Propuesta para la reestructuración del Sistema de Bibliotecas UC

Reestructuración del Sistema de
Bibliotecas UC
María Luisa Arenas Franco: Directora del SIBUC
Felipe Bahamondes Cid: Subdirector de Administración y Finanzas del SIBUC
Presentación efectuada por el SIBUC en la Primera Reunión Plenaria 2005 de la Comisión Asesora de Directores de
Bibliotecas del Consejo de Rectores de Universidades Chilenas (CABID). Evento realizado en Universidad de Los
Lagos, Osorno, Chile, entre el 31 de Marzo y el 1º de Abril de 2005.
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
a) CRECIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD
b) AUMENTO DE RECURSOS ADMINISTRADOS
- Limitantes
Estructura Actual
c) INCORPORACIÓN DEL MUNDO VIRTUAL
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
d) AUMENTO DE SERVICIOS
- Funciones por Área
e) IMPORTANCIA CRECIENTE EN EL DESARROLLO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
DEL PERSONAL
a) Crecimiento de la Universidad
1994
2004
Variac.
1er Sem
1er Sem
%
149
186
25%
Pre grado
62
56
-10%
Post grado
32
65
103%
Post título
55
65
18%
14.280
20.587
44%
Pre grado
12.933
17.859
38%
Post grado
676
2.033
200%
Post título
671
695
4%
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
N° de Programas
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
N° de Alumnos regulares
Fuente: DARA - UC
b) Aumento de Los Recursos Administrados
Recursos Tradicionales
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
1994
2004
Variac.
7
10
43%
Superficie (m2)
11.439
19.689
72%
Estanterías (ml)
21.682
33.636
55%
- Áreas Funcionales
N° de Puestos de Estudio
1.553
2.622
69%
- Funciones por Área
MM Items Colección
1,4
1,7
21%
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
N° de Bibliotecas
Variac Promedio Recursos Tradicionales
52%
b) Aumento de Los Recursos Administrados
Recursos en Tecnologías de Información
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
1994
2004
Variac.
N° de PC´s
< 50
382
> 664%
N° de impresoras
< 10
46
> 360%
2 Nueva
Estructura SIBUC
N° de servidores
1
6
500%
- Áreas Funcionales
N° de sistemas
1
4
300%
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Variac Prom Recursos TI
> 456%
b) Aumento de Los Recursos Administrados
Dotación SIBUC
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
1994
2004
Variac.
Dotación de Planta (JCE)
147,0
167,5
14%
Dotación de Plazo Fijo (JCE)
17,0
24,0
41%
Total Dotación SIBUC
164,0
191,5
17%
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
c) Incoporación del Mundo Virtual
Recursos Virtuales SIBUC
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
1994
2004
Variac.
N° Revistas en línea
-
1.372
NA
N° bases de datos en línea
-
42
NA
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
NA: No Aplica
d) Aumento de Servicios
Servicios Presenciales
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
1994
2004
Variac.
Asistencia diaria a Bibliotecas
6.250
9.454
51%
Préstamos diarios
4.511
5.616
25%
Usuarios instruidos
8.510
14.113
66%
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Variación Promedio Servicios Presenciales
47%
d) Aumento de Servicios
Servicios Virtuales
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
1994
2004
Variac.
Búsquedas diarias en OPAC
-
18.588
NA
Visitas Diarias Web SIBUC
-
10.835
NA
NA: No Aplica
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Biblioteca Virtual = 1.15 × Biblioteca Presencial
e) Importancia Creciente en el Desarrollo del Personal
Perfil Staff SIBUC
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
1994
2004
Variac.
Profesionales con post grado
2
8
300%
Profesionales con post título
1
13
1200%
Total Profesionales con estudios
de post grado / post título
3
21
600%
Mayor
Desarrollo del
Personal SIBUC
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
Dotación de
Personal
+ 17%
Recursos en
Tenolog Informac.
