PRESENTACION - Portal Subvenciones
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MINISTERIO DE EDUCACION ENVIO DE ASISTENCIAS _________________________________________________________________________ Departamento Administración General Portal de Subvenciones Departamento Informática y Computación Pág:: 1 ENVIO DE ASISTENCIAS Especificaciones Administrativas y Técnicas La información que mensualmente envían los establecimientos educacionales a los Departamentos Provinciales de Educación para efectuar el cálculo de la subvención fiscal es aquella contenida en dos formularios; el primero para registrar la asistencia diaria y el segundo para elaborar un resumen de las asistencias promedios del mes: TIPO FORMULARIO ANEXO AL BOLETIN MENSUAL DE SUBVENCIONES CONTENIDO Formulario preimpreso que registra por tipo de educación las matrículas, alumnos nuevos y retirados, las asistencias diarias y el número de días efectivamente trabajados en el mes para cada uno de los grados impartidos por tipo de enseñanza. El documento es gratuito, se llena en original y dos copias en papel autocopiativo y permite el uso de impresora matriz de punto. El colegio presenta tantos boletines (en original) como niveles de enseñanza tenga autorizados. BOLETIN MENSUAL DE SUBVENCIONES Formulario preimpreso que permite su lectura óptica a través del reconocimiento de marcas. En el documento se entrega el total de asistencia mensual por grados, la que ha sido registrada en forma previa día a día en el libro de clases e informada en el formulario anexo, citado anteriormente. Si procede, también se informan los internados y los montos por derechos de escolaridad percibidos. El boletín óptico es gratuito y se llena solo en original para cada uno de los tipos de educación que imparte el establecimiento. Los datos se registran bajo dos modalidades: relleno de círculos (para generar las marcas) y con números arábicos en casilleros tradicionales. Dada la exactitud del formulario para el llenado de marcas, este no permite el uso de impresoras. Portal de Subvenciones Pág:: 2 A contar del período lectivo 2002 los establecimientos subvencionados contarán con los siguientes mecanismos para entregar las asistencias al Ministerio de Educación par efectos del cálculo del subsidio escolar: Modalidad 1 2 3 Tradicional Vía Internet indirecta Vía Internet directa Asistencia Mensual Asistencia Diaria Entrega en Depto. Boletín Optico Boletín Anexo Archivo adjunto Transacción SI NO NO Cada una de estas modalidades es excluyente para el mes de proceso; es decir, las asistencias de todo el establecimiento se deben ingresarse por una sola vía; en caso de aquellos que utilicen más de un mecanismo en forma simultánea, el sistema computacional ministerial dará prioridad a la información ingresada vía Internet, eliminando el archivo recibido vía diskette o por medio del formulario óptico, respectivamente. 1 Modalidad Tradicional El envio tradicional consiste en el uso de los formularios de subvenciones para el registro de las asistencias tal como se hizo el año recien pasado. Los formatos de los documentos no presentan ningún cambio con respecto al período 2001. Durante los primeros cinco días de cada mes, el sostenedor remite el Boletín Optico de Subvenciones al Departamento Provincial de Educación y adjunta una copia del formulario preimpreso Anexo al Boletín Mensual con el detalle de las asistencias diarias. Descripción del Boletín Mensual de Subvenciones Encabezamiento del formulario: Mes, Año, RBD, Dígito verificador, Tipo de Educación, Número correlativo DS, Matrícula Final con Subvención, N° Cursos Combinados y Monto de Derechos de Escolaridad. Internados: Matrícula Internado, Asistencia Internado, Días Internado Grado N° 1: PRIMERO N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Grado N° 2: SEGUNDO N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Grado N° 3: TERCERO N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Grado N° 4: CUARTO N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Grado N° 5: QUINTO Portal de Subvenciones Pág:: 3 N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Grado N° 6: SEXTO N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Grado N° 7: SEPTIMO N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Grado