CREACIÓN DE CONCEPTOS Y ASOCIACIÓN DE CUENTAS

CREACIÓN DE CONCEPTOS Y ASOCIACIÓN DE
CUENTAS
Al momento de ingresar a la opción de medios magnéticos el sistema habilita la
siguiente ventana, para este ejercicio se seleccionara la primera opción llamada
“Creación de conceptos y asociación de cuentas”
1. Creación de conceptos:
El primer paso para la generación de medios magnéticos corresponde a la creación
conceptos y asociación de cuentas contables de acuerdo a la normatividad vigente,
para ello en el recuadro que se habilita es necesario seleccionar la opción 1; con lo
cual se pueden presentar las siguientes situaciones:
a. No existen creados conceptos en el año actual ni en el año
inmediatamente anterior:
En este caso el sistema presentara “Conceptos Predefinidos” los cuales están
basados en la norma vigente de medios magnéticos y se pueden consultar enviando
el informe a Excel con el icono
pantalla:
que se visualiza en la parte superior de la
b. Cuando no existen conceptos creados en el año actual pero si
existen conceptos creados en el año anterior:
El programa válida que ya existen conceptos en el año anterior y presentara el
siguiente mensaje, permitiendo seleccionar el proceso a seguir de acuerdo a las
necesidades de la organización:

Si: El sistema traerá los formatos y los conceptos tal como se encontraban
en el año anterior, en este caso es necesario realizar la asociación de
cuentas.
Importante:
NO trae los nuevos formatos definidos para la normatividad vigente,
como son el formato 1004 – 2275 – 2276 – 2278; de igual forma no
se incorporan los conceptos asociados a estos formatos.

No: El sistema traerá los conceptos predefinidos por el sistema quedando
listo para asociar únicamente las cuentas contables a los conceptos que
corresponda.
Importante:
El sistema trae los nuevos formatos (1004 – 2275 – 2276 – 2278)
cada uno de ellos con sus conceptos.
De igual forma para crear nuevos conceptos cuando aplique es necesario utilizar el
icono
con ello se habilita la siguiente ventana en la cual se definen los
siguientes campos:

Concepto: Es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde
al código del concepto con el cual se reporta la información según las
especificaciones dadas en la resolución de medios magnéticos dada para el
año vigente.

Tipo monto: Lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta,
según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar el
sistema son:
1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos a reportar como pagos o
abonos en cuenta (formato 1001), diferente a salarios.
2 = Salarios: Aplica para los conceptos a reportar como salarios y demás pagos
laborales (formato 1001).
3 = Ingresos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1007 - Ingresos
recibidos.
4 = Pasivos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1009 - Saldo
cuentas por pagar.
5 = Cuentas por cobrar: Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1008 Saldo cuentas por cobrar.
6 = Sin tope general: Aplica para los conceptos a reportar SIN IMPORTAR LA
CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a 0 y que son necesarios informar
(formatos 1001, 1003, 1004, 1005, 1006, 1011, 1012, 2275, 2276, 2278).
7 = Base de impuestos generados: Aplica para los conceptos de IVA generado a
reportar validando el tope de ingresos (formato 9898)

Descripción: Nombre con el cual se identifica el concepto, este texto NO se
visualizara en la generación de los archivos planos ni los archivos con
formatos XML.

Formato: El sistema genera un listado de los formatos existentes y donde
es necesario seleccionar aquel en el cual se va a reportar la información del
concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son:







1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
1003 – Retenciones que le practicaron
1004 – Descuentos tributarios solicitados
1005 – Impuesto descontable (IVA)
1006 – Impuesto generado (IVA)
1007 – Ingresos recibidos
1008 – Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre
de 2015)
1009 – Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre de
2015)
1010 – Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados
1011 – 2275 – Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta
ni ganancia ocasional – Rentas exentas – Costos y Deducciones)
1012 – Declaraciones tributarias (Inversiones)
2276 – Certificación de ingresos y retenciones personas naturales
empleados
2278 – Información de la compra de bonos electrónicos
9998 – Base del impuesto generado







Importante:
Un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un solo formato,
mientras que un formato puede tener VARIOS conceptos asociados.
TODOS LOS CAMPOS DE ESTA VENTANA SON OBLIGATORIOS.
NOTAS ACLARATORIAS

Para el Formato 1006 - Impuesto Generado es necesario crear un concepto
DIAN 9998, asociarlo al Tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y
asociarlo al formato 9998 – Base Impuesto Generado (ESTE CONCEPTO Y
ESTE FORMATO SON SOLO EN SIIGO); para permitir al programa generar
en forma correcta la base del impuesto.
En el concepto DIAN 9998 es necesario enlazar las cuentas contables que
generaron el IVA que se va a reportar.

