Manual Operativo CENTROS DE NEGOCIOS
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Manual Operativo CENTROS DE NEGOCIOS Reporte para el Instituto Nacional de Ecología Dirección de Investigación en Política y Economía Ambiental Noviembre 2007 1 ÍNDICE SOBRE ESTE MANUAL .......................................................................................................... 3 ADMINISTRACIÓN DE LOS CENTROS DE NEGOCIOS Y MATRIZ .............................................. 4 Estructura operativa ................................................................................................................... 4 Centro de Negocios de Mexicali: Matriz ..................................................................................... 5 Centros de Negocios Regionales ................................................................................................ 6 PROCESO DE INCUBACIÓN ......................................................................................................... 8 Convocatoria ............................................................................................................................. 10 Selección ................................................................................................................................... 11 Diagnóstico ............................................................................................................................... 13 Inicio del Periodo de Incubación ............................................................................................... 14 Financiamiento ......................................................................................................................... 19 Graduación y servicios de post incubación ............................................................................... 21 VINCULACIÓN .................................................................................................................... 22 INSTALACIONES Y SERVICIOS OPERATIVOS ........................................................................ 24 ESTRATEGIA FINANCIERA ................................................................................................... 26 2 SOBRE ESTE MANUAL New Ventures México ha elaborado el presente Manual de Operaciones con el objetivo de presentar la manera exacta de llevar a cabo las actividades necesarias para ofrecer los servicios de los Centros de Negocios y administrarlos de manera uniforme. Este Manual estipula de manera fácil y dinámica todos los requerimientos, áreas, elementos y procedimientos necesarios para operar los Centros de Negocios. El manual se divide en tres áreas, cada una de ellas imprescindibles para el correcto funcionamiento de los Centros de Negocios. Operación (proceso de incubación) Administración Centro de Negocios Vinculación 3 ADMINISTRACIÓN DE LOS CENTROS DE NEGOCIOS Y MATRIZ Estructura operativa La estructura de trabajo de la Matriz y los Centris de Negocios: (Para perfiles de cada uno de los puestos, ver Manual de Recursos Humanos. Para ver la estructura conforme al número de proyectos, ver Manual de Recursos Humanos, anexo) Consejo Administrativo Asistente de dirección Coordinador general Servicios profesionales Coordinador de consultoría de comunidades Coordinador de consultoría Mexicali Coordinador de servicios administrativos Comité de selección Puerto Peñasco San Felipe Consultor PPP Asistente administrativo Golfo de Santa Clara Consultor SF Consultor GSC Asistente administrativo Asistente administrativo 4 Centro de Negocios de Mexicali: Matriz En Mexicali, estará la base de los Centros de Negocios. Desde ahí, se llevará la administración, inteligencia de mercados, contrataciones y contabilidad, así como el seguimiento a los proyectos. Así mismo, se incubarán y acelerarán proyectos que tengan un impacto significativo en la zona (negocios de la población en general, no necesariamente de los pescadores del programa) Consejo Administrativo El Consejo provee dirección a la incubadora, facilita la promoción y acceso a recursos significativos y dota de transparencia y validez a sus actividades. El órgano receptor ‐Universidad, Asociación Civil o entidad gubernamental encargada en poner en marcha los Centros de Negocios‐ será el encargado de formar el Consejo Administrativo. El Consejo Administrativo está formado por expertos en distintas áreas: • Empresarios de alto nivel • Socios estratégicos de la Incubadora • Especialistas en temas de sustentabilidad y medio ambiente Coordinador de la Incubadora El Coordinador General de la Incubadora de Negocios, es el responsable del funcionamiento integral de la misma. Le coordinará a los proyectos de consultoría de Mexicali y de los Centros Regionales. Será el encargado de conseguir fuentes de financiamiento, llevar a cabo la vinculación y definir la estrategia integral de los Centros. Coordinador de servicios administrativos Llevará a cabo la administración de los Centros de Negocios y La Matriz. Efectuará los pagos a los incubandos en base a las metas mostradas por el consultor. Se encargará, con el apoyo del Coordinador General, del reclutamiento y selección de los Consultores. Le dará seguimiento a los procesos de contabilidad, contratados de manera externa. Asistente de dirección Tendrá las funciones de un recepcionista: abrir y cerrar las instalaciones, atender la puerta, contestar llamadas. Será el administrador de las instalaciones de la incubadora. Es la persona responsable de que los incubandos del centro de negocios de Mexicali reciban oportunamente todos los servicios administrativos necesarios para su buen funcionamiento. Será también la persona encargada de la administración de los recursos del centro de negocios. Se encargará del cobro a los incubandos en la Matriz. 