N° 8: OCTAVO N° de cursos, Matrícula, Altas, Bajas, Total Asistencia del mes y N° días trabajados. Portal de Subvenciones Pág:: 4 FORMATO BOLETIN MENSUAL DE SUBVENCIONES Portal de Subvenciones Pág:: 5 Formulario Anexo al Boletín Mensual de Subvenciones Encabezamiento del formulario: Nombre del Establecimiento, letra, número, códigos geográficos, mes, año, tipo de Educación, Número correlativo (DS), N° cursos combinados, Rol Base Datos, Monto de Derechos de Escolaridad . Grado N° 1: PRIMERO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Grado N° 2: SEGUNDO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Grado N° 3: TERCERO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Grado N° 4: CUARTO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Grado N° 5: QUINTO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Grado N° 6: SEXTO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Grado N° 7: SEPTIMO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Grado N° 8: OCTAVO N° de cursos, Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final, Asistencia Diaria (31 casilleros), Total de asistencias diarias, N° días trabajados. Portal de Subvenciones Pág:: 6 TOTAL MATRICULA: Sumatoria Matrícula Inicial, Sumatoria Altas, Sumatoria Bajas, Sumatoria Matrícula Final, Sumatoria Asistencia Diaria (31 casilleros), Sumatoria Total de asistencias del tipo educación INTERNADOS: Matrícula Inicial, Altas, Bajas, Matrícula Final Asistencia Internos Diaria (31 casilleros) Total de asistencias diarias N° días trabajados Portal de Subvenciones Pág:: 7 FORMATO FORMULARIO ANEXO AL BOLETÍN MENSUAL DE SUBVENCIONES Portal de Subvenciones Pág:: 8 2. Modalidad Internet Indirecta (Off Line) El envío de asistencias off line se orienta para aquellos establecimientos que cuentan con una conexión básica a Internet, tienen correo electrónico y cuentan con un sistema computacional de gestión propio que debe generar los archivos de asistencias en un formato que sirvan al cálculo de subvenciones; para que desde el portal del sostenedor se adjuntan dichos archivos (upload). Por tanto, es necesario dar a conocer la estructura de datos al colegio. Envió al Departamento Provincial En caso de usar Internet no es necesario acudir al Departamento Provincial de Educación para entregar el Formulario Anexo al Boletín Mensual de Subvenciones; no obstante, este documento igual debe imprimirse desde la aplicación on line y mantenerse en el establecimiento para efectos de respaldo de los datos y control posterior de las asistencias informadas por parte de los inspectores de subvenciones. ESPECIFICACIONES TECNICAS Formato del Archivo Mensual A continuación se indica el formato y contenido del volumen magnético que debe ser generado y remitido por Internet para permitir su plena compatibilidad con el sistema computacional ministerial, independiente de la forma de obtener la asistencia. Normalización del Nombre del Archivo El nombre del archivo deberá tener la siguiente nomenclatura: < norRBDmes.extensión > “nor” es un prefijo para referirse a la asistencia mensual informada en el disco para el proceso de pago “normal”. En caso de informar asistencias atrasadas en relción al proceso de pago regular el prefijo a usar es “rez” a objeto de incluirlo en el proceso de pago de rezagados. “RBD” es el Rol Base de Datos -sin dígito verificador- del establecimiento que envía las asistencias. “Mes” son dos dígitos que indican el mes de proceso de pago. El mes de proceso es diferente al mes de asistencia informado en el boletín de asistencias, este último siempre será un número menor, excepto en diciembre (12) donde el mes de proceso será uno (enero). El mes será el mismo para archivos con el prefijo “am” o “rz”. Portal de Subvenciones Pág:: 9 “extensión” son tres letras que equivalen al tipo de archivo generado; en este caso debe corresponder a texto (txt) separado por tabuladores; es decir, entre campo y campo debe existir una tabulación. Formato: nor01234_08.txt Indica el archivo del establecimiento educacional con Rbd igual a “01234”, que contiene el resumen de asistencia mensual del mes de julio y que se informa para el proceso de pago normal de agosto del año en curso. Consideraciones importantes: El archivo mensual