papel de trabajo del estado de
la evidencia recogida/faltante indicando la
fecha, hora, nombre legible y firma del
auditado.
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No.
3
4
Tarea
Generar Hallazgos y
Diligenciar formato de
“Acciones,
Preventivas
Correctivas
y
de
Mejora”
Reunión de Cierre I
Descripción de la tarea
Punto de
Control
Generar un hallazgo negativo de Auditoria,
cuando el auditor evidencie que frente al
requisito
auditado no se ha dado
cumplimento, registrar
en
el formato
“Acciones, Preventivas Correctivas y de
Mejora”
SI-P-04-F-01. (ver ** Cómo
redactar un hallazgo, al final del documento)
Nota: Es recomendable hacer un receso
para que el equipo auditor pueda discutir y
redactar libremente los hallazgos generados.
Realizar la reunión de cierre con el equipo
auditado, para indicar que han finalizado las
entrevistas y la recopilación de información
in situ y presentar los hallazgos positivos y
negativos y las conclusiones de los
auditores.
Responsable
Equipo Auditor
Lista de
Asistencia
Equipo de
Auditoria
Tomar la lista de asistencia en el formato
“Lista de Asistentes” SI-P-01-F02
5
Reunión de Cierre II
Aceptación de los
Hallazgo
Leer el Hallazgo el cual debe cumplir con los Formatos con
lineamientos de este proceso, debe ser claro los hallazgos
y preciso, para proceder a aceptarlo o
u
rechazarlo, si es el caso. Se explican los observacione
compromisos que adquiere el Auditado, s diligenciado
desde ese momento los hallazgos aceptados
y firmados
quedan en firme.
La aceptación del Hallazgo se realiza en el
formato.
“Acciones, Preventivas Correctivas y de
Mejora”
SI-P-04-F-01
previamente
diligenciado por el Auditor.
Inmediatamente se evidencia un hallazgo
correspondiente a otro de los procesos
institucionales, se procederá a levantar el
hallazgo y a comunicarle al responsable del
Proceso en cuestión o al Auditor en caso de
que se esté auditando dicho proceso.
Auditado
Nota: En caso de evidenciar desacuerdo
con el auditado en relación a un hallazgo, se
dejará constancia en la lista de asistencia.
Cuando no se logra acuerdo alguno a pesar
de las evidencias, el Jefe de la Oficina de
Control Interno evaluará las evidencias y
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No.
6
Tarea
Evaluar a los
Auditores Internos
Descripción de la tarea
Punto de
Control
Responsable
decidirá de común acuerdo con el jefe
inmediato del Auditado si se acepta o
definitivamente se rechaza. Se dejará
constancia de esta situación en el
mencionado formato.
Evaluar a los Integrantes del Equipo Auditor Evaluaciones
en el formato “Evaluación de Desempeño Diligenciadas
de Auditor Interno de Calidad” SC-P-01-F08”
Auditados
Nota: El grupo auditor se retirará del recinto
por al menos 10 minutos al cabo de los
cuales recogerá el formato de encuesta
5.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
No.
1
2
Tarea
Descripción de la tarea
Aplicar el
Procedimiento
Acciones
Preventivas
Correctiva y de
Mejora
Una vez aceptado el Hallazgo el Auditado
deberá analizar la causa raíz e identificar sobre
ellas, las acciones de mejoramiento a realizar,
con el objetivo de eliminarlas, para lo cual
diligencia el Formato “Plan de Mejoramiento
Funcional o por Proceso” SI-P-04-F-02, el
cual presentará al Equipo Auditor en un término
no superior a cinco (5) días hábiles de la
realización de la reunión de cierre. Igualmente el
auditado deberá mantener actualizado el mapa
de riesgos asociado al proceso de su
competencia con respecto de las acciones
preventivas identificadas y conforme a la “Guía
para la identificación, evaluación, reducción
y control del riesgo”.
Aprobar el Plan de
Mejoramiento
Revisar el Plan de Mejoramiento y aprobarlo.