5 Comité de selección Se encarga junto, con el Coordinador de la Incubadora, de aceptar o rechazar los proyectos que han aplicado a la convocatoria de la Matriz y los Centros Regionales. Con la finalidad de garantizar la selección verdaderamente valiosos y susceptibles de ser exitosos. Servicios profesionales Se buscará gente con experiencia y un nivel alto de conocimientos en sus respectivas áreas profesionales, los cuales estarán encargados de dar asesoría personalizada a los emprendedores de manera que estos puedan llevar a buen término el proceso de incubación y asegurar el éxito de sus negocios. También se buscará gente con éste mismo perfil para que imparta talleres, los cuales tienen el objetivo de transmitir habilidades gerenciales y otro tipo de conocimientos a los emprendedores (finanzas, mercadotecnia, contabilidad, etc.). De esta manera los emprendedores tendrán una mayor cantidad de herramientas para afrontar los retos que se les presenten durante el desarrollo de su proyecto, y una vez que pongan en marcha sus negocios. Coordinador de Consultoría de Mexicali Será el responsable de atender a los emprendedores del centro de negocios ubicado en Mexicali en cuestiones de consultoría y desarrollo de proyectos. Así mismo, será la persona encargada de llevar a buenos términos el acompañamiento general de los incubados. Dará consultoría a los 15 proyectos con mayor probabilidad de éxito. . Centros de Negocios Regionales Coordinador de Consultoría de comunidades Será el responsable de atender a los emprendedores de los centros de negocios ubicados en San Felipe, Puerto Peñasco y Golfo de Santa Clara en cuestiones de consultoría y desarrollo de proyectos (uno por cada una de las Comunidades a partir de 10 proyectos en total, ver Manual de Recursos Humanos). Así mismo, será la persona encargada de llevar a buenos términos el acompañamiento general de los incubados. El Coordinador tendrá que visitar los tres centros de negocios para poder supervisarlos de manera directa. Será el enlace entre el Coordinador General de la incubadora y los centros de negocios de las tres comunidades. Atenderá 10 proyectos como máximo. Si el número de proyectos es mayor a 10, se contratará un nuevo consultor externo (ver manual de Recursos Humanos). 6 Asistente administrativo Cada centro de negocios de las comunidades contará con un Asistente Administrativo. Es la persona responsable de que los incubados de los centros de negocios de las comunidades reciban oportunamente todos los servicios administrativos necesarios para su buen funcionamiento. Será el enlace de los incubandos y el consultor. Será también la persona encargada de la administración de los recursos del centro de negocios. Se encargará del pago a los emprendedores por el cumplimiento de las metas. Además tendrá las funciones de un recepcionista: abrir y cerrar las instalaciones, atender la puerta, contestar llamadas. Llevará la administración de las instalaciones de la incubadora. Consultor Se contratará cuando el número de proyectos del centro de negocios sea mayor a 10. Si el número de proyectos es mayor a 15, y menor a 22, se contratará un consultor junior por medio de outsourcing. Cada consultor junior será capaz de atender 10 proyectos. El número máximo de consultores junior será de 3, por lo que si llegan a existir más de 30 proyectos se contratará un consultor senior; en este punto el coordinador de la consultoría y consultor de la comunidad solamente supervisarán el proceso de incubación de los proyectos existentes, y serán, el consultor senior y los consultores junior los que darán el seguimiento de los proyectos. El consultor senior supervisará el desempeño de los consultores junior. El centro de negocios llegará a su capacidad máxima cuando lleguen a existir 40 proyectos, pero se podrán crear células similares. El organigrama para los centros de negocios de las comunidades es el siguiente: A partir de 10 Consultor de Comunidad Asistente administrativo De 30 a 40 proyectos Consultor junior De 11 a 40 proyectos Consultor senior Consultor junior De 16 a 40 proyectos Consultor junior De 22 a 40 proyectos 7 PROCESO DE INCUBACIÓN El proceso de incubación se ilustra con el siguiente esquema: Convocatoria Selección Graduación y postincubación Incubación Diagnóstico Valuación del proyecto Planeación Estratégica Implementación ‐ Talleres ‐ Consultoría estratégica semanal ‐ Servicios profesionales 8 Proceso anterior a la incubación Consultor y Emprendedor Convocatoria (1) Consultor y Emprendedor Emprendedor Replanteamiento de la idea del negocio Acercamiento del emprendedor al centro de negocios Comité de selección Selección (2) Comité de