+ 456%
Incorporación de
Recursos
Virtuales
Recursos
Tradicionales
+ 52%
Alumnos
Atendidos
+ 42%
Presupuesto
Anual
+ 103%
Servicios
Presenciales
+ 47%
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Estructura Organizacional del SIBUC sin
modificación en 20 años
Estructura actual del SIBUC
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Asistente de
Dirección
BHUM
BDEC
Depto de Adquisiciones
BUCO
- Funciones por Área
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
Comisión de
Automatización
Subdir Administración
y Finanzas
Subdirectora
Depto de Catalogación
Comisión de
Publicac. Periód
BSAJ
BBIO
Comisión de
Capacitación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Circulación
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
Espacio Físico
1 La gestión del SIBUC no puede ir a la par con el desarrollo y
crecimiento de la demanda por recursos y servicios de
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
información en distintos formatos y canales de distribución.
2 No se puede asegurar que el estándar de calidad de los
Estas
limitantes
han enfrentado
servicios
SIBUC
satisfaga lasse
necesidades
y expectativas de
siguiendo
estrategia (Ciencias,
“de colisión”,
usuarios
cada vezuna
más diferenciados
Artes y
Humanidades).
donde se han
recargado personas y se han
- Funciones por Área
dejado
de hacer
tareas
importantes.
3 No existe
capacidad
humana
para sostener
nuevos
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
desarrollos que aseguren la sustentabilidad del SIBUC.
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Asistente de
Dirección
BHUM
BDEC
Depto de Adquisiciones
BUCO
- Funciones por Área
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
Comisión de
Automatización
Subdir Administración
y Finanzas
Subdirectora
Depto de Catalogación
Comisión de
Publicac. Periód
BSAJ
BBIO
Comisión
de
Subdirectora
no
Capacitación
visita las bibliotecas
Estudios y
Proyectos
con la regularidad
Comisión de
requerida. Finanzas
Inst Usuarios
Comisión de
Circulación
Personas
Espacio Físico
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
Subdirectora es responsable de
la selección de bibliotecarios y de
Comisión de
la evaluación del desempeño. DIRECTORA
Publicac. Periód
Retraso en ambas actividades.
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Asistente de
Dirección
Subdir Administración
y Finanzas
Subdirectora
Depto de Catalogación
BHUM
BDEC
Depto de Adquisiciones
BUCO
- Funciones por Área
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
Comisión de
Automatización
BSAJ
BBIO
Comisión de
Capacitación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Circulación
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
Espacio Físico
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Asistente de
Dirección
BHUM
BDEC
Depto de Adquisiciones
BUCO
- Funciones por Área
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
Comisión de
Automatización
Subdir Administración
y Finanzas
Subdirectora
Depto de Catalogación
Comisión de
Publicac. Periód
BSAJ
BBIO
Comisión de
Capacitación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Circulación
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
Espacio Físico
Subdirectora está a cargo de
Comisión de Circulación, que dicta
normas para todo el SIBUC.
Retraso en la definición de
procesos de recursos virtuales
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Directora está a cargo de Comisión de
Ingeniero de Procesos
Asistente
Publicaciones Periódicas,
que dicta normas
parade
y Proyectos
Dirección
todo el SIBUC.
Retraso en la definición de procesos de recursos
virtuales
Subdirectora
Depto de Catalogación
Depto de Adquisiciones
BUCO
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
Comisión de
Automatización
Subdir Administración
y Finanzas
BHUM
BDEC
- Funciones por Área
Comisión de
Publicac. Periód
BSAJ
BBIO
Comisión de
Capacitación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Circulación
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
Espacio Físico
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
Comisión de
Publicac. Periód
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Ingeniero
de Procesos
Asistente
Investigación,
selección
y adquisición
de de
y Proyectos
Dirección
recursos electrónicos se concentran en la
Directora, el Subdirector de Administración y
Finanzas y la Jefa de Adquisiciones.
Subdirectora
Comisión de
Automatización
Subdir Administración
y Finanzas
Hay pérdida de oportunidades.
Depto de Catalogación
BHUM
BDEC
Depto de Adquisiciones
BUCO
- Funciones por Área
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
BSAJ
BBIO
Comisión de
Capacitación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Circulación
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
Espacio Físico
www.uc.cl/sibuc
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
Comisión de
Publicac. Periód
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Asistente de
Dirección
Comisión de
Automatización
Asistente de Dirección ha
Subdir Administración
debido asumir labores dey Finanzas
webmaster, editando
BHUMcontenidos y resolviendo
Comisión de
excepciones.