de asistencias, reemplaza al conjunto de boletines anexos que envía cada establecimiento. Dentro del archivo, existirá un registro (o fila) por cada boletín informado. Si el establecimiento tiene Kinder y Básica, el archivo contendrá dos registros. En caso de presentar dos registros para el mismo tipo de enseñanza por tener cursos del mismo grado que trabajaron un número de días diferentes, el campo “DS” indicará la correlatividad de los registros para evitar el ingreso de registros duplicados. Cada archivo contendrá un solo archivo correspondiente al mes de proceso. Por tanto no deben incluirse asistencias rezagadas en el mismo archivo. En caso de existir asistencias de meses atrasados, estas deben informarse en un segundo archivo independiente con el prefijo “rez” por tratarse de un procedimiento de excepción. El sistema computacional debe discriminar esta situación mediante el campo “ind_reza” el que tendrá una “R”. En caso de que la asistencia no pueda grabarse en un solo disco dado su volumen, es posible y deseable que esta sea comprimida utilizando el formato ZIP generado por la aplicación WINZIP. El volumen generado con formato comprimido tendrá el prefijo y la extensión zip. Ejemplo < zip01234_08.zip> En caso de fallar la generación vía diskette y desconocer la causa del problema, el sostenedor podrá generar los archivos por medio tradicional; es decir, vía formulario anexo y óptico. Portal de Subvenciones Pág:: 10 Chequeo del contenido Terminada la transmisión del archivo por medio electrónico, el sostenedor recibe un mensaje de recepción conforme o “conexión fallida”. En general la recepción no debería presentar problemas; en este caso, la asistencia es cargada en la base de datos de subvenciones y el sostenedor debe recibir un “Certificado de Ingreso Boletín de Subvención” con fecha, folio y un resumen mensual de las asistencias de acuerdo al modelo adjunto. Considerando que el envió de asistencias en indirecto; el certificado no se va a recibir de inmediato. En caso de detectar fallas en el contenido del archivo de asistencias al sostenedor se le comunicará de inmediato del problema por correo electrónico u otro canal de comunicación a fin de resolver cuanto antes la situación. Consideraciones importantes: El archivo diario de asistencias, reemplaza al formulario anexo de subvenciones. La llave o identificación única de cada registro es mediante los campos: mes, año, rbd, dv, código de enseñanza. En caso de enviar un segundo registro para el mismo tipo de enseñanza, el campo “ds” deberá indicar la correlatividad de los registros. Portal de Subvenciones Pág:: 11 ESTRUCTURA DE DATOS (versión preliminar) ESPECIFICACIONES TECNICAS: ASISTENCIAS DIARIAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 nro_proc nom_esta let_esta num_esta region pro_cod dir_prov com_cod folio fecha_ing elimina che_inte ind_reza mes_asis ano_asis rbd dv cod_ense dia_saba mat_subv mat_inte asi_inte dia_trab cur_comb der_esco num_cur1 mat_cur1 alt_1ano baj_1ano asi_1ano dia_tra1 che_asi1 inc_cur1 asi_101 asi_102 asi_103 asi_104 asi_105 asi_106 asi_107 asi_108 asi_109 Portal de Subvenciones smallint char(45) char(1) numérico tinyint numérico tinyint numérico char(6) char(6) char(1) char(1) char(1) char(2) char(4) char(5) char(1) char(3) char(2) char(4) char(3) char(5) char(2) char(1) char(9) char(2) char(3) char(3) char(3) char(5) char(2) char(1) numérico numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico 2 45 1 4 2 1 3 2 6 6 1 1 1 2 4 5 1 3 2 4 3 5 2 1 9 2 3 3 3 5 2 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Pág:: 12 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 asi_110 asi_111 asi_112 asi_113 asi_114 asi_115 asi_116 asi_117 asi_118 asi_119 asi_120 asi_121 asi_122 asi_123 asi_124 asi_125 asi_126 asi_127 asi_128 asi_129 asi_130 asi_131 num_cur2 mat_cur2 alt_2ano baj_2ano asi_2ano dia_tra2 che_asi2 inc_cur2 asi_201 asi_202 asi_203 asi_204 asi_205 asi_206 asi_207 asi_208 asi_209 asi_210 asi_211 asi_212 asi_213 asi_214 asi_215 asi_216 Portal de Subvenciones Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico char(2) char(3) char(3) char(3) char(5) char(2) char(1) Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico 4 