Nota: Cuando al analizar la causa raíz del
hallazgo se determine que este no sea
fácilmente identificable se debe ejecutar la
actividad establecida en el numeral 5.2.3.del
Procedimiento
de
Acciones,
Preventivas
Correctivas y de Mejora Código SI-P-04 .
Punto de Control Responsable
Auditado
La Accion de mejora
propuesta para
corregir el hallazgo es
coherente con la causa
de la misma?
NO
Equipo
Auditor
Devuelve
al auditado
SI
Punto No. 3
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No.
3
4
Tarea
Descripción de la tarea
Punto de Control Responsable
Elaborar Informe de
Elaborar Informe de Auditoría Internas de
Auditoria
Calidad – en el formato SC-P01-F05.
Preparar y remitir
Organizar y remitir mediante oficio a la Oficina
documentación a la
de control Interno la documentación obtenida
Oficina de Control
durante el proceso de auditoría, dentro de los 5
Interno
días hábiles siguientes al cierre de la auditoria,
en carpeta rotulada de acuerdo con la tabla de
retención documental de la Oficina de Control
Interno, debidamente foliada, con las firmas
establecidas en los formatos y organizada en el
siguiente orden: 1. Memorando o correo de
comunicación de presentación del Plan de
Auditoria, al Auditado. 2.- Plan de Auditoria
debidamente aprobado por la OCI. 3. Listas de
verificación,
4.
Formatos
de
Acciones
preventivas Correctivas y de mejoramiento,
elaborados y firmados 5. Formatos de listas de
asistencia 6. Informe de Auditoría Interna de
Calidad 7. Registros de traslado de hallazgos a
otros procesos. 8. Formatos de Evaluación de
Desempeño de Auditores Internos de Calidad. 9.
Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos.
Equipo
Auditor
Revisión de
documentos
Completos.
Equipo
Auditor
NOTA: Entregar Informe de Auditoría Interna de
calidad y Plan de Mejoramiento Funcional y por
procesos en medios digital. El Equipo Auditor
que no entregue dentro de los términos
establecidos sin una justificación valida, podrá
incurrir en falta Disciplinaria, de Acuerdo con
Ley 734 de 2002
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5.11 PREPARACIÓN DEL INFORME FINAL
No.
1
2
3
4
5
6
Tarea
Punto de
Control
Descripción de la tarea
Revisar documentación
de Auditorias
Recibir de los Equipos Auditores la
documentación para revisar que se
encuentre completa y organizada. En caso
contrario devolver al Equipo Auditor.
Preparar Informe final
Preparar el informe final consolidado de
Auditorias de Calidad y aprobarlo por parte
del jefe de la Oficina de Control Interno
para presentarlo al comité de Dirección del
Sistema Integrado de Gestión Institucional
“Informe Consolidado de Auditorias
Internas de Calidad” SC-P-01-F-06.
Recepción y
chequeo de la
Documentación
establecida en el
paso 5.10-4
Informe
Aprobado por el
Jefe de la Oficina
de Control
Interno
Evaluar los Resultados Diligencia el formato “Evaluación de
Resultados del SIGI” SC-P-01-F-07 que
consolida el numero de hallazgos por
numeral de la norma (Horizontal) y por
proceso (Vertical).
Consolidar Planes de
Mejoramiento
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Elaborar Plan de Mejoramiento Funcional
Consolidado. Utilizando el formato “Plan de
Mejoramiento Funcional o por Proceso”
SI-P-04-F-02
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Presentar el informe final, Presentar el Informe junto con la evaluación
.
y la evaluación de
de
resultados,
conclusiones
al
resultados de la Auditoría Representante Legal.
Interna de calidad al
Representante Legal
Publicación de los planes
de mejoramiento en la
pagina WEB
Responsable
Se solicitará al Webmaster del Ministerio
Plan de
del Interior, la publicación del plan de mejoramiento
mejoramiento consolidado.
publicado en
pagina WEB
Jefe de la Oficina
de Control Interno
Jefe de la Oficina
de Control Interno
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5.12 EVALUACION DE DESEMPEÑO DE AUDITORES
Paso
No.