BDEC
Capacitación
No hay suficiente evaluación niEstudios y
Proyectos
BUCO
difusión del
web del
Comisión
de SIBUC
Subdirectora
Depto de Catalogación
Depto de Adquisiciones
- Funciones por Área
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
BSAJ
BBIO
Inst Usuarios
Finanzas
Comisión de
Circulación
Personas
Espacio Físico
www.uc.cl/sibuc
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
Comisión de
Publicac. Periód
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Funciones por Área
¬ Comisión inicialmente
concebida para Asistente de
Ingeniero de Procesos
desarrollos en Sistemay Aleph.
Proyectos
Dirección
¬ Actualmente cualquier nuevo recurso y
servicio electrónico requiere un proyecto
previo.
Subdirectora
¬ Al no ser personas con dedicación
exclusiva no se dispone de una
instancia de
BHUM
Depto de Catalogación
desarrollo permanente en el SIBUC en lo Comisión de
referido a TI de bibliotecas BDEC
Capacitación
Depto de Adquisiciones
¬ Retraso en los proyectos. BUCO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
¬ Directora ha debido asumir BTEO
responsabilidades operativas sobre la
Comisión de
BCON
automatización y las colecciones virtuales: Circulación
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Comisión de
Inst Usuarios
BGAU
Búsqueda, selección
y BSAJ
acceso a
material electrónico
BSOT
¬
BBIO
¬
Estudio de nuevas
BIOET tecnologías
¬
Jefatura de proyectos de TI
Comisión de
Automatización
Subdir Administración
y Finanzas
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
Espacio Físico
www.uc.cl/sibuc
¿ CUÁL HA SIDO LA ESTRATEGIA DE COLISIÓN?
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Comisión de
Publicac. Periód
DIRECTORA
No participan en investigación,
selección y compra de recursos
virtuales.
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
Asistente de
Dirección
No hay una adecuada difusión
de los recursos virtuales a los
usuarios presenciales.
Subdir Administración
y Finanzas
Subdirectora
Depto de Catalogación
BHUM
BDEC
Depto de Adquisiciones
BUCO
- Funciones por Área
BTEO
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
BCON
BGAU
BSOT
BIOET
Comisión de
Automatización
BSAJ
BBIO
Comisión de
Capacitación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Circulación
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
Espacio Físico
www.uc.cl/sibuc
En Resumen: ¿Por qué es necesaria una reestructuración?
1 La complejidad del mundo virtual y su dinamismo requieren
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
personal dedicado con responsabilidades específicas,
procesos estructurados y una adecuada difusión de los
servicios.
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
2 Crecimiento en la diversidad de los recursos de información y
en el volumen de servicios que presta el SIBUC, hacen
necesaria una segmentación de nuestros usuarios para
asegurar que el estándar de calidad de los servicios se
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
mantenga.
En Resumen: ¿Por qué es necesaria una reestructuración?
3 Se requiere una redistribución del trabajo, hoy día
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
concentrado en La Dirección del SIBUC (Directora,
Subdirectora, Subdirector de Admin. y Finanzas, Jefes de
Adquisiciones y Catalogación).
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
4 Se requiere aumentar la capacidad humana para sostener
nuevos desarrollos que aseguren la sustentabilidad del SIBUC
y permitan a éste ser parte y contribuir al logro de la Misión de
la UC.
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Estudiamos durante 2 años la situación del SIBUC:
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
« El volumen de servicios
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
« Los nuevos procesos que demanda la incorporación del
2 Nueva
Estructura SIBUC
mundo digital.
- Áreas Funcionales
« Las competencias de las personas con que contamos
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
« Los nuevos desafíos que nos demanda la UC.
NUEVA ESTRUCTURA SIBUC
Comisión de
Publicac. Periód
DIRECTORA
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
Subdir Área
Humdes y Arte
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
Unidad de Servicios
Portal y Comunicac
BHUM
BDEC
Unidad de TI
para Bibliotecas
Depto de Catalogación
Subdir Área Cs y
Tecnología
BSAJ
BBIO
BUCO
BGAU
BSOT
BIOET
Estudios y
Proyectos
Finanzas
Personas
BTEO
Espacio Físico
BCON
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Subdir Administración
y Finanzas
Depto de Adquisiciones
Comisión de
Circulación
Comisión de
Inst Usuarios
Áreas nuevas
Áreas con nuevas responsabilidades
« Comisión de Automatización desaparece.
