procedimiento solicitud y aprobación de crédito icetex

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO RECAUDOS
Código : PFI.17
PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y APROBACIÓN DE CRÉDITO ICETEX
Versión : 04
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Revisó:
Jefe División Financiera
Jefe Sección de Recaudos
Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución No. 1858
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades que deben seguirse para acceder a los créditos
educativos que ofrece el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y
Estudios Técnicos en el Exterior, ICETEX.
Aplica a los créditos estudiantiles que soliciten los estudiantes de la
Universidad Industrial de Santander a través del ICETEX.
NORMATIVIDAD

Convenio marco No. 297-03 para la financiación de crédito educativo a través de alianzas estratégicas entre el Gobierno Nacional, por intermedio
del instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, ICETEX y las Instituciones de Educación
Superior.

Convenio adicional No. 001 Convenio marco No. 297-03 del 8 de octubre de 2003 suscrito entre el ICETEX y la Universidad Industrial de
Santander.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Comprobante de Pago de Matrícula: Corresponde al recibo de liquidación de la matrícula.

Crédito para matrícula: Crédito para cubrir la totalidad o el porcentaje aprobado por el ICETEX del valor de la matrícula del semestre.

Crédito de sostenimiento: Crédito que otorga el ICETEX para que el estudiante cubra sus gastos de sostenimiento durante el tiempo de estudios.

Deudor solidario: Persona que respalda la deuda del estudiante.

Legalización del crédito: Visto bueno que da el coordinador del convenio UIS – ICETEX para que dicha entidad continúe con el trámite de visado y
desembolso de los dineros.

Período de amortización: Tiempo que contempla el ICETEX para que el estudiante cancele la totalidad de la deuda.

Período de estudios: Tiempo estipulado por la Universidad para cursar el programa académico.
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DEFINICIONES

Período de gracia: Tiempo comprendido entre la terminación de los estudios y el inicio del período de amortización.

Simulador de crédito estudiantil: Software que le permite al estudiante conocer el valor del crédito, y los pagos a realizar durante el tiempo de
estudios y de amortización.

Concepto jurídico viable: Inicio del trámite de giro que hace el ICETEX
CONSIDERACIONES

El proceso de inscripción se realizará a través de la página web (www.icetex.gov.co). Sólo se aceptará el diligenciamiento de una solicitud por cada
persona.

Al inicio de cada semestre, el ICETEX define las fechas para la inscripción de las solicitudes de crédito, recepción de documentos, renovación y
aprobación del crédito

El ICETEX, en su página web activa la opción de acceso al formulario virtual de solicitud de crédito únicamente en las fechas programadas para la
presentación de las solicitudes.

Para solicitar el crédito, el aspirante debe estar admitido en la Universidad, en caso contrario, la solicitud no será estudiada.

Cualquier información diferente entre la registrada en el proceso de inscripción en la página web del ICETEX y los documentos soporte, es
considerada intento de fraude y será motivo de cancelación de la solicitud de crédito.

Cuando el beneficiario del crédito es menor de edad, además del estudiante debe firmar y colocar la huella en la carta de instrucciones uno de sus
padres o una persona que lo represente.

La solicitud de crédito para sostenimiento no puede ser mayor a 5 SMLMV.

El ICETEX ha dispuesto en su página web la opción Sistema de Atención Virtual, Quejas y Reclamos, para atender las inquietudes y quejas de los
usuario.

El primer semestre del crédito el estudiante debe cancelar el valor de la matrícula. La Universidad realizará la devolución, una vez el ICETEX
realice el desembolso, previa solicitud del estudiante.