1
Tarea
Descripción de la tarea
Completar la evaluación
para cada auditor
Tomar
Punto de
Control
Formatos
“Evaluación
de
Diligenciados
Desempeño de Auditor Interno de
Calidad” SC-P-01-F-08 de cada auditor,
los
formatos
elaborado al cierre de las Auditorias Internas de
Calidad y completar la evaluación por parte de la
Oficina de Control Interno.
2
3
Consolidar
diligenciados
evaluación
formatos
de
Consolidar
los
diligenciados
formatos
de
4
Analizar
y
tomar
decisiones de Acuerdo a Analizar las debilidades y fortalezas de los Lista de
Auditores
las evaluaciones
auditores según evaluación, para tomar
depurada
Certificar
y
archivar
Memorandos
horas
cumplidas
de
de Horas
Auditoria
para
cada
Certificar Horas de auditoria para cada Auditor Certificadas
auditor
y remitir certificación al auditor archivar
certificaciones junto.
Coordinador del
Grupo de
Gestión de
Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Funcionarios
designados de la
oficina de
Control Interno
evaluación
decisiones de permanencia en la lista de
auditores del Ministerio del Interior.
RESPONSABLE
S
Jefe de la
Oficina de
Control interno
Jefe de la
Oficina de
Control Interno
* Cómo Elaborar una Lista de Verificación:
Recopile y estudie la documentación referente al proceso y a los procedimientos a auditar; identifique
las actividades que corresponden al Planear, Hacer, Verificar y Actuar (Ciclo PHVA de Shewhart /
Deming) de acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, y los requisitos del MECI (incluidos en
las tablas 2 a 33 de la norma NTCGP1000:2009) y los requisitos del CLON (Ver Definición). Se
sugiere utilizar el siguiente cuadro como guía para verificar numerales de la Norma de Calidad dentro
del Ciclo PHVA
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Actuar
Verificar
Hacer
Planear
Ciclo
PHVA
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Numerales Correspondientes de la Norma NTCGP 1000:2009
5.3
Política de Calidad – Política de la Entidad
5.4.2 Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Administrativa
7.1
Planeación de la Realización del Producto o Prestación Servicio en coherencia con el
numeral 4.1
7.3.1 Planeación del Diseño y Desarrollo del Producto y/o Servicio (cuando aplique)
7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio incluyendo los riesgos de mayor
probabilidad e Impacto.
8.1
General (medición, análisis y mejora)
4.1
Requisitos Generales y Controles establecidos sobre riesgos
4.2.1 Generalidades (Requisitos de documentación)
4.2.2 Manual de Calidad (o de Operación)
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de los Registros
5.1
Compromiso de la Dirección
5.2
Enfoque al Cliente
5.4.1 Objetivos de la Calidad
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
5.5.2 Representante de la Dirección
5.5.3 Comunicación Interna
6.1
Provisión de Recursos
6.2
Talento Humano
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente de Trabajo
7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio
7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio
7.2.3 Comunicación con el Cliente
7.3.2 Elementos de Entrada para el diseño y desarrollo (Cuando aplique)
7.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo (Cuando aplique)
7.4
Adquisición de Bienes y Servicios
7.5.3 Identificación y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del Cliente
7.5.5 Preservación del Producto y/o Servicio
7.6
Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición (Cuando aplique)
8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto o Servicio
8.5.1 Mejora Continua
5.6
Revisión por la Dirección Incluyendo Resultados de Gestión de Riesgos
7.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)
7.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)
7.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio
8.2.1 Satisfacción del Cliente
8.2.2 Auditoria Interna
8.4
Análisis de Datos
7.3.4 Revisión del Diseño y Desarrollo (cuando Aplique)
7.3.7 Control de Cambios del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos
8.3
Control del Producto o Servicio no Conforme
8.5.2 Acciones Correctivas incluyendo las tomadas sobre riesgos materializados
8.5.3 Acciones Preventivas Incluyendo las tomadas sobre riesgos potenciales Identificados
DIRECCION – ADMINISTRACION  NUMERALES 4, 5, y 6
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Para incluir el MECI en la Auditoria se sugiere tener en cuenta los productos del MECI contenidos en
la siguiente tabla para la elaboración de la lista de verificación.
