Procedimiento Seguimiento y Control Contable

Código GF-PD-05
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y
CONTROL CONTABLE
Versión: 1.0
Fecha: Agosto 30 de 2013
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1. Objetivo: Realizar seguimiento y control contable a las Direcciones Territoriales
2. Alcance: Cubre las actividades relacionadas con la entrega mensual de los informes contables hasta
el archivo de los informes. Este procedimiento aplica para las Direcciones territoriales a nivel nacional.
3. Definiciones
PCI: Posición catálogo institucional
SIIF: Sistema integrado de información financiera
PGCP: Plan General de Contabilidad Pública
CGN: Contaduría General de la Nación
4. Generalidades del procedimiento
Para cargar la información contable en el, SIIF Nación, debe elaborarse el respectivo archivo plano de
acuerdo al “Instructivo para cargue de registros manuales en el SIIF II Nación”.
Para hacer las verificaciones de los informe contables de las Direcciones Territoriales es necesario que la
información contable este registrada en el sistema integrado de información financiera SIIF.
5. Descripción de las actividades
Nro.
Actividad
1
Recibir, radicar y entregar al profesional grupo
contabilidad, mensualmente, los informes contables
de las Direcciones Territoriales
Recibir informes y actualizar el control de
Direcciones Territoriales
Cotejar los informes con el PGCP de la CGN en
cuanto a códigos contables, y que estén
debidamente firmados por los funcionarios
responsables (Director Territorial y Pagador).
Verificar deducciones con tabla de retención en la
fuente en cuanto a rubro, concepto, base y
porcentaje
Si encuentra diferencias, debe enviar correos
electrónicos a las Direcciones Territoriales
solicitando aclaración. Nota (Se recomienda
homogenizar y registrar en éste procedimiento el
2
3
4
5
Responsable
Registro
/documento
Aplicativo
correspondencia
Auxiliar
Administrativo
Grupo Contabilidad
Profesional Grupo Hoja de control de
Contabilidad
informes
Profesional Grupo Informes
Contabilidad
Profesional Grupo Tabla de retención en
contabilidad
la fuente y informes
Profesional Grupo Correos electrónicos
contabilidad
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asunto de estos correos electrónicos y efectuar una
impresión de estos en PDF para ser guardados en
alguna carpeta en la red con el fin de facilitar su
búsqueda y garantizar su trazabilidad)
Realizar seguimiento a las respuestas aclaratorias
de las Direcciones Territoriales. Nota (Se
recomienda definir el mecanismo de control para
garantizar un seguimiento adecuado a las
respuestas aclaratorias)
Archivar informes y soportes de las Direcciones
Territoriales
Profesional Grupo Correos electrónicos
contabilidad
Profesional Grupo Carpeta
informes
contabilidad
Direcciones
Territoriales
Generar en el SIIF reporte auxiliar contable por PCI Profesional Grupo Reportes
de las Direcciones Territoriales
contabilidad
Verificar el reporte contable PCI por Dirección Profesional Grupo Reportes
Territorial
contabilidad
Proponer ajustes en caso encontrar inconsistencias Profesional
Revisar, aprobar los ajustes propuestos
Coordinador Grupo Comprobante
contabilidad
contable
Realizar los ajustes y elaborar comprobante de Profesional Grupo
contabilidad
contabilidad
Generar archivos planos y cargar en el SIIF
Profesional Grupo
contabilidad
Verificar registros en el SIIF
Profesional Grupo
contabilidad
Numerar, imprimir y firmar comprobante de Profesional Grupo
contabilidad
contabilidad
Entregar comprobante de contabilidad con soportes Profesional Grupo
para revisión y firma
contabilidad
Verificar y firmar comprobante de contabilidad
Coordinador Grupo
contabilidad
Archivar comprobante de contabilidad con soportes Auxiliar
Administrativo
Comprobante
Archivos
Comprobante
Comprobante
Comprobante
comprobante
6. Requerimientos Técnicos
Puntos de control:
1. Actividad 3: Cotejar los informes con el PGCP de la CGN en cuanto a códigos contables, y que
estén debidamente firmados por los funcionarios responsables (Director Territorial y Pagador).
Código GF-PD-05
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y
CONTROL CONTABLE
Versión: 1.0
Fecha: Agosto 30 de 2013
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2. Actividad 4: Verificar deducciones con tabla de retención en la fuente en cuanto a rubro, concepto,
base y porcentaje
3. Actividad 9: Verificar el reporte contable PCI por Dirección Territorial
4. Actividad 14: Verificar registros en el SIIF
5. Actividad 17: Verificar y firmar comprobante de contabilidad
El informe contable de las Direcciones Territoriales deberá enviarse dentro de los diez (10) primeros días
calendario del mes siguiente de corte.
El informe contable deberá tener anexo la declaración de impuestos debidamente pagada
7. Anexos.