INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES

GOBERNACIÓN DE ARAUCA
CODIGO: A04-03-F01
VERSIÓN 2.0
SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL DE
ARAUCA - INFORME DE SEGUIMIENTO AL TABLERO DE
INDICADORES
FECHA ELABORACION: 06 DE OCTUBRE 2014
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INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES DE PROCESO DE LA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL DE ARAUCA 2016
Fecha Elaboración: 16 de
Objetivo:
Verificar el nivel de desempeño de los Mayo de 2016
procesos de la Secretaría de Educación Departamental
Arauca.
Áreas Involucradas: Todas
Alcance: incluye análisis, consolidación y seguimiento a las áreas de la Secretaría de
los indicadores estratégicos y de proceso de la Secretaría Educción Departamental
de
Educación
Departamental,
conclusiones
y
recomendaciones.
SEGUIMIENTO AL INFORME ANTERIOR- CONCLUSIONES
Conclusiones
 Aún siguen presentándose inconvenientes en el
indicadores por parte de las áreas de la Secretaría.
cumplimiento al reporte de
 Es necesario hacer una revisión de metas a los indicadores, con el fin de que sean
más coherentes con las realidades de la SED y permitan generar acciones
aterrizadas y enfocadas a mejorar los resultados de los diferentes procesos.
 El Macro proceso G. Gestión de la Información no ha realizado reporte de
Indicadores de gestión en los años evaluados.
 El indicador correspondiente a Tiempo promedio de expedición de licencias fue
reportado por el área de Inspección y vigilancia, sin embargo mediante registro de
proceso no conforme se evidenció un incumplimiento en el reporte ya que la meta
establecida es irreal y la unidad de medida no corresponde al indicador evaluado,
por lo anterior se solicitó al área el reproceso de dicho reporte.
 EL indicador correspondiente a provisión oportuno de cargos vacantes, el cual
obtuvo una clasificación de logro Malo, evidencia un cubrimiento del 41.29%
promedio, sin embargo es importante mencionar que se presentó un retraso
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debido a diferentes razones: La CNSC no se encuentra autorizando nombramientos
de docentes por encontrarnos en ley de garantías, solo está aprobando por retiro
voluntario o muerte. Por otro lado el tiempo que se está utilizando durante el
proceso de selección de personal (solicitud de autorización por parte de la CNSC,
escogencia de la Hoja de vida, cargue de la información al sistema humano online,
legalización del acto administrativo, nombramiento y posesión del docente
seleccionado) está siendo mayor a 15 días.
 Con respecto al Indicador Número de días que toma el pago de las prestaciones
sociales y económicas desde la notificación de resolución de pago, aunque su
resultado promedio es de 7.73 días su clasificación de logro es Malo, lo anterior se
debe a que dicho indicador depende en cierta parte de información o de trámite
externo realizado por la fiduprevisora, situación que altera el tiempo que demora el
trámite interno de la SED retardando este o en muchos casos como para los meses
febrero y marzo impidiendo el cálculo de dicho indicador.
 Los indicadores correspondientes a Número de las hojas de vida actualizadas en el
sistema y Tiempo del subproceso de generación de certificados, según datos
históricos del reporte de dicho indicador vienen cumpliendo la meta establecida
permanentemente.
 El indicador Porcentaje de apropiación > 30 días, fue reportado únicamente hasta
el mes de Abril. Dicho indicador relaciona la cuenta 6: recursos propios y la cuenta
9: Sistema General de Participaciones. A 30 de enero el % de ejecución va en
7.15% para la cuenta 9 y 0% para la cuenta de recursos propios.
Recomendaciones:

Dentro de las políticas establecidas en las caracterizaciones de cada uno de los
procesos se identifican dos que relacionan Indicadores de gestión asociados a los
procesos de la cadena de valor establecida para la Secretaría de Educación, se
recomienda que cada uno de los funcionarios revise dicha información.

Una vez más se sugiere que se verifiquen los indicadores correspondientes al
Macro proceso G. Gestión de la Información con el fin de definir responsables,
periodicidad en las hojas de vida e iniciar el reporte de estos.
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
Los procesos cuyo indicador haya obtenido calificación MALA O REGULAR, deben
reportar las acciones de mejoramiento requeridas, las fechas límite y responsables
con el fin de dar solución a las fallas presentadas, e incrementar el porcentaje de
indicadores con calificación BUENA.

Se requiere el funcionario encargado del Proceso F. Inspección y vigilancia realice
nuevamente el reporte del indicador Tiempo promedio de expedición de licencias.

Se recomienda implementar No Conformidades en casos donde la información no
sea coherente o en los casos en que no se realice el reporte de dicha Información.

Para los casos en que la periodicidad del indicador es anual, y no existe
información 2014 se toman los datos obtenidos para el periodo 2013 (el tablero no
debe tener espacios en blanco). Sin embargo, en algunos casos donde no se
cuenta con la información, pero la periodicidad del indicador es trimestral, mensual
o semestral, se escribe “SIN DATOS ó 0”.