Existen formatos que en la resolución vigente no tienen conceptos
asociados pero en SIIGO para la correcta generación de los archivos planos
es necesario asignar unos conceptos (Comodines) para la creación del
formato, estos son:





Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
1005
1006
1010
2276
2278
crear
crear
crear
crear
crear
el
el
el
el
el
concepto
concepto
concepto
concepto
concepto
5555
6666
7777
4444
3333
Importante:
Estos conceptos NO se verán reflejados en la generación de los
Archivos XML que se envían a la DIAN.

Para borrar un concepto es necesario realizar la búsqueda del concepto con
el icono
icono
, digitar el código del concepto a eliminar y por último utilizar el
o la tecla de función F5.
Importante:
Para borrar un concepto DIAN es necesario que no tenga asociadas
cuentas contables, en caso de tenerlas es necesario primero borrar
las cuentas y luego si el concepto.
2. Asociación de cuentas:
a. Una vez se encuentren definidos los conceptos bien sea por que se tomaron
los que el sistema trae o por que se copiaron los del año anterior, SIIGO
permite asociar a cada uno de ellos las cuentas contables que el sistema
tomara para reportar los valores; para este proceso se habilita la siguiente
ventana:
En ella es necesario empezar a ingresar la información; inicialmente es necesario
ingresar el código de la cuenta contable y cada uno de los datos que el sistema
solicita como son:

Cuenta contable: La cual se debe encontrar previamente creada y con
movimiento.

Concepto: El sistema te permite digitar el código y con esto el sistema trae
en forma automática el formato al cual se encuentra asociado dicho
concepto.

Tipo de suma: Por cada rango de cuentas es necesario definir el tipo de
valor a incluir, estos son: (Sumar Débitos, Sumar Créditos, Débitos –
Créditos, Saldo Inicial y Saldo General), según el caso de acuerdo al tipo de
movimiento que el usuario requiera reportar en el archivo.
1 = Suma débitos: El sistema permite generar un valor por cada uno de
los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con
naturaleza débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de
diciembre del año a reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación
corresponde a la columna Débitos.
por
terceros
2 = Suma créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con
movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza
crédito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del
año a reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación por terceros corresponde
a la columna Créditos.
3 = Débitos menos créditos: Permite obtener un valor por cada uno de
los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN
realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; de los
registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación por terceros; realiza la
resta de la columna Débitos menos la columna Créditos.
4 = Saldo general: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con
movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la
correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el
movimiento débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros
serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a
reportar.
Importante:
Estando en un balance de comprobación por terceros el sistema
toma el valor de la columna nuevo saldo; (valor que resulta de
sumar los valores de las columnas saldo anterior y Débitos y a
ese total restar los valores de la columna Créditos).
5 = Saldo inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del
valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de
enero del año a reportar.
Importante:
Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema
toma el valor de la columna saldo anterior.

Categoría: Este campo permite clasificar el rango de cuentas seleccionado
en una característica específica, estas categorías se habilitan dependiendo
del formato:

Para el Formato 1001 las categorías a utilizar son:

Para el Formato 1004 las categorías a utilizar son:

Para el Formato 1005 las categorías a utilizar son:

Para el Formato 1006 las categorías a utilizar son:

Para el Formato 1007 las categorías a utilizar son:

Para los Formatos 1011 y Formato 2275 y las categorías a utilizar son:

Para el Formato 2276 las categorías a utilizar son:

Para el Formato 2278 las categorías a utilizar son:
Importante:
Para los demás formatos 1003, 1008, 1009, 1012, 9898 no se
activa el combo de categoría pues no es requerida esta
clasificación de información.
b. Si se requiere borrar una cuenta contable asociada a un concepto, es
necesario ubicar el cursor sobre la secuencia.
Dar doble sobre el ítem, de esta forma el registro sube a la grilla superior
Por último se elimina la cuenta con el icono
habilita en la parte superior de la pantalla.
o la tecla de función F5 que se
c. En este momento SIIGO da la posibilidad de incorporar la asociación de
cuentas contables por medio de interfaces, para ello al momento de ingresar
a la asociación de cuentas contables, en la parte superior se habilita un
cuadro llamado
, el cual te permite generar la plantilla, para
ello el sistema te solicita la ruta donde será guardada esta información. Aquí
se genera un archivo en Excel el cual contiene la estructura que permite la
incorporación de estos datos al programa.
Es necesario diligenciar la plantilla con la información requerida por cada empresa.
Luego al volver a la pantalla de SIIGO es necesario dar clic en el icono
y luego seleccionar la ruta del archivo a incorporar.
Es necesario confirmar la incorporación de información por medio del icono
que se habilita en la siguiente ventana.
Con este proceso el sistema carga los datos al programa, generando un listado del
proceso realizado, en caso de presentarse inconsistencias el sistema también las
reporta.
Luego al momento de volver a ingresar a SIIGO a revisar la asociación de cuentas
conceptos, se visualizara los datos incorporados.
Para que el sistema mantenga esta información en SIIGO es necesario dar clic en el
icono
que se encuentra en la parte superior de la ventana