« Las otras Comisiones cambian su dependencia.
Comisión de
Capacitación
UNIDAD DE SERVICIOS PORTAL Y COMUNICACIONES
Servicios Portal
Responsable de los servicios y contenidos.
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
Responsable de excepciones para servicios (reclamos,casos
especiales)
Evalúa la experiencia del usuario con los servicios.
Propone/desarrolla estrategias de difusión de servicios y nuevos
2 Nueva
Estructura SIBUC
contenidos.
- Áreas Funcionales
Responsable de las relaciones con Servicio de Ciencias de
- Funciones por Área
Computación (SECICO).
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Estudios e Informes
Produce información requerida por la Dirección Superior y las
Unidades Académicas (cuenta al Rector, acreditaciones,
información de servicios y recursos del SIBUC).
Comunicación interna.
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS Y RECURSOS DE
INFORMACIÓN PARA BIBLIOTECAS
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
… Apoyo especializado a Bibliotecas y a Unidad Servicios
- Antecedentes
Portal
- Limitantes
Estructura Actual
† Funcionamiento de Sistemas Automatizados Vigentes
2 Nueva
Estructura SIBUC
‡ Contraparte SIBUC con Servicios Tecnológicos de
- Áreas Funcionales
Gestión (STG)
- Funciones por Área
ˆ Nuevas tecnologías, servicios y recursos electrónicos
para bibliotecas
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
‰ Nuevos proyectos de automatización
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS Y RECURSOS DE
INFORMACIÓN PARA BIBLIOTECAS
… Apoyo especializado a Bibliotecas y a Unidad Servicios Portal
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Vela por estar en sintonía permanente con las necesidades e
inquietudes de los usuarios, así como en la percepción que estos
tienen del SIBUC y de la calidad de los servicios.
Participa en las comisiones permanentes del SIBUC.
Da apoyo especializado a la Unidad de Servicios Portal.
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS Y RECURSOS DE
INFORMACIÓN PARA BIBLIOTECAS
† Funcionamiento de Sistemas Automatizados Vigentes
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
Responsable del correcto funcionamiento de los sistemas
automatizados considerados estratégicos para el SIBUC y de
coordinar los grupos de trabajo encargados de cada uno de ellos:
− Aleph
2 Nueva
Estructura SIBUC
− Logam (control de acceso a bibliotecas)
- Áreas Funcionales
− Autoreserva
- Funciones por Área
− Bibliografías Mínimas
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
− Digitalización de colecciones
Responsable de las relaciones con los proveedores contratados
para desarrollar y mantener los sistemas automatizados del
SIBUC.
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS Y RECURSOS DE
INFORMACIÓN PARA BIBLIOTECAS
‡ Contraparte SIBUC con Servicios Tecnológicos de Gestión
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Propone el plan anual de actividades de su área
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
Coordina los requisitos para la mantención y desarrollo de los
servicios automatizados
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Responsable de las relaciones del SIBUC con STG.
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS Y RECURSOS DE
INFORMACIÓN PARA BIBLIOTECAS
ˆ Nuevas Tecnologías y Servicios Electrónicos para bibliotecas
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Unidad de TIB es una instancia de desarrollo permanente en el
- Antecedentes
SIBUC.
- Limitantes
Estructura Actual
Mantiene actualizado al SIBUC en el estado del arte de la
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
aplicación de TIB en bibliotecas líderes en Chile y en el mundo.
Responsable de que el personal del SIBUC adquiera los
conocimientos y habilidades requeridos en un entorno
tecnologizado.
Participa en la toma de decisiones de compra, analizando
aspectos legales asociados con el tipo de licenciamiento,
seguridad informática, etc.
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS Y RECURSOS DE
INFORMACIÓN PARA BIBLIOTECAS
‰ Nuevos Proyectos de Automatización
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Desarrollo y puesta en marcha
- Antecedentes
Da respaldo integrador a la toma de decisiones, por ejemplo,
- Limitantes
Estructura Actual
preocupándose que no existan incompatibilidades entre un nuevo
2 Nueva
Estructura SIBUC
software adquirido y las aplicaciones y plataformas previamente
- Áreas Funcionales
existentes.