Teniendo en cuenta que los Indicadores del Macro Proceso H. Talento Humano
Número de las hojas de vida actualizadas en el sistema y Tiempo del subproceso
de generación de certificados, han cumplido permanentemente con la meta
establecida, se recomienda replantear nuevos indicadores ya que este proceso ya
está marchando de manera adecuada.
INDICADORES DE PROCESO I TRIMESTRE 2016
Los indicadores que a la fecha debería reportar la secretaría de Educación Departamental
de Arauca para el primer trimestre del año 2016 son los siguientes:
CODIGO
NOMBRE INDICADOR
UNIDAD
DE
MEDIDA
PERIDICIDAD
DE MEDICIÓN
D02.001
D02.002
E01.001
E01.003
F02.002
H02.001
# DE EE QUE CUENTAN CON PEI HABILITADOS (Reportado)
# DE EE QUE CUENTAN CON PMI HABILITADOS (Reportado)
Respuestas oportunas a PQR
(Reportado)
Satisfacción en la atención a PQR´s
(Reportado)
Tiempo promedio de expedición de licencia
(Reportado)
Provisión oportuna de cargos vacantes (vacantes)
%
%
%
%
Días
%
Trimestral
Trimestral
Mensual
Mensual
Trimestral
Mensual
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H02.003 Número de funcionarios que recibieron inducción y re inducción
Tiempo del subproceso de inscripción y ascenso en el escalafón
H04.001
docente
Tiempo del subproceso de inscripción y ascenso en carrera
H04.002
administrativa
Número de días que toma el trámite de reconocimiento de
H05.002
prestaciones sociales y económicas
Número de días que toma el pago de las prestaciones sociales y
H05.003
económicas desde la notificación de resolución de pago.
H07.001 Número de las hojas de vida actualizadas en el sistema
H07.002 Tiempo del subproceso de generación de certificados.
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%
Mensual
Días
Mensual
Días
Mensual
Días
Mensual
Días
Trimestral
%
Días
Trimestral
Trimestral
COMPORTAMIENTO INDICADORES TRIMESTRE I 2016
# de EE que cuentan con PEI Habilitados
29,00%
# de EE que cuentan con PMI Habilitados
56,00%
Para el primer trimestre del año, 20 de las
68 I.E, es decir el 29% de las I.E que
aparecen registradas en el DUE, cuentan
con PEI habilitados en el SIGCE. El
indicador continúa con calificación Mala
debido a que la meta de la Secretaría de
Educación Departamental es lograr un
cumplimiento de 80% -100%
Para el primer trimestre del año, 38 de las
68 I.E, es decir el 56% de las I.E que
aparecen registradas en el DUE, cuentan
con PMI habilitados en el SIGCE. El
indicador continúa con calificación Mala
debido a que la meta de la Secretaría de
Educación Departamental es lograr un
cumplimiento de 80% -100%
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Respuestas Oportunas a PQR
95%
90%
88%
82%