selección Inicio del Periodo de Incubación (4) ¿Es un proyecto viable (económica, social, ambiental)? NO SÍ Diagnóstico SÍ (3) 9 Convocatoria Tanto en el caso de la Matriz como de Centros de Negocios, el Coordinador de Administración de la Matriz se involucra con la convocatoria al determinar cuántos proyectos se pueden recibir y qué tipo de necesidades o apoyos puede buscar la incubadora para apoyar a los proyectos. Algunos de los aspectos que se deben de tomar en cuenta son: o El sector hacia dónde va dirigido el proyecto. o Las necesidades que pretende cubrir la incubadora para el proyecto. o La capacidad con la que cuenta la incubadora. o Definir claramente el servicio que se va a brindar. Promoción De acuerdo al tamaño de la incubadora y su capacidad, la administración determinará cuántos proyectos se pueden aceptar y si habrá algún gasto en la promoción (folletos, boletines, trípticos). Para lanzar la convocatoria, es importante incorporar los siguientes subprocesos: o Formulario de Inscripción (anexo): Toda convocatoria requiere de una forma de inscripción; tanto en el caso de la Matriz como en los Centros de Negocios de negocios, este formato debe contener preguntas relacionadas a la capacidad de los emprendedores para dirigir un negocio o empresa. Incluye el Plan de Negocios o Idea del Proyecto (puede no existir). En caso de ser necesario, en los Centros de Negocios, el Coordinador de Consultoría o el Coordinador de la comunidad, se reunirán personalmente con los emprendedores para ayudar a resolver el formulario. o Convocatoria (en este documento se debe de incluir: proyectos recibidos, fecha límite de inscripción, requisitos para inscribir proyecto, descripción de la incubadora, etc. ) 10 Los contactos con los que cuenta la incubadora servirán para dar a conocer los servicios de la incubadora es indispensable que ésta tenga el mayor impacto posible, algunas de las formas para dar a conocer la incubadora son: o Foros (foro mexiquense del emprendedor, foro pyme, etc.) o Convenciones (http://www.canieti.org/index.asp?_option_id=1134&_option_parent_id=113 0&_option_level=3) COTUCO (Comité de turismo y Convenciones de Mexicali) o Medios informativos (periódico, radiodifusoras, revistas) o Cámaras de comercio (COPARMEX, CANACO, http://www.ccmexico.com.mx/ ) o Secretarías de desarrollo económico de los estados (http://www.sedeco.df.gob.mx/) o Medios electrónicos (correo electrónico, páginas de internet) En el caso de los proyectos en las comunidades, los servicios de la incubadora se darán a conocer por medio de: o Convocatorias en escuelas o Los municipios darán a conocer los servicios de la incubadora o Se dará información a los pescadores en las reuniones que lleven a cabo con el gobierno (durante el proceso de subastas de permisos) Tipo de Proyectos a Apoyar Antes de enviar la convocatoria, es esencial establecer qué tipo de proyectos se van a incubar. Por ejemplo, si la los centros de Negocios están dirigida exclusivamente a proyectos de alto valor agregado (por ejemplo, cuartos de congelación), a proyectos relacionados con el turismo, o a negocios tradicionales. En el caso que sea un proyecto de varios emprendedores (ya sea una cooperativa, negocio familiar u otro), ellos mismos –con la ayuda del Consultor, de ser necesario‐ elegirán a el “líder de proyecto” quien será el encargado de reunirse con el consultor y de responder por las metas y objetivos planteados. En las reuniones semanales, pueden asistir los demás integrantes del proyecto, pero será directamente el líder quien se encargue de llevar la relación directa con el Consultor. Selección Este proceso es llevado por el coordinador de la incubadora y el comité de selección, el cuál determina la aceptación o rechazo de los proyectos. 11 Proceso de Selección i. Envío de solicitud ii. Entrevista con el coordinador general de la incubadora iii. Presentación ante el comité de selección iv. Rechazado o Inicio del periodo de Incubación. v. Redefinición del proyecto para hacerlo viable, si es que fue rechazado vi. Inicio del periodo de incubación una vez redefinido el proyecto Las métricas que se toman en cuenta en el proceso de selección son: ÁREA ASPECTOS A EVALUAR GENERAL IMPACTO AMBIENTAL Y SOCIAL VIABILIDAD DEL PRODUCTO POTENCIAL DE MERCADO COMPETENCIA DEL EMPRENDEDOR POTENCIAL DE CRECIMIENTO ANÁLISIS COMPETITIVO ASPECTOS LEGALES Y REGULATORIOS PROYECCIONES FINANCIERAS REQUERIMIENTOS DE CAPITAL • Existencia de banderas rojas que limiten el potencial del negocio o la capacidad del emprendedor • Capacidad de la incubadora y su red para atender las necesidades del emprendedor • Claridad y relevancia del impacto ambiental y/o social • Conocimiento de indicadores para medir el impacto ambiental y/o social • Ventajas competitivas derivadas de su impacto ambiental • Producto o servicio definido claramente • Capacidad para producir y vender el producto o servicio de acuerdo al periodo de tiempo e inversiones de la empresa • Mercado meta definido adecuadamente • Viabilidad del mercado • Tendencias y tamaño • Conocimiento del emprendedor sobre el mercado • Experiencia del emprendedor relacionada al negocio • Habilidades del emprendedor en el manejo de un nuevo negocio • Conocimiento