TEMA 6. REUNIONES. CONCEPTO Y ELEMENTOS BÁSICOS 6.1

CENTRO DE F.P. REVILLAGIGEDO
NURIA PÉREZ PAÑEDA
TEMA 6. REUNIONES. CONCEPTO Y ELEMENTOS BÁSICOS
6.1. ¿QUÉ ES UNA REUNIÓN?
MOTIVOS
REUNIONES
TRABAJO
• SOLUCIÓN PROBLEMAS
• INFORMACIÓN
• IDEAS
• DECISIONES
COTIDIANAS
6.2. CONCEPTO Y CARACTERES
PROCESO QUE DESARROLLAN UNAS PERSONAS PARA TRATAR
TEMAS DIVERSOS Y CON FINALIDADES DIVERSAS
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CARACTERÍSTICAS
CONJUNTO PERSONAS
TEMA COMÚN
PROCESO
TIEMPO
ESPACIO
6.3. ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DE LAS REUNIONES
SUJETOS
LOS QUE PARTICIPAN (LOS QUE CONVOCAN Y LOS QUE ACUDEN)
OBJETO
MOTIVO POR EL QUE SE ORGANIZA LA REUNIÓN
TIEMPO
ANTES Y DURANTE. NO EXTENSAS. DENTRO HORARIO LABORAL O NO
LUGAR
ESPACIO FÍSICO. VALORAR DISTANCIA Y CONDICIONES
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6.4. OBJETIVO Y TEMÁTICA
DIFERENCIA
OBJETIVO: LO QUE QUEREMOS CONSEGUIR
TEMA: ASUNTO SOBRE EL QUE SE VA A HABLAR
6.5. TIPOS DE REUNIONES
PEQUEÑAS
S/ Nº PARTICIPANTES
MEDIANAS
MASAS
ESPORÁDICAS
S/ FRECUENCIA
DURACIÓN CONTINUADA
INFORMACIÓN DESCENDENTE
S/ CONTENIDO O TEMÁTICA
INFORMACIÓN ASCENDENTE
INFORMACIÓN HORIZONTAL
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FORMALES
S/ FORMALIDAD
INFORMALES
RACIONALES
S/ GRADO RACIONALIDAD
GRUPALES O COLEGIADAS
REUNIONES DE SOLAPE
EVENTOS CORPORATIVOS
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ENTRE FINAL JORNADA Y COMIENZO SIGUIENTE
CONGRESOS, SEMINARIOS, CURSOS,…
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6.6. ¿CÓMO SE ORGANIZA UNA REUNIÓN?
PLANIFICACIÓN
ESTABLECER OBJETIVOS: CLAROS, CONOCIDOS, ORDEN
DECISIÓN REALIZARLA: VENTAJAS, INCONVENIENTES, TIPO
PREPARACIÓN
CONCRETAR PROGRAMA/PREPARAR ORDEN DÍA (TEMAS A TRATAR).
CONVOCATORIA (FECHA, HORA, LUGAR, O.D., R Y P)
INVITACIÓN A PONENTES: SELECCIONAR YAVISAR
RECOPILAR INFORMACIÓN
ELEGIR LUGAR: EN FUNCIÓN DE LOS ASISTENTES
CONCRETAR LA DURACIÓN: TENIENDO EN CUENTA EL RENDIMIENTO
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EJECUCIÓN
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
EXPOSICIÓN LÓGICA DE TEMAS: MÁS IMPORTANTE LOS PRIMEROS
FUNCIONES COORDINADOR O RESPONSABLE
RESUMEN, REGISTRO Y EVALUACIÓN
RESUMEN DE LO OCURRIDO Y CONSECUCIÓN DEL OBJETIVO
INFORME
DECISIONES Y RESPONSABLES
JUSTIFICANTE Y CERTIFICADO ASISTENCIA
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6.7. PAUTAS PARA ORGANIZAR REUNIONES (RECURSOS NECESARIOS)
RECURSOS ECONÓMICOS
EXISTEN GASTOS (ALQUILERES, PONENTES, MATERIALES, FOTOCOPIAS,…)
¿DE DÓNDE OBTENEMOS DINERO?
PROPIA EMPRESA
SUBVENCIONES
CUOTAS INSCRIPCIÓN (CURSOS,…)
RECURSOS HUMANOS
PERSONAS QUE ORGANICEN Y DESARROLLEN LA REUNIÓN
COORDINADOR: SUPERVISA Y ORGANIZA
RESPONSABLE: DE AREA, ECONÓMICA, TÉCNICA, AUDIOVISUAL,…
MODERADOR: ABRE REUNIÓN, PRESENTA, DA TURNOS PALABRA, CIERRA
SECRETARIO: REDACTA ACTA O LO SUCEDIDO
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RECURSOS TÉCNICOS
PIZARRA, TELÉFONO, FAX, RECURSOS AUDIOVISUALES, DIAPOSITIVAS,
TRANSPARENCIAS, VIDEOS, …
COMBINAR VISTA Y OIDO
LUGAR REUNIÓN
ELECCIÓN EN FUNCIÓN PARTICIPANTES Y MEDIOS
EN CÍRCULO: PERMITE VISIÓN Y DIÁLOGO
EN RECTÁNGULO: PERMITE DIÁLOGO AL FRENTE, NO A LOS LADOS
EN V O EN U: BENEFICIA LA VISIBILIDAD, MODERADOR O PONENTE EN CENTRO
6.8. COMPORTAMIENTO Y CARÁCTER DE LOS PARTICIPANTES
ACTIVO
PASIVO
NEGATIVO
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