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Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 3 3 3 5 2 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Pág:: 14 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 asi_324 asi_325 asi_326 asi_327 asi_328 asi_329 asi_330 asi_331 num_cur4 mat_cur4 alt_4ano baj_4ano asi_4ano dia_tra4 che_asi4 inc_cur4 asi_401 asi_402 asi_403 asi_404 asi_405 asi_406 asi_407 asi_408 asi_409 asi_410 asi_411 asi_412 asi_413 asi_414 asi_415 asi_416 asi_417 asi_418 asi_419 asi_420 asi_421 asi_422 asi_423 asi_424 asi_425 asi_426 asi_427 asi_428 asi_429 asi_430 Portal de Subvenciones Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico char(2) char(3) char(3) char(3) char(5) char(2) char(1) Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico 4 4 4 4 4 4 4 4 2 3 3 3 5 2 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Pág:: 15 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 asi_431 num_cur5 mat_cur5 alt_5ano baj_5ano asi_5ano dia_tra5 che_asi5 inc_cur5 asi_501 asi_502 asi_503 asi_504 asi_505 asi_506 asi_507 asi_508 asi_509 asi_510 asi_511 asi_512 asi_513 asi_514 asi_515 asi_516 asi_517 asi_518 asi_519 asi_520 asi_521 asi_522 asi_523 asi_524 asi_525 asi_526 asi_527 asi_528 asi_529 asi_530 asi_531 num_cur6 mat_cur6 alt_6ano baj_6ano asi_6ano dia_tra6 Portal de Subvenciones Numérico char(2) char(3) char(3) char(3) char(5) char(2) char(1) Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico 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int_913 int_914 int_915 int_916 int_917 int_918 int_919 int_920 int_921 int_922 int_923 int_924 int_925 int_926 Portal de Subvenciones Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Pág:: 19 365 366 367 368 369 int_927 int_928 int_929 int_930 int_931 Portal de Subvenciones Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico 4 4 4 4 4 Pág:: 20 REGLAS DE VALIDACION Errores de Consistencia Ocurren por el incorrecto llenado del boletín de asistencias, la causa más común es la omisión de un dato, estar fuera de rango. También incurrir en errores de cuadratura es común; los errores deben ser informados al usuario para su corrección. D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 DETALLE DEL ERROR mes: no corresponde a mes de proceso. año: no corresponde a año de proceso. rbd: no existe en directorio establecimientos dv: no corresponde al rbd. tipo de educación: no existe o no esta autorizado en unidad educativa matrícula subvencionada: no es igual a la sumatoria de los cursos internado: falta información en matrícula, asistencia internado: (asistencia / días) > matrícula Días trabajados fuera de rango: no puede ser superior a 31. curso combinado: existe información en cursos curso combinado: existe información en grados 7 u 8 curso simple: falta información en nivel cursos. matrícula: falta información en nivel. matrícula: (matrícula / número de cursos) > 45 alumnos matrícula: (matrícula Educación Especial / número ) > 15 alumnos asistencia media: falta información en nivel asistencia media: es superior a la (matrícula + altas – bajas) días: falta información en nivel o días trabajados = 0 existe información de nivel(es) que no corresponde Boletín duplicado Doble Marca para una misma columna Ausencia Marca en un campo obligatorio Curso combinado: matrícula superior a lo permitido Curso combinado: matrícula de dos ciclos > 35 alumnos Curso combinado: ya existe un boletín con la secuencia Curso combinado: establecimiento urbano con dos ciclos Matrícula: (matrícula + altas - bajas) fuera de rango Curso combinado: no corresponde al tipo de enseñanza tipo de educación: Invalido para el Pago Normal Matricula: Sin información o igual a cero en nivel Nivel: Primer Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Nivel: Segundo Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Nivel: Tercer Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Nivel: Cuarto Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Nivel: Quinto Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Nivel: Sexto Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Nivel: Séptimo Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Nivel: Octavo Grado no esta autorizado para el Tipo de Enseñanza Fuente: Tabla: errores de subvenciones Portal de Subvenciones Pág:: 21