del sector • Habilidades de ventas, mercadotecnia, finanzas, dirección y manejo de recursos humanos • Escalabilidad del negocio • Crecimiento del Mercado objetivo • Capacidad de capturar parte del mercado • Identificación y análisis de competencia • Existencia de una ventaja competitiva sostenible • Existencia de riesgos regulatorios o legales • Capacidad de hacer frente a aspectos regulatorios clave • Existencia de proyecciones financieras realistas • Análisis de todos los costos involucrados en el negocio • Capacidad de crear retornos atractivos para sus socios • Conocimiento de necesidades de inversión y financiamiento • Capacidad para atraer los recursos necesarios 12 Los emprendedores brindarán la información necesaria al Coordinador de la Consultoría o Consultor de la Comunidad, de manera que éste y el comité de selección puedan evaluar cada uno de los aspectos antes mencionados. En el caso de los proyectos en las comunidades se otorgará un cuestionario a los emprendedores (formulario de inscripción, anexo) de manera que puedan identificar de manera más sencilla los aspectos a evaluar. Si los emprendedores no cuentan con una idea clara del negocio, recibirán ayuda por parte del coordinador para poder definirla. Diagnóstico Después de que se hayan seleccionado los proyectos que serán parte del programa de incubación, es necesario evaluar a profundidad el proyecto (ver anexo diagnóstico) Aceptación Al haberse aceptado el proyecto es importante formalizar la relación de la incubadora con los emprendedores entregando y llenando los siguientes documentos: o Firma de Contrato o Solicitud de datos Administración de Instalaciones Posteriormente a ser aceptado en la incubadora, el emprendedor recibirá de manos del Asistente Administrativo: o Horarios y reglas de la incubadora de negocios. Agrupadas en el manual del emprendedor. o Horarios y fechas de sus sesiones de consultoría y de sus talleres. El Consultor se encargará de realizar un diagnóstico de cada una de ellas, lo que le permitirá: o Asegurar congruencia con la estrategia regional o Establecer en que etapa se encuentra cada una de las empresas. o Determinar cuáles serán las necesidades de cada una de las empresas en el transcurso del proceso de incubación. o Trazar una línea de acción para cada una de las empresas basada en objetivos y metas. 13 En este diagnóstico se evaluarán distintos rubros: o Congruencia con la estrategia regional o Conocimiento y viabilidad de mercado. o Competencia o Modelo de Negocio o Desarrollo del Producto o Estrategia de Mercadotecnia o Canales de Distribución y Logística o Administración y Finanzas o Requerimientos Legales o Procesos o Estructura de Costos (en el caso del centro de negocios de Mexicali) o Estructura de pagos (en el caso de los proyectos de las comunidades) Inicio del Periodo de Incubación Consultoría Es responsabilidad del Coordinador Administrativo y del Coordinador General, el buscar a los consultores que acompañarán en el proceso de incubación a los emprendedores, ya que dependiendo de la calidad de sus servicios será el resultado de los proyectos. La consultoría está dividida en tres partes fundamentales que a su vez hacen sinergia para lograr un enfoque multidisciplinario de los proyectos en incubación, generando con esto una mayor probabilidad de éxito en los mismos. Talleres Consultoría Semanal Servicios Profesionales 14 Talleres La incubadora, por medio de los talleres, proveerá los recursos y asesoría necesaria para que la empresa defina sus principales estrategias a seguir, identifique su nicho de mercado y ventajas competitivas, e integre un plan de negocios claro. Los talleres ayudan a que los emprendedores desarrollen habilidades gerenciales. Se buscará que los talleres sean impartidos por personas reconocidas por su trayectoria empresarial y expertos en áreas clave de negocio, para apoyar con su conocimiento y experiencia a los futuros empresarios. Estos consejeros transmitirán a los emprendedores temas como de publicidad, finanzas, contabilidad, etc., de manera que éste pueda contar con mayores herramientas para conducir su negocio. Al inicio, los emprendedores deberán tomar dos talleres (a menos que el consultor no lo considere necesario, tomando en cuenta las habilidades previas del emprendedor). En uno de los talleres se les enseñará a usar básicamente recursos tecnológicos (computadora, Internet, fax, etc.) que serán necesarios para el manejo de su negocio. En el otro taller el emprendedor aprenderá temas básicos de finanzas que necesitará saber para el inicio de su negocio (hacer un balance general, estados de resultados, hacer facturas, etc.). Proceso de Entrenamiento del emprendedor a. La incubadora proporciona: i. Talleres sobre temas de administración y liderazgo ii. Reuniones de entrenamiento: Dirección financiera, operaciones, Recursos Humanos iii. Recursos sobre temas de Administración y Liderazgo b. Talleres y Reuniones de entrenamiento i. El Coordinador de Consultoría se encarga de organizar talleres o sesiones sobre administración y liderazgo, gestión financiera, operaciones y recursos humanos entre otros ii. Se organiza un taller gratuito sobre alguno de estos temas al menos una vez al mes. iii. Los