Realizado el primer giro, el estudiante debe imprimir de la página web del ICETEX los recibos de pago de la cuota de cultura financiera que se debe
pagar mes a mes. En caso de no realizar el pago el ICETEX reportará al codeudor a las entidades correspondientes.
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Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Diligencia formulario
para estudio del deudor
solidario y solicitud de
crédito
1. Diligencia en la página web del ICETEX, formulario para el
estudio del deudor solidario y la solicitud de crédito teniendo
en cuenta los requisitos exigidos por dicha entidad.
Estudiante
2. Cancela el valor del
estudio del deudor
solidario
2. Cancela en la entidad bancaria respectiva el valor
estipulado para el estudio del deudor solidario.
Estudiante
3. Aprobado el deudor
solidario, estudia
la solicitud de crédito
3. Una vez aprobado el estudio del deudor solidario procede
a realizar el estudio de la solicitud para la asignación del
crédito.
ICETEX
4. Notifica al estudiante el
resultado de la solicitud
4. Notifica al estudiante por medio de correo electrónico, el
resultado de la solicitud. Las solicitudes de crédito saldrán
con la connotación de aprobados y rechazados. El estudiante
podrá consultar el Manual de Legalización para verificar
requisitos a través de la página web oficial del ICETEX.
ICETEX
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
5. Informa al estudiante los
documentos requeridos
para la legalización del
crédito
5. Aprobado la solicitud de crédito por el ICETEX, informa al
estudiante los documentos que debe presentar para la
legalización del crédito. Esta información también puede ser
consultada en la página web del ICETEX.
Nota: El primer semestre de la solicitud del crédito debe
cancelar el valor de la matrícula. Si el crédito es aprobado, la
Universidad realizará la devolución previa solicitud del
estudiante, una vez el ICETEX realice el desembolso, .
1
Auxiliar
Administrativo
Recaudos
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
1
6. Presenta los siguientes documentos al Auxiliar
Administrativo Sección Recaudos, en una carpeta de marbete
vertical marcada con los nombres y apellidos completos:
6. Presenta documentos
solicitados
 Hoja de Aprobado
 Dos fotocopias ampliadas del documento de identidad.
 Resultados de la Prueba ICFES, para estudiantes nuevos.
 Certificado de notas ó polígrafo del semestre anterior,
para estudiantes activos.
 Recibo de servicio público de energía, del lugar de
residencia de la unidad económica familiar.
 Fotocopia del carnet del SISBEN, si aplica
Hoja de Aprobado
Fotocopias del documento
de identidad
Resultados Prueba ICFES
para estudiantes nuevos
Certificado de notas del
semestre anterior para
estudiantes activos
Recibo de servicio
público de energía
Fotocopia del carnet del
SISBEN
-Dos fotocopias ampliadas del documento de identidad
-Formulario CIFIN (Firmado y con huella)
-Certificado de ingresos actuales
-Certificado de ingresos y retenciones del año anterior.
-Formulario de inscripción (Firmado y con huella)
-Pagaré
-Carta de instrucciones y autenticidad
- Demás documentos soporte según el caso
Formularios de Inscripción
7. Verifica que los documentos entregados sean los
requeridos para la legalización del crédito y confirma a través
de la página web que los datos ingresados coincidan con los
documentos.
7. Verifica que los
documentos entregados
sean los requeridos y
valida información
Si
2
Estudiante
Información del codeudor:
Información del codeudor
¿Inconsistencias?
RESPONSABLE
No
1
Pág 6
Auxiliar
Administrativo
Tesorería
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
8. Informa al estudiante a través de correo electrónico acerca
de las inconsistencias encontradas.
Auxiliar
Administrativo
Recaudos
9. Si la inconsistencia es grave, el estudiante debe ingresar a
la página web del ICETEX y anular el crédito.
En caso de no hacerlo, de igual forma no se giran los dineros
ya que el Auxiliar Administrativo Sección Recaudos no puede
legalizar el crédito.
Estudiante
2
8. Informa al estudiante
acerca de la inconsistencia
¿Inconsistencia grave?
Si
9. Anula crédito
No
FIN
10. Realiza solicitud de
corrección ante el
ICETEX
11. Imprime y entrega
formato de pagaré y carta
de instrucciones
Formato Pagaré
Carta de Instrucciones
3
10. Si la inconsistencia no es grave, debe realizar la solicitud
de la corrección pertinente ante el ICETEX.
11.Se envía a los estudiantes por correo electrónico
institucional a los estudiantes la documentación
correspondiente a:
- Formato del pagaré
- Carta de instrucciones de la página web ICETEX
Estudiante
Auxiliar
Administrativo
Recaudos
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
12. Firman carta de
instrucciones y pagaré
12. Imprimen y firman la carta de instrucciones y el pagaré;
estos documentos deben ir respaldados por la huella digital
de cada uno. La carta de instrucción debe tener el
reconocimiento de firmas al respaldo.
Estudiante y
Deudor solidario
13. Entrega los
documentos a la
Universidad
13. Entrega los documentos a la Universidad para la revisión,
legalización de la solicitud del crédito y la constitución de las
garantías. Los documentos deben ser entregados en dos
carpetas, una carpeta con los originales y otra con las copias.
Estudiante
DIAGRAMA DE FLUJO
3
1
14. Elabora Acta de
Recibo de Pagarés y Carta
de Instrucciones y firma
Acta de entrega de
pagarés y cartas de
instrucciones
14. Los días LUNES tramita la solicitud del crédito en la
página del ICETEX a través del link envío de garantías, allí
genera el acta de entrega de pagarés y demás documentos
inscribiendo el número de guía, sello y la cantidad de carpetas
legalizadas.
Los días MARTES realiza la entrega de documentos al
funcionario ICETEX encargado.
Auxiliar
Administrativo
Recaudos
15. Recibe documentos y
firma acta
15. Recibe documentos, firma el acta y la devuelve a la
Universidad.
ICETEX
16. Verifica los
documentos enviados por
la Universidad
16. Realiza las verificaciones de los documentos enviados por
la Universidad.
ICETEX
4
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
17. En caso de presentarse inconsistencias anula el proceso
de solicitud de crédito.
ICETEX
18. Da concepto jurídico
viable al crédito y asigna
código
18. Si no existen inconsistencias en la información, da
concepto juríco viable al crédito y asigna un código con el cual
se va a identificar la obligación de cada estudiante para los
efectos del manejo del crédito.
ICETEX
19. Desembolsa los
recursos
19. Desembolsa los recursos destinados a financiar las
matrículas, por medio de giros directos a la cuenta bancaria
de la Universidad indicada para tal efecto.
Los desembolsos por crédito de sostenimiento son girados a
la cuenta reportada por el estudiante
ICETEX
20. Publica las fechas
límites para la renovación
de los créditos y el
procedimiento a seguir
20. Para la renovación de los créditos, antes de terminar el
semestre, realiza la convocatoria en la página web para
actualización de datos.
ICETEX
21. Actualiza la
información en la página
web del ICETEX.
21. Ingresa a la página web del ICETEX, actualiza los datos
en las fechas establecidas, imprime y verifica los documentos
que debe presentar para la renovación del crédito.
Si el estudiante no se encuentra a paz y salvo no se le permite
realizar la actualización de datos.
Estudiante
DIAGRAMA DE FLUJO
4
¿Inconsistencias?
No
Si
17. Anula crédito y emite
sanción
FIN
5
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
5
22. Presenta documentos
al auxiliar tesorería
Formato de actualización
de datos
Comprobante de pago de
matrícula
Certificado de nivel
emitido por Admisiones y
Registro Académico
22. Presenta los siguientes documentos al Auxiliar Tesorería:




Formato de actualización de datos
Comprobante de Pago de Matrícula
Certificado de nivel emitido por la Dirección de
Admisiones y Registro Académico
Polígrafo de notas
Estudiante
Polígrafo
23. Legaliza la renovación
del crédito del estudiante
23. A través de la página web del ICETEX legaliza la
renovación del crédito del estudiante para el siguiente
semestre.
Auxiliar
Administrativo
Recaudos
24. Sella comprobante de
pago de matrícula
24. Sella y firma comprobante de pago de matrícula,
indicando el valor a pagar y el tipo de pago.
Auxiliar
Administrativo
Recaudos
25. Cancela el porcentaje
de matrícula autorizada
por la Universidad
25. Cancela en caja el porcentaje de la matrícula autorizada
por la Universidad, en las fechas establecidas para el pago
ordinario.
Estudiante
26. Imprime recibos de
pago de la cuota de
cultura financiera
FIN
26. Realizado el desembolso a la Universidad por parte del
ICETEX, el estudiante debe imprimir de la página web del
ICETEX los recibos de pago de la cuota de cultura financiera
que debe pagar mes a mes.
En caso de que el estudiante no realice este pago el ICETEX
reportará al codeudor a las centrales de riesgo.
Estudiante
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Octubre 11 de 2004
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento

2
Diciembre 04 de 2008








3
Septiembre 26 de 2008





4
Noviembre 14 de 2014



Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de
Documentos.
Modificación del objetivo.
Inclusión del alcance, normatividad y definiciones.
Inclusión de las consideraciones relacionadas con el monto máximo de las solicitudes de crédito de
sostenimiento y el Sistema de Atención Virtual, Quejas y Reclamos.
Cambio de responsables.
Se elimina el uso del Sistema Integral de Otorgamiento de Crédito (SIOC).
Cambios en la documentación requerida para la legalización del crédito.
Inclusión de actividades relacionadas con la renovación del crédito.
Eliminación de los anexos: Convenio UIS – ICETEX, Convenio UIS – COOPFUTURO, y Requisitos
Crédito ICETEX.
En la actividad 6. se incluyeron los siguientes documentos: hoja de aprobado y formulario de Inscripción.
Se complementó la actividad 13, incluyendo los requerimientos establecidos por el ICETEX para la
entrega de los documentos por parte del estudiante.
En el numeral 18 el ICETEX modificó la actividad de visado por concepto jurídico viable
Se modificó el término Auxiliar Recaudos por Auxiliar Administrativo Sección Recaudos.
En la actividad 4 se incluyó la opción de consulta del manual de legalización para el estudiante a través de la
página web del ICETEX.
En la actividad 6 se realizó la inclusión dentro de los documentos a presentar: pagaré, carta de instrucciones
y autenticidad.
Actividad 6, envío de documentación a los estudiantes a través de correo electrónico institucional.
Modificación a la actividad 14 en referencia a los días en que se realiza solicitudes de crédito y entrega de
documentación al ICETEX.