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Revise que la documentación evidencie el cumplimiento de los numerales de la norma, si no cumple
elabore las preguntas respectivas para los responsables del proceso.
Adicional al la verificación del cumplimiento de la Norma de Calidad en la Documentación, se debe
evaluar la aplicación de los procedimientos en la practica, para lo cual se deberán establecer
preguntas orientadas a la revisión de los registros establecidos en los procedimientos.
Elabore las preguntas adicionales que considere pertinentes dentro del proceso y en relación con
otros procesos misionales, estratégicos o de apoyo ya sea como cliente interno o como proveedor
interno o externo.
** Cómo Redactar los Hallazgos:
Redacte y enumere el(los) hallazgo(s) de forma objetiva, sin ambigüedades y orientado(a) evidenciar
el incumplimiento del requisito o la deficiencia presentada. El Hallazgo de una No conformidad debe
contener: Descripción de la situación + la evidencia objetiva + el requisito de norma que se incumple.
Ejemplo: Al revisar los registros del Tramite de Autorización de Centros de Conciliación, la carpeta
que contiene el Expediente 4839 de María Isabel Carreño, no cumple con los requisitos del
procedimiento “Organización y Control de Archivo de Gestión” (4.2.3). Se evidencia que en el Proceso
de Impugnación no se ha planificado las acciones para dar cumplimiento al Decreto 4530 de 2008
incumpliendo el Numeral 7.1 de la Norma NTCGP1000:2009 “PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO”. Tipo de Acción requerida: Correctiva.
6. REGISTROS
-
Memorandos de citación a auditores.
Programa anual de auditorias
Listado de Auditores de calidad
Listas de asistencia.
Actas de reunión.
Acciones de mejora miento
Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos
Listas de verificación
Evaluación de Resultados del SIGI
Traslados de Hallazgos a otros procesos
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7. INFORMACIÓN SECUNDARIA
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN
Actividades de mejora por
procesos
Plan de Mejoramiento por
procesos
RESPONSABLE
UBICACIÓN
Jefe Oficina de Control
Interno
www.Mininterior.gov.co
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
INFORMACIÓN A
PUBLICAR
Programa de Auditoria
RESPONSABLE
Oficina de Control Interno
e Información Pública
Seguimiento al programa Oficina de Control Interno
de Auditoria
e Información Pública
Informe Consolidado de
Auditorias Internas de Oficina de Control Interno
Calidad
e Información Pública
Plan de Mejoramiento
Funcional o por Procesos Oficina de Control Interno
Consolidado
e Información Pública
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Anual
o cuando se
modifique en la vigencia
Al Iniciar cada periodo de
Auditorias Programado
Al terminar cada periodo
de Auditorias Programado
www.Mininterior.gov.co
Al terminar cada periodo
de Auditorias Programado
www.Mininterior.gov.co
www.Mininterior.gov.co
www.Mininterior.gov.co
9. ANEXOS
-
Anexo 1 SC-P-06-F-01 Programa Anual de Auditorias de Calidad
Anexo 2 SC-P-06-F-02 Plan de Auditoria
Anexo 3 SC-P-06-F-03 Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad
Anexo 4 SC-P-06-F-04 Listas de Verificación
Anexo 5 SC-P-06-F-05 Informe de Auditoria Interna de Calidad
Anexo 6 SC-P-06-F-06 Informe Consolidado de Auditorias Internas de Calidad
Anexo 7 SC-P-06-F-07 Evaluación de Resultados del Sistema Integrado de Gestión Institucional
Anexo 8 SC-P-06-F-08 Evaluación de Desempeño de Auditor Interno de Calidad
Anexo 9 SC-P-06-F-09 Seguimiento al Programa de Auditorias Internas de Calidad
10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
08/09/2009
02/12/2009
Se adecuo la versión 1 según la norma ISO 19011
Se introdujo la evaluación de desempeño de auditores Internos
de Calidad Numeral 5.5
Se incluyó un nuevo formato denominado “ Evaluación de
Desempeño de Auditor de Calidad “ SC-P-01-F08
Se ajustó el formatos “ Informe de Auditoria Interna de Calidad”
SCP-01-F-05
Se ajustó el formato “ Evaluación de Competencias de
Auditores Internos de Calidad” SCP-01-F-03
2
3
Se estableció en el paso 2 del numeral 5.5. como único
4
02/12/2009
02/12/2009
02/12/2009
16/03/2010
1
2
2
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FECHA
16/03/2010
16/03/2010
16/03/2010
06/10/2010
04/10/2010
06/10/2010
06/10/2010
06/10/2010
06/10/2010
06/10/2010
23/12/2011
CAMBIO
responsable el jefe de la oficina de Control interno
Se establecieron en el paso 5 del numeral 5.5. como
responsables el jefe de la oficina de Control interno y el
coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad. Se
corrigió el nombre del plan de Auditoria.