emprendedores pueden proponer al Coordinador de la Consultoría un tema en específico 15 Consultoría estratégica semanal Esta consultoría la llevan a cabo los consultores previamente contratados por el Coordinador Administrativo y el Coordinador General. Cada emprendedor tendrá derecho a una hora y veinte minutos de asesoría por semana. En caso de necesitar asesoría por parte del consultor en el lapso de la semana podrá acudir con el Asistente Administrativo de su respectivo Centro de Negocios, el cual se encargará de comunicarlo con el consultor, o hacerle saber sus dudas. Durante cada asesoría, el Consultor determinará las metas a realizar por parte del emprendedor, de manera en que cada semana se irá dando seguimiento a estas metas. En el caso de los proyectos de las comunidades, el Consultor realizará un reporte mensual acerca del cumplimiento, por parte del emprendedor, de las metas que se establecieron durante las asesorías (Ver documento Metas, anexo). Dicho reporte lo deberá entregar al coordinador de la consultoría para que éste otorgue los pagos correspondientes a los emprendedores. La consultoría semanal está enfocada en desarrollar tres elementos base en la puesta en marcha de una idea de negocio: a. Valuación del Proyecto: En esta etapa de la consultoría se lleva a cabo todo un análisis del proyecto tomando distintos aspectos como: o Evaluación financiera y economía del proyecto o Determinación de costos o Análisis de sensibilidad y riesgo o Análisis de costo‐beneficio o Ventajas del producto o servicio que se brinda o Ventas estimadas mensuales o Inversión inicial (monto que será otorgado por parte del Coordinador de Consultoría en el caso de los proyectos de las comunidades) Se debe además evaluar el efecto sobre los demás negocios ya existentes, ya que se busca (sobre todo en los proyectos de las comunidades) no afectar los ingresos de los negocios ya existentes, sino que los nuevos negocios sean complementarios de los que ya existían. 16 b. Planeación Estratégica: Durante esta etapa, se deben de analizar todas las estrategias posibles para capitalizar las oportunidades de crecimiento y éxito del negocio realizando distintos análisis: o Estrategia de venta o Logística de operación o Procesos para llevar a cabo el producto o servicio o Segmentación de Mercado o Estructura de Costos o Planeación financiera o Estrategia de Mercadotecnia o Definición del Negocio La incubadora proveerá los recursos y asesoría necesaria para que la empresa defina sus principales estrategias a seguir, identifique su nicho de mercado y ventajas competitivas, e integre un plan de negocios claro. Servicios y tiempo sugerido: ii. Determinación de viabilidad del negocio y evaluación de compatibilidad con los demás negocios de la zona(mes1) iii. Investigación e inteligencia del mercado (mes 1) iv. Taller de planeación de negocio (mes 1‐4) v. Asesoría en la estrategia del negocio con consultor (mes 2‐6) vi. Desarrollo del plan de negocio (mes 2‐6) vii. Mejora de áreas críticas del plan de negocio con consultor (mes 6‐12) Proceso de planeación: o Determinación de viabilidad del negocio: El emprendedor presenta detalladamente el proyecto al consultor. Ambos analizan la factibilidad financiera, operativa, legal, administrativa y demás del mismo. En caso de resultar viable el negocio se continúa con el proyecto de incubación, de lo contrario el consultor propone las modificaciones necesarias para guiar el proyecto hacia su factibilidad. o Investigación e inteligencia del mercado. La incubadora proporciona la información del sector necesaria para guiar a los centros de negocios a desarrollar los proyectos. o Taller de Planeación de Negocio. La incubadora se encarga de proponer al proveedor de taller (outsourcing) más indicado para la realización de un Plan de Negocios que guiará las estrategias operativas, administrativas y financieras, así como las decisiones a corto, mediano y largo plazo y la definición del proyecto a desarrollar. 17 c. Implementación: Esta etapa de la consultoría está enfocada en poner en práctica las dos anteriores, asegurándonos que el proyecto no se quede en papel solamente. Par poder lograr implementar las estrategias diseñadas durante el proceso de incubación es necesario establecer y definir: o Objetivos de corto, mediano y largo plazo o Metas medibles o Indicadores de eficiencia que califiquen los avances. Al establecer y enseñar a los emprendedores este tipo de controles el proceso de incubación queda como precedente para que el emprendedor tenga la capacidad de replantear cuantas veces sea necesario el enfoque de su proyecto y avance con continuidad. Es sumamente importante que se lleve un control de calidad tanto de los proyectos como de los consultores, dependiendo de la calidad del trabajo que se está realizando será el éxito de la incubadora y por ende el de los emprendedores. Los esquemas de control que se deben de llevar son: o Seguimiento de consultorías: el seguimiento lo debe de llevar a cabo el coordinador de la consultoría. El documento de Control de Consultorías servirá para ver qué días y a qué hora van a ser las consultorías, y quiénes están acudiendo a ellas o Bitácora de consultorías: es de suma importancia llevar