- Funciones por Área
Responsable de cumplir con estándares internacionales para la
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
formulación, desarrollo, aceptación y puesta en marcha de nuevos
sistemas de automatización y recursos de información
electrónicos para bibliotecas.
SUBDIRECCIÓN ÁREA HUMANIDADES Y ARTE
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
Gestión
Bib Humanidades
… Sinergias en
Bib Derecho y Com
los Servicios
Bibliotecas
Bib Teología
a su cargo
Bib C. Oriente
† Desarrollo de
Bib. Lo Contador
las personas
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
‡ Gestión del SIBUC
SUBDIRECCIÓN ÁREA HUMANIDADES Y ARTE
… Sinergias en los servicios
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Identifica las necesidades de información de sus usuarios y,
- Antecedentes
cuando corresponde, propone a la Dirección proyectos para
- Limitantes
Estructura Actual
implementar y mejorar servicios que satisfagan estas necesidades.
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Coordina y supervisa la puesta en marcha y actualización de
nuevos servicios e instalaciones en las bibliotecas de su área.
Normaliza, asegura la calidad y sinergia en los servicios
entregados por las bibliotecas a su cargo, de acuerdo a los
estándares del SIBUC.
Asesora a la Dirección en la formulación de las políticas de
desarrollo de servicios
SUBDIRECCIÓN ÁREA HUMANIDADES Y ARTE
† Desarrollo de las personas
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
Como Subdirectora el personal de su dependencia son las jefas
de las bibliotecas del área a su cargo.
Junto a las tareas de Subdirectora debe desempeñarse como
Jefa de su biblioteca de origen.
Participa en proceso de pre-selección del personal de las
- Funciones por Área
bibliotecas a su cargo
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Participa con las jefas de bibliotecas del área a su cargo en el
desarrollo de líneas de capacitación
Evalúa el desempeño del personal de su dependencia
SUBDIRECCIÓN ÁREA HUMANIDADES Y ARTE
‡ Gestión del SIBUC
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Contribuye al logro de la Misión y de los objetivos del SIBUC.
Participa en la Planificación Estratégica del SIBUC.
Participa, a solicitud de la Directora, en la formulación y
ejecución de proyectos institucionales.
Mantiene relaciones de coordinación delegadas por la Directora
tanto con unidades externas como entre unidades del SIBUC.
Subroga a la Directora en su ausencia.
SUBDIRECCIÓN ÁREA CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
Gestión
Bibliotecas
a su cargo
Bib San Joaquín
… Sinergias en
Bib Gauss
Servicios
Bib Biomédica
Bib Bioética
† Desarrollo de
Bib HSR
las personas
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
‡ Gestión del SIBUC
SUBDIRECCIÓN ÁREA CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
OBJETIVOS POR ÁREA DE RESPONSABILIDAD
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Los mismos que el Subdirector del Área de
Humanidades y Arte.
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
… Estudios y Desarrollo de Proyectos
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
† Finanzas
‡ Personas
ˆ Infraestructura y Espacio Físico
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
… Estudios y Desarrollo de Proyectos
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Contribuye al logro de la Misión y de los objetivos del SIBUC.
- Antecedentes
Participa en la Planificación Estratégica del SIBUC.
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Participa, a solicitud de la Directora, en la formulación,
coordinación y control de proyectos institucionales (Mecesup, Renib
y Alerta al Conocimiento).
Se relaciona con la UCI de los proyectos Mecesup.
Evaluación estratégica y económica de introducción/modificación
de servicios en el SIBUC
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
… Estudios y Desarrollo de Proyectos
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Estudios y proyecciones en el uso de fondos para Material
- Antecedentes
Bibliográfico (monografías, suscripciones, recursos electrónicos)
- Limitantes
Estructura Actual
Estudios de productividad y rendimiento.
2 Nueva
Estructura SIBUC
Determinación de precios en servicios entregados por el SIBUC
- Áreas Funcionales
a usuarios internos y externos
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
† Finanzas
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Formulación, asignación y control mensual de presupuestos
- Antecedentes
operacionales, no operacionales y de proyectos institucionales.
- Limitantes
Estructura Actual
Control de Ingresos y Pago de Proveedores.