Se eliminaron lo pasos 10 y 11 del numeral 5.5 y se renumero
nuevamente
todo
el
procedimiento.
Se
asignaron
responsabilidades a la Coordinadora del Grupo de Gestión de
Auditorias de Calidad y se le quitaron responsabilidades al
representante de la alta dirección.
Se corrigieron los cambios en los formatos referenciados a los
Subproceso Administración del Sistema Integrado de
Gestión Institucional SIGI Acciones Preventivas y Correctivas
y a los procedimientos de Elaboración y control de
Documentos..
Se elimino Política de Operación de las definiciones, y se
agregaron las definiciones de Finalización de la Auditoria y
Gestión Fiscal, Requisitos del CLON, reunión de apertura y se
corrigieron otras definiciones
Se elimino del numeral 5.2 (actual) el texto: 6.1.4 La oficina de
control interno coordinará junto con el Representante de la Alta
Dirección la designación de los equipos de auditoria y los
auditores líderes. Se agrego en el numeral 5.2 (actual) la
función de aprobación de los planes de mejoramiento por parte
de los auditores y se agrego un item sobre los juicios
personales del auditor
Se restructuraron los Flujogramas , se renumeraron los pasos
y se mejoro la secuencia lógica de los pasos, se mejoro la
redacción y se agregaron o eliminaron los pasos necesarios de
acuerdo con la norma ISO19011 y la experiencia en auditorias
pasadas., se reviso la responsabilidad en cada paso. Los
cambios más importantes corresponden a la inclusión del
registro de seguimiento a planes de Auditoria en ejecución, la
aprobación de los planes de mejora por parte del equipo
auditor, los mecanismos sancionatorios en casos de
incumplimiento en entrega de documentación según los
términos establecidos
Se incluyeron dos guías dentro del procedimiento una para la
elaboración de listas de verificación con base en el ciclo PHVA
y los numerales de la norma de calidad, y una guia para la
redacción de hallazgos.
Se corrigió en Formato SC-P-01-F-08 Evaluación de
desempeño de auditor interno de calidad
Se corrigió en Formato SC-P-01-F-05 informe de auditoria
interna de calidad.
Se incluyo el nuevo Formato SC-P-01-F09 Seguimiento al
programa de auditorias internas de calidad.
Se actualizo el procedimiento para la realización de auditorias
de acuerdo con la norma NTCGP1000:2009, MECI y
SISTEDA,
VERSIÓN
4
4
4
5
5
5
5
2
3
5
6
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE
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FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
07/08/2012
En el ítem 5.5 numeral 4 se modifico que el Programa de
Auditorias Internas de Calidad lo aprueba la Oficina de Control
Interno.
7
En el ítem No. 5.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN se adicionó una nota y se
estableció punto de control,
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
Claudia Patricia Díaz C
Profesional Especializada
Gloria Inés Muñoz Parada
Jefe Oficina de Control Interno
TRD:
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