Unidad 7 Obligaciones Comunes de los Comerciantes 7.1 Anuncio de calidad mercantil 7.2 Del registro de comercio 7.3 De la contabilidad mercantil 7.4 De la correspondencia UNIDAD 7. OBLIGACIONES COMUNES DE LOS COMERCIANTES. Aquel que pretenda realizar una actividad comercial tiene determinados deberes no sólo éticos sino legales. El Código de Comercio los establece en el artículo 16: “Todos los comerciantes, por el hecho de serlo, están obligados: I. A la publicación por medio de la prensa, de la calidad mercantil con sus circunstancias esenciales y, en su oportunidad, de las modificaciones que se adopten; II. A la inscripción en el Registro Público de Comercio, de los documentos cuyo tenor y autenticidad deben hacerse notorios; III. A mantener un sistema de contabilidad conforme al artículo 33; y IV. A la conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante.” Veamos de que trata cada una de estas: I.- Publicidad de la calidad mercantil. Es la obligación que a los comerciantes les impone el Art. 16 frac. I antes citado en relac ión con el Art. 17, ambos del Código de Comercio, la de participar por medio de una circular dirigida a los demás comerciantes de las plazas en que tienen su domicilio, sucursales, corresponsales, etc. el nombre de su establecimiento, ubicación y objeto y demás circunstancias así como aquellas modificatorias de las anteriores, también tiene como obligación publicar en el periódico oficial o en su defecto en algún otro periódico las circulares que dirijan el estado de liquidación y la clausura del propio establecimiento u oficina. Estas obligaciones en cuanto a su cumplimiento se dejan a la buena voluntad del comerciante ya que la ley no establece ninguna sanción aplicable a quienes no cumplan con ellas. Inclusive Ordoñez González la considera “una reminiscencia histórica que nos lleva a pensar cuando un comerciante trashumante llegaba a un pueblo en su carreta y se ponía a gritar que era comerciante, pues vendía medicinas casi milagrosas.” II.-Inscribirse en el Registro Público de C omercio los documentos cuyo tenor y autenticidad deban hacerse notorios. En el caso del comerciante individual la obligación se cumple cuando se matricula potestivam ente a través del primer acto que celebre y que sea materia de inscripción. En el caso de las sociedades o personas morales mercantiles es obligatorio y forzoso en diversos casos, ya que de no hacerse conlleva efectos legales no siempre convenientes. El objetivo de la inscripción se entiende, debido a que se tratan de entes colectivos que realizan una actividad comercial frente al público en general y especialmente los que con dichos organismos contratan necesitan estar protegidos, conocer los antecedentes, solvencia, responsabilidad, domicilio, duración, personas usuarias de la firma social así como el monto de integración del capital. El Registro Público de Comercio es operado por la Secretaria de Economía y tiene convenios de colaboración con los Registros Públicos de Propiedad de cada Entidad Federativa. Su finalidad principal es que los terceros tengan conocimiento de determinados actos mercantiles, por ello los efectos de la inscripción son declarativos. III. Llevar contabilidad y libros que sean necesarios para su actividad comercial. La necesidad en que esta el comerciante de seguir un orden riguroso de cuenta y razón se justifica por motivos de interés social, además de que en lo personal pueda tener aquel la necesidad de saber en cualquier momento su situación económica y el estado de sus negocios, ya que opera en múltiples casos a crédito. El comerciante tiene la obligación de llevar libros de contabilidad lo cual es general para todo tipo de comerciantes tal y como lo establece el Art. 33 del Código de Comercio. Cabe mencionar que los aspectos referentes a la contabilidad mercantil están regulados en los artículo 33 al 41 del ya citado código. Hay tres tipos de libros: • • • Libro de inventarios y balances. Es un libro de síntesis o de conjunto que está constituido por la enumeración descriptiva de todos los bienes y obligaciones que forman el activo y el pasivo del establecimiento o negociación del comerciante, con designación de los valores reales de cada uno de ellos en la fecha en que se hace, según lo establece el Art. 38 del Código de Comercio para que demuestre la exacta situación económica de la negociación tanto para utilidad del propio comerciante como de las demás personas que con él contratan o están en relación de negocios. Libro diario. Es un libro analítico donde se hacen constar día por día y en orden cronológico todas las operaciones que en su tráfico hace el comerciante. Libro mayor o de cuentas corrientes. En este libro se asientan agrupándolos metódicamente los asientos del libro diario para conocer en cualquier momento el estado de las cuentas individuales de quienes tienen relación con el comerciante. Tiene por lo tanto una importancia interna para el comerciante y es por eso que no todas las legislaciones lo establecen como obligatorio para él. En cuanto a las sociedades mercantiles se exige por ley que lleven un libro contable y dos de actas. Por su parte el artículo 33 del Código de Comercio estipula: “El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos: a) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas. b) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa; c) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio; d) Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales; e) Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.” IV.-Guardar la correspondencia necesaria relativa al giro comercial. El artículo 47 al 50 del Código de Comercio regulan los aspectos referentes a la correspondencia, y en cuanto a la conservación de la documentación los artículos 38, 46 y 49. Se debe guardar y conservar la correspondencia que tenga relación con el negocio, para lo cual debe clasificarse, por otro lado con los avances tecnológicos debe incluirse los correos electrónicos y el término mínimo es por 10 años. Es importante mencionar que la correspondencia así como los libros de contabilidad tienen fines probatorios en juicio y esta sujeta a las reglas de exhibición y comunicación que establece la ley mercantil, así como, investigar efectos contra terceros en el caso de que una sociedad mercantil no esté inscrita en el registro público del comercio. Obligaciones Fiscales. Además de las obligaciones anteriores, las personas físicas como morales mercantiles tienen obligaciones fiscales, por lo tanto debe tomarse en cuenta la legislación fiscal, tales como el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento, así como l las diversas Leyes que le sean aplicables tales como la Ley del Impuesto sobre la Renta, y su Reglamento entre otras.