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I Trimestre: en promedio, el indicador
correspondiente a
las respuestas
oportunas a PQR obtuvo calificación
buena pues se encuentra en 88,75% de
cumplimiento.
El
número
de
requerimientos recibidos en promedio es
de 722 durante los 4 primeros meses del
año, que a su vez por mes corresponde
a:
Enero 457 requerimientos, vencidos 7, finalizados fuera de tiempo 23, dependencia con
mayor número de requerimientos talento humano con 208 correspondiente a 45,51% del
total recibido.
Febrero 733 requerimientos, vencidos 1, dependencia con mayor número de
requerimientos Talento humano con 272, correspondientes a 37,11% del total ingresado.
Marzo 731 requerimientos, vencidos 38, dependencia con mayor número de requerimientos
Talento humano con 332, correspondientes a 45,42% del total ingresado.
Abril 970 requerimientos, vencidos 8, dependencia con mayor número de requerimientos
Hojas de vida con 355, correspondientes a 36.60% del total ingresado.
Satisfacción del cliente
97%
95%
94%
92%
I Trimestre: en promedio el indicador
correspondiente a la satisfacción en la
atención a PQR del cliente refleja un
cumplimiento del 94,5%. Esto puede
evidenciarse a través de las encuestas
así:
Enero: 183 encuestas tabuladas
Febrero: 137 encuestas tabuladas
Marzo: 144 encuestas tabuladas
Abril: 114 encuestas tabuladas
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Tiempo promedio de expedición de
licencias 2016
En el I trimestre de 2016 se expidieron 2
licencias
de
funcionamiento
a
establecimientos educativos privados
GIMNASIO CORPORIENTE Y SUEÑOS Y
SONRISAS PAZ
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septie…
Octubre
Noviem…
Diciemb…
105
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Nivel formulación Diagnóstico 2016
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiem…
Octubre
Noviem…
Diciembre
100
Provisión oportuna de cargos
vacantes
100,00%
50,00%
Para la elaboración del PDD 2016-2019
se elaboró el diagnóstico del sector
educativo con la colaboración de las
áreas de la Secretaría de Educación
Departamental y tomando como base los
lineamientos brindados por la Secretaría
de Planeación Departamental.
De un total de 40 vacantes que se han
presentado en los 4 primeros meses del
año, se han cubierto oportunamente un
total de 18 de estas. Es decir, la gestión
de la Secretaría obtuvo un porcentaje de
cubrimiento de estas vacantes de 47%.
0,00%
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Número de Funcionarios que
recibieron Inducción - Reinducción
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La
secretaría
de
Educación
Departamental durante los 4 primeros
meses del año en curso, ha brindado
inducción a un total de 123 docentes
previo inicio de su labor en el cargo
100
50
0
Numero de días que toma el trámite de
reconocimiento de prestaciones sociales y
económicas
19,12
14,94 13,9
10,14
En los primeros cuatro meses del año en
curso se han recibido un total de 231
solicitudes de prestaciones sociales.
A las cuales se les ha dado trámite en un
promedio de 14.5 días. Cumpliendo con el
rango de evaluación del indicador, el cual
tiene una meta de 15 días.
Número de días que toma el pago de las
prestaciones sociales y económicas desde
la notificación de resolución de pago.
32,9
Para el trimestre comprendido entre el
02 de enero al 30 de marzo se recibieron
59 hojas de revisión con estado
APROBADO emitidas por la fiduprevisora
para proseguir con el trámite de emisión
de acto administrativo de reconocimiento
notificación y envío de orden para pago.
Este proceso tardó un promedio de 32,9
días el cual se encuentra sobrepasando
mínimamente el rango admitido de la
meta del indicador que es de 30 días,
ubicándolo
dentro
de
calificación
aceptable.
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Las gráficas anteriores reflejan que aunque la secretaría se ha esforzado por implementar
estrategias para mejorar la gestión, siguen presentándose falencias como incumplimiento
en los tiempos para dar respuesta a PQR´s, cargue del 100% de los PMI y PEI de las
Instituciones Educativas y provisión oportuna de cargos vacantes.
Conclusiones
 Aún siguen presentándose inconvenientes en el
indicadores por parte de las áreas de la Secretaría.
cumplimiento al reporte de
 Es necesario hacer una revisión de metas a los indicadores, con el fin de que sean
más coherentes con las realidades de la SED y permitan generar acciones
aterrizadas y enfocadas a mejorar los resultados de los diferentes procesos.
 El indicador correspondiente a Tiempo promedio de expedición de licencias fue
reportado por el área de Inspección y vigilancia, sin embargo mediante registro de
proceso no conforme se evidenció un incumplimiento en el reporte ya que la meta
establecida es irreal y la unidad de medida no corresponde al indicador evaluado,
por lo anterior se solicitó al área el reproceso de dicho reporte.
 La secretaría de Educación debe implementar estrategias que garanticen que el
100% de los EE cumplan con el reporte y cargue de los PEI y PMI a la plataforma
correspondiente ya que a la fecha el 29% de las I.E que aparecen registradas en el
DUE, cuentan con PEI habilitados en el SIGCE y 38% de estas con PMI.
 El indicador correspondiente a provisión oportuna de cargos vacantes refleja un
incumplimiento de la meta ya que a la fecha de un total de 40 cargos solo se han
cubierto oportunamente 18 de estos, es decir un 45%. Por lo tanto se recomienda
replantear identificar cual viene siendo el cuello de botella con el fin de buscar las
estrategias que den solución adecuada. Tener en cuenta que el tiempo que toma
fiduprevisora puede estar afectando el resultado de este y podría redefinirse la
fórmula de manera que se tenga en cuenta la gestión propia de la secretaría de
educación.
 El número de requerimientos recibidos en promedio es de 722 durante los 4
primeros meses del año
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Recomendaciones:

Dentro de las políticas establecidas en las caracterizaciones de cada uno de los
procesos se identifican dos que relacionan Indicadores de gestión asociados a los
procesos de la cadena de valor establecida para la Secretaría de Educación, se
recomienda que cada uno de los funcionarios revise dicha información.

Los procesos cuyo indicador haya obtenido calificación MALA O REGULAR, deben
reportar las acciones de mejoramiento requeridas, las fechas límite y responsables
con el fin de dar solución a las fallas presentadas, e incrementar el porcentaje de
indicadores con calificación BUENA.

Se recomienda implementar No Conformidades en casos donde la información no
sea coherente o en los casos en que no se realice el reporte de dicha Información.

Para los casos en que no se cuenta con la información, pero la periodicidad del
indicador es trimestral, mensual o semestral, se escribe “SIN DATOS ó 0”.
REALIZADO POR:
Nombre y apellidos
Yudelky Santander Gallardo
Cargo
Profesional Universitario
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