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Responsable de las relaciones con las Direcciones de Finanzas
y Presupuesto.
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
‡ Personas.
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Selección, contratación y desvinculación de las personas.
Desarrollo y Evaluación del Desempeño:
¸ Encargado del Comité de Capacitación del SIBUC: definición
de estrategias, priorización y ejecución/control del plan de
capacitación (incluye pasantías en el extranjero).
¸ Responsable proceso de Evaluación del Desempeño
Remuneraciones:
¸ Vela por la equidad interna en las remuneraciones del
personal del SIBUC y su equivalencia con el mercado.
Desarrolla propuestas para incrementos y nivelaciones.
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
‡ Personas.
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
Disciplina Laboral:
¸ Responsable de difundir y controlar la disciplina laboral y el
cumplimiento de las normas UC dentro del SIBUC.
Responsable de las relaciones con la Dirección de Asuntos del
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Personal.
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
ˆ Infraestructura y Espacio Físico
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Administración del espacio físico del SIBUC.
- Antecedentes
Participación en la formulación de proyectos nuevos de
- Limitantes
Estructura Actual
infraestructura.
2 Nueva
Estructura SIBUC
Responsable de la adquisición, mantención e inventario de
todos los activos del SIBUC.
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Responsable por el cumplimiento de normas de seguridad
laboral.
Responsable de las relaciones con la Dirección de
Infraestructura y Servicios.
El SIBUC cuenta con personas capacitadas para
implementar esta nueva estructura. La estrategia seguida fue
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
asignar nuevas responsabilidades y distribuir la carga de
trabajo entre personas ya pertenecientes al SIBUC.
- Limitantes
Estructura Actual
Se tuvo especial cuidado en que el costo financiero
2 Nueva
Estructura SIBUC
asociado a la reestructuración fuera el más bajo posible.
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
Según lo presentado, la implementación de la nueva
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
estructura contempla modificaciones en los siguientes
cargos:
Æ Jefe Unidad Servicios Portal y Comunicaciones
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Reasignación de responsabilidades a
persona en staff del SIBUC
Æ Jefe Unidad Servicios Portal y Comunicaciones
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Æ Jefe Unidad TI para Bibliotecas
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Creación de Cargo
Æ Jefe Unidad Servicios Portal y Comunicaciones
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
Æ Jefe Unidad TI para Bibliotecas
Æ Subdirección Área Artes y Humanidades
Æ Subdirección Área Ciencias y Tecnología
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Responsabilidad asumida por dos Jefas de
Biblioteca que mantienen el cargo de jefatura en
la biblioteca correspondiente
Æ Jefe Unidad Servicios Portal y Comunicaciones
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
Æ Jefe Unidad TI para Bibliotecas
Æ Subdirección Área Artes y Humanidades
Æ Subdirección Área Ciencias y Tecnología
2 Nueva
Estructura SIBUC
Æ Subdirección Administración y Finanzas
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
A sus responsabilidades actuales, agrega
todas las relacionadas con Personas.
Æ Jefe Unidad Servicios Portal y Comunicaciones
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
Æ Jefe Unidad TI para Bibliotecas
Æ Subdirección Área Artes y Humanidades
Æ Subdirección Área Ciencias y Tecnología
2 Nueva
Estructura SIBUC
Æ Subdirección Administración y Finanzas
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
En algunos casos, la reestructuración requiere una mayor
asignación de responsabilidades para “el segundo” de cada
unidad.
JEFE UNIDAD DE SERVICIOS PORTAL Y COMUNICACIONES
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Viena Covarrubias Escobar
- Antecedentes
¬ Administrador Público - Universidad de Chile
- Limitantes
Estructura Actual
¬ Estudios Superiores en Administración Pública - Ministerio
de Administraciones Públicas - Instituto Nacional de
Administración Pública - España.
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
¬ Dominio del idioma inglés
¬ Fecha de ingreso al SIBUC: octubre/1990
¬ Cargo Actual: Asistente de Dirección
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
JEFE UNIDAD TECNOLOGÍAS Y RECURSOS ELECTRÓNICOS
PARA BIBLIOTECAS
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
Creación de Cargo
¬ Alejandro Burgos M.