al día este control ya que el consultor tiene como obligación entregarlo al coordinador de la consultoría después de cada sesión con los temas tratados y la tarea a realizar por parte del emprendedor, señalando día en que se le dejó y fecha de entrega. Por medio de la bitácora el consultor informará al coordinador de la consultoría acerca del cumplimiento de las metas por parte del emprendedor. o Seguimiento de tareas: este seguimiento se lleva a cabo en la bitácora y es importante coordinarlo de manera que todos los emprendedores envíen la correspondiente tarea antes de tener la consultoría semanal, asegurando que los consultores tengan tiempo de revisar y estudiar los avances promoviendo con esto reuniones más productivas entre los emprendedores y consultores. o Retroalimentación de la Incubadora y consultores: es muy importante saber qué clase de trabajo y trato están teniendo tanto los consultores como el 18 personal de la Incubadora, por lo que este formato se debe de enviar a los emprendedores una vez por mes con la finalidad de mejorar el servicio. Servicios profesionales La incubadora permite acceder distintos servicios de primer nivel a un precio competitivo. Además de garantizar una alta calidad en ellos al desarrollar experiencia en proveerlos, el programa es capaz de lograr economías de escala y negociar descuentos, lo que reduce significativamente su costo para el emprendedor (en el caso del centro de negocios de Mexicali, en los demás centros los servicios serán gratuitos). Servicios sugeridos Por medio de outsourcing, la incubadora brindará los siguientes servicios de acuerdo a las necesidades de cada negocio: o Contabilidad o Diseño gráfico o Diseño publicitario o Hospedaje y diseño Web: Desarrollo de sitio o Asesoría Legal El emprendedor deberá solicitar por medio del Coordinador de Servicios Administrativos cada uno de los servicios antes mencionados cuando así lo requiera. Financiamiento Centro de negocios de Mexicali La incubadora ayuda a sus clientes a identificar sus necesidades de capital y facilita el acceso a las alternativas de financiamiento, inversión y apoyo necesarias. A través del equipo y socios, acerca oportunidades de financiamiento e inversión de distintas fuentes, enfocadas en los sectores en que opera, y provee asesoría para seleccionar la más correcta. Adicionalmente, ayuda a los emprendedores a solicitar financiamiento y apoyos. Servicios : i. Análisis de alternativas: Asesoría por parte de consultor acerca de las necesidades de inversión y las alternativas de financiamiento, inversión o apoyo. i. Entrenamiento y asesoría para solicitar financiamiento y apoyos. 19 1. Funcionamiento a. Asesoría enfocada en requerimientos de capital y alternativas de financiamiento: En caso que el emprendedor solicite asesoría en financiamiento, el Coordinador General asigna un consultor especializado en ese tema. b. Enlace con inversionistas, fuentes de financiamiento y apoyo enfocados en los sectores en que opera. i. El Coordinador de consultoría, continuamente estarán monitoreando distintos medios en búsqueda de posibles inversionistas y otras fuentes de financiamiento dependiendo en la etapa en la que operen. c. Entrenamiento y asistencia en aplicación de recursos y financiamiento, y en presentar el negocio (pitching) ante socios e inversionistas potenciales i. Los emprendedores presentarán dos veces al año su proyecto al equipo de la Incubadora y a algunos invitados (socios e inversionistas potenciales) para practicar una futura presentación a inversionistas. ii. El Coordinador Administrativo es el encargado de organizar estas presentaciones, con el apoyo del Coordinador Administrativo. 2. Lineamientos Financiamiento a. Para conseguir financiamiento i. El Coordinador General de la Incubadora determinará el tipo de financiamiento que cada emprendedor requiere. ii. El Coordinador General realizará el enlace entre la posible fuente de financiamiento y el inversionista. iii. Una vez realizado el enlace, los resultados serán responsabilidad del inversionista y el emprendedor. Centros de Negocios de las Comunidades En éste caso, el financiamiento provendrá del monto que el programa de reconversión productiva destinará a cada uno de los emprendedores. Este financiamiento se otorgará en dos fases: 1. Inicio del negocio. Tomando en cuenta el diagnóstico del negocio y la planeación que se realizará al inicio del proceso de incubación, se liberará el primer pago al emprendedor al hacer su plan de trabajo. Se recomienda que el monto no exceda el 30% del total y que sea el mismo monto para todos los emprendedores. 2. Durante el desarrollo del negocio. El Consultor, durante la consultoría semanal, sugerirá las metas que debe realizar el emprendedor (con el acuerdo de ambas partes), 20 así como también le informará al emprendedor a qué talleres debe de asistir de acuerdo a las necesidades de su negocio y a las habilidades previamente adquiridas por el emprendedor (Ej: asistir al taller de tecnología o al taller de finanzas). Este seguimiento, el consultor lo debe de ir llevando en su bitácora, misma que entregará al Consultor de la Comunidad. El Consultor de la Comunidad. Será el encargado de decidir y comunicar al Coordinador Administrativo si se hizo merecedor, de recibir el apoyo. Se recomienda que el monto sea entre el 30% y el 40% del total, dividido en partes iguales ni periodos mensuales. Fin del periodo de incubación. El porcentaje restante será otorgado, igualmente por el Consultor de la Comunidad, al final del periodo de incubación. Este monto está destinado para el funcionamiento y crecimiento de los negocios. Se recomienda que sea entre el 30% y el 40% del total. Graduación y servicios de post incubación Graduación a. El Consultor de la Comunidad da por terminado el proyecto cuando se concluye el proceso de incubación. b. El Coordinador de Servicios Administrativos debe de revisar que el emprendedor haya finiquitado el pago total por los servicios recibidos (en el caso de los negocios de Mexicali) o que hayan recibido el pago total de acuerdo al cumplimiento de los requisitos (en el caso de los proyectos de las comunidades). c. Se le otorga un reconocimiento al emprendedor por haber participado en el proceso de incubación. Servicios de Post Incubación Al terminar su participación en la incubadora, y habiendo cumplido con los requisitos del programa (pago o cobro, conclusión del plan del negocio y constitución), el Coordinador General o de Comunidad (en la Matriz y centros de Negocios, respectivamente) decidirá si las empresas pueden recibir algunos servicios especiales. a. Investigación de mercado: Las empresas podrán continuar accediendo a investigación de mercado y distintas publicaciones en el centro de recursos de la incubadora. b. Comunicación de oportunidades: Las empresas graduadas continuarán recibiendo el boletín de la incubadora, con información y oportunidades dentro del sector, así como acceso a oportunidades (descuentos, servicios, eventos empresariales) de la red de la incubadora. 21 c. Alianzas y enlace: La incubadora continuará proveyendo a los clientes un directorio exclusivo de proveedores de servicios y aliados potenciales, y facilitará el acercamiento de la empresa en caso de ser necesario. d. Acceso a descuentos en servicios de consultoría: La incubadora continuará ayudando a enlazar a las empresas incubadas con consultores a precios descontados. e. Red de inversionistas: A su discreción, la incubadora podrá continuar ayudando a las empresas participantes a acceder a inversión o financiamiento. f. Talleres gratuitos: Las empresas podrán continuar accediendo a los talleres ofrecidos por la incubadora. g. Mejora de áreas críticas del plan de negocio con Consultor: La incubadora continuará ayudando a enlazar a las empresas incubadas con consultores a precios descontados. Programa de Aceleramiento Tanto en los Centros de Negocio como en la Matriz, el Coordinador General de la Incubadora podrá nominar a algunas de las empresas incubadas a ingresar al programa de aceleramiento para recibir una serie de servicios dirigidos a negocios en una fase posterior de crecimiento. VINCULACIÓN Parte del éxito de una incubadora de negocios está en la capacidad que ésta tenga de promover a los proyectos que incuba, por lo cual la vinculación es un área dentro de la incubadora que merece mucha importancia. Los aspectos sobre los cuales debe de buscar vincularse a la incubadora de negocios son: o Organizaciones afines a los objetivos de la incubadora. o Consultores y expertos dedicados a las industrias que atiende la incubadora. o Posibles integrantes de comité de selección. o Fuentes de financiamiento disponibles para el tipo de proyectos que atienda la incubadora. o Prestadores de servicios profesionales necesarios para la implementación de los proyectos, tales como consultores, abogados, diseñadores de imagen cooperativa, impresores, etc. 22 Par albergar todo este tipo de información se deberá integrar un banco de información, el cual se construirá constantemente. o Contactos de consultores. o Inversionistas o Organismos gubernamentales o Foros o Emprendedores Interesados o Concursos Banco de o Organismos de apoyos a pymes información o Comité de selección. o Organizaciones de Financiamiento o Contactos para promoción. o Contactos para buscar alianzas estratégicas. Esta información debe de estar dividida en distintos documentos o en diferentes bases de datos: o Información para la promoción: o Foros o Convenciones o Medios informativos (periódico, radiodifusoras, revistas) o Cámaras de comercio o Secretarías de desarrollo económico de los estados o Correo electrónico de personas clave o Páginas de internet o Contactos de personas dedicadas a la impresión y publicación de publicidad o Contactos de personal de trabajo y consultoría: o Abogados o Contadores o Ingenieros o Especialistas en ciertos temas o Notarios o Desarrolladores de sistemas computacionales o Técnicos o Contactos de apoyo: o Fundaciones o Fondos o Bancos o Inversionistas ángeles o Emprendedores y empresarios exitosos 23 Para desarrollar esta base de datos se deben de tener: o Nombre de la persona o institución o Donde se conoció o contacto a la persona o institución. o Correo o página electrónica o A que se dedica o Un breve resumen de que es lo que se dedica. o Dirección Toda esta información se debe de tener de la forma más clara posible, en caso de tenerla en documentos de Excel