¬ Bibliotecólogo Universidad de Chile
¬ Postítulo en Gestión Informática - UC
¬ Dominio del idioma inglés
- Áreas Funcionales
¬ Fecha de ingreso al SIBUC: noviembre/1979
- Funciones por Área
¬ Cargo Actual: Jefe Depto Catalogación, Coordinador
Automatización en el SIBUC.
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
SUBDIRECTORA ÁREA ARTES Y HUMANIDADES
Amelia Silva P.
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
- Antecedentes
¬ Bibliotecóloga Universidad de Chile
- Limitantes
Estructura Actual
¬ Diplomada en RRHH (UC)
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
¬ Magister en Ciencias de la Información (UTEM - Univ.
Granada)
¬ Fecha ingreso al SIBUC: marzo/1982
¬ Cargo Actual: Jefa Biblioteca Humanidades. Junto a la
Subdirección mantiene este cargo.
SUBDIRECTORA ÁREA CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Elvira Saurina S.
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
¬ Licenciada y Profesora de Historia - Univ Nacional de Cuyo
¬ Master of Science (Library Automation) - Columbia
University
¬ Dominio del idioma inglés
- Áreas Funcionales
¬ Fecha de ingreso al SIBUC: marzo/1995
- Funciones por Área
¬ Cargo Actual: Jefa Biblioteca San Joaquín. Mantiene este
cargo junto a la nueva Subdirección.
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Felipe Bahamondes C.
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
¬ Ingeniero Civil de Industrias - UC
2 Nueva
Estructura SIBUC
¬ Dominio de idioma inglés
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
¬ Magister en Administración de Empresas - UC.
¬ Fecha ingreso al SIBUC: mayo-2000
¬ Cargo Actual: Subdirector Administración y Finanzas
SIBUC. A sus actuales responsabilidades se agregan todas
las relacionadas con las personas.
NUEVA ESTRUCTURA SIBUC
Comisión de
Publicac. Periód
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
- Antecedentes
Subdir Área
Humdes y Arte
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
Unidad de Servicios
Portal y Comunicac
BHUM
Subdir Área Cs y
Tecnología
BSAJ
BDEC
Unidad de TecnologíasBiblioteca de Humanidades.BBIO
BUCO
para Bibliotecas
BGAU
BSOT
BIOET
Subdir Administración
y Finanzas
Estudios y
Proyectos
Finanzas
NN Bibliotecaria de BHUM
Personas
Asumirá
BTEO mayores responsabilidades en BHUM
Depto de Catalogación
Espacio Físico
Asignación de Responsabilidad
BCON
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Depto de Adquisiciones
Comisión de
Circulación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Capacitación
NUEVA ESTRUCTURA SIBUC
Comisión de
Publicac. Periód
DIRECTORA
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Ingeniero de Procesos
y Proyectos
- Antecedentes
Subdir Área
Humdes y Arte
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
Unidad de Servicios
Portal y Comunicac
BHUM
Subdir Área Cs y
Tecnología
BSAJ
BDEC
BGAU
BSOT
Subdir Administración
y Finanzas
Estudios y
Proyectos
BBIO
Unidad de Tecnologías Biblioteca San Joaquín.
Finanzas
BUCO
BIOET
para Bibliotecas
NN Bibliotecaria de BSAJ
Personas
Asumirá
BTEO mayores responsabilidades en BSAJ
Depto de Catalogación
Asignación de Responsabilidad
Espacio Físico
BCON
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Depto de Adquisiciones
Comisión de
Circulación
Comisión de
Inst Usuarios
Comisión de
Capacitación
FINANCIAMIENTO
1 ¿Por qué es necesaria
una reestructuración?
Costo Mensual Reestructuración SIBUC
$ 2.569.682
- Antecedentes
- Limitantes
Estructura Actual
2 Nueva
Estructura SIBUC
- Áreas Funcionales
- Funciones por Área
3 Resumen y
Financiamiento Nueva
Estructura
Financiamiento SIBUC
$ 2.226.742 (87%)
(remuneraciones suprimidas)
Financiamiento Dirección Superior
(suplemento presupuestario)
$ 342.940 (13%)
Reestructuración del Sistema
de Bibliotecas UC
Sistema de Bibliotecas UC - Dirección - Subdirección de Administración y Finanzas