se debe de contar con filtros para la información con palabras clave para facilitar la búsqueda. INSTALACIONES Y SERVICIOS OPERATIVOS La incubadora permite al emprendedor reducir los costos operativos de su arranque al acercar instalaciones, equipo de cómputo y servicios compartidos. En el caso de la Matriz, varios de los costos se cobran de acuerdo a la demanda del emprendedor, mediante un sistema de cobro inteligente que le permite manejar sus gastos. Las instalaciones brindan la oportunidad de estar en contacto con otros emprendedores y equipo que comparten el enfoque del emprendedor, creando un ambiente estimulante y enriquecedor. Servicios sugeridos: i. Oficina y espacios comunes: Espacio de oficina de acuerdo a necesidades. Sala de juntas y otras áreas comunes ii. Servicios de comunicación: Internet, correo electrónico, teléfono, fax. En el caso de los Centros de Negocios, se recomienda que tenga una computadora por cada 4 proyectos que esté incubando. En la Matriz, cada emprendedor se hará cargo de su equipo. iii. Software y equipo especializado: Acceso a software y equipo especializado a un costo más accesible. iv. Servicios de soporte: Servicios de fotocopiado e impresión y material de oficina. Distribución Las instalaciones necesarias en la Matriz: • 3 oficinas (Coordinador General, Coordinador de Consultoría y Coordinador de Servicios Administrativos) • 10 cubículos (incubandos y Consultores de comunidades) 24 • • • • 1 escritorio asistente administrativo 1 sala de reuniones 10 teléfonos 7 computadoras Infraestructura general: • Luz • Cableado • Telefonía • Acceso a Internet Las instalaciones necesarias en las comunidades • 1 oficina (Consultor de Comunidad) • Computadoras por ¼ del total de proyectos • 1 escritorio asistente administrativo • 1 sala de reuniones • 1 área de trabajo común para ¼ del total de proyectos • 2 teléfonos (Consultor de Comunidad y Asistente administrativo) Infraestructura general: • Luz • Cableado • Telefonía • Acceso a Internet Uso de las instalaciones Sobre las instalaciones de uso común: i. El emprendedor deberá apartar con el Asistente Administrativo el uso de la instalación requerida ii. Si dicha instalación ya se encuentra reservada, se le propondrá una nueva fecha iii. El emprendedor será el responsable del uso correcto de la instalación cuando se encuentre en sus horas reservadas iv. Si existe algún imperfecto en las instalaciones, el emprendedor debe hacerse responsable por regresarla a su estado original v. Las cancelaciones deben de hacerse con el Asistente Administrativo con la mayor anticipación posible vi. Todos los problemas que surjan en el área de trabajo del emprendedor, deberán de ser pagados por él 25 ESTRATEGIA FINANCIERA La Incubadora entiende las necesidades de los emprendedores, por lo que busca ofrecer un costo sumamente competitivo a la vez de ofrecer servicios de alto valor agregado. Para ello utiliza, además del capital humano, recursos financieros provenientes de socios institucionales para cubrir una parte importante de los costos de incubación. Adicionalmente, la incubadora logra crear economías de escala que reducen los costos significativamente haciendo altamente eficiente su operación al centralizar las tareas más específicas. Los Incubados cuentan con un sistema de cobro inteligente que les permite pagar por ciertos servicios de acuerdo a sus necesidades y capacidades. Los ingresos de la Incubadora provienen de: • Socios institucionales: Fundaciones, empresas y agencias de gobierno que apoyen el desarrollo de negocios en estos sectores. • Cobro por servicios a emprendedores del centro de negocios de Mexicali. a. Plan Básico: Las empresas pagan una cuota fija que les da derecho de hacer uso de todos los servicios de consultoría, red de mentores, recursos e inteligencia de mercados, áreas comunes, recepcionista, lugar de trabajo y recepcionista entre otras. b. Pago por uso de instalaciones: Las empresas pagan de acuerdo a sus necesidades por el uso de las distintas opciones de oficinas. c. Servicios de oficina: Los servicios de comunicación, impresión y copias se hacen por cada emprendedor. De acuerdo a la disponibilidad de recursos, estos se encuentran subsidiados. • Participación Solidaria: Reconociendo la importancia de los incubandos en dirigir los recursos iniciales a las actividades primordiales, la Matriz cuenta con un programa Participación Solidaria. Las empresas pueden pagar un porcentaje del costo de incubación a cambio de comprometer un porcentaje de sus ventas futuras. Para esto se lleva a cabo un contrato entre la incubadora y la empresa incubada. El costo de Incubación dependerá de los gastos en los que incurra la incubadora, así como en el número de incubandos. Centros de Negocios de las Comunidades En este caso, los emprendedores no realizarán pago alguno. Los servicios de incubación se encuentran completamente subsidiados por el programa de reconversión productiva. De ser posible, se recomienda pedir un pago significativo por el uso de las instalaciones. Si se requieren servicios después del periodo de incubación, éstos pueden ser cobrados. Así mismo, se recomienda poder integrar gratuitamente a algunos miembros de la comunidad a los talleres. 26
